Egy dokumentum írása során előfordulhat, hogy olyan forgatókönyvekbe ütközik, amikor különböző fájlokból kell adatokat importálnia. Erre a célra a táblázatkezelő szoftverekből, például az Excelből történő importálás nagyon gyakori forgatókönyv. Természetesen van ez a folyamat, amikor kézzel másolás és beillesztés a Word fájlba az Excelből. Ez a cikk azonban arra fog összpontosítani, hogyan tölthetünk fel automatikusan egy Word dokumentumot az Excelből.

Gyakorlati munkafüzet letöltése

Töltse le a cikk lépéseinek bemutatásához használt adatkészletet tartalmazó munkafüzetet, és próbálja ki a folyamatot saját maga, miközben végigmegy a cikken.

Word dokumentum automatikus feltöltése.xlsx

Itt van a Word fájl, ha szüksége van a hivatkozásra.

Lépésről lépésre történő eljárás a Word dokumentum automatikus feltöltéséhez az Excel-ből

Ehhez szükséged van egy Excel fájlra, amelyből az adatokat importálod, és a Word fájlra, amelybe az adatokat írod. Részletesen végigmegyek az összes lépésen, hogy bárki megérthesse, függetlenül az Excel ismereteitől. Itt egy részletes lépésről-lépésre történő útmutató.

1. lépés: Az Excel-fájl előkészítése

Hozzon létre egy Excel fájlt az adatkészlettel, ha még nem rendelkezik ilyennel. Gyakorlásképpen kipróbálhatja a fenti letöltési dobozban megadott fájlt. Ha van ilyen, győződjön meg róla, hogy a táblázat/adatkészlet a következő cellánál kezdődik A1 A bemutatáshoz a következő adatkészletet használom.

Az Excel-fájlban több lap is lehet, de csak egy lapot használhat a Word-dokumentum automatikus feltöltéséhez az Excelből.

2. lépés: Menjen a Word dokumentumhoz

Most menjen a Word dokumentumhoz, és hozza létre a sablont, mielőtt automatizálni szeretné az adatokat. A könnyebb megértés érdekében létrehoztam az alábbi táblázatot, hogy minden információt külön-külön helyezzek el.

Ez az a rész, amely az összes iteráció során változatlan marad.

További információ: Hogyan illessze be az Excel táblázatot a Word-be (8 egyszerű módszer)

3. lépés: Menjen a Postai küldemények Tab

A Word dokumentumban válassza ki a Postai küldemények lapot a szalagról.

4. lépés: Válassza ki az Excel-táblázatot címzettként

Most a fül alatt található a Mail Merge indítása csoport. Kattintson a Címzettek kiválasztása majd válassza a Meglévő lista használata a legördülő menüből.

5. lépés: Válassza ki az Excel fájlt

A Adatforrás kiválasztása ablak fog megjelenni. Most navigáljon az Excel fájlhoz, és válassza ki azt.

6. lépés: Válassza ki a lapot

Ha egy Excel-fájlban több táblázatkezelő van, gondosan válassza ki azt, amelyikből exportálni szeretne. Ebben a fájlban csak egy van, amelynek a neve Adatkészlet Akkor ellenőrizze a Az adatok első sora, amely az oszlopcímeket tartalmazza ha vannak fejlécek az adatállományban. Az én adatállományomban vannak fejlécek, ezért ellenőriztem, ahogy az ábrán látható.

Ezután kattintson a OK .

További információ: Hogyan illesszünk be egy Excel-táblázatot a Word-be (4 egyszerű módszer)

Hasonló olvasmányok

• Másolás Excelből Wordbe a formázás elvesztése nélkül (4 egyszerű módja)
• Csak szöveg másolása Excelből a Word-be (3 gyors módszer)

7. lépés: Összevonási mező beillesztése

Ha elvégezte a fenti lépéseket, akkor készen áll a Word dokumentum Excelből történő automatikus feltöltésére. Most már csak az összevonási mezőt kell beillesztenie, hogy az adatokat a kívánt helyre illessze be.

Tegyük fel, hogy a teljes nevet akarod a fejlécben. Ehhez be kell tenned a Keresztnév és Vezetéknév Kövesse az alábbi lépéseket, hogy megtudja, hogyan kell ezt megtenni.

• Először válassza ki a kívánt pozíciót.

• Ezután menjen a Postai küldemények lapot a szalagban.
• A Mező írása és beszúrása csoportban megtalálhatja a Összevonási mező beillesztése Kattintson a mellette lévő nyílra.
• A legördülő listából válassza ki a Keresztnév .

Valami ilyesmi lesz.

• Ismételje meg ugyanezt a folyamatot, de ezúttal válassza ki a Vezetéknév a legördülő menüből a vezetéknév megadásához.

Ezzel valami ilyesmi lesz a Word fájlban.

A következő területen <> az összes keresztnév és a <> az összes utónév ismétlődik.

8. lépés: Ismételje meg a fenti lépést annyiszor, ahányszor csak szüksége van rá.

A fenti lépésben leírt allépések megismételhetők az összes olyan adat esetében, amelyet automatikusan fel akar tölteni a Word dokumentumba az Excelből. Ehhez az adatkészlethez automatikusan importálhatja a következőket ID , Keresztnév , Vezetéknév , Állampolgárság , Terep , és Feltalált/felfedezett adatokat a Word fájlba. Csak a kívántat kell importálnia a legördülő menüből.

A táblázat kitöltése a megfelelő fejlécekkel valahogy így fog kinézni.

9. lépés: Az eredmények előnézetének megtekintése

Ha előnézetben szeretné megnézni, hogyan fog ez kinézni, válassza a Előnézeti eredmények a Postai küldemények tab.

Megjelenik az első előnézete.

A többi előnézetéhez a Levelezés lapon, a Előnézet eredmények csoportot, a nyilakkal válthat az előző vagy a későbbi csoportra.

Ha például a jobb oldali nyilat választja, akkor ezt láthatja.

A jobbra vagy balra mutató nyílra kattintva ugyanígy megtekintheti a következő vagy az előző képeket.

További információ: Hogyan generáljon Word dokumentumot egy Excel makróból?

10. lépés: A Word fájl mentése

Végül mentsük el a Word-fájlt a Fájl lapot, és válassza ki a Mentés másként parancs.

Megjegyezzük, hogy a fájlt mentheti egy .docx Ebben az esetben ki kell választania a Igen a figyelmeztető mezőben, amely minden alkalommal felugrik, amikor megnyitja a Word-fájlt, és figyelmeztet arra, hogy a dokumentum SQL-parancsot tartalmaz.

Ha követi az összes fent leírt lépést, A levelet egyesíti az Excel fájlt a Word fájl. Minden sor az Excel adatállomány, a Word fájl létrehoz különböző lapokat. És minden lapon, a Word fájl beilleszti az értéket az oszlop az adott sor a sablonban helyettesítve a <> és megkapjuk a kívánt eredményt.

További információ: Hogyan nyissa meg a Word dokumentumot és mentse PDF vagy Docx formátumban a VBA Excel segítségével?

Következtetés

Ez egy lépésről-lépésre útmutató volt egy Word dokumentum automatikus feltöltéséhez az Excelből. Reméljük, hogy hasznosnak és informatívnak találta ezt az útmutatót. Ha bármilyen kérdése vagy javaslata van, ossza meg velünk az alábbiakban. További ilyen útmutatókért látogasson el a következő oldalra. Exceldemy.com .