Al escribir un documento, es posible que se encuentre con situaciones en las que necesite importar datos de diferentes archivos. Para ello, la importación de hojas de cálculo de software como Excel es una situación muy común. Por supuesto, existe este proceso en el que usted manualmente copiar y pegar Pero este artículo se centrará en cómo rellenar automáticamente un documento Word desde Excel.

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Descargue el libro de trabajo que contiene el conjunto de datos utilizado para demostrar los pasos de este artículo y pruebe el proceso usted mismo mientras repasa el artículo.

Rellenar automáticamente documento Word.xlsx

Aquí está el archivo Word, por si necesita la referencia.

Procedimiento Paso a Paso para Autocompletar un Documento Word desde Excel

Para ello, necesita un archivo de Excel desde el que importar los datos y el archivo de Word en el que va a escribirlos. Voy a explicar todos los pasos detalladamente para que cualquiera pueda entenderlos independientemente de sus conocimientos de Excel. Aquí tiene una guía detallada paso a paso.

Paso 1: Preparar el archivo Excel

Crea un archivo Excel con el conjunto de datos si aún no tienes uno. Para practicar, puedes probar con el que se proporciona en el cuadro de descarga anterior. Si tienes uno, asegúrate de que la tabla/conjunto de datos comienza en la celda A1 Para la demostración, estoy utilizando el siguiente conjunto de datos.

Puede tener varias hojas en su archivo Excel, pero sólo puede utilizar una hoja para rellenar automáticamente el documento Word desde Excel.

Paso 2: Ir al documento Word

Ahora, vaya a su documento de Word y cree la plantilla antes de automatizar los datos. He creado la siguiente tabla para poner toda la información por separado para una comprensión más fácil.

Esta es la parte que permanecerá invariable en todas las iteraciones.

Leer más: Cómo insertar una tabla de Excel en Word (8 formas sencillas)

Paso 3: Vaya a la página Mailings Pestaña

En el documento Word, seleccione la opción Mailings de la cinta de opciones.

Paso 4: Seleccionar la hoja Excel como destinatario

Ahora, en la pestaña Iniciar combinación de correspondencia Haga clic en Seleccionar destinatarios y seleccione Utilizar una lista existente en el menú desplegable.

Paso 5: Seleccionar el archivo Excel

A Seleccionar fuente de datos Navegue hasta su archivo Excel y selecciónelo.

Paso 6: Seleccionar la hoja

Si tiene varias hojas de cálculo dentro de un archivo Excel, seleccione cuidadosamente la que desea exportar. En este archivo, sólo tengo una llamada Conjunto de datos A continuación, compruebe Primera fila de datos con cabeceras de columna si tiene cabeceras en su conjunto de datos. Yo tengo cabeceras en mi conjunto de datos, así que lo he comprobado como puede verse en la figura.

A continuación, haga clic en OK .

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Paso 7: Insertar campo de fusión

Si ha completado los pasos anteriores, está listo para rellenar automáticamente el documento de Word desde Excel. Lo que tiene que hacer ahora es insertar el campo de fusión para insertar los datos en la posición deseada.

Supongamos que quieres que el nombre completo aparezca en la cabecera. Para ello tienes que poner en el campo Nombre y Apellido consecutivamente. Siga estos pasos para saber cómo hacerlo.

• En primer lugar, seleccione la posición en la que desea colocarlo.

• A continuación, vaya al Mailings de la cinta de opciones.
• En el Escribir e insertar campo puede encontrar el grupo Insertar campo de fusión Haz clic en la flecha que aparece al lado.
• En la lista desplegable, seleccione Nombre .

Tendrás algo como esto.

• Repita el mismo proceso, pero esta vez seleccione Apellidos del menú desplegable para introducir el apellido.

Al hacerlo, tendrá algo como esto en su archivo Word.

En el ámbito de la ; todos los nombres y en el campo de << se iterarán todos los apellidos.

Paso 8: Repita el paso anterior tantas veces como necesite

Los subpasos descritos en el paso anterior pueden repetirse para todos los datos que desee autopoblar el documento Word desde Excel. Para este conjunto de datos, puede autoimportar ID , Nombre , Apellido , Nacionalidad , Campo y Inventado/Descubierto Sólo tiene que importar el que desee del menú desplegable.

Si rellena la tabla con los encabezados correspondientes, tendrá un aspecto similar al siguiente.

Paso 9: Vista previa de los resultados

Para obtener una vista previa, seleccione Vista previa de los resultados del Mailings ficha.

Mostrará la vista previa del primero.

Para previsualizar los demás, en el Correo electrónico en la pestaña Vista previa de los resultados grupo, seleccione las flechas para pasar a los anteriores o posteriores.

Por ejemplo, si seleccionas la flecha de la derecha, puedes ver ésta.

Si vuelve a pulsar la flecha derecha o izquierda, podrá previsualizar las siguientes o anteriores de la misma forma.

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Paso 10: Guardar el archivo Word

Por último, guarde el archivo de Word en la carpeta Archivo y seleccionando la pestaña Guardar como mando.

Tenga en cuenta que, también puede guardarlo como un .docx En ese caso, debe seleccionar Sí en el cuadro de advertencia que aparece cada vez que abre el archivo de Word advirtiéndole de que el documento contiene un comando SQL.

Cuando se siguen todos los pasos descritos anteriormente, se fusiona por correo el archivo de Excel con el archivo de Word. Para cada fila del conjunto de datos de Excel, el archivo de Word crea diferentes hojas. Y en cada hoja, el archivo de Word pone el valor de la columna de la fila concreta de la plantilla sustituyendo el <> y obtenemos nuestro resultado deseado.

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Conclusión

Esta es una guía paso a paso para rellenar automáticamente un documento de Word desde Excel. Espero que esta guía te haya resultado útil e informativa. Si tienes alguna pregunta o sugerencia, háznoslo saber a continuación. Para obtener más guías como esta, visita Exceldemy.com .