В Microsoft Excel въвеждането на данни става по-бързо, когато използваме филтър за падащ списък. Филтрите могат да се използват за филтриране и скриване на части от данните на работния лист. В тази статия ще покажем как да създадем филтър за падащ списък в Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Можете да изтеглите работната тетрадка и да се упражнявате с тях.

7 различни начина за създаване на падащ списък с филтър в Excel

Филтрирането се различава от групирането по това, че ни позволява да класифицираме и показваме само информацията, която е от значение за нас. Нека разгледаме някои лесни начини за създаване на филтър за падащи списъци в Excel.

1. Създаване на падащ списък

В този метод ще видим как можем да създадем филтър с падащ списък. За целта ще използваме набора от данни по-долу. Наборът от данни съдържа някои имена на кандидати в колона B . Сега искаме да направим списък на кандидатите, ако са избрани или не в колона C . Ще създадем филтър за падащ списък, за да улесним работата. За да направим това, трябва да следваме стъпките по-долу.

• Първо, изберете клетките, в които искате да създадете филтъра с падащ списък.
• Второ, щракнете върху Данни в лентата.
• Трето, трябва да отидем в Утвърждаване на данните падащо меню.
• Четвърто, изберете Утвърждаване на данните от падащото меню.

• Това ще отвори Утвърждаване на данните диалогов прозорец.
• В Настройки можем да видим опцията Критерии за валидиране .
• Сега щракнете върху падащото меню под Позволете .
• По подразбиране, Всяка стойност е избран. Ще го променим на Списък .

• Това ще покаже поле с име Източник: . Ще напишем Да , Не , Все още не е взето решение в полето за източник.
• След това щракнете върху OK бутон.

• Накрая можем да видим резултата. Нашите избрани клетки сега са полета с падащи списъци.
• Сега можем лесно да направим списък на избраните лица.

• Ако трябва да направим промени в данните, можем да го направим бързо.

Прочетете повече: Как да създадете зависим падащ списък в Excel

2. Филтър за падащ списък на Excel за извличане на данни

В този метод ще видим как да извличаме данни или да филтрираме данни въз основа на избор от падащ списък в Excel. И така, тук имаме набор от данни, който съдържа някои идентификатори на продукти в колона B , наименованието на продуктите в колона C , а името на окръга в колона D .

2.1. Изготвяне на списък с уникални предмети

Ще направим уникален списък на държавите. За да го направим, нека разгледаме стъпките по-долу.

СТЪПКИ:

• Първо, изберете окръзите, които са в колона D .

• Второ, поставете избраните държави в някоя от другите клетки в работния лист.

• След това отидете в Данни от лентата.
• След това щракнете върху Премахване на дубликати .

• Това ще се появи в Премахване на дубликати диалогов прозорец.
• Сега проверете дали колоната, която искаме да направим уникален списък, е избрана или не.
• След това щракнете върху OK .

• Ще се появи изскачащ прозорец, потвърждаващ, че дублираните стойности са премахнати от избраната колона.

• В крайна сметка можем да видим, че 2 дублиращите се стойности се премахват и 4 остават уникални стойности.

2.2. Поставете падащ филтър, за да покажете уникални елементи

За да покажем уникалните стойности във филтър с падащ списък, трябва да следваме същото, както е показано.

СТЪПКИ:

• В началото отидете в Данни таб.
• След това щракнете върху Утвърждаване на данните падащо меню.
• Сега изберете Утвърждаване на данните .

• Сайтът Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• В този момент изберете Списък от падащото меню.

• След това щракнете върху горната стрелка в раздела Източник.

• Сега изберете уникалните стойности, които сме генерирали.
• Хит Въведете .

• В този момент можем да видим, че избраните уникални стойности се намират в раздела за източници.
• Кликнете върху ОК .

• По този начин падащият списък вече се показва в I2 .

2.3. Използване на помощни колони за извличане на записите

Необходимо е Excel да идентифицира автоматично записите, които съответстват на избрания елемент, веднага щом направим избор от падащото меню. За тази цел се нуждаем от три помощни колони. Нека разгледаме в стъпките по-долу как можем да направим това.

СТЪПКИ:

• В първата помощна колона ни е необходим номерът на реда за всяка от тези клетки, E5 ще бъде номерът на реда 1 в набора от данни и E6 ще бъде номерът на реда 2 и т.н. За да направим това, можем ръчно да въведем твърд код или да използваме РЕДОВЕ формула.
• РЕДОВЕ формулата приема входните данни като масив и връща броя на редовете между двете референтни клетки. В нашия пример в клетката E5 , има само един ред.
• Заключете първата клетка, като натиснете F4 или поставяне на ( $ ) знак за долар.
• Сега запишете формулата.

• След това натиснете Въведете .

• Сега плъзнете дръжката за запълване, за да копирате формулата и да покажете всички редове.

• Виждаме, че клетките се увеличават с единица, защото от D5 към D6 имаме два реда и т.н.

• Сега нека създадем помощна колона две, която ще показва само номерата на редовете, които отговарят на държавата, избрана в I2 . Искаме номерата на редовете, които имат Bangladesh. Така помощната колона ще показва 1 и 4 За да направим това, ще използваме IF състояние.
• И условието е

• Сега плъзнете дръжката за запълване надолу, за да покажете числата.

• Ако променим страната, ще видим помощника 2 ще се покаже номерът на реда, който съдържа държавата.

• След това се нуждаем от друга помощна колона, в която всички числа от помощната колона 2 Всъщност не искаме да има разстояние между тях. За целта използваме МАЛЪК формула.
• Сега запишете формулата по-долу.

Тук използваме РЕДОВЕ ($F$5:F5) за връщане на първата най-малка стойност.

• Но има проблем. Когато плъзнем дръжката за запълване надолу, тя показва #NUM! грешки.

• За да избегнем тази грешка, ще напишем формулата по-долу.

Този IFERROR ще премахне грешката.

• Накрая, когато плъзнем дръжката за запълване, номерата на редовете ще се показват правилно.

• Сега последните стъпки, новите три колони показват идентификаторите на продуктите на избраните страни и имената на продуктите. За да направим това, ще използваме прост Функция INDEX който връща идентификатора на продукта според избраната държава.
• Сега, в клетка K5 , запишете формулата.

В КОЛОНИ($H$5:H5) , изберете същата колона, която се намира в лявата скоба на работния лист.

• Отново можем да видим, че #VALUE! се появява грешка.

• За да отстраним грешката, използваме същото като преди, а именно Функция IFERROR .
• Вместо предишната формула сега ще напишем.

• Накрая плъзнете дръжката за запълване над K5:M10 .
• И всички стъпки са изпълнени.

• Ако променим държавата от падащия списък с филтри, ще видим, че дясната таблица се променя автоматично.

Прочетете повече: Как да създадете падащ списък в Excel с множество избори

3. Excel Сортиране и филтриране на данни от падащ списък

В Excel има много интересни инструменти, които можем да използваме в ежедневната си работа. Сортиране и филтриране лентата с инструменти е една от функциите, с които лесно можем да направим филтър с падащ списък в нашите данни. По същия начин, както при горните методи, ще използваме същия набор от данни, с идентификатор на продукта, име на продукта и държава.

3.1. Създаване на падащ списък чрез функцията за сортиране и филтриране

Нека да видим как да използваме лентата с инструменти за сортиране и филтриране. За целта трябва да следваме стъпките по-долу.

СТЪПКИ:

• Първоначално изберете заглавията на набора от данни.
• След това от Данни в лентата, щракнете върху Филтър която е в Сортиране и филтриране раздел.

• По този начин всички заглавия се превръщат в падаща стрелка на филтъра.
• Сега щракнете върху някое от заглавията, които искате да филтрирате.
• Щракваме върху падащата стрелка Идентификатор на продукта, за да филтрираме продуктите.
• Сега махнете отметката от данните, които не искаме да виждаме.
• След това щракнете върху OK бутон.

• Най-накрая можем да видим резултата. Всички непроверени продукти вече са изчезнали от набора от данни. Всички непроверени данни вече са временно скрити.

3.2. Добавяне на нов филтър

За да добавите нови филтри в същия набор от данни, следвайте следните стъпки.

СТЪПКИ:

• На първо място щракнете върху падащата стрелка, където искаме да добавим нови филтри. Ще щракнем върху страната.
• На второ място премахнете отметката от всички други държави, които не искаме да виждаме.
• След това щракнете върху OK .

• Сега можем да видим само продуктите с държава Бангладеш вече са излезли. Други са временно скрити.

3.3. Изчистване на съществуващия филтър

Ако трябва да изчистим съществуващия филтър, можем просто да изчистим тези филтри, като следваме стъпките.

СТЪПКИ:

• Първо щракнете върху падащата стрелка на заглавието, която е филтрирана. Искаме да изчистим филтъра от идентификацията на продукта.
• Сега щракнете върху Изчистване на филтъра от "Идентификатор на продукта" .

• И това е. Филтрите от падащия списък вече са премахнати.

Прочетете повече: Как да създадете динамичен зависим падащ списък в Excel

4. Филтриране на данни в Excel чрез търсене

По същия начин сега ще видим филтриране на данни в падащо меню с помощта на търсене. За целта използваме същия набор от данни, както е показано в предишните методи.

СТЪПКИ:

• Първоначално изберете всички заглавия, които искаме да направим падащо поле.
• След това отидете в Данни таб> щракнете върху Филтър .

• За да филтрирате дадена колона, щракнете върху падащата стрелка в нея. Искаме да филтрираме колоната с името на продукта.
• След това в полето за търсене, показано на снимката, напишете името на продукта, което искаме да видим. Искаме да видим само името на продукта Шампоан.
• След това щракнете върху OK .

• И сега виждаме, че ще се показват само данните, които съдържат името на продукта, Шампоан .

Прочетете повече: Списък с падащи списъци в Excel в зависимост от избора

Подобни четива

• Създаване на падащ списък в Excel от таблица (5 примера)
• Как да създадете падащ списък в Excel с цвят (2 начина)
• Списъкът с падащи списъци в Excel не работи (8 проблеми и решения)
• Как да създадете списък от обхват в Excel (3 метода)

5. Текстови филтри в Excel Списък с падащи филтри

За да разгледаме данните по-конкретно, можем да използваме текстови филтри.

СТЪПКИ:

• За да конструирате падащо поле, изберете всички заглавия на набора от данни.
• След това отидете в Данни и изберете Филтър .

• След това щракнете върху падащата стрелка, в колоната на текста, който искаме да филтрираме. Щракваме върху колоната за държава.
• След това отидете в Текстови филтри > Да не съдържа .

• В този момент Персонализиран автофилтър Ще се появи диалогов прозорец. Да предположим, че не искаме да съдържаме никакви данни с Канада. Затова избираме Канада.
• След това, OK .

• Сега виждаме, че всички данни са скрити и съдържат държавата Канада .

Прочетете повече: Как да създадете падащ списък в няколко колони в Excel

6. Филтриране на числа в Excel Филтър за падащ списък

За работа с числа можем да използваме Брой филтри За тази цел ще използваме набора от данни по-долу.

СТЪПКИ:

• Изберете заглавията по същия начин, както при предишните методи.
• Отидете на Данни таб> щракнете върху Филтър .

• Щракнете върху падащата стрелка само на колоната, която съдържа числата. Ще щракнем върху идентификацията на продукта.
• Сега, от Брой филтри , изберете Между . Защото искаме да видим продукта между 105 -110.

• Това ще отвори Персонализиран автофилтър диалогов прозорец.
• Сега вземете числата, които искаме да покажем.
• След това щракнете върху ОК .

• И накрая, сега се показват продуктите с идентификационен номер между 105-110, а другите са скрити от данните.

7. Филтри за дата в падащия списък на Excel

За да разгледаме данните в определен период от време, можем да използваме филтъра за дата. За целта ще използваме набора от данни по-долу, който е подобен на предишния, но освен това този набор от данни има колона с дата на доставка. И така, нека разгледаме стъпките.

СТЪПКИ:

• По подобен начин, при другия метод, изберете заглавията.
• От Данни щракнете върху Филтър .

• Щракнете върху падащата стрелка Дата на доставка.
• Отидете на Филтри за дата . Искаме да покажем само продукта, който е доставен през последния месец. Затова избираме последния месец.

• Накрая виждаме, че сега са показани всички продукти, които сме доставили през последния месец.

Заключение

В тази статия научихте за филтъра за падащи списъци на Excel. Надявам се, че това ще ви помогне! Ако имате някакви въпроси, предложения или обратна връзка, моля, уведомете ни в раздела за коментари. Или можете да разгледате други наши статии в ExcelWIKI.com блог!