I Microsoft Excel går det snabbare att skriva in data när vi använder ett filter i en rullgardinslista. Filtren kan användas för att filtrera ner och dölja delar av data från arbetsbladet. I den här artikeln visar vi hur man skapar ett filter i en rullgardinslista i Excel.

Ladda ner övningsboken

Du kan ladda ner arbetsboken och öva med dem.

7 olika sätt att skapa en drop down-lista med filter i Excel

Filtrering skiljer sig från gruppering genom att den gör det möjligt att kvalificera och visa endast den information som är relevant för oss. Låt oss ta en titt på några enkla sätt att skapa filter för excel-rullgardinslistor.

1. Skapa en rullgardinslista

I den här metoden ska vi se hur vi kan skapa ett filter för en rullgardinslista. För detta ska vi använda datasetet nedan. Datasetetet innehåller några kandidatnamn i kolumnen B Nu vill vi göra en lista över kandidaterna om de är valda eller inte i kolumnen C Vi ska skapa ett filter för en rullgardinslista för att underlätta arbetet. För att göra detta måste vi följa nedanstående steg.

• Markera först de celler där vi vill skapa en rullgardinsfiltret.
• För det andra klickar du på Uppgifter i bandet.
• För det tredje måste vi gå till Validering av data rullgardinsmenyn.
• För det fjärde väljer du Validering av data från rullgardinsmenyn.

• Detta kommer att öppna Validering av data dialogrutan.
• I Inställningar alternativet, kan vi se den Valideringskriterier .
• Klicka nu på rullgardinsmenyn under Tillåt .
• Som standard, Vilket som helst värde är vald. Vi ändrar den till Lista .

• Detta visar en ruta som heter Källa Vi kommer att skriva Ja , Ingen , Inte beslutat ännu i rutan för källan.
• Klicka sedan på OK knapp.

• Slutligen kan vi se resultatet: våra markerade celler är nu listrutor med rullgardinsmenyer.
• Nu kan vi enkelt göra en lista över vilka som är utvalda.

• Om vi behöver göra ändringar i data kan vi göra det snabbt.

Läs mer: Hur man skapar beroende Drop Down List i Excel

2. Excel Drop Down List Filter för att extrahera data

I den här metoden kommer vi att se hur man extraherar data eller filtrerar data baserat på en rullgardinslista i Excel. Så här har vi ett dataset som innehåller några produkt-ID i kolumnen B , produktnamnet i kolumnen C , och länets namn i kolumnen D .

2.1. Gör en lista över unika objekt

Vi kommer att göra en unik lista över länderna. För att göra det kan vi ta en titt på stegen nedan.

STEG:

• Välj först de län som finns i kolumnen D .

• För det andra klistrar du in de valda länderna i någon av de andra cellerna i arbetsbladet.

• Gå därefter till Uppgifter i bandet.
• Klicka sedan på Ta bort dubbletter .

• Detta kommer att visas i Ta bort dubbletter dialogrutan.
• Kontrollera nu om den kolumn som vi vill göra till den unika listan är markerad eller inte.
• Klicka sedan på OK .

• Ett popup-fönster visas som bekräftar att de dubbla värdena har tagits bort från den valda kolumnen.

• I slutändan kan vi konstatera att 2 dubbla värden tas bort och 4 unika värden återstår.

2.2. Sätt in ett drop down-filter för att visa unika objekt

För att visa de unika värdena i ett filter i en rullgardinslista måste vi följa samma procedur som visas.

STEG:

• Till att börja med går du till Uppgifter fliken.
• Klicka sedan på Validering av data rullgardinsmenyn.
• Välj nu Validering av data .

• Validering av data kommer att visas.
• Välj i det här ögonblicket Lista från rullgardinsmenyn.

• Klicka sedan på den övre pilen i avsnittet Källa.

• Välj nu de unika värden som vi har genererat.
• Hit Gå in på .

• Nu kan vi se att de valda unika värdena finns i källsektionen.
• Klicka på OK .

• Genom att göra detta visas rullgardinslistan nu i I2 .

2.3. Använd hjälpkolumner för att extrahera posterna

Excel ska automatiskt identifiera de poster som motsvarar det valda objektet så snart vi gör ett rullgardinsval. För detta behöver vi tre hjälpkolumner. Låt oss titta på stegen nedan för att se hur vi kan göra detta.

STEG:

• I den första hjälpkolumnen behöver vi radnumret för var och en av dessa celler. Så, E5 skulle vara radnumret 1 i datamängden och E6 skulle vara radnumret 2 För att göra detta kan vi manuellt hårdkoda eller använda RÄDER formel.
• RÄDER formeln tar inmatningen som en matris och returnerar antalet rader mellan de två cellreferenserna. I vårt exempel, i cell E5 Det finns bara en rad.
• Lås den första cellen genom att trycka på F4 eller att sätta ( $ ) dollartecken.
• Skriv nu ner formeln.

• Tryck sedan på Gå in på .

• Dra nu i fyllningshandtaget för att kopiera formeln så att den visar alla rader.

• Vi kan se att cellerna ökas med ett eftersom från D5 till D6 har vi två rader och så vidare.

• Låt oss nu skapa en hjälpkolumn två som endast visar de radnummer som matchar det land som vi har valt i I2 Vi vill ha de radnummer som har Bangladesh. Så hjälpkolumnen kommer att visa 1 och 4 För att göra det använder vi en IF tillstånd.
• Och villkoret är

• Dra nu fyllningshandtaget nedåt för att visa siffrorna.

• Om vi byter land kan vi se hjälparen 2 kolumnerna kommer att visa det radnummer som innehåller landet.

• Därefter behöver vi en annan hjälparkolumn där alla nummer i hjälparkolumnen 2 kommer att staplas ihop. Vi vill faktiskt inte ha något mellanrum mellan dem. För detta använder vi SMALL formel.
• Skriv ner formeln nedan.

Här använder vi ROWS($F$5:F5) för att återge det första minsta värdet.

• Men det finns ett problem: När vi drar fyllningshandtaget nedåt visas #NUM! fel.

• För att undvika felet skriver vi formeln nedan.

Denna IFERROR funktionen kommer att ta bort felet.

• När vi drar i fyllningshandtaget visas radnumren korrekt när vi drar i fyllningshandtaget.

• Nu de sista stegen, de nya tre kolumnerna visar de utvalda ländernas produkt-ID och produktnamn. För att göra detta använder vi en enkel INDEX-funktion som returnerar produkt-id enligt det valda landet.
• Nu, i cell K5 , skriv ner formeln.

I KOLUMNER($H$5:H5) , välj samma kolumn som finns inom den vänstra parentesen i arbetsbladet.

• Återigen kan vi se att den #VALUE! felet dyker upp.

• För att avlägsna felet använder vi samma som tidigare, nämligen IFERROR-funktionen .
• I stället för den tidigare formeln skriver vi nu.

• Dra slutligen fyllningshandtaget över K5:M10 .
• Och alla steg är gjorda.

• Om vi byter land i rullgardinsfiltreringslistan kan vi se att den högra tabellen ändras automatiskt.

Läs mer: Hur man skapar Drop Down List i Excel med flera val

3. Excel Sortera och filtrera data från en rullgardinslista

I Excel finns det många spännande verktyg som vi kan använda i vårt dagliga arbete. Sortera och filtrera verktygsfältet är en av de funktioner som vi enkelt kan använda för att göra ett rullgardinsfilter i våra data. På samma sätt som ovanstående metoder kommer vi att använda samma dataset med produkt-id, produktnamn och land.

3.1. Skapa en listrista med sortering och filtrering

Nu ska vi se hur du använder verktygsfältet för sortering och filtrering. För att göra det måste du följa stegen nedan.

STEG:

• Först väljer du rubrikerna i datasetet.
• Sedan, från den Uppgifter i bandet, klicka på Filter som finns i Sortera & Filtrera sektion.

• Detta gör att alla rubrikerna får en drop-down-filterpil.
• Klicka nu på någon av de rubriker som vi vill filtrera bort.
• Vi klickar alltså på pilen Product ID för att filtrera ut produkterna.
• Nu avmarkerar du de uppgifter som vi inte vill visa.
• Klicka sedan på OK knapp.

• Slutligen kan vi se resultatet: Alla okontrollerade produkter har försvunnit från datasetet och alla okontrollerade uppgifter är tillfälligt dolda.

3.2. Lägg till ett nytt filter

Om du vill lägga till nya filter i samma dataset följer du de här stegen.

STEG:

• Först klickar du på rullgardins-pilen där vi vill lägga till nya filter. Vi klickar på land.
• I det andra fallet avmarkerar du alla andra länder som vi inte vill visa.
• Klicka sedan på OK .

• Nu kan vi bara se produkterna med landet Bangladesh är nu offentliga. Andra är tillfälligt dolda.

3.3. Rensa befintligt filter

Om vi behöver rensa befintliga filter kan vi helt enkelt rensa dessa filter genom att följa stegen nedan.

STEG:

• Först klickar du på rullgardinsmenyn i rubriken som är filtrerad. Vi vill rensa filtret från produktidentifiering.
• Klicka nu på Rensa filter från "Produkt-ID" .

• Så är det. Filtren i rullgardinslistan är nu borttagna.

Läs mer: Hur man skapar en dynamisk beroende Drop Down-lista i Excel

4. Filtrering av data i Excel med hjälp av sökning

På samma sätt kommer vi nu att se hur vi kan filtrera data i rullgardinsmenyn med hjälp av sökning. För detta använder vi samma dataset som i de tidigare metoderna.

STEG:

• Markera först och främst alla rubriker som vi vill göra till en rullgardinsruta.
• Gå därefter till Uppgifter flik> klicka på Filter .

• Om du vill filtrera en kolumn klickar du på rullgardins-pilen i den kolumnen. Vi vill filtrera kolumnen med produktnamn.
• Därefter skriver du i sökrutan som visas i bilden det produktnamn som vi vill se. Vi vill bara se produktnamnet Schampo.
• Klicka sedan på OK .

• Nu kan vi se att den bara visar de data som innehåller produktnamnet, Schampo .

Läs mer: Excel Drop Down-lista beroende på val

Liknande läsningar

• Skapa Excel-lista från en tabell (5 exempel)
• Hur man skapar Excel-lista med färg (2 sätt)
• Excel Drop Down List fungerar inte (8 problem och lösningar)
• Hur man skapar en lista från ett intervall i Excel (3 metoder)

5. Textfilter i Excel Drop Down List Filter

För att visa data mer specifikt kan vi använda textfilter.

STEG:

• Om du vill skapa en rullgardinsruta väljer du alla rubriker i datasetet.
• Gå sedan till Uppgifter och välj Filter .

• Därefter klickar du på rullgardins-pilen i kolumnen för den text som vi vill filtrera. Vi klickar på kolumnen land.
• Gå sedan till Textfilter > Innehåller inte .

• Vid denna tidpunkt kan en Anpassat AutoFilter visas. Antag att vi inte vill ha några uppgifter om Kanada. Vi väljer alltså Kanada.
• Då, OK .

• Nu kan vi se att alla data är dolda och att de innehåller landet Kanada .

Läs mer: Hur man skapar Drop Down List i flera kolumner i Excel

6. Antalsfiltrering i Excel Drop Down List Filter

För att manipulera siffror kan vi använda Antal filter För detta ska vi använda nedanstående dataset.

STEG:

• Välj rubrikerna på samma sätt som i de tidigare metoderna.
• Gå till Uppgifter flik> klicka på Filter .

• Klicka på rullgardinsmenyn i den kolumn som innehåller siffrorna. Vi klickar på produktidentifiering.
• Från och med Antal filter , välj Mellan . för vi vill se en produkt mellan 105 -110.

• Detta kommer att öppna Anpassat AutoFilter dialogrutan.
• Ta nu de siffror som vi vill visa.
• Klicka sedan på OK .

• Slutligen visas nu produkt-ID:n mellan 105-110 och andra är dolda från data.

7. Datumfilter i Excel-listan

För att visa data under en viss tidsperiod kan vi använda datumfiltret. För att göra detta kommer vi att använda datasetet nedan som liknar det föregående men som dessutom har en kolumn för leveransdatum. Så, låt oss titta på stegen.

STEG:

• På samma sätt väljer du rubrikerna med den andra metoden.
• Från Uppgifter Klicka på fliken Filter .

• Klicka på rullgardinsmenyn Leveransdatum.
• Gå till Datumfilter Vi vill bara visa den produkt som levererades förra månaden, så vi väljer förra månaden.

• Slutligen kan vi se att alla produkter som vi har levererat under den senaste månaden visas nu.

Slutsats

I den här artikeln har du lärt dig om Excel Drop Down List Filter. Hoppas att det här hjälper dig! Om du har några frågor, förslag eller feedback, låt oss veta i kommentarsfältet. Eller så kan du ta en titt på våra andra artiklar i ExcelWIKI.com blogg!