Pri písaní dokumentu môžete naraziť na scenáre, keď potrebujete importovať údaje z rôznych súborov. Na tento účel je veľmi častým scenárom import z tabuľkových softvérov, ako je napríklad Excel. Samozrejme, existuje tento proces, keď ručne skopírujte a vložte do súboru Word z dokumentu Excel. Tento článok sa však zameria na to, ako automaticky vyplniť dokument Word z Excelu.

Stiahnite si cvičebnicu

Stiahnite si zošit obsahujúci súbor údajov použitý na demonštráciu krokov v tomto článku a vyskúšajte si postup sami počas prechádzania článkom.

Automatické napĺňanie dokumentu Word.xlsx

Tu je súbor Word, ak potrebujete odkaz.

Postup krok za krokom na automatické vyplnenie dokumentu programu Word z aplikácie Excel

Aby ste to mohli urobiť, potrebujete súbor programu Excel, z ktorého chcete importovať údaje, a súbor programu Word, do ktorého zapisujete údaje. Podrobne prejdem všetky kroky, aby ich pochopil každý bez ohľadu na svoje znalosti programu Excel. Tu je podrobný návod krok za krokom.

Krok 1: Príprava súboru Excel

Ak ešte nemáte súbor Excel s dátovým súborom, vytvorte si ho. Na precvičenie si môžete vyskúšať súbor uvedený v rámčeku na stiahnutie vyššie. Ak ho máte, uistite sa, že tabuľka/dátový súbor začína na bunke A1 Na ukážku používam nasledujúci súbor údajov.

V súbore programu Excel môžete mať viacero hárkov, ale na automatické vyplnenie dokumentu programu Word z programu Excel môžete použiť len jeden hárok.

Krok 2: Prejdite na dokument programu Word

Teraz prejdite do dokumentu programu Word a vytvorte šablónu predtým, ako chcete automatizovať údaje. Vytvoril som nasledujúcu tabuľku, aby som všetky informácie uviedol samostatne pre ľahšie pochopenie.

Táto časť zostane nezmenená pre všetky iterácie.

Prečítajte si viac: Ako vložiť tabuľku programu Excel do programu Word (8 jednoduchých spôsobov)

Krok 3: Prejdite na Zásielky Karta

V dokumente programu Word vyberte Zásielky z pásu kariet.

Krok 4: Vyberte hárok programu Excel ako príjemcu

Teraz na karte nájdete Spustenie funkcie Mail Merge skupina. Kliknite na Vybrať príjemcov a potom vyberte Použitie existujúceho zoznamu z rozbaľovacej ponuky.

Krok 5: Výber súboru Excel

A Výber zdroja údajov Teraz prejdite na svoj súbor Excel a vyberte ho.

Krok 6: Vyberte hárok

Ak máte v jednom súbore Excel viacero tabuliek, starostlivo vyberte tú, z ktorej chcete exportovať. V tomto súbore mám len jednu s názvom Súbor údajov Potom skontrolujte Prvý riadok údajov obsahujúci hlavičky stĺpcov ak máte v súbore údajov hlavičky. Ja mám v súbore údajov hlavičky, takže som to skontroloval, ako vidíte na obrázku.

Potom kliknite na OK .

Prečítajte si viac: Ako vložiť tabuľku programu Excel do programu Word (4 jednoduché metódy)

Podobné čítania

• Kopírovanie z programu Excel do programu Word bez straty formátovania (4 jednoduché spôsoby)
• Ako skopírovať iba text z programu Excel do programu Word (3 rýchle metódy)

Krok 7: Vloženie zlučovacieho poľa

Ak ste dokončili vyššie uvedené kroky, môžete začať automaticky vypĺňať dokument programu Word z programu Excel. Teraz musíte vložiť pole na zlúčenie, aby ste vložili údaje na požadované miesto.

Povedzme, že chcete mať v záhlaví celé meno. Na to musíte do záhlavia vložiť Kresťanské meno a Priezvisko Postupujte podľa týchto krokov, aby ste vedeli, ako to urobiť.

• Najprv vyberte pozíciu, do ktorej ho chcete umiestniť.

• Potom prejdite na Zásielky na páse kariet.
• V Zápis a vloženie poľa nájdete skupinu Vloženie zlučovacieho poľa Kliknite na šípku vedľa nej.
• Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Krstné_meno .

Budete mať niečo podobné.

• Zopakujte rovnaký postup, ale tentoraz vyberte Last_Name z rozbaľovacej ponuky zadajte priezvisko.

Týmto spôsobom získate v súbore programu Word niečo podobné.

V oblasti <> všetky krstné mená a v poli <> budú iterované všetky priezviská.

Krok 8: Opakujte vyššie uvedený krok toľkokrát, koľkokrát potrebujete

Dielčie kroky opísané v predchádzajúcom kroku môžete zopakovať pre všetky údaje, ktoré chcete automaticky naplniť do dokumentu Word z aplikácie Excel. Pre tento súbor údajov môžete automaticky importovať ID , Kresťanské meno , Priezvisko , Štátna príslušnosť , Pole a Vynájdené/objavené údajov do súboru Word. Stačí, ak z rozbaľovacej ponuky importujete požadovaný súbor.

Vyplnenie tabuľky príslušnými záhlaviami bude vyzerať takto.

Krok 9: Náhľad výsledkov

Ak chcete zobraziť náhľad, ako to bude vyzerať, vyberte Náhľad výsledkov z Zásielky tab.

Zobrazí sa náhľad prvého z nich.

Ak chcete zobraziť náhľad ostatných, v Poštová adresa na karte Náhľad výsledkov skupiny, vyberte šípky na prepnutie na predchádzajúcu alebo neskoršiu skupinu.

Ak napríklad vyberiete pravú šípku, zobrazí sa táto.

Opätovným kliknutím na šípku vpravo alebo vľavo môžete rovnakým spôsobom zobraziť náhľad ďalších alebo predchádzajúcich.

Prečítajte si viac: Ako vygenerovať dokument programu Word z makra programu Excel

Krok 10: Uloženie súboru Word

Nakoniec uložte súbor programu Word tak, že prejdete do Súbor a výberom karty Uložiť ako príkaz.

Všimnite si, že ho môžete uložiť aj ako .docx V takom prípade musíte vybrať Áno v okne s upozornením, ktoré sa zobrazí pri každom otvorení súboru Word s upozornením, že dokument obsahuje príkaz SQL.

Keď budete postupovať podľa všetkých vyššie opísaných krokov, Poštou zlúčiť súbor Excel so súborom Word. Pre každý riadok v súbore údajov Excel, súbor Word vytvára rôzne listy. A v každom liste, súbor Word dať do hodnoty stĺpca z konkrétneho riadku v šablóne nahradenie <> a dostaneme náš požadovaný výsledok.

Čítajte viac: Ako otvoriť dokument programu Word a uložiť ho ako PDF alebo Docx pomocou VBA Excel

Záver

Toto bol sprievodca krok za krokom na automatické vyplnenie dokumentu programu Word z aplikácie Excel. Dúfam, že sa vám tento sprievodca zdal užitočný a informatívny. Ak máte nejaké otázky alebo návrhy, dajte nám vedieť nižšie. Ďalšie podobné sprievodcov nájdete na stránke Exceldemy.com .