สารบัญ
ขณะเขียนเอกสาร คุณอาจพบสถานการณ์ที่คุณต้องนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ต่างๆ เพื่อจุดประสงค์นี้ การนำเข้าจากซอฟต์แวร์สเปรดชีตเช่น Excel เป็นสถานการณ์ทั่วไป แน่นอนว่ามีขั้นตอนนี้ที่คุณ คัดลอกและวาง ลงในไฟล์ Word จากไฟล์ Excel ด้วยตนเอง แต่บทความนี้จะมุ่งเน้นไปที่วิธีการเติมเอกสาร Word จาก Excel โดยอัตโนมัติ
ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด
ดาวน์โหลดสมุดงานที่มีชุดข้อมูลที่ใช้ในการสาธิตขั้นตอนในบทความนี้ และลองดำเนินการด้วยตัวเอง ขณะที่คุณอ่านบทความ
เติมเอกสาร Word อัตโนมัติ.xlsx
นี่คือไฟล์ Word ในกรณีที่คุณต้องการข้อมูลอ้างอิง
เติมเอกสาร Word อัตโนมัติ.docx
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการเติมเอกสาร Word อัตโนมัติจาก Excel
ในการ คุณต้องมีไฟล์ Excel เพื่อนำเข้าข้อมูล และไฟล์ Word ที่คุณกำลังเขียนข้อมูลลงไป ฉันจะอธิบายขั้นตอนทั้งหมดโดยละเอียดเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจได้โดยไม่คำนึงถึงความรู้เรื่อง Excel นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียด
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมไฟล์ Excel
สร้างไฟล์ Excel ด้วยชุดข้อมูลหากคุณยังไม่มี หากต้องการฝึกฝน คุณสามารถลองใช้โปรแกรมที่ให้ไว้ในกล่องดาวน์โหลดด้านบน หากคุณมี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตาราง/ชุดข้อมูลเริ่มต้นที่เซลล์ A1 สำหรับการสาธิต ฉันใช้สิ่งต่อไปนี้ชุดข้อมูล
คุณสามารถมีหลายชีตในไฟล์ Excel ของคุณ แต่สามารถใช้ชีตเดียวเพื่อเติมเอกสาร Word จาก Excel โดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่เอกสาร Word
ตอนนี้ ไปที่เอกสาร Word ของคุณแล้วสร้างเทมเพลตก่อนที่คุณต้องการทำให้ข้อมูลเป็นอัตโนมัติ ฉันได้สร้างตารางต่อไปนี้เพื่อแยกข้อมูลทั้งหมดออกจากกันเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
นี่คือส่วนที่จะไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับการทำซ้ำทั้งหมด
<0 อ่านเพิ่มเติม: วิธีแทรกตาราง Excel ลงใน Word (8 วิธีง่ายๆ)ขั้นตอนที่ 3: ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย
ใน เอกสาร Word เลือกแท็บ การส่งจดหมาย จาก Ribbon ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: เลือกแผ่นงาน Excel เป็นผู้รับ
ตอนนี้ ภายใต้ แท็บ คุณจะพบกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน คลิกที่ เลือกผู้รับ จากนั้นเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 5: เลือก ไฟล์ Excel
A เลือกแหล่งข้อมูล หน้าต่างจะปรากฏขึ้น ตอนนี้ไปที่ไฟล์ Excel ของคุณแล้วเลือก
ขั้นตอนที่ 6: เลือกแผ่นงาน
หากคุณมีหลายสเปรดชีตในไฟล์ Excel ไฟล์เดียว ให้เลือกอย่างระมัดระวัง ที่คุณต้องการส่งออกจาก ในไฟล์นี้ ฉันมีชื่อ ชุดข้อมูล ชุดเดียว จากนั้นตรวจสอบ แถวแรกของข้อมูลที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ หากคุณมีส่วนหัวในชุดข้อมูลของคุณ ฉันมีส่วนหัวในชุดข้อมูลของฉัน ดังนั้นฉันจึงตรวจสอบเท่าที่จะทำได้ดูจากรูป
หลังจากนั้น คลิก ตกลง .
Read More: How to Insert an Excel สเปรดชีตเป็น Word (4 วิธีง่ายๆ)
การอ่านที่คล้ายกัน
- คัดลอกจาก Excel ไปยัง Word โดยไม่สูญเสียรูปแบบ (4 วิธีง่ายๆ)
- วิธีคัดลอกเฉพาะข้อความจาก Excel ไปยัง Word (3 วิธีด่วน)
ขั้นตอนที่ 7: แทรกช่องผสาน
หากคุณทำตามขั้นตอนด้านบนเสร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเติมข้อมูลเอกสาร Word จาก Excel โดยอัตโนมัติ สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือแทรกช่องผสานเพื่อแทรกข้อมูลในตำแหน่งที่ต้องการ
สมมติว่าคุณต้องการชื่อเต็มในส่วนหัว ในการทำเช่นนั้น คุณต้องใส่ ชื่อจริง และ นามสกุล ติดต่อกัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทราบวิธีการทำ
- ก่อนอื่น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวาง
- จากนั้นไปที่แท็บ การส่งจดหมาย ใน Ribbon ของคุณ
- ในกลุ่ม เขียนและแทรกฟิลด์ คุณจะพบ แทรกฟิลด์ผสาน คลิกที่ลูกศรด้านข้าง
- จากรายการแบบเลื่อนลง เลือก ชื่อแรก .
คุณจะ มีบางอย่างเช่นนี้
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิม แต่คราวนี้เลือก Last_Name จากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อป้อนนามสกุล .
เมื่อทำเช่นนั้น คุณจะมีสิ่งนี้ในไฟล์ Word ของคุณ
ใน ของ <> ทั้งหมดชื่อจริงและในฟิลด์ <> นามสกุลทั้งหมดจะถูกวนซ้ำ
ขั้นตอนที่ 8: ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นหลาย ๆ ครั้งตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนย่อยที่อธิบายไว้ในขั้นตอนข้างต้นสามารถทำซ้ำได้สำหรับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเติมเอกสาร Word จาก Excel โดยอัตโนมัติ สำหรับชุดข้อมูลนี้ คุณสามารถนำเข้าอัตโนมัติ ID , ชื่อจริง , นามสกุล , สัญชาติ , ฟิลด์ และข้อมูล คิดค้น/ค้นพบ ลงในไฟล์ Word คุณเพียงแค่นำเข้ารายการที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
การกรอกตารางด้วยส่วนหัวที่เกี่ยวข้องจะมีลักษณะดังนี้
ขั้นตอนที่ 9: ดูตัวอย่างผลลัพธ์
หากต้องการดูว่าจะมีลักษณะอย่างไร เลือก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ จากแท็บ การส่งจดหมาย
<3
จะแสดงตัวอย่างรายการแรก
หากต้องการดูรายการอื่นๆ ในแท็บ การส่งจดหมาย ใต้ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ จัดกลุ่ม เลือกลูกศรเพื่อสลับไปยังลูกศรก่อนหน้าหรือใหม่กว่า
ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกลูกศรขวา คุณจะเห็นลูกศรนี้ .
เมื่อคลิกลูกศรขวาหรือซ้ายอีกครั้ง คุณสามารถดูตัวอย่างถัดไปหรือก่อนหน้าด้วยวิธีเดียวกัน
อ่านเพิ่มเติม: อย่างไร เพื่อสร้างเอกสาร Word จากมาโคร Excel
ขั้นตอนที่ 10: บันทึกไฟล์ Word
สุดท้าย บันทึกไฟล์ Word โดยไปที่แท็บ ไฟล์ และ เลือกคำสั่ง บันทึกเป็น
โปรดทราบว่าคุณยังสามารถบันทึกเป็นไฟล์ .docx ในกรณีนั้น คุณต้องเลือก ใช่ ในกล่องคำเตือนที่ปรากฏขึ้นทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ Word คำเตือนเกี่ยวกับเอกสารที่มีคำสั่ง SQL
เมื่อคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดที่อธิบายไว้ด้านบน คุณจะผสานไฟล์ Excel เข้ากับไฟล์ Word สำหรับทุกแถวในชุดข้อมูล Excel ไฟล์ Word จะสร้างแผ่นงานที่แตกต่างกัน และในทุกแผ่นงาน ไฟล์ Word จะใส่ค่าของคอลัมน์จากแถวใดแถวหนึ่งในเทมเพลตแทนที่ <> และเราได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเปิดเอกสาร Word และบันทึกเป็น PDF หรือ Docx ด้วย VBA Excel
บทสรุป
สิ่งนี้ เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเติมเอกสาร Word จาก Excel โดยอัตโนมัติ หวังว่าคุณจะพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์และให้ข้อมูล หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ โปรดแจ้งให้เราทราบด้านล่าง สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเช่นนี้ โปรดไปที่ Exceldemy.com .
