Rašydami dokumentą galite susidurti su scenarijais, kai reikia importuoti duomenis iš įvairių failų. Šiuo tikslu labai dažnai pasitaiko importavimas iš skaičiuoklės programinės įrangos, pavyzdžiui, "Excel". Žinoma, yra ir toks procesas, kai rankiniu būdu nukopijuokite ir įklijuokite jį į "Word" failą iš "Excel" failo. Tačiau šiame straipsnyje daugiausia dėmesio bus skiriama tam, kaip automatiškai užpildyti "Word" dokumentą iš "Excel".

Atsisiųsti praktikos sąsiuvinį

Atsisiųskite sąsiuvinį, kuriame yra duomenų rinkinys, naudotas šiame straipsnyje aprašytiems veiksmams demonstruoti, ir patys išbandykite šį procesą, kol skaitysite straipsnį.

Automatinis "Word" dokumento užpildymas.xlsx

Čia yra "Word" failas, jei jums prireiktų nuorodos.

Žingsnis po žingsnio procedūra automatiškai užpildyti "Word" dokumentą iš "Excel

Kad tai padarytumėte, jums reikia "Excel" failo, iš kurio importuotumėte duomenis, ir "Word" failo, į kurį rašote savo duomenis. Išsamiai aprašysiu visus veiksmus, kad juos suprastų kiekvienas, nepriklausomai nuo jo "Excel" žinių. Čia pateikiamas išsamus žingsnis po žingsnio vadovas.

1 žingsnis: Paruoškite "Excel" failą

Sukurkite "Excel" failą su duomenų rinkiniu, jei jo dar neturite. Praktikos tikslais galite išbandyti aukščiau esančiame atsisiuntimo lange pateiktą failą. Jei turite, įsitikinkite, kad lentelė / duomenų rinkinys prasideda ląstelėje A1 . Demonstravimui naudoju šį duomenų rinkinį.

"Excel" faile galite turėti kelis lapus, tačiau automatiniam "Word" dokumento užpildymui iš "Excel" galite naudoti tik vieną lapą.

2 veiksmas: Eikite į "Word" dokumentą

Dabar eikite į "Word" dokumentą ir sukurkite šabloną prieš norėdami automatizuoti duomenis. Aš sukūriau toliau pateiktą lentelę, kad būtų galima atskirai pateikti visą informaciją, kad būtų lengviau suprasti.

Ši dalis išliks nepakitusi per visas iteracijas.

Skaityti daugiau: Kaip įterpti "Excel" lentelę į "Word" (8 paprasti būdai)

3 veiksmas: eikite į Pašto pranešimai Skirtukas

"Word" dokumente pasirinkite Pašto pranešimai skirtuką iš juostos.

4 veiksmas: pasirinkite "Excel" lapą kaip gavėją

Dabar skirtuke galite rasti Pradėti "Mail Merge grupė. Spustelėkite Pasirinkite gavėjus ir pasirinkite Naudokite esamą sąrašą iš išskleidžiamojo meniu.

5 veiksmas: pasirinkite "Excel" failą

A Pasirinkite duomenų šaltinį Atsidarys langas. Dabar pereikite prie savo "Excel" failo ir jį pasirinkite.

6 veiksmas: pasirinkite lapą

Jei viename "Excel" faile yra kelios skaičiuoklės, atidžiai pasirinkite tą, iš kurios norite eksportuoti. Šiame faile turiu tik vieną, pavadintą Duomenų rinkinys . Tada patikrinkite Pirmoji duomenų eilutė su stulpelių antraštėmis Jei duomenų rinkinyje yra antraščių. Mano duomenų rinkinyje yra antraščių, todėl patikrinau, kaip matote iš paveikslėlio.

Po to spustelėkite GERAI .

Skaityti daugiau: Kaip įterpti "Excel" skaičiuoklę į "Word" (4 paprasti metodai)

Panašūs skaitiniai

• Kopijavimas iš "Excel" į "Word" neprarandant formatavimo (4 paprasti būdai)
• Kaip kopijuoti tik tekstą iš "Excel" į "Word" (3 greiti metodai)

7 veiksmas: Įterpti sujungimo lauką

Jei atlikote pirmiau nurodytus veiksmus, galite automatiškai užpildyti "Word" dokumentą iš "Excel". Dabar reikia įterpti sujungimo lauką, kad duomenys būtų įterpti norimoje vietoje.

Tarkime, norite, kad antraštėje būtų nurodytas visas vardas. Tam reikia įvesti Vardas ir Pavardė iš eilės. Atlikite šiuos veiksmus, kad sužinotumėte, kaip tai padaryti.

• Pirmiausia pasirinkite padėtį, į kurią norite jį įdėti.

• Tada eikite į Pašto pranešimai juostos skirtuką.
• Į Įrašyti ir įterpti lauką grupę, galite rasti Įterpti sujungimo lauką Spustelėkite šalia esančią rodyklę.
• Iš išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Vardas_pavadinimas .

Turėsite kažką panašaus į tai.

• Pakartokite tą patį procesą, bet šį kartą pasirinkite Pavardė_Vardas iš išskleidžiamojo meniu įveskite pavardę.

Tokiu būdu "Word" faile turėsite štai tokį vaizdą.

Šioje srityje <> visus vardus ir lauke <> bus iteruojami visi pavardės vardai.

8 veiksmas: pakartokite pirmiau nurodytą veiksmą tiek kartų, kiek reikia

Ankstesniame žingsnyje aprašytus poskyrius galima pakartoti visiems duomenims, kuriuos norite automatiškai užpildyti "Word" dokumente iš "Excel". Šiam duomenų rinkiniui galite automatiškai importuoti ID , Vardas , Pavardė , Pilietybė , Laukas , ir Išrastas / atrastas duomenis į Word failą. Jums tereikia importuoti norimą iš išskleidžiamojo meniu.

Užpildžius lentelę atitinkamomis antraštėmis, ji atrodys maždaug taip.

9 veiksmas: rezultatų peržiūra

Norėdami peržiūrėti, kaip tai atrodys, pasirinkite Peržiūros rezultatai iš Pašto pranešimai skirtukas.

Bus rodoma pirmojo iš jų peržiūra.

Norėdami peržiūrėti kitus, į Paštas skirtuke Peržiūros rezultatai grupę, pasirinkite rodykles, kad pereitumėte į ankstesnę arba vėlesnę grupę.

Pavyzdžiui, jei pasirinksite dešinę rodyklę, pamatysite šią rodyklę.

Dar kartą spustelėję rodyklę į dešinę arba į kairę, tokiu pat būdu galite peržiūrėti kitus arba ankstesnius.

Skaityti daugiau: Kaip sukurti "Word" dokumentą iš "Excel" makrokomandos

10 veiksmas: išsaugokite "Word" failą

Galiausiai išsaugokite "Word" failą, eidami į Failas skirtuką ir pasirinkdami Išsaugoti kaip komanda.

Atkreipkite dėmesį, kad taip pat galite jį išsaugoti kaip .docx Tokiu atveju turite pasirinkti Taip įspėjimo lange, kuris pasirodo kaskart atidarius "Word" failą ir įspėja apie tai, kad dokumente yra SQL komanda.

Kai atliksite visus pirmiau aprašytus veiksmus, Jūs paštu sujungti "Excel" failą su "Word" failu. Kiekvienai "Excel" duomenų rinkinio eilutei "Word" failas sukuria skirtingus lapus. Ir kiekviename lape, "Word" failas įdėti stulpelio vertę iš tam tikros eilutės šablono pakeičiant <> ir mes gauname mūsų norimą rezultatą.

Skaityti daugiau: Kaip atidaryti "Word" dokumentą ir išsaugoti kaip PDF arba Docx su VBA "Excel

Išvada

Tai buvo žingsnis po žingsnio vadovas, kaip automatiškai užpildyti "Word" dokumentą iš "Excel". Tikimės, kad šis vadovas jums buvo naudingas ir informatyvus. Jei turite klausimų ar pasiūlymų, praneškite mums apie tai toliau. Daugiau tokių vadovų rasite apsilankę Exceldemy.com .