В Microsoft Excel ввод данных становится быстрее, если мы используем фильтр выпадающего списка. Фильтры можно использовать для фильтрации и скрытия разделов данных рабочего листа. В этой статье мы покажем, как создать фильтр выпадающего списка в excel.

Скачать Рабочую тетрадь для практических занятий

Вы можете скачать рабочую тетрадь и заниматься с ними.

7 различных способов создания выпадающего списка с фильтром в Excel

Фильтрация отличается от группировки тем, что позволяет нам отбирать и показывать только ту информацию, которая для нас важна. Давайте рассмотрим несколько простых способов создания фильтра выпадающего списка excel.

1. Создайте выпадающий список

В этом методе мы рассмотрим, как можно создать фильтр выпадающего списка. Для этого мы будем использовать набор данных, приведенный ниже. Набор данных содержит несколько имен кандидатов в столбце B Теперь мы хотим составить список кандидатов, если они выбраны или нет в столбце C Для облегчения работы мы создадим фильтр выпадающего списка. Для этого нам необходимо выполнить следующие шаги.

• Сначала выделите ячейки, в которых мы хотим создать фильтр выпадающего списка.
• Во-вторых, нажмите на Данные на вкладке ленты.
• В-третьих, нам нужно обратиться к Валидация данных выпадающее меню.
• В-четвертых, выберите Валидация данных из выпадающего меню.

• Это откроет Валидация данных диалоговое окно.
• В Настройки опцию, мы можем увидеть Критерии валидации .
• Теперь нажмите на выпадающее меню под пунктом Разрешить .
• По умолчанию, Любое значение выбран. Мы изменим его на Список .

• В результате появится окно с именем Источник . Мы напишем Да , Нет , Пока не решено в поле источника.
• Затем нажмите на OK кнопка.

• Наконец, мы можем увидеть результат. Наши выделенные ячейки теперь представляют собой ячейки с раскрывающимся списком.
• Теперь мы можем легко составить список тех, кто выбран.

• Если нам нужно внести изменения в данные, мы можем быстро это сделать.

Читать далее: Как создать зависимый выпадающий список в Excel

2. Фильтр выпадающего списка Excel для извлечения данных

В этом методе мы рассмотрим, как извлекать данные или фильтровать данные на основе выбора из выпадающего списка в excel. Итак, у нас есть набор данных, который содержит некоторые идентификаторы продуктов в столбце B , название продуктов в столбце C , и название округа в столбце D .

2.1. Составьте список уникальных предметов

Мы составим уникальный список стран. Для этого рассмотрим следующие шаги.

ШАГИ:

• Во-первых, выберите округа, которые находятся в столбце D .

• Во-вторых, вставьте выбранные страны в любую другую ячейку рабочего листа.

• После этого перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем нажмите на Удаление дубликатов .

• Это появится в Удаление дубликатов диалоговое окно.
• Теперь проверьте, выбран ли столбец, который мы хотим сделать уникальным списком, или нет.
• Затем нажмите OK .

• Появится всплывающее окно, подтверждающее, что дубликаты значений были удалены из выбранного столбца.

• В итоге мы видим, что 2 дублирующие значения удаляются и 4 остаются уникальные значения.

2.2. Установите выпадающий фильтр, чтобы показать уникальные элементы

Чтобы показать уникальные значения в фильтре выпадающего списка, нам нужно сделать то же самое, что показано на рисунке.

ШАГИ:

• Вначале перейдите к Данные вкладка.
• После этого нажмите на Валидация данных выпадающее меню.
• Теперь выберите Валидация данных .

• Сайт Валидация данных появится диалоговое окно.
• В этот момент выберите Список из выпадающего списка.

• Затем нажмите на верхнюю стрелку в разделе Источник.

• Теперь выберите уникальные значения, которые мы создали.
• Хит Войти .

• В это время мы видим, что выбранные уникальные значения находятся в разделе источника.
• Нажмите OK .

• В результате этого выпадающий список теперь отображается в I2 .

2.3. Использование вспомогательных столбцов для извлечения записей

Нам нужно, чтобы excel автоматически определял записи, соответствующие выбранному элементу, как только мы сделаем выпадающий выбор. Для этого нам нужны три вспомогательных столбца. Давайте рассмотрим ниже, как мы можем это сделать.

ШАГИ:

• В первом вспомогательном столбце нам нужен номер строки для каждой из этих ячеек. Итак, E5 будет номер строки 1 в наборе данных и E6 будет номер строки 2 и т.д. Для этого мы можем вручную ввести жесткий код или воспользоваться функцией РЯДЫ формула.
• РЯДЫ Формула принимает входные данные в виде массива и возвращает количество строк между двумя ссылками на ячейки. В нашем примере в ячейке E5 , есть только один ряд.
• Заблокируйте первую ячейку, нажав кнопку F4 или ставить ( $ ) знак доллара.
• Теперь запишите формулу.

• Затем нажмите Войти .

• Теперь перетащите ручку заливки, чтобы скопировать формулу для отображения всех строк.

• Мы видим, что ячейки увеличиваются на единицу, потому что из D5 на D6 у нас есть два ряда и так далее.

• Теперь создадим вспомогательный столбец два, который показывает только те номера строк, которые соответствуют стране, выбранной нами в строке I2 Нам нужны те номера строк, в которых есть Bangladesh. Таким образом, вспомогательный столбец будет показывать 1 и 4 Для этого мы будем использовать ЕСЛИ состояние.
• И, условие

• Теперь перетащите ручку заливки вниз, чтобы показать цифры.

• Если мы изменим страну, то увидим помощника 2 столбцов будет показан номер строки, содержащей страну.

• После этого нам нужен еще один вспомогательный столбец, в котором все числа из вспомогательного столбца 2 будут складываться вместе. На самом деле, нам не нужен промежуток между ними. Для этого мы используем МАЛЕНЬКИЙ формула.
• Теперь запишите приведенную ниже формулу.

Здесь мы используем ROWS($F$5:F5) чтобы вернуть первое наименьшее значение.

• Но есть проблема: когда мы перетаскиваем ручку заливки вниз, она показывает #NUM! ошибки.

• Чтобы избежать ошибки, запишем формулу ниже.

Это IFERROR функция удалит ошибку.

• Наконец, когда мы перетащим ручку заливки, номера строк будут отображаться правильно.

• Теперь последние шаги, в новых трех колонках отображаются идентификаторы продуктов выбранных стран и названия продуктов. Для этого мы воспользуемся простым элементом Функция ИНДЕКС который возвращает идентификатор товара в соответствии с выбранной страной.
• Теперь в камере K5 , запишите формулу.

В СТОЛБЦЫ($H$5:H5) выберите тот же столбец, который находится в левой скобке рабочего листа.

• Опять же, мы видим, что #VALUE! появляется ошибка.

• Чтобы удалить ошибку, мы используем, как и раньше, функцию Функция IFERROR .
• Вместо предыдущей формулы теперь напишем.

• Наконец, перетащите ручку заливки на K5:M10 .
• И все шаги сделаны.

• Если мы изменим страну из выпадающего списка фильтров, мы увидим, что правая часть таблицы автоматически изменится.

Читать далее: Как создать выпадающий список в Excel с несколькими вариантами выбора

3. Сортировка и фильтрация данных из выпадающего списка в Excel

В excel есть множество интересных инструментов, которые мы можем использовать в своей повседневной работе. Сортировка и фильтр Аналогично вышеописанным методам, мы будем использовать тот же набор данных с идентификатором товара, названием товара и страной.

3.1. Создание выпадающего списка с использованием функции сортировки и фильтрации

Давайте посмотрим, как использовать панель инструментов сортировки и фильтрации. Для этого нам нужно выполнить следующие действия.

ШАГИ:

• Сначала выберите заголовки набора данных.
• Затем, из Данные на вкладке ленты, нажмите кнопку Фильтр который находится в Сортировка и фильтр секция.

• Это делает все заголовки выпадающими стрелками фильтра.
• Теперь нажмите на любой из заголовков, которые мы хотим отфильтровать.
• Итак, мы нажимаем на выпадающую стрелку Product ID, чтобы отфильтровать продукты.
• Теперь снимите флажки с данных, которые мы не хотим просматривать.
• Затем нажмите на OK кнопка.

• Наконец, мы можем увидеть результат. Все непроверенные продукты теперь исчезли из набора данных. Все непроверенные данные теперь временно скрыты.

3.2. Добавить новый фильтр

Чтобы добавить новые фильтры в тот же набор данных, просто выполните следующие действия.

ШАГИ:

• В первую очередь щелкните на выпадающей стрелке, где мы хотим добавить новые фильтры. Мы щелкнем на стране.
• Во втором случае снимите флажки со всех других стран, которые мы не хотим просматривать.
• Затем нажмите OK .

• Теперь мы можем видеть только товары со страной Бангладеш теперь выходят наружу. Другие временно скрыты.

3.3. Очистить существующий фильтр

Если нам нужно очистить существующий фильтр, мы можем просто очистить эти фильтры, выполнив следующие действия.

ШАГИ:

• Сначала нажмите на выпадающую стрелку заголовка, который является фильтром. Мы хотим очистить фильтр от идентификации продукта.
• Теперь нажмите на Очистить фильтр от "ID продукта" .

• И все. Теперь фильтры выпадающего списка удалены.

Читать далее: Как создать динамический зависимый выпадающий список в Excel

4. Фильтрация данных в Excel с помощью поиска

Для этого мы используем тот же набор данных, что и в предыдущих методах.

ШАГИ:

• Примитивно, выделите все заголовки, которые мы хотим сделать выпадающим окном.
• После этого перейдите к Данные вкладка> нажмите на Фильтр .

• Чтобы отфильтровать столбец, нажмите на выпадающую стрелку в этом столбце. Мы хотим отфильтровать столбец с названием продукта.
• Далее в окне поиска, показанном на рисунке, напишите название продукта, которое мы хотим увидеть. Мы хотим увидеть только название продукта "Шампунь".
• Затем нажмите OK .

• И теперь мы видим, что он отобразит только те данные, которые содержат название продукта, Шампунь .

Читать далее: Выпадающий список Excel в зависимости от выбора

Похожие чтения

• Создание выпадающего списка Excel из таблицы (5 примеров)
• Как создать выпадающий список Excel с помощью цвета (2 способа)
• Не работает выпадающий список Excel (8 проблем и решений)
• Как создать список из диапазона в Excel (3 метода)

5. Текстовые фильтры в Excel Фильтр раскрывающегося списка

Чтобы просмотреть данные более конкретно, мы можем использовать текстовые фильтры.

ШАГИ:

• Чтобы построить выпадающее окно, выберите все заголовки набора данных.
• Затем перейдите к Данные вкладку и выберите Фильтр .

• После этого нажмите на выпадающую стрелку в колонке текста, который мы хотим отфильтровать. Мы нажимаем на колонку страны.
• Затем перейдите к Текстовые фильтры > Не содержать .

• В этот момент Пользовательский автофильтр Предположим, мы не хотим содержать данные с Канадой. Поэтому мы выбираем Канаду.
• Тогда, OK .

• Теперь мы видим, что все данные теперь скрыты, которые содержат страну Канада .

Читать далее: Как создать выпадающий список в нескольких столбцах в Excel

6. фильтрация чисел в Excel Фильтр выпадающего списка

Для работы с числами мы можем использовать Номерные фильтры Для этого мы будем использовать приведенный ниже набор данных.

ШАГИ:

• В соответствии с предыдущими методами выберите заголовки.
• Перейти к Данные вкладка> нажмите на Фильтр .

• Нажмите на выпадающую стрелку только той колонки, которая содержит цифры. Мы нажмем на идентификацию продукта.
• Теперь из Номерные фильтры , выберите Между Потому что мы хотим увидеть продукт в диапазоне 105 -110.

• Это откроет Пользовательский автофильтр диалоговое окно.
• Теперь возьмите числа, которые мы хотим отобразить.
• Затем нажмите OK .

• Наконец, теперь отображаются товары с id между 105-110, а остальные скрыты из данных.

7. фильтры дат в раскрывающемся списке Excel

Чтобы просмотреть данные за определенный период времени, мы можем использовать фильтр по дате. Для этого мы воспользуемся набором данных ниже, который похож на предыдущий, но, кроме того, в этом наборе данных есть столбец даты доставки. Итак, давайте рассмотрим шаги.

ШАГИ:

• Аналогично, другим методом, выберите заголовки.
• Из Данные вкладку, нажмите на Фильтр .

• Нажмите на раскрывающуюся стрелку Дата доставки.
• Перейти к Фильтры даты Мы хотим отобразить только тот товар, который был доставлен в прошлом месяце. Поэтому мы выбираем последний месяц.

• Наконец, мы видим, что сейчас отображаются все товары, которые мы доставили в прошлом месяце.

Заключение

В этой статье вы узнали о фильтре раскрывающегося списка Excel. Надеюсь, это вам поможет! Если у вас есть вопросы, предложения или отзывы, пожалуйста, сообщите нам об этом в разделе комментариев. Или вы можете посмотреть другие наши статьи в разделе ExcelWIKI.com блог!