Додека пишувате документ, може да наидете на сценарија каде што треба да увезете податоци од различни датотеки. За таа цел, увозот од софтвер со табеларни пресметки како Excel е многу вообичаено сценарио. Се разбира, постои овој процес каде што рачно копирате и залепувате во датотеката Word од Excel. Но, оваа статија ќе се фокусира на тоа како автоматски да се пополни Word документ од Excel.

Преземете ја работната книга за вежбање

Преземете ја работната книга што ја содржи базата на податоци што се користи за да се демонстрираат чекорите во оваа статија и пробајте го процесот сами додека одите низ статијата.

Автоматско пополнување на Word документ.xlsx

Еве ја датотеката Word, во случај да ви треба референцата.

Постапка чекор-по-чекор за автоматско пополнување Word документ од Excel

За да се направи ова ви треба датотека Excel за увоз на податоци и Word датотеката во која ги запишувате вашите податоци. Детално ќе ги поминам сите чекори за секој да може да разбере без оглед на неговото знаење во Excel. Еве детален водич чекор-по-чекор.

Чекор 1: Подгответе ја датотеката Excel

Создадете датотека Excel со базата на податоци ако веќе ја немате. За да вежбате, можете да го испробате она што е дадено во полето за преземање погоре. Ако имате, проверете дали табелата/сетот на податоци започнува во ќелијата A1 . За демонстрација, го користам следновобаза на податоци.

Можете да имате повеќе листови во вашата датотека Excel, но можете да користите само еден лист за автоматско пополнување Word документ од Excel.

Чекор 2: Одете во Word Document

Сега, одете во вашиот Word документ и креирајте го шаблонот пред да сакате да ги автоматизирате податоците. Ја создадов следната табела за да ги ставам сите информации посебно за полесно разбирање.

Ова е делот што ќе остане непроменет за сите повторувања.

Прочитајте повеќе: Како да вметнете табела Excel во Word (8 лесни начини)

Чекор 3: Одете во картичката Пошта

Во Word документ, изберете ја картичката Mailings од вашата лента.

Чекор 4: Изберете го листот Excel како примач

Сега, под на јазичето, можете да ја најдете групата Започнете со спојување пошта . Кликнете на Изберете примачи и потоа изберете Користете постоечка листа од паѓачкото мени.

Чекор 5: Изберете го Excel-датотека

Ќе се појави прозорец Изберете извор на податоци . Сега одете до вашата датотека Excel и изберете ја.

Чекор 6: Изберете го листот

Ако имате повеќе табели во една датотека Excel, внимателно изберете еден од кој сакате да извезувате. Во оваа датотека, имам само една со име Збирка на податоци . Потоа проверете го Првиот ред на податоци што содржи заглавија на колони ако имате заглавија во вашата база на податоци. Имам заглавија на мојата база на податоци, па проверив колку што можетевиди од сликата.

Потоа, кликнете на OK .

Прочитајте повеќе: Како да вметнете Excel Табеларен лист во Word (4 лесни методи)

Слични читања

• Копирај од Excel во Word без губење на форматирање (4 лесни начини)
• Како да копирате само текст од Excel во Word (3 брзи методи)

Чекор 7: Вметнете поле за спојување

Ако сте ги завршиле горенаведените чекори, добро е да отидете на автоматско пополнување на Word документот од Excel. Она што треба да го направите сега е да го вметнете полето за спојување за да ги вметнете податоците во саканата позиција.

Да речеме дека го сакате целосното име во заглавието. За да го направите тоа, треба последователно да ги ставите Име и Презиме . Следете ги овие чекори за да знаете како да го направите ова.

• Прво, изберете ја позицијата во која сакате да ја ставите.

• Потоа одете на картичката Пошта во вашата лента.
• Во групата Пиши и вметни поле , можете да го најдете полето за спојување вметнете Кликнете на стрелката покрај неа.
• Од паѓачката листа, изберете First_Name .

Ќе има нешто слично.

• Повторете го истиот процес, но овој пат изберете Презиме од паѓачкото мени за да го внесете презимето .

Со тоа ќе имате вакво нешто во вашата Word датотека.

Во поле на <> ситеимиња и во полето <> сите презимиња ќе се повторат.

Чекор 8: Повторете го горниот чекор онолку пати колку што ви треба

Под-чекорите опишани во горниот чекор може да се повторат за сите податоци што сакате автоматски да го пополните Word документот од Excel. За оваа база на податоци, можете автоматски да увезете ID , Име , Презиме , Националност , Поле , и Измислени/откриени податоци во датотеката Word. Само треба да го увезете саканиот од паѓачкото мени.

Пополнувањето на табелата со соодветните заглавија ќе изгледа отприлика вака.

Чекор 9: Прегледајте ги резултатите

За да прегледате како ќе изгледа ова, изберете Прегледај резултати од картичката Пошта .

Ќе го прикаже прегледот на првиот.

За преглед на другите, во картичката Пошта , под Прегледај резултати група, изберете ги стрелките за да се префрлите на претходните или подоцнежните.

На пример, ако ја изберете десната стрелка, можете да ја видите оваа .

Со повторно кликнување на десната или левата стрелка, можете да ги прегледате следните или претходните на ист начин.

Прочитајте повеќе: Како за да генерирате Word документ од макро на Excel

Чекор 10: Зачувајте ја датотеката Word

Конечно, зачувајте ја датотеката Word со одење на картичката Датотека и избирање на командата Зачувај како .

Забележете дека,можете да го зачувате и како датотека .docx . Во тој случај, треба да изберете Да во полето за предупредување што се појавува секогаш кога ќе ја отворите датотеката Word предупредување за документот што содржи команда SQL.

Кога ќе ги следите сите чекори опишани погоре, по пошта ја спојувате датотеката Excel со датотеката Word. За секој ред во базата на податоци на Excel, датотеката Word создава различни листови. И во секој лист, датотеката Word ја става вредноста на колоната од конкретниот ред во шаблонот, заменувајќи ја <> и го добиваме посакуваниот резултат.

Прочитајте повеќе: Како да отворите Word документ и да зачувате како PDF или Docx со VBA Excel

Заклучок

Ова беше чекор-по-чекор водич за автоматско пополнување на Word документ од Excel. Се надеваме дека го најдовте овој водич корисен и информативен. Ако имате какви било прашања или предлози, кажете ни подолу. За повеќе вакви водичи, посетете го Exceldemy.com .