În timpul redactării unui document, este posibil să vă confruntați cu scenarii în care trebuie să importați date din diferite fișiere. În acest scop, importul din programe de tip foaie de calcul, cum ar fi Excel, este un scenariu foarte comun. Desigur, există acest proces în care trebuie să importați manual date din diferite fișiere. copiați și lipiți Dar acest articol se va axa pe modul de completare automată a unui document Word din Excel.

Descărcați caietul de practică

Descărcați caietul de lucru care conține setul de date utilizat pentru a demonstra pașii din acest articol și încercați procesul în timp ce parcurgeți articolul.

Completarea automată a documentului Word.xlsx

Iată fișierul Word, în cazul în care aveți nevoie de referință.

Procedură pas cu pas pentru completarea automată a documentului Word din Excel

Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un fișier Excel din care să importați datele și de fișierul Word în care scrieți datele. Voi trece în detaliu toți pașii, astfel încât oricine să poată înțelege, indiferent de cunoștințele de Excel pe care le are. Iată un ghid detaliat pas cu pas.

Pasul 1: Pregătiți fișierul Excel

Creați un fișier Excel cu setul de date, dacă nu aveți deja unul. Pentru a exersa, îl puteți încerca pe cel oferit în caseta de descărcare de mai sus. Dacă aveți unul, asigurați-vă că tabelul/datele începe la celula A1 Pentru demonstrație, folosesc următorul set de date.

Puteți avea mai multe foi în fișierul Excel, dar puteți utiliza doar o singură foaie pentru a completa automat documentul Word din Excel.

Pasul 2: Mergeți la documentul Word

Acum, mergeți la documentul Word și creați șablonul înainte de a dori să automatizați datele. Am creat următorul tabel pentru a pune toate informațiile separat, pentru o înțelegere mai ușoară.

Aceasta este partea care va rămâne neschimbată pentru toate iterațiile.

Citește mai mult: Cum să inserați tabelul Excel în Word (8 moduri simple)

Pasul 3: Mergeți la Mailings Tab

În documentul Word, selectați Mailings din panglica dvs.

Pasul 4: Selectați foaia Excel ca destinatar

Acum, sub filă, puteți găsi Începeți Mail Merge Faceți clic pe Selectați destinatarii și apoi selectați Utilizați o listă existentă din meniul derulant.

Pasul 5: Selectați fișierul Excel

A Selectați sursa de date Acum, navigați până la fișierul Excel și selectați-l.

Pasul 6: Selectați foaia

Dacă aveți mai multe foi de calcul în cadrul unui fișier Excel, selectați cu atenție foaia de calcul din care doriți să exportați. În acest fișier, am doar una numită Set de date Apoi verificați Primul rând de date care conține antetele coloanelor dacă aveți anteturi în setul de date. Eu am anteturi în setul meu de date, așa că am verificat, după cum puteți vedea în figură.

După aceea, faceți clic pe OK .

Citiți mai mult: Cum să inserați o foaie de calcul Excel în Word (4 metode ușoare)

Lecturi similare

• Copierea din Excel în Word fără a pierde formatarea (4 moduri simple)
• Cum să copiați doar textul din Excel în Word (3 metode rapide)

Pasul 7: Introduceți câmpul de fuziune

Dacă ați finalizat pașii de mai sus, sunteți gata să completați automat documentul Word din Excel. Ceea ce trebuie să faceți acum este să inserați câmpul de îmbinare pentru a introduce datele în poziția dorită.

Să presupunem că doriți ca numele complet să apară în antet. Pentru a face acest lucru, trebuie să introduceți în antetul Primul nume și Numele de familie Urmați pașii de mai jos pentru a ști cum să faceți acest lucru.

• În primul rând, selectați poziția în care doriți să o plasați.

• Apoi mergeți la Mailings din panglică.
• În Scrieți și inserați câmpul puteți găsi grupul Inserare câmp de fuziune Faceți clic pe săgeata de lângă el.
• Din lista derulantă, selectați Prenume_Nume .

Veți avea ceva de genul acesta.

• Repetați același proces, dar de data aceasta selectați Nume_de_familie din meniul derulant pentru a introduce numele de familie.

În acest fel, veți avea ceva de genul acesta în fișierul Word.

În domeniul <> toate prenumele și în câmpul de <> toate numele de familie vor fi iterate.

Pasul 8: Repetați pasul de mai sus de câte ori aveți nevoie

Subetapele descrise în pasul de mai sus pot fi repetate pentru toate datele pe care doriți să le completați automat în documentul Word din Excel. Pentru acest set de date, puteți importa automat ID , Primul nume , Numele de familie , Naționalitate , Domeniul , și Inventat/Descoperit Trebuie doar să importați datele dorite din meniul derulant.

Completarea tabelului cu rubricile relevante va arăta cam așa.

Pasul 9: Previzualizarea rezultatelor

Pentru a previzualiza cum va arăta aceasta, selectați Rezultatele previzualizării de la Mailings tab.

Se va afișa previzualizarea primului.

Pentru a le previzualiza pe celelalte, în fereastra Trimitere prin poștă în fila Rezultatele previzualizării selectați săgețile pentru a trece la grupul anterior sau ulterior.

De exemplu, dacă selectați săgeata din dreapta, o puteți vedea pe aceasta.

Dacă faceți din nou clic pe săgeata din dreapta sau din stânga, puteți previzualiza în același mod următoarele sau precedentele.

Citiți mai mult: Cum să generați un document Word dintr-un macro Excel

Pasul 10: Salvați fișierul Word

În cele din urmă, salvați fișierul Word, accesând Fișier și selectând fila Salvați ca comandă.

Rețineți că, de asemenea, îl puteți salva ca un fișier .docx În acest caz, trebuie să selectați Da în caseta de avertizare care apare de fiecare dată când deschideți fișierul Word, avertizând că documentul conține o comandă SQL.

Atunci când urmați toți pașii descriși mai sus, fuzionați prin poștă fișierul Excel cu fișierul Word. Pentru fiecare rând din setul de date Excel, fișierul Word creează foi diferite. Și în fiecare foaie, fișierul Word introduce valoarea coloanei din rândul respectiv din șablon înlocuind <> și obținem rezultatul dorit.

Citește mai mult: Cum să deschizi un document Word și să îl salvezi ca PDF sau Docx cu VBA Excel

Concluzie

Acesta a fost un ghid pas cu pas pentru completarea automată a unui document Word din Excel. Sperăm că ați găsit acest ghid util și informativ. Dacă aveți întrebări sau sugestii, anunțați-ne mai jos. Pentru mai multe ghiduri ca acesta, vizitați Exceldemy.com .