Mentre escriviu un document, podeu trobar escenaris en què necessiteu importar dades de diferents fitxers. Amb aquesta finalitat, importar programari de fulls de càlcul com Excel és un escenari molt comú. Per descomptat, hi ha aquest procés en què manualment el copieu i enganxeu al fitxer de Word des de l'Excel. Però aquest article se centrarà en com emplenar automàticament un document de Word des d'Excel.

Baixeu el quadern de pràctiques

Descarregueu el quadern de treball que conté el conjunt de dades utilitzat per demostrar els passos d'aquest article i proveu el procés vosaltres mateixos. mentre reviseu l'article.

Emplena automàticament el document de Word.xlsx

Aquí teniu el fitxer de Word, per si necessiteu la referència.

Procediment pas a pas per omplir automàticament el document de Word des d'Excel

Per tal de fer per això necessiteu un fitxer Excel per importar dades i el fitxer de Word en què esteu escrivint les vostres dades. Seguiré tots els passos en detall perquè tothom ho pugui entendre, independentment del seu coneixement d'Excel. Aquí teniu una guia detallada pas a pas.

Pas 1: prepareu el fitxer Excel

Creeu un fitxer Excel amb el conjunt de dades si encara no en teniu cap. Per practicar, podeu provar el que es mostra al quadre de descàrrega anterior. Si en teniu un, assegureu-vos que la taula/conjunt de dades comenci a la cel·la A1 . Per a la demostració, estic fent servir el següentconjunt de dades.

Podeu tenir diversos fulls al fitxer d'Excel, però només podeu utilitzar un full per omplir automàticament el document de Word des d'Excel.

Pas 2: Aneu al document de Word

Ara, aneu al document de Word i creeu la plantilla abans de voler automatitzar les dades. He creat la taula següent per posar tota la informació per separat per facilitar-ne la comprensió.

Aquesta és la part que es mantindrà sense canvis per a totes les iteracions.

Més informació: Com inserir una taula d'Excel a Word (8 maneres senzilles)

Pas 3: aneu a la pestanya Mailings

A la Document de Word, seleccioneu la pestanya Mailings de la vostra cinta.

Pas 4: seleccioneu el full d'Excel com a destinatari

Ara, a sota a la pestanya, podeu trobar el grup Iniciar combinació de correspondència . Feu clic a Selecciona destinataris i, a continuació, seleccioneu Utilitza una llista existent al menú desplegable.

Pas 5: seleccioneu el Fitxer Excel

Apareixerà una finestra Selecciona la font de dades . Ara navegueu al vostre fitxer d'Excel i seleccioneu-lo.

Pas 6: seleccioneu el full

Si teniu diversos fulls de càlcul dins d'un fitxer d'Excel, seleccioneu acuradament el un des del qual voleu exportar. En aquest fitxer, només en tinc un anomenat Dataset . A continuació, comproveu la Primera fila de dades que contenen capçaleres de columna si teniu capçaleres al vostre conjunt de dades. Tinc capçaleres al meu conjunt de dades, així que ho he comprovat com podeuveure a la figura.

Després d'això, feu clic a D'acord .

Més informació: Com inserir un Excel Full de càlcul a Word (4 mètodes fàcils)

Lectures similars

• Copia d'Excel a Word sense perdre el format (4 maneres fàcils)
• Com copiar només text d'Excel a Word (3 mètodes ràpids)

Pas 7: inseriu el camp de combinació

Si heu completat els passos anteriors, és bo anar a omplir automàticament el document de Word des d'Excel. El que heu de fer ara és inserir el camp de combinació per inserir les dades a la posició desitjada.

Diguem que voleu el nom complet a la capçalera. Per fer-ho, heu d'introduir Nom i Cognom consecutivament. Seguiu aquests passos per saber com fer-ho.

• Primer, seleccioneu la posició on voleu col·locar-lo.

• A continuació, aneu a la pestanya Enviaments de la vostra cinta.
• Al grup Escriure i inserir camp , podeu trobar el Insereix camp de combinació Feu clic a la fletxa que hi ha al costat.
• A la llista desplegable, seleccioneu First_Name .

Ho fareu té alguna cosa com això.

• Repetiu el mateix procés, però aquesta vegada seleccioneu Cognoms al menú desplegable per introduir el cognom .

En fer-ho, tindreu alguna cosa com això al vostre fitxer de Word.

A la camp de <> tots elsnoms i al camp de <> tots els cognoms es repetiran.

Pas 8: Repetiu el pas anterior tantes vegades com necessiteu

Els subpassos descrits al pas anterior es poden repetir per a totes les dades que voleu omplir automàticament el document de Word des d'Excel. Per a aquest conjunt de dades, podeu importar automàticament ID , Nom , Cognoms , Nacionalitat , Camp i dades inventades/descobertes al fitxer de Word. Només has d'importar el que vulguis des del menú desplegable.

Omplir la taula amb les capçaleres rellevants tindrà un aspecte semblant a això.

Pas 9: Previsualitza els resultats

Per previsualitzar com serà, selecciona Previsualitza els resultats a la pestanya Mailings .

Mostrarà la previsualització del primer.

Per previsualitzar els altres, a la pestanya Mailing , sota la Previsualitza els resultats del grup , selecciona les fletxes per canviar a les anteriors o posteriors.

Per exemple, si selecciones la fletxa dreta, podràs veure aquesta. .

Si torneu a fer clic a la fletxa dreta o esquerra, podeu previsualitzar les anteriors o les següents de la mateixa manera.

Més informació: Com per generar un document de Word a partir d'una macro d'Excel

Pas 10: Deseu el fitxer de Word

Finalment, deseu el fitxer de Word anant a la pestanya Fitxer i seleccionant l'ordre Desa com a .

Tingueu en compte que,també podeu desar-lo com a fitxer .docx . En aquest cas, heu de seleccionar Sí al quadre d'advertència que apareix cada vegada que obriu el fitxer de Word que adverteix sobre el document que conté una ordre SQL.

Quan seguiu tots els passos descrits anteriorment, fusioneu el fitxer Excel amb el fitxer de Word. Per a cada fila del conjunt de dades d'Excel, el fitxer de Word crea fulls diferents. I a cada full, el fitxer de Word posa el valor de la columna de la fila concreta de la plantilla substituint el <> i obtenim el resultat desitjat.

Més informació: Com obrir un document de Word i desar com a PDF o Docx amb VBA Excel

Conclusió

Això era una guia pas a pas per emplenar automàticament un document de Word des d'Excel. Espero que hagis trobat aquesta guia útil i informativa. Si teniu cap pregunta o suggeriment, feu-nos-ho saber a continuació. Per obtenir més guies com aquesta, visiteu Exceldemy.com .