En Microsoft Excel, la entrada de datos se vuelve más rápida cuando utilizamos un filtro de lista desplegable. Los filtros se pueden utilizar para filtrar y ocultar secciones de los datos de nuestra hoja de cálculo. En este artículo, demostraremos cómo crear un filtro de lista desplegable de Excel.

Descargar el cuaderno de prácticas

Puedes descargarte el cuaderno de ejercicios y practicar con ellos.

7 Formas de Crear una Lista Desplegable con Filtro en Excel

El filtrado difiere de la agrupación en que nos permite calificar y mostrar sólo la información que es relevante para nosotros. Veamos algunas formas sencillas de crear un filtro de lista desplegable de Excel.

1. Crear una lista desplegable

En este método, veremos cómo podemos crear un filtro de lista desplegable. Para ello, vamos a utilizar el conjunto de datos siguiente. El conjunto de datos contiene algunos nombres de candidatos en la columna B Ahora, queremos hacer una lista de los candidatos si son seleccionados o no en la columna C Vamos a crear un filtro de lista desplegable para facilitar el trabajo. Para ello, debemos seguir los pasos que se indican a continuación.

• En primer lugar, seleccione las celdas en las que queremos crear el filtro de lista desplegable.
• En segundo lugar, haga clic en el botón Datos de la cinta de opciones.
• En tercer lugar, tenemos que ir a la Validación de datos menú desplegable.
• En cuarto lugar, seleccione Validación de datos en el menú desplegable.

• Esto abrirá el Validación de datos cuadro de diálogo.
• En el Ajustes podemos ver la opción Criterios de validación .
• Ahora, haga clic en el menú desplegable situado debajo de Permitir .
• Por defecto, Cualquier valor lo cambiaremos por Lista .

• Aparecerá un cuadro llamado Fuente Escribiremos Sí , No , Aún no se ha decidido en la casilla de origen.
• A continuación, haga clic en el botón OK botón.

• Finalmente, podemos ver el resultado. Nuestras celdas seleccionadas son ahora cuadros de lista desplegables.
• Ahora, podemos hacer fácilmente una lista de los seleccionados.

• Si necesitamos hacer cambios en los datos, podemos hacerlo rápidamente.

Más información: Cómo crear una lista desplegable dependiente en Excel

2. Filtro de lista desplegable de Excel para extraer datos

En este método, vamos a ver cómo extraer datos o filtrar datos basados en una selección de lista desplegable en Excel. Por lo tanto, aquí tenemos un conjunto de datos que contiene algunos id de producto en la columna B el nombre de los productos en la columna C y el nombre del condado en la columna D .

2.1. Hacer una lista de artículos únicos

Para ello, veamos los pasos que se indican a continuación.

PASOS:

• En primer lugar, seleccione los condados que figuran en la columna D .

• En segundo lugar, pegue los países seleccionados en cualquiera de las demás celdas de la hoja de cálculo.

• A continuación, vaya a la página Datos de la cinta de opciones.
• A continuación, haga clic en Eliminar duplicados .

• Aparecerá en el Eliminar duplicados cuadro de diálogo.
• Ahora, comprueba si la columna que queremos que sea la lista única está seleccionada o no.
• A continuación, haga clic en OK .

• Aparecerá una ventana emergente confirmando que se han eliminado los valores duplicados de la columna seleccionada.

• Al final, podemos ver que 2 se eliminan los valores duplicados y 4 quedan valores únicos.

2.2. Poner un filtro desplegable para mostrar elementos únicos

Para mostrar los valores únicos en un filtro de lista desplegable tenemos que seguir lo mismo que se muestra.

PASOS:

• Al principio, vaya a la Datos ficha.
• A continuación, haga clic en el botón Validación de datos menú desplegable.
• Ahora, seleccione Validación de datos .

• En Validación de datos aparecerá un cuadro de diálogo.
• En este momento, seleccione Lista del menú desplegable.

• A continuación, haga clic en la flecha superior de la sección Fuente.

• Ahora, seleccione los valores únicos que hemos generado.
• Hit Entre en .

• En este momento, podemos ver que los valores únicos seleccionados se encuentran en la sección de origen.
• Haga clic en OK .

• Al hacer esto, la lista desplegable se muestra ahora en I2 .

2.3. Utilizar columnas auxiliares para extraer los registros

Necesitamos que Excel identifique automáticamente los registros que corresponden al elemento seleccionado en cuanto hagamos una selección desplegable. Para ello, necesitamos tres columnas de ayuda. Veamos en los pasos siguientes cómo podemos hacerlo.

PASOS:

• En la primera columna de ayuda, necesitamos el número de fila de cada una de estas celdas. Así, E5 sería el número de fila 1 en el conjunto de datos y E6 sería el número de fila 2 Para ello, podemos codificar manualmente o utilizar la función FILAS fórmula.
• FILAS toma la entrada como una matriz y devuelve el número de filas entre las dos referencias de celda. En nuestro ejemplo, en la celda E5 sólo hay una fila.
• Bloquee la primera celda pulsando F4 o poniendo ( $ ) signo del dólar.
• Ahora, escribe la fórmula.

• A continuación, pulse Entre en .

• Ahora, arrastre el tirador de relleno para copiar la fórmula y mostrar todas las filas.

• Podemos ver que las celdas se incrementan en uno porque de D5 a D6 tenemos dos filas y así sucesivamente.

• Ahora, vamos a crear una columna de ayuda dos que sólo muestre los números de fila que coincidan con el país que hemos seleccionado en I2 Queremos los números de fila que tienen Bangladesh. Así que la columna de ayuda mostrará 1 y 4 Para ello, utilizaremos un SI estado.
• Y, la condición es

• Ahora, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para mostrar los números.

• Si cambiamos el país, podemos ver el ayudante 2 mostrarán el número de fila que contiene el país.

• Después, necesitamos otra columna de ayuda en la que todos los números de la columna de ayuda 2 se apilarán juntos. En realidad, no queremos el espacio intermedio. Para ello, utilizamos la función PEQUEÑO fórmula.
• Ahora, escribe la fórmula que aparece a continuación.

Aquí utilizamos FILAS($F$5:F5) para devolver el primer valor más pequeño.

• Pero, hay un problema. Cuando arrastramos el tirador de relleno hacia abajo, se muestra ¡#NUM! errores.

• Para evitar el error escribiremos la fórmula a continuación.

Este IFERROR eliminará el error.

• Finalmente, cuando arrastremos el tirador de relleno, los números de fila se mostrarán correctamente.

• Ahora los pasos finales, las nuevas tres columnas muestran los ID de los productos de los países seleccionados y los nombres de los productos. Para ello, vamos a utilizar un simple Función INDEX que devuelve el id del producto según el país seleccionado.
• Ahora, en la celda K5 escribe la fórmula.

En el COLUMNAS($H$5:H5) seleccione la misma columna que se encuentra en el paréntesis izquierdo de la hoja de cálculo.

• De nuevo, podemos ver que el #¡VALOR! aparece el error.

• Para eliminar el error, utilizamos lo mismo que antes, la función Función IFERROR .
• En lugar de la fórmula anterior ahora escribiremos.

• Por último, arrastre el controlador de relleno sobre K5:M10 .
• Y, todos los pasos están hechos.

• Si cambiamos el país de la lista desplegable de filtros, veremos que la tabla de la derecha cambia automáticamente.

Más información: Cómo Crear una Lista Desplegable en Excel con Múltiples Selecciones

3. Excel Ordenar y Filtrar Datos desde Lista Desplegable

En Excel, hay muchas herramientas interesantes que podemos utilizar en nuestro trabajo diario. Ordenar y filtrar es una de las características que podemos hacer fácilmente un filtro de lista desplegable en nuestros datos. Del mismo modo los métodos anteriores, Vamos a utilizar el mismo conjunto de datos, con id de producto, nombre del producto, y el país.

3.1. Crear lista desplegable utilizando la función de ordenar y filtrar

Veamos cómo utilizar la barra de herramientas de ordenar y filtrar. Para ello, debemos seguir los pasos que se indican a continuación.

PASOS:

• En primer lugar, seleccione las cabeceras del conjunto de datos.
• Entonces, desde el Datos de la cinta de opciones, haga clic en Filtro que se encuentra en el Ordenar y filtrar sección.

• Esto hace que todos los encabezados flecha filtro desplegable.
• Ahora, haga clic en cualquiera de las cabeceras que queremos filtrar.
• Así pues, hacemos clic en la flecha desplegable ID de producto para filtrar los productos.
• Ahora, desmarca los datos que no queremos ver.
• A continuación, haga clic en el botón OK botón.

• Por último, podemos ver el resultado. Todos los productos sin marcar han desaparecido del conjunto de datos. Todos los datos sin marcar están ahora temporalmente ocultos.

3.2. Añadir nuevo filtro

Para añadir nuevos filtros en el mismo conjunto de datos sólo tienes que seguir estos pasos.

PASOS:

• En primer lugar, haremos clic en la flecha desplegable donde queremos añadir nuevos filtros. Haremos clic en el país.
• En segundo lugar, hay que desmarcar todos los demás países que no queramos ver.
• A continuación, haga clic en OK .

• Ahora, sólo podemos ver los productos con el país Bangladesh otros están temporalmente ocultos.

3.3. Borrar filtro existente

Si necesitamos borrar el filtro existente, podemos simplemente borrar esos filtros siguiendo los pasos.

PASOS:

• En primer lugar, haga clic en la flecha desplegable de la cabecera que está filtrada. Queremos borrar el filtro de la identificación del producto.
• Ahora, haga clic en Borrar filtro de "ID de producto" .

• Y, eso es todo. Los filtros de la lista desplegable se eliminan ahora.

Más información: Cómo crear listas desplegables dinámicas dependientes en Excel

4. Filtrado de datos en Excel mediante la búsqueda

Por la misma razón, ahora veremos el filtrado de datos desplegable mediante búsqueda. Para ello, estamos utilizando el mismo conjunto de datos que se muestra en los métodos anteriores.

PASOS:

• Primitivamente, seleccione todas las cabeceras que queremos hacer un cuadro desplegable.
• A continuación, vaya a la página Datos haga clic en Filtro .

• Para filtrar una columna, haga clic en la flecha desplegable de esa columna. Queremos filtrar la columna del nombre del producto.
• A continuación, en el cuadro de búsqueda que aparece en la imagen, escriba el nombre del producto que queremos ver. Queremos ver sólo el nombre del producto Champú.
• A continuación, haga clic en OK .

• Y, ahora podemos ver que mostrará sólo los datos que contienen el nombre del producto, Champú .

Más información: Lista desplegable de Excel en función de la selección

Lecturas similares

• Crear Lista Desplegable en Excel a partir de una Tabla (5 Ejemplos)
• Cómo Crear una Lista Desplegable de Excel con Color (2 Maneras)
• La lista desplegable de Excel no funciona (8 problemas y soluciones)
• Cómo crear una lista a partir de un rango en Excel (3 métodos)

5. Filtros de texto en Excel Filtro de lista desplegable

Para ver los datos de forma más específica, podemos utilizar filtros de texto.

PASOS:

• Para construir un cuadro desplegable, elija todos los encabezamientos del conjunto de datos.
• A continuación, vaya al Datos y seleccione Filtro .

• A continuación, hacemos clic en la flecha desplegable, en la columna del texto que queremos filtrar. Hacemos clic en la columna del país.
• A continuación, vaya al Filtros de texto > No contener .

• En este punto, un Autofiltro personalizado Supongamos que no queremos contener ningún dato con Canadá, así que seleccionamos Canadá.
• Entonces, OK .

• Ahora, podemos ver que todos los datos están ahora ocultos que contiene el país Canadá .

Más información: Cómo crear una lista desplegable en varias columnas en Excel

6. Filtrado de números en Excel Filtro de lista desplegable

Para manipular números, podemos utilizar Filtros numéricos Para ello, vamos a utilizar el siguiente conjunto de datos.

PASOS:

• De forma análoga a los métodos anteriores, seleccione las cabeceras.
• Ir a Datos haga clic en Filtro .

• Haga clic en la flecha desplegable sólo de la columna que contiene los números. Haremos clic en identificación del producto.
• Ahora, desde Filtros numéricos seleccione Entre Porque queremos ver el producto entre 105 -110.

• Esto abrirá el Autofiltro personalizado cuadro de diálogo.
• Ahora, toma los números que queremos mostrar.
• A continuación, haga clic en OK .

• Por último, ahora se muestran los id de productos comprendidos entre 105-110, y los demás quedan ocultos de los datos.

7. Filtros de fecha en la lista desplegable de Excel

Para ver los datos en un periodo de tiempo determinado, podemos utilizar el filtro de fecha. Para ello, vamos a utilizar el conjunto de datos que se muestra a continuación, que es similar al anterior pero, además, este conjunto de datos tiene una columna de fecha de entrega. Veamos los pasos.

PASOS:

• Del mismo modo, el otro método, seleccione las cabeceras.
• Desde el Datos haga clic en Filtro .

• Haga clic en la flecha desplegable Fecha de entrega.
• Ir a Filtros de fechas Queremos mostrar sólo el producto que se entregó el mes pasado, así que seleccionamos el mes pasado.

• Por último, podemos ver que ahora se muestran todos los productos que hemos entregado en el último mes.

Conclusión

En este artículo, usted aprendió acerca de Excel Drop Down List Filter. Espero que esto le ayude! Si usted tiene alguna pregunta, sugerencia o comentario por favor háganoslo saber en la sección de comentarios. O usted puede echar un vistazo a nuestros otros artículos en el ExcelWIKI.com ¡blog!