Під час написання документа ви можете зіткнутися з ситуаціями, коли вам потрібно імпортувати дані з різних файлів. Для цієї мети дуже поширеним сценарієм є імпорт з електронних таблиць, таких як Excel. Звичайно, існує цей процес, коли ви вручну скопіювати та вставити Але в цій статті мова піде про те, як автозаповнити документ Word з Excel.

Завантажити Практичний посібник

Завантажте робочий зошит, що містить набір даних, використаний для демонстрації кроків у цій статті, і спробуйте зробити це самостійно, поки читаєте статтю.

Автоматичне заповнення документа Word.xlsx

Ось файл у форматі Word, на випадок, якщо вам знадобиться довідка.

Покрокова процедура автоматичного заповнення документа Word з Excel

Для цього вам знадобиться файл Excel, з якого ви імпортуєте дані, та файл Word, в який ви записуєте дані. Я детально розкажу про всі кроки, щоб кожен міг розібратися незалежно від своїх знань Excel. Ось детальна покрокова інструкція.

Крок 1: Підготуйте файл Excel

Створіть файл Excel з набором даних, якщо у вас його ще немає. Для практики ви можете спробувати файл, наведений у полі для завантаження вище. Якщо він у вас є, переконайтеся, що таблиця/набір даних починається з комірки A1 Для демонстрації я використовую наступний набір даних.

Ви можете мати кілька аркушів у файлі Excel, але можете використовувати лише один аркуш для автоматичного заповнення документа Word з Excel.

Крок 2: Перейдіть до документа Word

Тепер перейдіть у свій документ Word і створіть шаблон, перш ніж ви захочете автоматизувати дані. Я створив наступну таблицю, щоб розмістити всю інформацію окремо для більш легкого розуміння.

Це та частина, яка залишиться незмінною для всіх ітерацій.

Докладніше: Як вставити таблицю Excel у Word (8 простих способів)

Крок 3: Перейдіть на сторінку Поштові розсилки Вкладка

У документі Word виберіть пункт Поштові розсилки зі своєї стрічки.

Крок 4: Виберіть аркуш Excel в якості одержувача

Тепер у вкладці можна знайти Запустити злиття пошти Натисни на Вибрати одержувачів а потім виберіть Використовуйте існуючий список з випадаючого меню.

Крок 5: Виберіть файл Excel

A Виберіть джерело даних Тепер перейдіть до вашого файлу Excel і виберіть його.

Крок 6: Виберіть аркуш

Якщо в одному файлі Excel є кілька таблиць, уважно виберіть ту, з якої ви хочете експортувати. У цьому файлі у мене тільки одна таблиця з ім'ям Набір даних Потім перевірте Перший рядок даних, що містить заголовки стовпців якщо у вашому наборі даних є заголовки. У моєму наборі даних є заголовки, тому я перевірив, як ви можете бачити на малюнку.

Після цього натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

Детальніше: Як вставити електронну таблицю Excel у Word (4 простих способи)

Схожі читання

• Копіювання з Excel в Word без втрати форматування (4 простих способи)
• Як скопіювати тільки текст з Excel в Word (3 швидких способи)

Крок 7: Вставте поле злиття

Якщо ви виконали вищевказані кроки, ви можете перейти до автоматичного заповнення документа Word з Excel. Все, що вам потрібно зробити, це вставити поле злиття, щоб вставити дані в потрібну позицію.

Припустимо, ви хочете, щоб в заголовку було повне ім'я. Для цього вам потрібно поставити в поле Ім'я та прізвище і Прізвище та ім'я Щоб дізнатися, як це зробити, виконайте наступні кроки.

• Спочатку виберіть позицію, в яку ви хочете його помістити.

• Потім перейдіть до розділу Поштові розсилки у вашій стрічці.
• В рамках проекту Поле для запису та вставки ви можете знайти в групі Вставити поле об'єднання Натисніть на стрілочку поруч з ним.
• У випадаючому списку оберіть Ім'я_Прізвище .

У вас буде щось подібне.

• Повторіть ту ж саму процедуру, але цього разу виберіть Прізвище_Ім'я у випадаючому меню ввести прізвище.

Зробивши це, ви матимете приблизно такий вигляд у вашому файлі Word.

У сфері <>; всі прізвища та імена, а також у полі <>; всі прізвища будуть перебиратися.

Крок 8: Повторіть вищевказаний крок стільки разів, скільки потрібно

Підкроки, описані в попередньому кроці, можна повторити для всіх даних, які ви хочете автоматично заповнити в документі Word з Excel. Для цього набору даних ви можете автоматично імпортувати ПОСВІДЧЕННЯ ОСОБИ , Ім'я та прізвище , Прізвище та ім'я , Громадянство , Поле і Винайдено/відкрито Для цього потрібно лише імпортувати потрібну з випадаючого меню.

Заповнення таблиці з відповідними заголовками матиме приблизно такий вигляд.

Крок 9: Перегляд результатів

Щоб переглянути, як це буде виглядати, виберіть Попередній перегляд результатів від Поштові розсилки рахунок.

На ньому буде показано прев'ю першого з них.

Переглянути інші можна в розділі Поштова розсилка на вкладці Попередній перегляд результатів групи, натискайте стрілки для переходу до попередньої або наступної групи.

Наприклад, якщо вибрати стрілочку вправо, то можна побачити ось це.

Повторно натиснувши на стрілку вправо або вліво, Ви можете таким же чином переглянути наступну або попередню сторінку.

Докладніше: Як створити документ Word з макросу Excel

Крок 10: Збережіть файл Word

Нарешті, збережіть файл Word, перейшовши в папку Файл і вибравши вкладку Зберегти як командування.

Зверніть увагу, що ви також можете зберегти його як .docx У такому випадку необхідно вибрати Так у вікні попередження, яке з'являється при кожному відкритті файлу Word, про те, що документ містить команду SQL.

При виконанні всіх описаних вище кроків, Ви виконуєте злиття файлу Excel з файлом Word. Для кожного рядка в наборі даних Excel файл Word створює різні аркуші. І в кожен аркуш файл Word підставляє значення стовпця з конкретного рядка в шаблоні, замінюючи його на <>, і ми отримуємо бажаний результат.

Докладніше: Як відкрити документ Word і зберегти його як PDF або Docx за допомогою VBA Excel

Висновок

Це був покроковий посібник з автоматичного заповнення документа Word з Excel. Сподіваємося, ви знайшли цей посібник корисним та інформативним. Якщо у вас виникли запитання або пропозиції, дайте нам знати нижче. Щоб отримати більше подібних посібників, відвідайте Exceldemy.com .