Med pisanjem dokumenta lahko naletite na scenarije, v katerih morate uvoziti podatke iz različnih datotek. V ta namen je uvoz iz programov za preglednice, kot je Excel, zelo pogost scenarij. Seveda obstaja postopek, v katerem ročno kopiraj in prilepi v datoteko Word iz datoteke Excel. V tem članku se bomo osredotočili na to, kako samodejno napolniti dokument Word iz datoteke Excel.

Prenesi delovni zvezek za prakso

Prenesite delovni zvezek z naborom podatkov, ki je bil uporabljen za prikaz korakov v tem članku, in med prebiranjem članka sami preizkusite postopek.

Samodejno izpolnjevanje Wordovega dokumenta.xlsx

Tukaj je datoteka v Wordu, če potrebujete referenco.

Postopek korak za korakom za samodejno polnjenje dokumenta Word iz programa Excel

Za to potrebujete datoteko Excel, iz katere boste uvozili podatke, in datoteko Word, v katero zapisujete podatke. Podrobno bom opisal vse korake, tako da jih bo lahko razumel vsak, ne glede na znanje programa Excel. Tukaj je podroben vodnik po korakih.

Korak 1: Priprava datoteke Excel

Ustvarite datoteko Excel z naborom podatkov, če je še nimate. V praksi lahko preizkusite datoteko, ki je navedena v zgornjem polju za prenos. Če jo imate, poskrbite, da se tabela/datotečni niz začne pri celici A1 Za prikaz uporabljam naslednji nabor podatkov.

V datoteki Excel imate lahko več listov, vendar lahko za samodejno polnjenje Wordovega dokumenta iz programa Excel uporabite samo en list.

Korak 2: Pojdite v Wordov dokument

Zdaj pojdite v dokument Word in ustvarite predlogo, preden želite avtomatizirati podatke. Za lažje razumevanje sem ustvaril naslednjo tabelo, v kateri so vse informacije navedene ločeno.

To je del, ki ostane nespremenjen v vseh iteracijah.

Preberite več: Kako vstaviti Excelovo tabelo v Word (8 preprostih načinov)

Korak 3: Pojdite v Pošta Zavihek

V dokumentu Word izberite Pošta z zavihka v traku.

Korak 4: Izberite Excelov list kot prejemnika

Zdaj lahko pod zavihkom Začetek združevanja pošte skupina. Kliknite na Izberite prejemnike in nato izberite Uporaba obstoječega seznama iz spustnega menija.

Korak 5: Izberite datoteko Excel

A Izberite vir podatkov Pojavilo se bo okno. Sedaj pojdite do datoteke Excel in jo izberite.

Korak 6: Izberite list

Če imate v eni datoteki programa Excel več preglednic, skrbno izberite tisto, iz katere želite izvoziti. V tej datoteki imam samo eno z imenom Zbirka podatkov . Nato preverite Prva vrstica podatkov z naslovi stolpcev Če imate v podatkovnem nizu glave, jih imam. V svojem podatkovnem nizu imam glave, zato sem preveril, kot je razvidno iz slike.

Nato kliknite na V REDU .

Preberite več: Kako vstaviti Excelovo preglednico v Word (4 preproste metode)

Podobna branja

• Kopiranje iz programa Excel v Word brez izgube oblikovanja (4 preprosti načini)
• Kako kopirati samo besedilo iz programa Excel v Word (3 hitre metode)

Korak 7: Vstavite združeno polje

Če ste opravili zgornje korake, ste pripravljeni za samodejno izpolnjevanje Wordovega dokumenta iz programa Excel. Zdaj morate vstaviti polje za združevanje, da vstavite podatke na želeno mesto.

Recimo, da želite, da je v glavi polno ime. To lahko storite tako, da vnesete Ime in priimek in . Priimek Sledite naslednjim korakom, da boste vedeli, kako to storiti.

• Najprej izberite položaj, v katerega ga želite postaviti.

• Nato pojdite v Pošta v traku.
• V Pisanje in vstavljanje polja lahko najdete skupino Vstavljanje polja za združevanje Kliknite na puščico ob njem.
• S spustnega seznama izberite Ime_Imena .

Imeli boste nekaj takega.

• Ponovite isti postopek, vendar tokrat izberite Last_Name iz spustnega menija za vnos priimka.

Tako boste v datoteki Word dobili nekaj takega.

Na področju <> vsa imena in v polju <> se iterirajo vsa priimki.

Korak 8: zgornji korak ponovite tolikokrat, kot je potrebno

Podkorake, opisane v zgornjem koraku, lahko ponovite za vse podatke, s katerimi želite samodejno napolniti Wordov dokument iz programa Excel. Za ta nabor podatkov lahko samodejno uvozite ID , Ime in priimek , Priimek , Državljanstvo , Polje in Izumljeno/odkrito podatkov v datoteko Word. Iz spustnega menija morate samo uvoziti želene podatke.

Izpolnitev tabele z ustreznimi naslovi bo videti približno takole.

Korak 9: Predogled rezultatov

Če si želite ogledati, kako bo to videti, izberite Rezultati predogleda iz Pošta zavihek.

Prikazal se bo predogled prvega.

Če si želite ogledati druge, v Pošiljanje v zavihku Rezultati predogleda skupine, s puščicami preklopite na prejšnjo ali kasnejšo skupino.

Če na primer izberete desno puščico, si lahko ogledate to.

S ponovnim klikom na puščico desno ali levo lahko na enak način predogledate naslednje ali prejšnje.

Preberite več: Kako ustvariti Wordov dokument iz Excelovega makra

Korak 10: Shranite datoteko Word

Na koncu shranite datoteko Word tako, da odprete Datoteka in izberete zavihek Shrani kot ukaz.

Upoštevajte, da ga lahko shranite tudi kot .docx V tem primeru morate izbrati Da v opozorilnem oknu, ki se prikaže vsakič, ko odprete datoteko Word, in opozarja, da dokument vsebuje ukaz SQL.

Ko sledite vsem zgoraj opisanim korakom, Datoteko Excel združite z datoteko Word. Za vsako vrstico v naboru podatkov Excel, datoteka Word ustvari različne liste. In v vsakem listu datoteka Word vnese vrednost stolpca iz določene vrstice v predlogi, ki nadomesti <> in dobimo želeni rezultat.

Preberite več: Kako odpreti Wordov dokument in ga shraniti kot PDF ali Docx z VBA Excel

Zaključek

To je bil vodnik po korakih za samodejno polnjenje dokumenta Word iz programa Excel. Upam, da se vam je ta vodnik zdel koristen in informativen. Če imate vprašanja ali predloge, nam jih sporočite spodaj. Za več takšnih vodnikov obiščite Exceldemy.com .