Når du skriver et dokument, kan du støde på scenarier, hvor du skal importere data fra forskellige filer. Til dette formål er import fra regnearkssoftware som Excel et meget almindeligt scenarie. Selvfølgelig er der denne proces, hvor du manuelt kopiere og indsætte Men denne artikel vil fokusere på, hvordan man automatisk udfylder et Word-dokument fra Excel.

Download arbejdsbog til øvelser

Download arbejdsmappen med det datasæt, der bruges til at demonstrere trinene i denne artikel, og prøv processen selv, mens du gennemgår artiklen.

Automatisk udfyldelse af Word-dokument.xlsx

Her er Word-filen, hvis du har brug for referencen.

Trin-for-trin procedure til automatisk udfyldelse af Word-dokument fra Excel

For at gøre dette skal du bruge en Excel-fil til at importere data fra og den Word-fil, du skriver dine data ind i. Jeg vil gennemgå alle trinene i detaljer, så alle kan forstå dem, uanset deres Excel-kendskab. Her er en detaljeret trin-for-trin-guide.

Trin 1: Forbered Excel-filen

Opret en Excel-fil med datasættet, hvis du ikke allerede har en. For at øve dig kan du prøve den fil, der er angivet i downloadboksen ovenfor. Hvis du har en, skal du sørge for, at tabellen/datasættet starter ved celle A1 Til demonstration bruger jeg følgende datasæt.

Du kan have flere ark i din Excel-fil, men du kan kun bruge ét ark til automatisk at udfylde Word-dokumentet fra Excel.

Trin 2: Gå til Word-dokument

Gå nu til dit Word-dokument og opret skabelonen, før du ønsker at automatisere dataene. Jeg har oprettet følgende tabel for at sætte alle oplysninger separat for at gøre det lettere at forstå.

Dette er den del, der forbliver uændret i alle iterationer.

Læs mere: Sådan indsætter du Excel-tabeller i Word (8 nemme måder)

Trin 3: Gå til Mailinger Fanen

I Word-dokumentet skal du vælge Mailinger fanen fra farvebåndet.

Trin 4: Vælg Excel-arket som modtager

Under fanen kan du nu finde fanen Start sammenlægning af post gruppe. Klik på Vælg modtagere og vælg derefter Brug en eksisterende liste fra rullemenuen.

Trin 5: Vælg Excel-filen

A Vælg datakilde Vinduet vises. Naviger nu til din Excel-fil og vælg den.

Trin 6: Vælg arket

Hvis du har flere regneark i en Excel-fil, skal du omhyggeligt vælge det regneark, du vil eksportere fra. I denne fil har jeg kun et regneark med navnet Datasæt Derefter kontrolleres Første datarække med kolonneoverskrifter hvis du har overskrifter i dit datasæt. Jeg har overskrifter i mit datasæt, så jeg har kontrolleret det, som du kan se på figuren.

Derefter skal du klikke på OK .

Læs mere: Sådan indsætter du et Excel-regneark i Word (4 nemme metoder)

Lignende læsninger

• Kopier fra Excel til Word uden at miste formatering (4 nemme måder)
• Sådan kopierer du kun tekst fra Excel til Word (3 hurtige metoder)

Trin 7: Indsæt et flettefelt

Hvis du har gennemført ovenstående trin, er du klar til automatisk at udfylde Word-dokumentet fra Excel. Det, du skal gøre nu, er at indsætte flettefeltet for at indsætte dataene i den ønskede position.

Lad os sige, at du vil have det fulde navn i overskriften. For at gøre det skal du indsætte Fornavn og Efternavn Følg disse trin for at vide, hvordan du gør dette.

• Vælg først den position, du vil placere den i.

• Derefter skal du gå til Mailinger fanen i dit farvebånd.
• I den Skriv og indsæt felt gruppe, kan du finde den Indsæt flettefelt Klik på pilen ved siden af den.
• Vælg Fornavn .

Du vil få noget, der ligner dette.

• Gentag den samme proces, men denne gang skal du vælge Efternavn fra rullemenuen for at indtaste efternavnet.

På den måde får du noget, der ligner dette i din Word-fil.

På området for <> alle fornavne og i feltet for <> alle efternavne vil blive itereret.

Trin 8: Gentag ovenstående trin så mange gange, som du har brug for

De undertrin, der er beskrevet i ovenstående trin, kan gentages for alle de data, du ønsker at autoopfylde Word-dokumentet fra Excel. For dette datasæt kan du autoimportere ID , Fornavn , Efternavn , Nationalitet , Område , og Opfundet/opdaget Du skal blot importere den ønskede fra drop-down-menuen.

Hvis du udfylder tabellen med de relevante overskrifter, ser det nogenlunde sådan ud.

Trin 9: Vis et eksempel på resultaterne

For at få et eksempel på, hvordan det vil se ud, skal du vælge Resultater i et eksempel fra den Mailinger fanebladet.

Den viser en forhåndsvisning af den første.

For at få vist de andre, skal du i Mailing under fanen Resultater i et eksempel gruppe, skal du vælge pilene for at skifte til den foregående eller senere gruppe.

Hvis du f.eks. vælger den højre pil, kan du se denne her.

Ved at klikke på højre eller venstre pil igen kan du få vist de næste eller foregående på samme måde.

Læs mere: Sådan genererer du et Word-dokument fra en Excel-makro

Trin 10: Gem Word-filen

Endelig skal du gemme Word-filen ved at gå til Fil fanen og vælge den Gem som kommando.

Bemærk, at du også kan gemme den som en .docx fil. I så fald skal du vælge Ja i den advarselsboks, der vises, hver gang du åbner Word-filen, og som advarer om, at dokumentet indeholder en SQL-kommando.

Når du følger alle de trin, der er beskrevet ovenfor, Du mail-fusionerer Excel-filen med Word-filen. For hver række i Excel-datasættet opretter Word-filen forskellige ark. Og i hvert ark sætter Word-filen værdien af kolonnen fra den pågældende række i skabelonen ind i stedet for <> og vi får vores ønskede resultat.

Læs mere: Sådan åbner du Word-dokumentet og gemmer som PDF eller Docx med VBA Excel

Konklusion

Dette var en trin-for-trin guide til automatisk at udfylde et Word-dokument fra Excel. Jeg håber, at du har fundet denne guide nyttig og informativ. Hvis du har spørgsmål eller forslag, så lad os vide det nedenfor. For flere guides som denne, besøg Exceldemy.com .