Κατά τη συγγραφή ενός εγγράφου μπορεί να συναντήσετε σενάρια όπου πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα από διαφορετικά αρχεία. Για το σκοπό αυτό, η εισαγωγή από λογισμικά υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel είναι ένα πολύ συνηθισμένο σενάριο. Φυσικά, υπάρχει αυτή η διαδικασία όπου χειροκίνητα αντιγραφή και επικόλληση στο αρχείο του Word από το αρχείο του Excel. Αλλά αυτό το άρθρο θα επικεντρωθεί στον τρόπο αυτόματης συμπλήρωσης ενός εγγράφου του Word από το Excel.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Κατεβάστε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το σύνολο δεδομένων που χρησιμοποιήθηκε για την επίδειξη των βημάτων σε αυτό το άρθρο και δοκιμάστε τη διαδικασία μόνοι σας, ενώ διαβάζετε το άρθρο.

Αυτόματη συμπλήρωση εγγράφου Word Document.xlsx

Εδώ είναι το αρχείο Word, σε περίπτωση που χρειάζεστε την αναφορά.

Διαδικασία βήμα προς βήμα για την αυτόματη συμπλήρωση εγγράφου Word από το Excel

Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε ένα αρχείο Excel από το οποίο θα εισάγετε τα δεδομένα και το αρχείο Word στο οποίο θα γράψετε τα δεδομένα σας. Θα αναλύσω όλα τα βήματα λεπτομερώς, ώστε να μπορεί να τα καταλάβει οποιοσδήποτε, ανεξάρτητα από τις γνώσεις του στο Excel. Ακολουθεί ένας λεπτομερής οδηγός βήμα προς βήμα.

Βήμα 1: Προετοιμάστε το αρχείο Excel

Δημιουργήστε ένα αρχείο Excel με το σύνολο δεδομένων, αν δεν έχετε ήδη ένα. Για εξάσκηση, μπορείτε να δοκιμάσετε αυτό που δίνεται στο πλαίσιο λήψης παραπάνω. Αν έχετε ένα, βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας/σύνολο δεδομένων ξεκινά από το κελί A1 Για επίδειξη, χρησιμοποιώ το ακόλουθο σύνολο δεδομένων.

Μπορείτε να έχετε πολλά φύλλα στο αρχείο Excel, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα φύλλο για την αυτόματη συμπλήρωση του εγγράφου Word από το Excel.

Βήμα 2: Μετάβαση στο έγγραφο Word

Τώρα, πηγαίνετε στο έγγραφο του Word και δημιουργήστε το πρότυπο πριν από την αυτοματοποίηση των δεδομένων. Έχω δημιουργήσει τον ακόλουθο πίνακα για να βάλω όλες τις πληροφορίες ξεχωριστά για ευκολότερη κατανόηση.

Αυτό είναι το τμήμα που θα παραμείνει αμετάβλητο για όλες τις επαναλήψεις.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να εισαγάγετε πίνακα του Excel στο Word (8 εύκολοι τρόποι)

Βήμα 3: Μεταβείτε στο Αλληλογραφία Καρτέλα

Στο έγγραφο του Word, επιλέξτε το Αλληλογραφία από την κορδέλα σας.

Βήμα 4: Επιλέξτε το φύλλο Excel ως παραλήπτη

Τώρα, κάτω από την καρτέλα, μπορείτε να βρείτε το Έναρξη Mail Merge ομάδα. Κάντε κλικ στο Επιλέξτε παραλήπτες και στη συνέχεια επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας από το αναπτυσσόμενο μενού.

Βήμα 5: Επιλέξτε το αρχείο Excel

A Επιλέξτε Πηγή δεδομένων Τώρα μεταβείτε στο αρχείο Excel και επιλέξτε το.

Βήμα 6: Επιλέξτε το φύλλο

Εάν έχετε πολλά λογιστικά φύλλα σε ένα αρχείο Excel, επιλέξτε προσεκτικά αυτό από το οποίο θέλετε να κάνετε εξαγωγή. Σε αυτό το αρχείο, έχω μόνο ένα με το όνομα Σύνολο δεδομένων . Στη συνέχεια, ελέγξτε το Πρώτη σειρά δεδομένων που περιέχει επικεφαλίδες στηλών Έχω επικεφαλίδες στο σύνολο δεδομένων μου, οπότε το έλεγξα, όπως μπορείτε να δείτε από το σχήμα.

Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο OK .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο του Excel στο Word (4 εύκολες μέθοδοι)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Αντιγραφή από το Excel στο Word χωρίς να χάσετε τη μορφοποίηση (4 εύκολοι τρόποι)
• Πώς να αντιγράψετε μόνο κείμενο από το Excel στο Word (3 γρήγορες μέθοδοι)

Βήμα 7: Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης

Εάν έχετε ολοκληρώσει τα παραπάνω βήματα, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την αυτόματη συμπλήρωση του εγγράφου Word από το Excel. Αυτό που πρέπει να κάνετε τώρα είναι να εισάγετε το πεδίο συγχώνευσης για να εισάγετε τα δεδομένα στην επιθυμητή θέση.

Ας πούμε ότι θέλετε το πλήρες όνομα στην επικεφαλίδα. Για να το κάνετε αυτό πρέπει να βάλετε το Όνομα και Επώνυμο Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να μάθετε πώς να το κάνετε αυτό.

• Αρχικά, επιλέξτε τη θέση στην οποία θέλετε να το τοποθετήσετε.

• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Αλληλογραφία στην κορδέλα σας.
• Στο Γράψτε και εισάγετε πεδίο ομάδα, μπορείτε να βρείτε το Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα του.
• Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε First_Name .

Θα έχετε κάτι τέτοιο.

• Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία, αλλά αυτή τη φορά επιλέξτε Επώνυμο από το αναπτυσσόμενο μενού για να εισαγάγετε το επώνυμο.

Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε κάτι τέτοιο στο αρχείο σας Word.

Στον τομέα της <>, όλα τα μικρά ονόματα και στο πεδίο <>, όλα τα επώνυμα θα επαναλαμβάνονται.

Βήμα 8: Επαναλάβετε το παραπάνω βήμα όσες φορές χρειάζεστε

Τα επιμέρους βήματα που περιγράφονται στο παραπάνω βήμα μπορούν να επαναληφθούν για όλα τα δεδομένα που θέλετε να συμπληρώσετε αυτόματα το έγγραφο Word από το Excel. Για αυτό το σύνολο δεδομένων, μπορείτε να κάνετε αυτόματη εισαγωγή ID , Όνομα , Επώνυμο , Εθνικότητα , Πεδίο , και Εφευρέθηκε/ανακαλύφθηκε Απλώς πρέπει να εισαγάγετε το επιθυμητό από το αναπτυσσόμενο μενού.

Συμπληρώνοντας τον πίνακα με τις σχετικές επικεφαλίδες, θα έχει κάπως έτσι.

Βήμα 9: Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων

Για να δείτε σε προεπισκόπηση πώς θα μοιάζει αυτό, επιλέξτε Αποτελέσματα προεπισκόπησης από το Αλληλογραφία καρτέλα.

Θα εμφανιστεί η προεπισκόπηση του πρώτου.

Για να κάνετε προεπισκόπηση των άλλων, στο Αλληλογραφία καρτέλα, κάτω από το Αποτελέσματα προεπισκόπησης ομάδα, επιλέξτε τα βέλη για να μεταβείτε στην προηγούμενη ή την επόμενη.

Για παράδειγμα, αν επιλέξετε το δεξί βέλος, μπορείτε να δείτε αυτό.

Κάνοντας ξανά κλικ στο δεξί ή το αριστερό βέλος, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των επόμενων ή των προηγούμενων με τον ίδιο τρόπο.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε ένα έγγραφο Word από μια μακροεντολή του Excel

Βήμα 10: Αποθηκεύστε το αρχείο Word

Τέλος, αποθηκεύστε το αρχείο Word πηγαίνοντας στο αρχείο Αρχείο και επιλέγοντας την καρτέλα Αποθήκευση ως εντολή.

Σημειώστε ότι, μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε ως .docx Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να επιλέξετε Ναι στο πλαίσιο προειδοποίησης που αναδύεται κάθε φορά που ανοίγετε το αρχείο Word και προειδοποιεί για το έγγραφο που περιέχει μια εντολή SQL.

Όταν ακολουθήσετε όλα τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, Μπορείτε να συγχωνεύσετε το αρχείο Excel με το αρχείο Word. Για κάθε γραμμή στο σύνολο δεδομένων του Excel, το αρχείο Word δημιουργεί διαφορετικά φύλλα. Και σε κάθε φύλλο, το αρχείο Word βάζει την τιμή της στήλης από τη συγκεκριμένη γραμμή στο πρότυπο αντικαθιστώντας το <> και έχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να ανοίξετε έγγραφο του Word και να το αποθηκεύσετε ως PDF ή Docx με το VBA Excel

Συμπέρασμα

Αυτός ήταν ένας οδηγός βήμα-προς-βήμα για την αυτόματη συμπλήρωση ενός εγγράφου Word από το Excel. Ελπίζουμε να βρήκατε αυτόν τον οδηγό χρήσιμο και κατατοπιστικό. Αν έχετε ερωτήσεις ή προτάσεις, ενημερώστε μας παρακάτω. Για περισσότερους οδηγούς σαν αυτόν, επισκεφθείτε την ιστοσελίδα Exceldemy.com .