در حین نوشتن یک سند ممکن است با سناریوهایی مواجه شوید که در آنها نیاز به وارد کردن داده ها از فایل های مختلف دارید. برای این منظور، وارد کردن از نرم افزار صفحات گسترده مانند اکسل یک سناریوی بسیار رایج است. البته، این فرآیند وجود دارد که در آن شما به صورت دستی آن را در فایل ورد از اکسل کپی و پیست می کنید . اما این مقاله بر نحوه پر کردن خودکار یک سند Word از اکسل تمرکز خواهد کرد.

دانلود کتاب تمرین تمرین

کتاب کار حاوی مجموعه داده مورد استفاده برای نشان دادن مراحل در این مقاله را دانلود کنید و خودتان این فرآیند را امتحان کنید. در حالی که مقاله را مرور می کنید.

Auto Populate Word Document.xlsx

این فایل Word است، در صورت نیاز به مرجع.

مراحل گام به گام تکمیل خودکار سند Word از Excel

به منظور انجام این شما به یک فایل اکسل برای وارد کردن داده ها و فایل Word که داده های خود را در آن می نویسید نیاز دارید. من تمام مراحل را با جزئیات طی خواهم کرد تا هر کسی بدون توجه به دانش اکسل خود بتواند متوجه شود. در اینجا یک راهنمای گام به گام مفصل وجود دارد.

مرحله 1: فایل اکسل را آماده کنید

اگر قبلاً آن را ندارید یک فایل اکسل با مجموعه داده ایجاد کنید. برای تمرین، می‌توانید موردی را که در کادر دانلود بالا آمده است، امتحان کنید. اگر یکی دارید، مطمئن شوید که جدول/مجموعه داده از سلول A1 شروع می شود. برای نمایش از موارد زیر استفاده می کنممجموعه داده.

شما می توانید چندین برگه در فایل اکسل خود داشته باشید، اما فقط می توانید از یک برگه برای تکمیل خودکار سند Word از Excel استفاده کنید.

مرحله 2: به سند Word بروید

اکنون، به سند Word خود بروید و قبل از اینکه بخواهید داده ها را خودکار کنید، الگو را ایجاد کنید. من جدول زیر را برای قرار دادن همه اطلاعات به طور جداگانه برای درک آسان تر ایجاد کرده ام.

این قسمتی است که برای همه تکرارها بدون تغییر باقی می ماند.

بیشتر بخوانید: نحوه درج جدول اکسل در Word (8 روش آسان)

مرحله 3: به برگه Mailings

در سند Word، برگه Mailings را از نوار خود انتخاب کنید.

مرحله 4: برگه Excel را به عنوان گیرنده انتخاب کنید

اکنون، در زیر در برگه، می توانید گروه شروع ادغام ایمیل را پیدا کنید. روی انتخاب گیرندگان کلیک کنید و سپس Use an Existing List را از منوی کشویی انتخاب کنید.

مرحله 5: فایل Excel

یک انتخاب منبع داده پنجره ظاهر می شود. اکنون به فایل اکسل خود بروید و آن را انتخاب کنید.

مرحله 6: برگه را انتخاب کنید

اگر چندین صفحه گسترده در یک فایل اکسل دارید، با دقت انتخاب کنید یکی که می خواهید از آن صادر کنید. در این فایل من فقط یک مورد به نام Dataset دارم. سپس اگر سرصفحه‌هایی در مجموعه داده خود دارید، ردیف اول داده‌های حاوی سرصفحه‌های ستون را بررسی کنید. من در مجموعه داده خود هدرهایی دارم، بنابراین تا آنجا که می توانید بررسی کرده اماز شکل ببینید.

پس از آن، روی OK کلیک کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه درج یک اکسل صفحه گسترده به Word (4 روش آسان)

خواندنی های مشابه

• کپی از اکسل به ورد بدون از دست دادن قالب (4 روش آسان)
• چگونه فقط متن را از Excel به Word کپی کنیم (3 روش سریع)

مرحله 7: فیلد ادغام را وارد کنید

اگر مراحل بالا را انجام داده اید، بهتر است به تکمیل خودکار سند Word از اکسل بروید. کاری که اکنون باید انجام دهید این است که فیلد ادغام را وارد کنید تا داده ها در موقعیت دلخواه قرار گیرند.

فرض کنید نام کامل را در سرصفحه می خواهید. برای انجام این کار باید نام و نام خانوادگی را به صورت متوالی وارد کنید. این مراحل را دنبال کنید تا بدانید چگونه این کار را انجام دهید.

• ابتدا، موقعیتی را که می خواهید آن را در آن قرار دهید انتخاب کنید.

• سپس به تب Mailings در نوار خود بروید.
• در گروه Write and Insert Field ، می توانید Insert Merge Field<2 را پیدا کنید> روی فلش کنار آن کلیک کنید.
• از لیست کشویی، First_Name را انتخاب کنید.

شما چیزی شبیه به این داشته باشید.

• همان فرآیند را تکرار کنید، اما این بار Last_Name را از منوی کشویی انتخاب کنید تا نام خانوادگی را وارد کنید. .

با این کار چیزی شبیه به این را در فایل Word خود خواهید داشت.

در فیلد <> همهنام‌ها و در قسمت <> همه نام‌های خانوادگی تکرار می‌شوند.

مرحله 8: مرحله بالا را هر چند بار که نیاز دارید تکرار کنید

مراحل فرعی شرح داده شده در مرحله بالا را می توان برای تمام داده هایی که می خواهید به طور خودکار سند Word را از Excel پر کنید، تکرار کنید. برای این مجموعه داده، می‌توانید ID ، نام ، نام خانوادگی ، ملیت ، فیلد را به‌طور خودکار وارد کنید. و داده های اختراع/کشف شده در فایل Word. فقط باید مورد دلخواه را از منوی کشویی وارد کنید.

پر کردن جدول با هدرهای مربوطه چیزی شبیه به این خواهد بود.

مرحله 9: پیش‌نمایش نتایج

برای پیش‌نمایش ظاهری، پیش‌نمایش نتایج را از برگه پست‌ها انتخاب کنید.

پیش‌نمایش اولین مورد را نشان می‌دهد.

برای پیش‌نمایش سایر موارد، در برگه پست‌نامه ، در زیر پیش‌نمایش نتایج گروه، فلش‌ها را برای جابجایی به موارد قبلی یا بعدی انتخاب کنید.

به عنوان مثال، اگر فلش سمت راست را انتخاب کنید، می‌توانید این یکی را ببینید. .

با کلیک مجدد بر روی فلش راست یا چپ، می توانید موارد بعدی یا قبلی را به همین ترتیب پیش نمایش کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه برای ایجاد یک سند Word از یک ماکرو اکسل

مرحله 10: فایل Word را ذخیره کنید

در نهایت، فایل Word را با رفتن به برگه File ذخیره کنید و با انتخاب دستور Save As .

توجه داشته باشید که،شما همچنین می توانید آن را به عنوان یک فایل .docx ذخیره کنید. در این صورت، باید در کادر هشداری که هر بار که فایل Word را باز می‌کنید، بله را انتخاب کنید>

وقتی تمام مراحل توضیح داده شده در بالا را دنبال می کنید، فایل اکسل را با فایل Word ادغام می کنید. برای هر ردیف در مجموعه داده اکسل، فایل Word برگه های مختلفی ایجاد می کند. و در هر برگه، فایل Word مقدار ستون را از ردیف خاص در الگو قرار داده و جایگزین <> و نتیجه دلخواه خود را می گیریم.

بیشتر بخوانید: نحوه باز کردن سند Word و ذخیره به عنوان PDF یا Docx با VBA Excel

نتیجه

این یک راهنمای گام به گام برای تکمیل خودکار یک سند Word از Excel بود. امیدوارم این راهنما برای شما مفید و آموزنده بوده باشد. اگر سوال یا پیشنهادی دارید، در زیر با ما در میان بگذارید. برای راهنماهای بیشتر مانند این، به Exceldemy.com مراجعه کنید.