У Microsoft Excel введення даних стає швидшим, коли ми використовуємо фільтр зі спадним списком. Фільтри можна використовувати для фільтрації та приховування розділів даних нашого робочого аркуша. У цій статті ми продемонструємо, як створити фільтр зі спадним списком в Excel.

Завантажити Практичний посібник

Ви можете завантажити робочий зошит та потренуватися за ним.

7 різних способів створення випадаючого списку з фільтром в Excel

Фільтрація відрізняється від групування тим, що дозволяє нам кваліфікувати і показувати тільки ту інформацію, яка має відношення до нас. Давайте розглянемо кілька простих способів створення фільтра випадаючих списків в Excel.

1. створити випадаючий список

У цьому методі ми побачимо, як можна створити фільтр зі списком, що випадає. Для цього ми використаємо наведений нижче набір даних. Набір даних містить імена деяких кандидатів у стовпчику B Тепер ми хочемо скласти список кандидатів, які пройшли або не пройшли відбір, в колонці C Для полегшення роботи ми створимо фільтр випадаючого списку. Для цього нам потрібно виконати наступні кроки.

• Спочатку виділяємо комірки, в яких ми хочемо створити фільтр зі списком, що випадає.
• По-друге, натисніть на кнопку Дані вкладка на стрічці.
• По-третє, нам потрібно вийти на Перевірка даних випадаюче меню.
• По-четверте, виберіть пункт Перевірка даних з випадаючого меню.

• Це відкриє можливості для Перевірка даних діалогове вікно.
• В рамках проекту Налаштування варіант, ми можемо побачити Критерії валідації .
• Тепер натисніть на випадаюче меню під Дозволити .
• За замовчуванням, Будь-яке значення вибрано. Ми змінимо його на Список .

• З'явиться вікно з назвою Джерело Ми напишемо Так , Ні , Ще не визначилися у вікні джерела.
• Потім натисніть на кнопку ГАРАЗД. кнопку.

• Нарешті, ми можемо побачити результат: вибрані нами клітинки тепер є випадаючими списками.
• Тепер ми можемо легко скласти список тих, хто пройшов відбір.

• Якщо нам потрібно внести зміни до даних, ми можемо швидко це зробити.

Читати далі: Як створити залежний випадаючий список в Excel

2. фільтр випадаючого списку Excel для вилучення даних

У цьому методі ми розглянемо, як витягти дані або відфільтрувати дані на основі вибору зі спадного списку в Excel. Отже, у нас є набір даних, який містить деякий ідентифікатор товару в стовпці B найменування продукції у графі C та назву округу в колонці D .

2.1 Скласти перелік унікальних об'єктів

Ми складемо унікальний список країн, для цього давайте подивимось на кроки, які наведені нижче.

КРОКИ:

• По-перше, виберіть округи, які знаходяться в колонці D .

• По-друге, вставте вибрані країни в будь-яку іншу комірку робочого аркуша.

• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладку зі стрічки.
• Потім натисніть на кнопку Видалення дублікатів .

• Про це буде повідомлено в Видалення дублікатів діалогове вікно.
• Тепер перевірте, чи виділена колонка, яку ми хочемо зробити унікальним списком, чи ні.
• Потім натисніть ГАРАЗД. .

• З'явиться спливаюче вікно, яке підтверджує, що з обраної колонки видалено дублікати значень.

• У підсумку ми бачимо, що 2 видаляються дублікати значень та 4 залишилися унікальні значення.

2.2 Створіть випадаючий фільтр для відображення унікальних елементів

Для відображення унікальних значень у фільтрі випадаючого списку потрібно діяти так само, як показано на малюнку.

КРОКИ:

• Для початку перейдіть на сторінку Дані рахунок.
• Після цього натисніть на кнопку Перевірка даних випадаюче меню.
• Тепер виберіть Перевірка даних .

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• В цей момент виберіть Список з випадаючого списку.

• Далі натисніть на верхню стрілку в розділі "Джерело".

• Тепер виберіть унікальні значення, які ми згенерували.
• Хіт Увійдіть .

• На цей раз ми бачимо, що вибрані унікальні значення знаходяться в розділі джерела.
• Натисніть ГАРАЗД. .

• При цьому випадаючий список тепер відображається в I2 .

2.3 Використання допоміжних стовпців для вилучення записів

Нам потрібно, щоб Excel автоматично визначав записи, які відповідають обраному елементу, як тільки ми робимо випадаючий вибір. Для цього нам потрібні три допоміжні стовпці. Давайте розглянемо нижче кроки, як ми можемо це зробити.

КРОКИ:

• У першому допоміжному стовпчику нам потрібен номер рядка для кожної з цих комірок. Отже, E5 буде номером рядка 1 в наборі даних та E6 буде номером рядка 2 Для цього ми можемо вручну виконати хардкод або скористатися командою РЯДИ формула.
• РЯДИ приймає вхідні дані у вигляді масиву і повертає кількість рядків між двома посиланнями на комірки. У нашому прикладі в комірці E5 є лише один рядок.
• Заблокуйте першу комірку, натиснувши F4 або поставити ( $ ) знак долара.
• А тепер запишіть формулу.

• Потім натисніть Увійдіть .

• Тепер перетягніть маркер заповнення, щоб скопіювати формулу для відображення всіх рядків.

• Ми бачимо, що комірки збільшуються на одиницю, тому що з D5 до D6 у нас два ряди і так далі.

• Тепер створимо допоміжний стовпчик два, який покаже тільки ті номери рядків, які відповідають країні, яку ми вибрали в I2 Нам потрібні ті номери рядків, в яких є Бангладеш. Таким чином, допоміжний стовпець покаже 1 і 4 Для цього ми будемо використовувати ЯКЩО стан.
• І, умовою цього є

• Тепер перетягніть ручку заповнення вниз, щоб показати цифри.

• Якщо ми змінимо країну, ми побачимо помічника 2 у стовпчиках буде показано номер рядка, в якому міститься країна.

• Після цього нам знадобиться ще один допоміжний стовпець, в якому всі числа з допоміжного стовпця 2 Насправді ми не хочемо, щоб між ними був проміжок. Для цього ми використовуємо функцію МАЛИЙ формула.
• А тепер запишіть формулу нижче.

Тут ми використовуємо ROWS($F$5:F5) повернути перше найменше значення.

• Але є проблема. Коли ми тягнемо ручку заповнення вниз, вона показує #НУМ! помилки.

• Щоб уникнути помилки, запишемо формулу нижче.

Це ПОМИЛКА функція видалить помилку.

• Нарешті, коли ми перетягнемо маркер заповнення, номери рядків будуть відображатися належним чином.

• Тепер останні кроки, нові три колонки показують ідентифікатори та назви продуктів обраних країн. Для цього ми використаємо просту формулу Функція INDEX який повертає ідентифікатор товару відповідно до обраної країни.
• Зараз у камері K5 запишіть формулу.

В рамках проекту COLUMNS($H$5:H5) виберіть той самий стовпець, який знаходиться в лівій дужці робочого аркуша.

• Знову ж таки, ми можемо бачити, що #ЦІННІСТЬ! з'являється помилка.

• Для видалення помилки використовуємо ту ж, що і раніше, команду Функція IFERROR .
• Замість попередньої формули тепер напишемо таку.

• Нарешті, перетягніть ручку заповнення на себе K5:M10 .
• І всі кроки зроблені.

• Якщо ми змінимо країну з випадаючого списку фільтрів, ми побачимо, що права таблиця автоматично зміниться.

Читати далі: Як створити випадаючий список в Excel з декількома варіантами вибору

3. сортування та фільтрація даних у Excel зі спадного списку

В Excel є багато цікавих інструментів, які ми можемо використовувати у своїй щоденній роботі. Сортування та фільтрація Панель інструментів - це одна з функцій, за допомогою якої ми можемо легко створити фільтр випадаючого списку в наших даних. Подібно до вищезазначених методів, ми будемо використовувати той самий набір даних, з ідентифікатором товару, назвою товару та країною.

3.1 Створення випадаючого списку за допомогою функції сортування та фільтрації

Розглянемо, як користуватися панеллю інструментів сортування та фільтрації. Для цього необхідно виконати наступні дії.

КРОКИ:

• Спочатку виберіть заголовки набору даних.
• Потім, з боку Дані у вкладці стрічки натисніть на Фільтр який знаходиться в Сортування та фільтрація розділ.

• Це робить всі заголовки випадаючим фільтром зі стрілкою.
• Тепер натисніть на будь-який із заголовків, які ми хочемо відфільтрувати.
• Отже, ми натискаємо на стрілку, що випадає, Product ID, щоб відфільтрувати продукти.
• Тепер знімаємо галочки з тих даних, які ми не хочемо переглядати.
• Потім натисніть на кнопку ГАРАЗД. кнопку.

• Нарешті ми бачимо результат - всі неперевірені товари зникли з набору даних. Всі неперевірені дані тепер тимчасово приховані.

3.2 Додати новий фільтр

Щоб додати нові фільтри до того ж набору даних, просто виконайте наступні дії.

КРОКИ:

• В першу чергу, натискаємо стрілку, що випадає, де ми хочемо додати нові фільтри. Ми натиснемо на країну.
• По-друге, знімаємо галочки з усіх інших країн, які ми не хочемо переглядати.
• Потім натисніть ГАРАЗД. .

• Зараз ми можемо бачити тільки продукти з країною Бангладеш Інші тимчасово приховані.

3.3 Очистити існуючий фільтр

Якщо нам потрібно очистити існуючий фільтр, ми можемо просто очистити ці фільтри, виконавши наступні кроки.

КРОКИ:

• Спочатку натисніть на стрілку випадаючого списку заголовка, який відфільтрований. Ми хочемо очистити фільтр від ідентифікації товару.
• Тепер натисніть на Очистити фільтр по "ID товару" .

• І все, тепер фільтри випадаючих списків прибрані.

Читати далі: Як створити динамічний залежний випадаючий список в Excel

4. фільтрування даних в Excel за допомогою пошуку

Аналогічно, тепер ми побачимо фільтрацію випадаючих даних за допомогою пошуку. Для цього ми використовуємо той самий набір даних, що і в попередніх методах.

КРОКИ:

• Примітивно вибираємо всі заголовки, які ми хочемо зробити випадаючим списком.
• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладка> натисніть на Фільтр .

• Щоб відфільтрувати стовпець, натисніть стрілку, що випадає в цьому стовпці. Ми хочемо відфільтрувати стовпець "Назва товару".
• Далі в пошуковому рядку на картинці пишемо назву продукту, який ми хочемо бачити. Ми хочемо бачити тільки назву продукту Шампунь.
• Потім натисніть ГАРАЗД. .

• І тепер ми бачимо, що він буде відображати тільки ті дані, які містять назву товару, Шампунь .

Читати далі: Випадаючий список Excel в залежності від вибору

Схожі читання

• Створення випадаючого списку Excel з таблиці (5 прикладів)
• Як створити випадаючий список у Excel з кольором (2 способи)
• Не працює випадаючий список Excel (8 проблем та шляхи їх вирішення)
• Як створити список з діапазону в Excel (3 способи)

5. текстові фільтри в Excel Фільтр випадаючих списків

Для більш конкретного перегляду даних можна скористатися текстовими фільтрами.

КРОКИ:

• Для побудови випадаючого списку виберіть всі заголовки набору даних.
• Потім перейдіть на сторінку Дані і виберіть вкладку Фільтр .

• Після цього натискаємо на стрілку, що випадає, в колонці тексту, який ми хочемо відфільтрувати. Натискаємо на колонку країни.
• Потім перейдіть на сторінку Текстові фільтри > Не містять .

• Наразі, на даний момент, в Спеціальний автофільтр Припустимо, що ми не хочемо містити жодних даних з Канадою, тому обираємо Канаду.
• Тоді, ГАРАЗД. .

• Зараз ми бачимо, що всі дані, які містять країну, тепер приховані. Канада .

Читати далі: Як створити випадаючий список з декількома стовпчиками в Excel

6. фільтрація чисел у фільтрі випадаючих списків Excel

Для маніпулювання числами ми можемо використовувати Числові фільтри Для цього ми використаємо наведений нижче набір даних.

КРОКИ:

• Відповідно до попередніх способів виберіть заголовки.
• Перейдіть до Дані вкладка> натисніть на Фільтр .

• Натискаємо на стрілку, що випадає в колонці, яка містить тільки номери. Натискаємо на ідентифікацію товару.
• Тепер, від Числові фільтри виберіть Між Тому що ми хочемо бачити продукт в межах 105-110.

• Це відкриє можливості для Спеціальний автофільтр діалогове вікно.
• Тепер візьмемо цифри, які ми хочемо відобразити.
• Потім натисніть ГАРАЗД. .

• Нарешті, тепер відображаються товари з ідентифікатором 105-110, а інші приховані з даних.

7. фільтри дат у випадаючому списку Excel

Для того, щоб переглянути дані за певний період часу, ми можемо скористатися фільтром за датою. Для цього ми скористаємося набором даних нижче, який схожий на попередній, але, крім того, в цьому наборі даних є колонка з датою поставки. Отже, давайте покроково розглянемо ці кроки.

КРОКИ:

• Аналогічно, іншим методом, виберіть заголовки.
• Від Дані у вкладці, натисніть на кнопку Фільтр .

• Натисніть на стрілку, що випадає, "Дата доставки".
• Перейдіть до Фільтри за датою Ми хочемо відобразити тільки той товар, який був доставлений в минулому місяці, тому вибираємо останній місяць.

• Нарешті, ми бачимо, що зараз відображається вся продукція, яку ми поставили за останній місяць.

Висновок

У цій статті ви дізналися про фільтр випадаючих списків Excel. Сподіваюся, це допоможе вам! Якщо у вас виникли запитання, пропозиції чи відгуки, будь ласка, повідомте нам у розділі коментарів. Або ви можете переглянути інші наші статті в розділі ExcelWIKI.com блог!