V programe Microsoft Excel sa zadávanie údajov zrýchli, keď použijeme filter rozbaľovacieho zoznamu. Filtre možno použiť na filtrovanie a zakrytie častí údajov nášho pracovného hárka. V tomto článku si ukážeme, ako vytvoriť filter rozbaľovacieho zoznamu programu Excel.

Stiahnite si cvičebnicu

Môžete si stiahnuť pracovný zošit a precvičovať s nimi.

7 rôznych spôsobov vytvárania rozbaľovacieho zoznamu s filtrom v programe Excel

Filtrovanie sa od zoskupovania líši tým, že nám umožňuje kvalifikovať a zobraziť len tie informácie, ktoré sú pre nás relevantné. Pozrime sa na niekoľko jednoduchých spôsobov, ako vytvoriť filter rozbaľovacieho zoznamu Excelu.

1. Vytvorte rozbaľovací zoznam

V tejto metóde si ukážeme, ako môžeme vytvoriť filter rozbaľovacieho zoznamu. Na tento účel použijeme nižšie uvedený súbor údajov. Súbor údajov obsahuje niekoľko mien kandidátov v stĺpci B Teraz chceme vytvoriť zoznam kandidátov, ak sú alebo nie sú vybraní v stĺpci C . vytvoríme filter rozbaľovacieho zoznamu, aby sa nám práca uľahčila. Na to musíme postupovať podľa nasledujúcich krokov.

• Najprv vyberte bunky, v ktorých chceme vytvoriť filter rozbaľovacieho zoznamu.
• Po druhé, kliknite na Údaje na páse kariet.
• Po tretie, musíme ísť do Overovanie údajov rozbaľovacie menu.
• Po štvrté, vyberte Overovanie údajov z rozbaľovacej ponuky.

• Tým sa otvorí Overovanie údajov dialógové okno.
• V Nastavenia môžeme vidieť možnosť Kritériá overovania .
• Teraz kliknite na rozbaľovaciu ponuku v časti Povoľte .
• V predvolenom nastavení, Akákoľvek hodnota je vybraná. Zmeníme ju na Zoznam .

• Zobrazí sa okno s názvom Zdroj . Napíšeme Áno , Nie , Ešte nie je rozhodnuté v políčku zdroj.
• Potom kliknite na OK tlačidlo.

• Nakoniec vidíme výsledok. Naše vybrané bunky sú teraz rozbaľovacie zoznamy.
• Teraz môžeme ľahko vytvoriť zoznam vybraných osôb.

• Ak potrebujeme vykonať zmeny v údajoch, môžeme to urobiť rýchlo.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť závislý rozbaľovací zoznam v programe Excel

2. Filter rozbaľovacieho zoznamu aplikácie Excel na extrahovanie údajov

V tejto metóde si ukážeme, ako extrahovať údaje alebo filtrovať údaje na základe výberu z rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel. Takže tu máme súbor údajov, ktorý obsahuje v stĺpci id nejakého výrobku B , názov výrobkov v stĺpci C a názov okresu v stĺpci D .

2.1. Vytvorte zoznam jedinečných položiek

Vytvoríme jedinečný zoznam krajín. Ak to chcete urobiť, pozrime sa na nasledujúce kroky.

KROKY:

• Najprv vyberte okresy, ktoré sú v stĺpci D .

• Po druhé, vložte vybrané krajiny do ktorejkoľvek z ostatných buniek pracovného hárka.

• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom kliknite na Odstránenie duplikátov .

• Táto informácia sa zobrazí v Odstránenie duplikátov dialógové okno.
• Teraz skontrolujte, či je stĺpec, z ktorého chceme vytvoriť jedinečný zoznam, vybraný alebo nie.
• Potom kliknite na tlačidlo OK .

• Zobrazí sa vyskakovacie okno s potvrdením, že duplicitné hodnoty boli z vybraného stĺpca odstránené.

• Nakoniec môžeme vidieť, že 2 sa odstránia duplicitné hodnoty a 4 zostávajú jedinečné hodnoty.

2.2. Vložte rozbaľovací filter na zobrazenie jedinečných položiek

Ak chceme zobraziť jedinečné hodnoty vo filtri rozbaľovacieho zoznamu, musíme postupovať rovnako ako na obrázku.

KROKY:

• Na začiatku prejdite na Údaje tab.
• Potom kliknite na Overovanie údajov rozbaľovacie menu.
• Teraz vyberte Overovanie údajov .

• Stránka Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• V tomto okamihu vyberte Zoznam z rozbaľovacieho zoznamu.

• Potom kliknite na hornú šípku v časti Zdroj.

• Teraz vyberte jedinečné hodnoty, ktoré sme vygenerovali.
• Hit Vstúpte na stránku .

• V tomto okamihu vidíme, že vybrané jedinečné hodnoty sa nachádzajú v časti zdroj.
• Kliknite na . OK .

• Týmto spôsobom sa teraz rozbaľovací zoznam zobrazí v I2 .

2.3. Použitie pomocných stĺpcov na extrakciu záznamov

Potrebujeme, aby Excel automaticky identifikoval záznamy, ktoré zodpovedajú vybranej položke, hneď ako vykonáme rozbaľovací výber. Na to potrebujeme tri pomocné stĺpce. Pozrime sa na nasledujúce kroky, ako to môžeme urobiť.

KROKY:

• V prvom pomocnom stĺpci potrebujeme číslo riadku pre každú z týchto buniek. Takže, E5 by bolo číslo riadku 1 v súbore údajov a E6 by bolo číslo riadku 2 , a tak ďalej. Na tento účel môžeme ručne vytvoriť pevný kód alebo použiť príkaz RIADKY vzorec.
• RIADKY vzorec prevezme vstup ako pole a vráti počet riadkov medzi dvoma odkazmi na bunky. V našom príklade je v bunke E5 , existuje len jeden riadok.
• Stlačením tlačidla uzamknite prvú bunku F4 alebo vkladanie ( $ ) znak dolára.
• Teraz si zapíšte vzorec.

• Potom stlačte tlačidlo Vstúpte na stránku .

• Teraz potiahnite rukoväť výplne, aby ste skopírovali vzorec a zobrazili všetky riadky.

• Vidíme, že bunky sú zväčšené o jednotku, pretože od D5 na D6 máme dva riadky a tak ďalej.

• Teraz vytvorme pomocný stĺpec dva, ktorý zobrazí len tie čísla riadkov, ktoré zodpovedajú krajine, ktorú sme vybrali v I2 Chceme čísla riadkov, ktoré majú Bangladéš. V pomocnom stĺpci sa teda zobrazí 1 a 4 Na tento účel použijeme IF stav.
• A podmienkou je

• Teraz potiahnite rukoväť výplne nadol, aby sa zobrazili čísla.

• Ak zmeníme krajinu, môžeme vidieť pomocníka 2 sa zobrazí číslo riadku, ktorý obsahuje krajinu.

• Potom potrebujeme ďalší pomocný stĺpec, v ktorom budú všetky čísla v pomocnom stĺpci 2 V skutočnosti nechceme, aby medzi nimi bola medzera. Na tento účel použijeme MALÉ vzorec.
• Teraz si zapíšte nasledujúci vzorec.

Tu používame ROWS($F$5:F5) vrátiť prvú najmenšiu hodnotu.

• Ale je tu problém. Keď potiahneme rukoväť výplne nadol, zobrazí sa #NUM! chyby.

• Aby sme sa vyhli chybe, napíšeme vzorec nižšie.

Táto stránka IFERROR odstráni chybu.

• Keď konečne potiahneme rukoväť výplne, čísla riadkov sa zobrazia správne.

• Teraz posledné kroky, nové tri stĺpce zobrazujú ID vybraných krajín a názvy produktov. Na tento účel použijeme jednoduchý Funkcia INDEX ktorý vráti identifikátor výrobku podľa vybranej krajiny.
• Teraz v bunke K5 , zapíšte vzorec.

V STĹPCE($H$5:H5) , vyberte ten istý stĺpec, ktorý je v ľavej zátvorke pracovného hárka.

• Opäť vidíme, že #VALUE! zobrazuje sa chyba.

• Na odstránenie chyby použijeme rovnako ako predtým Funkcia IFERROR .
• Namiesto predchádzajúceho vzorca teraz budeme písať.

• Nakoniec potiahnite rukoväť výplne nad K5:M10 .
• A všetky kroky sú hotové.

• Ak zmeníme krajinu z rozbaľovacieho zoznamu filtrov, vidíme, že pravá strana tabuľky sa automaticky zmení.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v programe Excel s viacerými výbermi

3. Excel Triedenie a filtrovanie údajov z rozbaľovacieho zoznamu

V programe Excel je veľa zaujímavých nástrojov, ktoré môžeme využívať pri každodennej práci. Triedenie a filtrovanie toolbar je jednou z funkcií, pomocou ktorej môžeme jednoducho vytvoriť filter rozbaľovacieho zoznamu v našich údajoch. Podobne ako vyššie uvedené metódy, použijeme rovnaký súbor údajov, s id produktu, názvom produktu a krajinou.

3.1. Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu pomocou funkcie triedenia a filtrovania

Pozrime sa, ako používať panel s nástrojmi na triedenie a filtrovanie. Na tento účel musíme postupovať podľa nasledujúcich krokov.

KROKY:

• Najprv vyberte záhlavia súboru údajov.
• Potom z Údaje na páse kariet kliknite na Filter ktorý sa nachádza v Triedenie & amp; Filter sekcia.

• Tým sa všetky záhlavia stanú rozbaľovacou šípkou filtra.
• Teraz kliknite na niektorú z hlavičiek, ktoré chceme odfiltrovať.
• Kliknutím na rozbaľovaciu šípku ID produktu vyfiltrujeme produkty.
• Teraz zrušte začiarknutie údajov, ktoré nechceme zobraziť.
• Potom kliknite na OK tlačidlo.

• Nakoniec môžeme vidieť výsledok. Všetky nezaškrtnuté produkty teraz zmizli zo súboru údajov. Všetky nezaškrtnuté údaje sú teraz dočasne skryté.

3.2. Pridať nový filter

Ak chcete pridať nové filtre do toho istého súboru údajov, postupujte podľa týchto krokov.

KROKY:

• Na prvom mieste klikneme na rozbaľovaciu šípku, kde chceme pridať nové filtre. Klikneme na krajinu.
• Na druhom mieste zrušte začiarknutie všetkých ostatných krajín, ktoré nechceme zobraziť.
• Potom kliknite na tlačidlo OK .

• Teraz môžeme zobraziť len produkty s krajinou Bangladéš Ostatné sú dočasne skryté.

3.3. Vymazať existujúci filter

Ak potrebujeme vymazať existujúci filter, môžeme tieto filtre jednoducho vymazať podľa nasledujúcich krokov.

KROKY:

• Najprv kliknite na rozbaľovaciu šípku v záhlaví, ktorá je filtrovaná. Chceme vymazať filter z identifikácie produktu.
• Teraz kliknite na Vymazať filter z položky "ID produktu" .

• A to je všetko. Filtre rozbaľovacieho zoznamu sú teraz odstránené.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť dynamický závislý rozbaľovací zoznam v programe Excel

4. Filtrovanie údajov v programe Excel pomocou vyhľadávania

Z rovnakého dôvodu teraz uvidíme rozbaľovacie filtrovanie údajov pomocou vyhľadávania. Na tento účel použijeme rovnaký súbor údajov, ako bolo uvedené v predchádzajúcich metódach.

KROKY:

• Primitívne vyberte všetky záhlavia, z ktorých chceme vytvoriť rozbaľovací zoznam.
• Potom prejdite na Údaje karta> kliknite na Filter .

• Ak chcete vyfiltrovať stĺpec, kliknite na rozbaľovaciu šípku v danom stĺpci. Chceme vyfiltrovať stĺpec s názvom produktu.
• Potom do vyhľadávacieho poľa zobrazeného na obrázku napíšte názov výrobku, ktorý chceme zobraziť. Chceme zobraziť iba názov výrobku Šampón.
• Potom kliknite na tlačidlo OK .

• Teraz vidíme, že sa zobrazia len údaje, ktoré obsahujú názov produktu, Šampón .

Prečítajte si viac: Rozbaľovací zoznam programu Excel v závislosti od výberu

Podobné čítania

• Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu programu Excel z tabuľky (5 príkladov)
• Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam programu Excel s farbou (2 spôsoby)
• Nefungujúci rozbaľovací zoznam programu Excel (8 problémov a riešení)
• Ako vytvoriť zoznam z rozsahu v programe Excel (3 metódy)

5. Textové filtre vo filtri rozbaľovacieho zoznamu programu Excel

Ak chceme údaje zobraziť konkrétnejšie, môžeme použiť textové filtre.

KROKY:

• Ak chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam, vyberte všetky položky súboru údajov.
• Potom prejdite na Údaje a vyberte kartu Filter .

• Potom klikneme na rozbaľovaciu šípku, v stĺpci textu, ktorý chceme filtrovať. Klikneme na stĺpec krajina.
• Potom prejdite na Textové filtre > Neobsahujú .

• V tomto okamihu sa Vlastný automatický filter Zobrazí sa dialógové okno. Predpokladajme, že nechceme obsahovať žiadne údaje s Kanadou. Vyberieme teda Kanadu.
• Potom, OK .

• Teraz vidíme, že všetky údaje, ktoré obsahujú krajinu, sú skryté. Kanada .

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam vo viacerých stĺpcoch v programe Excel

6. Filtrovanie čísel v rozbaľovacom filtri zoznamu aplikácie Excel

Na manipuláciu s číslami môžeme použiť Číselné filtre Na tento účel použijeme nižšie uvedený súbor údajov.

KROKY:

• Podobne ako pri predchádzajúcich metódach vyberte záhlavia.
• Prejsť na Údaje karta> kliknite na Filter .

• Klikneme na rozbaľovaciu šípku len toho stĺpca, ktorý obsahuje čísla. Klikneme na identifikáciu výrobku.
• Teraz, od Číselné filtre , vyberte Medzi . Pretože chceme vidieť produkt v rozmedzí 105 -110.

• Tým sa otvorí Vlastný automatický filter dialógové okno.
• Teraz vezmite čísla, ktoré chceme zobraziť.
• Potom kliknite na tlačidlo OK .

• Nakoniec sa teraz zobrazuje identifikátor produktov v rozmedzí 105-110 a ostatné sú z údajov skryté.

7. Filtre dátumu v rozbaľovacom zozname aplikácie Excel

Ak chceme zobraziť údaje v určitom časovom období, môžeme použiť filter dátumu. Na tento účel použijeme nižšie uvedený súbor údajov, ktorý je podobný predchádzajúcemu, ale tento súbor údajov má navyše stĺpec s dátumom dodania. Pozrime sa teda na jednotlivé kroky.

KROKY:

• Podobne pri druhej metóde vyberte záhlavia.
• Z Údaje kliknite na kartu Filter .

• Kliknite na rozbaľovaciu šípku Dátum doručenia.
• Prejsť na Dátumové filtre . Chceme zobraziť len výrobok, ktorý bol dodaný v minulom mesiaci. Vyberieme teda posledný mesiac.

• Nakoniec vidíme, že sa teraz zobrazujú všetky produkty, ktoré sme dodali v poslednom mesiaci.

Záver

V tomto článku ste sa dozvedeli o filtri rozbaľovacieho zoznamu programu Excel. Dúfam, že vám to pomôže! Ak máte akékoľvek otázky, návrhy alebo spätnú väzbu, dajte nám vedieť v sekcii komentárov. Alebo sa môžete pozrieť na naše ďalšie články v ExcelWIKI.com blog!