أثناء كتابة مستند ، قد تواجه سيناريوهات تحتاج فيها إلى استيراد البيانات من ملفات مختلفة. لهذا الغرض ، يعد الاستيراد من برامج جداول البيانات مثل Excel سيناريو شائعًا جدًا. بالطبع ، هناك هذه العملية حيث تقوم يدويًا بنسخ ولصق في ملف Word من ملف Excel. ولكن ستركز هذه المقالة على كيفية ملء مستند Word تلقائيًا من Excel.

تنزيل Practice Workbook

قم بتنزيل المصنف الذي يحتوي على مجموعة البيانات المستخدمة لشرح الخطوات الواردة في هذه المقالة وجرب العملية بنفسك أثناء تصفح المقالة.

تعبئة تلقائية لمستند Word.xlsx

هنا ملف Word ، إذا كنت بحاجة إلى المرجع.

إجراء خطوة بخطوة للتعبئة التلقائية لمستند Word من Excel

من أجل القيام بذلك تحتاج إلى ملف Excel لاستيراد البيانات منه وملف Word الذي تكتب بياناتك فيه. سوف أتناول جميع الخطوات بالتفصيل حتى يتمكن أي شخص من الفهم بغض النظر عن معرفته ببرنامج Excel. فيما يلي دليل تفصيلي تفصيلي خطوة بخطوة.

الخطوة 1: قم بإعداد ملف Excel

قم بإنشاء ملف Excel باستخدام مجموعة البيانات إذا لم يكن لديك واحد بالفعل. للتدرب ، يمكنك تجربة الخيار الوارد في مربع التنزيل أعلاه. إذا كان لديك واحد ، فتأكد من أن الجدول / مجموعة البيانات تبدأ في الخلية A1 . للتوضيح ، أستخدم ما يليمجموعة البيانات.

يمكنك الحصول على أوراق متعددة في ملف Excel ، ولكن يمكنك استخدام ورقة واحدة فقط لتعبئة مستند Word تلقائيًا من Excel.

الخطوة 2: انتقل إلى مستند Word

الآن ، انتقل إلى مستند Word الخاص بك وقم بإنشاء القالب قبل أن تريد أتمتة البيانات. لقد أنشأت الجدول التالي لوضع جميع المعلومات بشكل منفصل لتسهيل فهمها.

هذا هو الجزء الذي سيبقى بدون تغيير لجميع التكرارات.

قراءة المزيد: كيفية إدراج جدول Excel في Word (8 طرق سهلة)

الخطوة 3: انتقل إلى المراسلات علامة التبويب

في مستند Word ، حدد علامة التبويب المراسلات من الشريط.

الخطوة 4: حدد ورقة Excel كمستلم

الآن ، ضمن علامة التبويب ، يمكنك العثور على المجموعة بدء دمج المراسلات . انقر فوق حدد المستلمون ثم حدد استخدام قائمة موجودة من القائمة المنسدلة.

الخطوة 5: حدد ملف Excel

A حدد مصدر البيانات ستظهر نافذة منبثقة. انتقل الآن إلى ملف Excel وحدده.

الخطوة 6: حدد الورقة

إذا كان لديك جداول بيانات متعددة داخل ملف Excel واحد ، فحدد بعناية واحد تريد التصدير منه. في هذا الملف ، لدي واحد فقط اسمه Dataset . ثم تحقق من الصف الأول من البيانات الذي يحتوي على رؤوس الأعمدة إذا كان لديك رؤوس في مجموعة البيانات الخاصة بك. لدي رؤوس في مجموعة البيانات الخاصة بي لذا فقد تحققت قدر المستطاعانظر من الشكل.

بعد ذلك ، انقر فوق موافق .

اقرأ المزيد: كيفية إدراج ملف Excel جدول بيانات إلى Word (4 طرق سهلة)

قراءات مماثلة

• نسخ من Excel إلى Word دون فقدان التنسيق (4 طرق سهلة)
• كيفية نسخ النص فقط من Excel إلى Word (3 طرق سريعة)

الخطوة 7: إدراج حقل الدمج

إذا كنت قد أكملت الخطوات المذكورة أعلاه ، فمن الجيد أن تنتقل إلى ملء مستند Word تلقائيًا من Excel. ما عليك فعله الآن هو إدخال حقل الدمج لإدراج البيانات في الموضع المطلوب.

لنفترض أنك تريد الاسم الكامل في الرأس. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إدخال First Name و Last Name على التوالي. اتبع هذه الخطوات لمعرفة كيفية القيام بذلك.

• أولاً ، حدد الموضع الذي تريد وضعه فيه.

• ثم انتقل إلى علامة التبويب المراسلات في الشريط.
• في المجموعة كتابة وإدراج حقل ، يمكنك العثور على إدراج حقل دمج انقر فوق السهم الموجود بجانبه.
• من القائمة المنسدلة ، حدد الاسم_الأول .

سوف لديك شيء من هذا القبيل.

• كرر نفس العملية ، ولكن هذه المرة حدد Last_Name من القائمة المنسدلة لإدخال الاسم الأخير .

بالقيام بذلك سيكون لديك شيء مثل هذا في ملف Word الخاص بك.

في حقل العلامة & lt ؛ & GT ؛ كلالأسماء الأولى وفي حقل & lt؛ & gt؛ سيتم تكرار جميع الأسماء الأخيرة.

الخطوة 8: كرر الخطوة أعلاه بقدر ما تحتاج

يمكن تكرار الخطوات الفرعية الموضحة في الخطوة أعلاه لجميع البيانات التي تريد ملء مستند Word تلقائيًا من Excel. بالنسبة لمجموعة البيانات هذه ، يمكنك الاستيراد التلقائي المعرف ، الاسم الأول ، اسم العائلة ، الجنسية ، الحقل ، و اخترع / اكتشف البيانات في ملف Word. ما عليك سوى استيراد الملف المطلوب من القائمة المنسدلة.

سيبدو ملء الجدول بالرؤوس ذات الصلة على هذا النحو.

الخطوة 9: معاينة النتائج

لمعاينة الشكل الذي سيبدو عليه ، حدد معاينة النتائج من علامة التبويب المراسلات .

سيُظهر معاينة الأولى.

لمعاينة الآخرين ، في علامة التبويب Mailing ، ضمن علامة التبويب معاينة النتائج المجموعة ، حدد الأسهم للتبديل إلى السابقة أو اللاحقة.

على سبيل المثال ، إذا حددت السهم الأيمن ، يمكنك رؤية هذا السهم .

بالنقر فوق السهم الأيمن أو الأيسر مرة أخرى ، يمكنك معاينة التالي أو السابق بنفس الطريقة.

اقرأ المزيد: كيف لإنشاء مستند Word من Excel Macro

الخطوة 10: حفظ ملف Word

أخيرًا ، احفظ ملف Word بالانتقال إلى علامة التبويب ملف ثم تحديد الأمر حفظ باسم .

لاحظ أن ،يمكنك أيضًا حفظه كملف .docx . في هذه الحالة ، يجب عليك تحديد نعم في مربع التحذير الذي ينبثق في كل مرة تفتح فيها تحذير ملف Word حول المستند الذي يحتوي على أمر SQL.

عند اتباع جميع الخطوات الموضحة أعلاه ، تقوم بدمج ملف Excel مع ملف Word بالبريد. لكل صف في مجموعة بيانات Excel ، يُنشئ ملف Word أوراق مختلفة. وفي كل ورقة ، وضع ملف Word في قيمة العمود من صف معين في القالب ليحل محل العلامة & lt؛ & gt؛ ونحصل على النتيجة المرجوة.

اقرأ المزيد: كيفية فتح مستند Word وحفظه بتنسيق PDF أو Docx باستخدام VBA Excel

الاستنتاج

هذا كان دليلًا تفصيليًا خطوة بخطوة لملء مستند Word تلقائيًا من Excel. آمل أن تكون قد وجدت هذا الدليل مفيدًا وغنيًا بالمعلومات. إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات ، فأخبرنا بها أدناه. لمزيد من الأدلة مثل هذا ، قم بزيارة Exceldemy.com .