Στο Microsoft Excel, η εισαγωγή δεδομένων γίνεται ταχύτερη όταν χρησιμοποιούμε ένα φίλτρο αναδιπλούμενης λίστας. Τα φίλτρα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να φιλτράρουμε και να αποκρύψουμε τμήματα των δεδομένων του φύλλου εργασίας μας. Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε πώς να δημιουργήσετε φίλτρο αναδιπλούμενης λίστας του Excel.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Μπορείτε να κατεβάσετε το τετράδιο εργασιών και να εξασκηθείτε μαζί τους.

7 διαφορετικοί τρόποι δημιουργίας Drop Down List με φίλτρο στο Excel

Το φιλτράρισμα διαφέρει από την ομαδοποίηση στο ότι μας επιτρέπει να προσδιορίσουμε και να εμφανίσουμε μόνο τις πληροφορίες που μας αφορούν. Ας δούμε μερικούς εύκολους τρόπους για να δημιουργήσουμε φίλτρο αναδιπλούμενης λίστας excel.

1. Δημιουργήστε μια αναπτυσσόμενη λίστα

Σε αυτή τη μέθοδο, θα δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα φίλτρο αναπτυσσόμενης λίστας. Για το σκοπό αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε το παρακάτω σύνολο δεδομένων. Το σύνολο δεδομένων περιέχει κάποια ονόματα υποψηφίων στη στήλη B Τώρα, θέλουμε να φτιάξουμε μια λίστα με τους υποψηφίους αν έχουν επιλεγεί ή όχι στη στήλη C . Θα δημιουργήσουμε ένα φίλτρο αναδιπλούμενης λίστας για να κάνουμε τη δουλειά μας εύκολα. Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.

• Αρχικά, επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλουμε να δημιουργήσουμε το φίλτρο της αναπτυσσόμενης λίστας.
• Δεύτερον, κάντε κλικ στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Τρίτον, πρέπει να πάμε στο Επικύρωση δεδομένων αναπτυσσόμενο μενού.
• Τέταρτον, επιλέξτε το Επικύρωση δεδομένων από το αναπτυσσόμενο μενού.

• Αυτό θα ανοίξει το Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου.
• Στο Ρυθμίσεις επιλογή, μπορούμε να δούμε το Κριτήρια επικύρωσης .
• Τώρα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το Επιτρέψτε το .
• Από προεπιλογή, Οποιαδήποτε τιμή Θα το αλλάξουμε σε Λίστα .

• Αυτό θα εμφανίσει ένα πλαίσιο με το όνομα Πηγή . Θα γράψουμε Ναι , Όχι , Δεν έχει αποφασιστεί ακόμα στο πλαίσιο πηγή.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK κουμπί.

• Τέλος, μπορούμε να δούμε το αποτέλεσμα. Τα επιλεγμένα κελιά μας είναι τώρα αναπτυσσόμενα πλαίσια λίστας.
• Τώρα, μπορούμε εύκολα να φτιάξουμε μια λίστα με τους επιλεγμένους.

• Αν χρειαστεί να κάνουμε αλλαγές στα δεδομένα, μπορούμε να το κάνουμε γρήγορα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

2. Φίλτρο λίστας Drop Down του Excel για την εξαγωγή δεδομένων

Σε αυτή τη μέθοδο, θα δούμε πώς να εξάγουμε δεδομένα ή να φιλτράρουμε δεδομένα με βάση μια επιλογή από μια αναπτυσσόμενη λίστα στο excel. Έτσι, εδώ έχουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιέχει κάποιο αναγνωριστικό προϊόντος στη στήλη B , το όνομα των προϊόντων στη στήλη C , και το όνομα της κομητείας στη στήλη D .

2.1. Καταρτίστε έναν κατάλογο μοναδικών στοιχείων

Θα δημιουργήσουμε μια μοναδική λίστα των χωρών. Για να το κάνουμε αυτό, ας δούμε τα παρακάτω βήματα.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Πρώτον, επιλέξτε τους νομούς που βρίσκονται στη στήλη D .

• Δεύτερον, επικολλήστε τις επιλεγμένες χώρες σε οποιοδήποτε άλλο κελί του φύλλου εργασίας.

• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα από την κορδέλα.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αφαίρεση αντιγράφων .

• Αυτό θα εμφανιστεί στο Αφαίρεση αντιγράφων παράθυρο διαλόγου.
• Τώρα, ελέγξτε αν η στήλη που θέλουμε να κάνουμε τη μοναδική λίστα είναι επιλεγμένη ή όχι.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα επιβεβαιώνει ότι οι διπλές τιμές αφαιρέθηκαν από την επιλεγμένη στήλη.

• Τελικά, μπορούμε να δούμε ότι 2 οι διπλές τιμές αφαιρούνται και 4 απομένουν μοναδικές τιμές.

2.2. Τοποθετήστε ένα φίλτρο Drop Down για να εμφανίσετε μοναδικά στοιχεία

Για να εμφανίσουμε τις μοναδικές τιμές σε ένα φίλτρο αναδιπλούμενης λίστας πρέπει να ακολουθήσουμε το ίδιο όπως φαίνεται.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Στην αρχή, πηγαίνετε στο Δεδομένα καρτέλα.
• Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων αναπτυσσόμενο μενού.
• Τώρα, επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων .

• Το Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αυτή τη στιγμή, επιλέξτε Λίστα από το αναπτυσσόμενο μενού.

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο επάνω βέλος στην ενότητα Πηγή.

• Τώρα, επιλέξτε τις μοναδικές τιμές που δημιουργήσαμε.
• Χτύπημα Εισάγετε το .

• Αυτή τη στιγμή, μπορούμε να δούμε ότι οι επιλεγμένες μοναδικές τιμές βρίσκονται στο τμήμα πηγής.
• Κάντε κλικ στο OK .

• Με αυτόν τον τρόπο, η αναπτυσσόμενη λίστα εμφανίζεται τώρα στο I2 .

2.3. Χρήση βοηθητικών στηλών για την εξαγωγή των εγγραφών

Πρέπει το excel να εντοπίζει αυτόματα τις εγγραφές που αντιστοιχούν στο επιλεγμένο στοιχείο μόλις κάνουμε μια drop-down επιλογή. Για το σκοπό αυτό, χρειαζόμαστε τρεις βοηθητικές στήλες. Ας δούμε στα παρακάτω βήματα πώς μπορούμε να το κάνουμε αυτό.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Στην πρώτη βοηθητική στήλη, χρειαζόμαστε τον αριθμό γραμμής για κάθε ένα από αυτά τα κελιά. Έτσι, E5 θα είναι ο αριθμός γραμμής 1 στο σύνολο δεδομένων και E6 θα είναι ο αριθμός γραμμής 2 κ.ο.κ. Για να το κάνουμε αυτό, μπορούμε να κάνουμε χειροκίνητο σκληρό κώδικα ή να χρησιμοποιήσουμε το ΣΕΙΡΕΣ φόρμουλα.
• ΣΕΙΡΕΣ τύπος λαμβάνει την είσοδο ως πίνακα και επιστρέφει τον αριθμό των γραμμών μεταξύ των δύο αναφορών κελιών. Στο παράδειγμά μας, στο κελί E5 , υπάρχει μόνο μία σειρά.
• Κλειδώστε το πρώτο κελί πατώντας F4 ή βάζοντας ( $ ) σύμβολο δολαρίου.
• Τώρα, γράψτε τον τύπο.

• Στη συνέχεια, πατήστε Εισάγετε το .

• Τώρα, σύρετε τη λαβή γεμίσματος για να αντιγράψετε τον τύπο ώστε να εμφανιστούν όλες οι γραμμές.

• Βλέπουμε ότι τα κελιά αυξάνονται κατά ένα, επειδή από το D5 στο D6 έχουμε δύο σειρές και ούτω καθεξής.

• Τώρα, ας δημιουργήσουμε μια βοηθητική στήλη δύο η οποία θα εμφανίζει μόνο τους αριθμούς των γραμμών που ταιριάζουν με τη χώρα που έχουμε επιλέξει στο I2 Θέλουμε τους αριθμούς των γραμμών που έχουν το Μπανγκλαντές. 1 και 4 Για να το κάνουμε αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε ένα ΕΆΝ κατάσταση.
• Και, ο όρος είναι

• Τώρα, σύρετε τη λαβή γεμίσματος προς τα κάτω για να εμφανιστούν οι αριθμοί.

• Αν αλλάξουμε τη χώρα, μπορούμε να δούμε τον βοηθό 2 οι στήλες θα εμφανίζουν τον αριθμό της γραμμής που περιέχει τη χώρα.

• Μετά από αυτό, χρειαζόμαστε μια άλλη βοηθητική στήλη στην οποία όλοι οι αριθμοί της βοηθητικής στήλης 2 θα στοιβάζονται μαζί. Στην πραγματικότητα, δεν θέλουμε το κενό ανάμεσα τους. Για αυτό, χρησιμοποιούμε την εντολή SMALL φόρμουλα.
• Τώρα, γράψτε τον παρακάτω τύπο.

Εδώ, χρησιμοποιούμε ROWS($F$5:F5) για να επιστρέψετε την πρώτη μικρότερη τιμή.

• Αλλά, υπάρχει ένα πρόβλημα. Όταν σύρουμε τη λαβή γεμίσματος προς τα κάτω, εμφανίζεται #NUM! λάθη.

• Για να αποφύγουμε το σφάλμα θα γράψουμε τον παρακάτω τύπο.

Αυτό το IFERROR θα αφαιρέσει το σφάλμα.

• Τέλος, όταν σύρουμε τη λαβή γεμίσματος, οι αριθμοί γραμμών θα εμφανίζονται σωστά.

• Τώρα τα τελευταία βήματα, οι νέες τρεις στήλες εμφανίζουν τα αναγνωριστικά και τα ονόματα των προϊόντων των επιλεγμένων χωρών. Για να το κάνουμε αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε ένα απλό Λειτουργία INDEX που επιστρέφει το id του προϊόντος σύμφωνα με την επιλεγμένη χώρα.
• Τώρα, στο κύτταρο K5 , γράψτε τον τύπο.

Στο COLUMNS($H$5:H5) , επιλέξτε την ίδια στήλη που βρίσκεται στην αριστερή παρένθεση του φύλλου εργασίας.

• Και πάλι, μπορούμε να δούμε ότι η #VALUE! εμφανίζεται σφάλμα.

• Για να αφαιρέσουμε το σφάλμα, χρησιμοποιούμε το ίδιο όπως και πριν, το Λειτουργία IFERROR .
• Αντί του προηγούμενου τύπου τώρα θα γράψουμε.

• Τέλος, σύρετε τη λαβή γεμίσματος πάνω από K5:M10 .
• Και, όλα τα βήματα είναι έτοιμα.

• Αν αλλάξουμε τη χώρα από την αναπτυσσόμενη λίστα φίλτρων, βλέπουμε ότι ο πίνακας στη δεξιά πλευρά αλλάζει αυτόματα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε Drop Down List στο Excel με πολλαπλές επιλογές

3. Excel Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων από λίστα αναδυόμενων στοιχείων

Στο excel, υπάρχουν πολλά συναρπαστικά εργαλεία που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στην καθημερινή μας εργασία. Ταξινόμηση και φίλτρο γραμμή εργαλείων είναι ένα από τα χαρακτηριστικά που μπορούμε εύκολα να κάνουμε ένα πτυσσόμενο φίλτρο λίστας στα δεδομένα μας. Ομοίως οι παραπάνω μέθοδοι, Θα χρησιμοποιήσουμε το ίδιο σύνολο δεδομένων, με το αναγνωριστικό προϊόντος, το όνομα προϊόντος και τη χώρα.

3.1. Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα ταξινόμησης και φίλτρου

Ας δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη γραμμή εργαλείων ταξινόμησης και φιλτραρίσματος. Για το σκοπό αυτό, πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Αρχικά, επιλέξτε τις επικεφαλίδες του συνόλου δεδομένων.
• Στη συνέχεια, από το Δεδομένα στην κορδέλα, κάντε κλικ στο Φίλτρο το οποίο βρίσκεται στο Ταξινόμηση & φίλτρο τμήμα.

• Αυτό κάνει όλες τις επικεφαλίδες drop-down βέλος φίλτρου.
• Τώρα, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε από τις επικεφαλίδες που θέλουμε να φιλτράρουμε.
• Έτσι, κάνουμε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος Product ID για να φιλτράρουμε τα προϊόντα.
• Τώρα, καταργήστε την επιλογή των δεδομένων που δεν θέλουμε να δούμε.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK κουμπί.

• Τέλος, μπορούμε να δούμε το αποτέλεσμα. Όλα τα μη ελεγμένα προϊόντα έχουν πλέον εξαφανιστεί από το σύνολο δεδομένων. Όλα τα μη ελεγμένα δεδομένα είναι προσωρινά κρυμμένα τώρα.

3.2. Προσθήκη νέου φίλτρου

Για να προσθέσετε νέα φίλτρα στο ίδιο σύνολο δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής βήματα.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Αρχικά, κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος όπου θέλουμε να προσθέσουμε νέα φίλτρα. Θα κάνουμε κλικ στη χώρα.
• Στη δεύτερη θέση, καταργήστε την επιλογή όλων των άλλων χωρών που δεν θέλουμε να βλέπουμε.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Τώρα, μπορούμε να δούμε μόνο τα προϊόντα με τη χώρα Μπαγκλαντές βγαίνουν τώρα προς τα έξω. Άλλες είναι προσωρινά κρυμμένες.

3.3. Εκκαθάριση υπάρχοντος φίλτρου

Εάν πρέπει να διαγράψουμε το υπάρχον φίλτρο, μπορούμε απλά να διαγράψουμε αυτά τα φίλτρα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Πρώτον, κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος της κεφαλίδας που είναι φιλτραρισμένο. Θέλουμε να καταργήσουμε το φίλτρο από την αναγνώριση προϊόντος.
• Τώρα, κάντε κλικ στο Εκκαθάριση φίλτρου από το "αναγνωριστικό προϊόντος" .

• Και, αυτό είναι όλο. Τα φίλτρα της αναπτυσσόμενης λίστας καταργούνται τώρα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε δυναμική εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

4. Φιλτράρισμα δεδομένων στο Excel με χρήση αναζήτησης

Με την ίδια λογική, τώρα θα δούμε το πτυσσόμενο φιλτράρισμα δεδομένων με χρήση αναζήτησης. Για αυτό, χρησιμοποιούμε το ίδιο σύνολο δεδομένων που παρουσιάστηκε στις προηγούμενες μεθόδους.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Αρχικά, επιλέξτε όλες τις επικεφαλίδες που θέλουμε να κάνουμε ένα πτυσσόμενο πλαίσιο.
• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα> κάντε κλικ στο Φίλτρο .

• Για να φιλτράρετε μια στήλη, κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος στη συγκεκριμένη στήλη. Θέλουμε να φιλτράρουμε τη στήλη όνομα προϊόντος.
• Στη συνέχεια, στο πλαίσιο αναζήτησης που φαίνεται στην εικόνα γράψτε το όνομα του προϊόντος που θέλουμε να δούμε. Θέλουμε να δούμε μόνο το όνομα του προϊόντος Σαμπουάν.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Και, τώρα μπορούμε να δούμε ότι θα εμφανιστούν μόνο τα δεδομένα που περιέχουν το όνομα του προϊόντος, Σαμπουάν .

Διαβάστε περισσότερα: Excel Drop Down List ανάλογα με την επιλογή

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Δημιουργία Drop Down List του Excel από πίνακα (5 παραδείγματα)
• Πώς να δημιουργήσετε το Excel Drop Down List με χρώμα (2 τρόποι)
• Δεν λειτουργεί η αναπτυσσόμενη λίστα του Excel (8 ζητήματα και λύσεις)
• Πώς να δημιουργήσετε λίστα από σειρά στο Excel (3 μέθοδοι)

5. Φίλτρα κειμένου στο Excel Drop Down List Filter

Για να δούμε τα δεδομένα πιο συγκεκριμένα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φίλτρα κειμένου.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Για να κατασκευάσετε ένα πτυσσόμενο πλαίσιο, επιλέξτε όλες τις επικεφαλίδες του συνόλου δεδομένων.
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Δεδομένα και επιλέξτε Φίλτρο .

• Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος, στη στήλη του κειμένου που θέλουμε να φιλτράρουμε. Κάνουμε κλικ στη στήλη χώρα.
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Φίλτρα κειμένου >, Δεν περιέχουν .

• Σε αυτό το σημείο, ένα Προσαρμοσμένο φίλτρο AutoFilter Ας υποθέσουμε ότι δεν θέλουμε να περιέχει δεδομένα με τον Καναδά. Έτσι, επιλέγουμε τον Καναδά.
• Τότε, OK .

• Τώρα, μπορούμε να δούμε ότι όλα τα δεδομένα είναι πλέον κρυμμένα και περιέχουν τη χώρα Καναδάς .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε Drop Down List σε πολλαπλές στήλες στο Excel

6. Φιλτράρισμα αριθμών στο Excel Drop Down List Filter

Για να χειριστούμε αριθμούς, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε Φίλτρα αριθμού Για το σκοπό αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε το παρακάτω σύνολο δεδομένων.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Αντίστοιχα με τις προηγούμενες μεθόδους, επιλέξτε τις επικεφαλίδες.
• Πηγαίνετε στο Δεδομένα καρτέλα> κάντε κλικ στο Φίλτρο .

• Κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος της στήλης που περιέχει μόνο τους αριθμούς. Θα κάνουμε κλικ στην αναγνώριση προϊόντος.
• Τώρα, από Φίλτρα αριθμού , επιλέξτε Μεταξύ Γιατί θέλουμε να δούμε το προϊόν μεταξύ 105 -110.

• Αυτό θα ανοίξει το Προσαρμοσμένο φίλτρο AutoFilter παράθυρο διαλόγου.
• Τώρα, πάρτε τους αριθμούς που θέλουμε να εμφανίσουμε.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Τέλος, τώρα εμφανίζονται τα προϊόντα με αναγνωριστικό μεταξύ 105-110 και τα υπόλοιπα αποκρύπτονται από τα δεδομένα.

7. Φίλτρα ημερομηνίας στην αναπτυσσόμενη λίστα του Excel

Για να δούμε τα δεδομένα σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το φίλτρο ημερομηνίας. Για να το κάνουμε αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε το παρακάτω σύνολο δεδομένων το οποίο είναι παρόμοιο με το προηγούμενο, αλλά επιπλέον, αυτό το σύνολο δεδομένων έχει μια στήλη ημερομηνίας παράδοσης. Ας δούμε λοιπόν τα βήματα.

ΒΗΜΑΤΑ:

• Ομοίως, η άλλη μέθοδος, επιλέξτε τις επικεφαλίδες.
• Από το Δεδομένα καρτέλα, κάντε κλικ στο Φίλτρο .

• Κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος Ημερομηνία παράδοσης.
• Πηγαίνετε στο Φίλτρα ημερομηνίας Θέλουμε να εμφανίσουμε μόνο το προϊόν που παραδόθηκε τον τελευταίο μήνα. Έτσι επιλέγουμε τον τελευταίο μήνα.

• Τέλος, βλέπουμε ότι εμφανίζονται τώρα όλα τα προϊόντα που παραδώσαμε τον προηγούμενο μήνα.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, μάθατε για το Excel Drop Down List Filter. Ελπίζω ότι αυτό θα σας βοηθήσει! Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, προτάσεις ή σχόλια, παρακαλούμε ενημερώστε μας στο τμήμα σχολίων. Ή μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στα άλλα άρθρα μας στην ενότητα ExcelWIKI.com blog!