Mục lục
Trong Microsoft Excel, việc nhập dữ liệu trở nên nhanh hơn khi chúng tôi sử dụng bộ lọc danh sách thả xuống. Bộ lọc có thể được sử dụng để lọc và che giấu các phần dữ liệu của trang tính của chúng tôi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách tạo bộ lọc danh sách thả xuống excel.
Tải xuống Workbook Thực hành
Bạn có thể tải xuống workbook và thực hành với chúng.
Drop Down Filter.xlsx
7 Các cách khác nhau để tạo danh sách thả xuống có bộ lọc trong Excel
Lọc khác với nhóm ở chỗ nó cho phép chúng tôi đủ điều kiện và chỉ hiển thị thông tin có liên quan đến chúng tôi. Hãy cùng xem một số cách dễ dàng để tạo bộ lọc danh sách thả xuống excel.
1. Tạo danh sách thả xuống
Trong phương pháp này, chúng ta sẽ xem cách tạo bộ lọc danh sách thả xuống. Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu dưới đây. Tập dữ liệu chứa một số tên ứng cử viên trong cột B . Bây giờ, chúng tôi muốn tạo một danh sách các ứng cử viên nếu họ được chọn hoặc không trong cột C . Chúng tôi sẽ tạo bộ lọc danh sách thả xuống để thực hiện công việc dễ dàng. Để thực hiện việc này, chúng ta cần làm theo các bước bên dưới.
- Đầu tiên, chọn các ô mà chúng ta muốn tạo bộ lọc danh sách thả xuống.
- Thứ hai, nhấp vào tab Dữ liệu trên ruy-băng.
- Thứ ba, chúng ta cần chuyển đến menu thả xuống Xác thực dữ liệu .
- Thứ tư, chọn Xác thực dữ liệu từ trình đơn thả xuốngtiêu đề.
- Chuyển đến tab Dữ liệu > nhấp vào Bộ lọc .
- Nhấp vào mũi tên thả xuống của cột chỉ chứa các số. Chúng tôi sẽ nhấp vào nhận dạng sản phẩm.
- Bây giờ, từ Bộ lọc số , chọn Giữa . Vì chúng tôi muốn xem sản phẩm trong khoảng từ 105 -110.
- Thao tác này sẽ mở hộp thoại Bộ lọc tự động tùy chỉnh .
- Bây giờ, hãy lấy các số chúng tôi muốn hiển thị.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Cuối cùng, id sản phẩm trong khoảng 105-110 hiện được hiển thị và những sản phẩm khác bị ẩn khỏi dữ liệu.
7. Bộ lọc ngày trong danh sách thả xuống của Excel
Để xem dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định, chúng ta có thể sử dụng bộ lọc ngày. Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới, tập dữ liệu này tương tự như tập dữ liệu trước nhưng ngoài ra, tập dữ liệu này có cột ngày giao hàng. Vì vậy, hãy xem xét các bước.
BƯỚC:
- Tương tự như vậy, đối với phương pháp khác, hãy chọn tiêu đề.
- Từ tab Dữ liệu , nhấp vào Bộ lọc .
- Nhấp vào mũi tên thả xuống Ngày giao hàng.
- Chuyển đến Bộ lọc ngày . Chúng tôi muốn chỉ hiển thị sản phẩm đã được giao vào tháng trước. Vì vậy, chúng tôi chọn tháng trước.
- Cuối cùng, chúng tôi có thể thấy rằng tất cả các sản phẩm mà chúng tôi đã phân phối trong lần trước đều được hiển thị.tháng.
Kết luận
Trong bài viết này, bạn đã tìm hiểu về Bộ lọc danh sách thả xuống của Excel. Hy vọng điều này sẽ giúp bạn! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, đề xuất hoặc phản hồi nào, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem qua các bài viết khác của chúng tôi trên blog ExcelWIKI.com !
menu. 
- Thao tác này sẽ mở hộp thoại Xác thực dữ liệu .
- Trong Cài đặt , chúng ta có thể thấy Tiêu chí xác thực .
- Bây giờ, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Cho phép .
- Bằng cách mặc định, Mọi giá trị được chọn. Chúng tôi sẽ thay đổi nó thành Danh sách .
- Điều này sẽ hiển thị một hộp có tên Nguồn . Chúng tôi sẽ viết Có , Không , Chưa quyết định trong hộp nguồn.
- Sau đó, nhấp vào OK nút.
- Cuối cùng, chúng ta có thể thấy kết quả. Các ô đã chọn của chúng ta hiện là các hộp danh sách thả xuống.
- Giờ đây, chúng ta có thể dễ dàng tạo danh sách những người được chọn.
- Nếu cần thay đổi dữ liệu, chúng tôi có thể nhanh chóng thực hiện việc đó.
Đọc thêm: Cách tạo người phụ thuộc Danh sách thả xuống trong Excel
2. Bộ lọc danh sách thả xuống Excel để trích xuất dữ liệu
Trong phương pháp này, chúng ta sẽ xem cách trích xuất dữ liệu hoặc lọc dữ liệu dựa trên lựa chọn danh sách thả xuống trong excel. Vì vậy, ở đây chúng tôi có tập dữ liệu chứa một số id sản phẩm trong cột B , tên sản phẩm trong cột C và tên quận trong cột D .
2.1. Lập danh sách các mặt hàng duy nhất
Chúng tôi sẽ lập danh sách duy nhất các quốc gia. Để làm như vậy, chúng ta hãy xem các bước bên dưới.
BƯỚC:
- Đầu tiên, chọn các hạt trong cột D .
- Thứ hai, dán các quốc gia đã chọn vào bất kỳ ô nào khác trong trang tính.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu từ ruy-băng.
- Sau đó, nhấp vào Xóa Bản sao .
- Điều này sẽ xuất hiện trong hộp thoại Remove Duplicates .
- Bây giờ, hãy kiểm tra xem cột chúng tôi muốn tạo danh sách duy nhất có được chọn hay không.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, xác nhận rằng các giá trị trùng lặp đã được xóa khỏi cột đã chọn.
- Cuối cùng, chúng ta có thể thấy 2 các giá trị trùng lặp bị xóa và 4 các giá trị duy nhất được giữ lại.
2.2. Đặt bộ lọc thả xuống để hiển thị các mục duy nhất
Để hiển thị các giá trị duy nhất trong bộ lọc danh sách thả xuống, chúng ta cần thực hiện theo các bước tương tự như được hiển thị.
BƯỚC:
- Ban đầu, hãy chuyển đến tab Dữ liệu .
- Sau đó, nhấp vào thả xuống Xác thực dữ liệu - menu xuống.
- Bây giờ, hãy chọn Xác thực dữ liệu .
- Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Tại thời điểm này, hãy chọn Danh sách từ trình đơn thả xuống.
- Tiếp theo, nhấp vào mũi tên phía trên trong phần Nguồn.
- Bây giờ, hãy chọn các giá trị duy nhất mà chúng tôi đã tạo.
- Lượt Enter .
- Tại thời điểm này, chúng ta có thể thấy rằng các giá trị duy nhất đã chọn nằm trong phần nguồn.
- Nhấp vào OK .
- Bằng cách này, danh sách thả xuống hiện được hiển thị trong I2 .
2.3. Sử dụng Cột trợ giúp để trích xuất bản ghi
Chúng tôi cần excel để tự động xác định các bản ghi tương ứng với mục đã chọn ngay khi chúng tôi thực hiện lựa chọn thả xuống. Đối với điều này, chúng tôi cần ba cột trợ giúp. Hãy xem các bước bên dưới để biết cách chúng ta có thể thực hiện việc này.
BƯỚC:
- Trong cột trợ giúp đầu tiên, chúng ta cần số hàng cho từng cột tế bào. Vì vậy, E5 sẽ là số hàng 1 trong tập dữ liệu và E6 sẽ là số hàng 2 , v.v. Để làm điều này, chúng ta có thể mã cứng thủ công hoặc sử dụng công thức ROWS . Công thức
- ROWS nhận đầu vào dưới dạng một mảng và trả về số hàng giữa hai mảng tham chiếu ô. Trong ví dụ của chúng tôi, trong ô E5 , chỉ có một hàng.
- Khóa ô đầu tiên bằng cách nhấn F4 hoặc đặt ( $ ) ký hiệu đô la.
- Bây giờ, hãy viết công thức.
=ROWS($D$5:D5) 
- Sau đó, nhấn Enter .
- Bây giờ, hãy kéo núm điều khiển điền để sao chép công thức nhằm hiển thị tất cả các hàng.
- Chúng ta có thể thấy rằng các ô được tăng thêm một vì từ D5 đến D6 chúng ta có hai hàng và do đóbật.
- Bây giờ, hãy tạo cột trợ giúp thứ hai chỉ hiển thị những số hàng khớp với quốc gia mà chúng ta đã chọn trong I2 . Chúng tôi muốn những số hàng có Bangladesh. Vì vậy, cột trợ giúp sẽ hiển thị 1 và 4 . Để làm điều đó, chúng ta sẽ sử dụng điều kiện IF .
- Và điều kiện đó là
=IF($I$2=D5,E5,"") 
- Bây giờ, hãy kéo núm điều khiển điền xuống để hiển thị các con số.
- Nếu chúng tôi thay đổi quốc gia , chúng ta có thể thấy trình trợ giúp 2 cột sẽ hiển thị số hàng chứa quốc gia.
- Sau đó, chúng ta cần một cột trợ giúp khác trong đó tất cả các số trong cột trợ giúp 2 sẽ xếp chồng lên nhau. Trên thực tế, chúng tôi không muốn có khoảng cách ở giữa. Đối với điều này, chúng tôi sử dụng công thức SMALL .
- Bây giờ, hãy viết công thức bên dưới.
=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)) 
Ở đây, chúng tôi sử dụng ROWS($F$5:F5) để trả về giá trị nhỏ nhất đầu tiên.
- Nhưng có một vấn đề . Khi chúng tôi kéo núm điều khiển điền xuống, nó hiển thị #NUM! lỗi.
- Để tránh lỗi, chúng tôi sẽ viết công thức bên dưới.
=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"") 
Hàm IFERROR này sẽ xóa lỗi.
- Cuối cùng, khi chúng ta kéo núm điều khiển điền, số hàng sẽ hiển thị chính xác.
- Bây giờ là bước cuối cùng, ba cột mới hiển thị sản phẩm của các quốc gia được chọnID và tên sản phẩm. Để làm như vậy, chúng tôi sẽ sử dụng một hàm INDEX đơn giản trả về id sản phẩm theo quốc gia đã chọn.
- Bây giờ, trong ô K5 , hãy viết công thức .
=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)) 
Trong CỘT($H$5:H5) , hãy chọn cùng một cột nằm trong dấu ngoặc đơn bên trái của trang tính.
- Một lần nữa, chúng ta có thể thấy rằng lỗi #VALUE! đang hiển thị.
- Để loại bỏ lỗi, chúng tôi sử dụng giống như trước đây, hàm IFERROR .
- Thay vì công thức trước đây, bây giờ chúng tôi sẽ write.
=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"") 
- Cuối cùng, kéo núm điều khiển điền vào K5:M10 .
- Và, tất cả các bước đã được thực hiện.
- Nếu chúng tôi thay đổi quốc gia từ danh sách bộ lọc thả xuống , chúng ta có thể thấy rằng bảng bên phải tự động thay đổi.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel với Nhiều lựa chọn
3. Sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel từ danh sách thả xuống
Trong excel, có rất nhiều công cụ thú vị mà chúng ta có thể sử dụng trong công việc hàng ngày. Thanh công cụ Sắp xếp và lọc là một trong những công cụ các tính năng mà chúng tôi có thể dễ dàng tạo bộ lọc danh sách thả xuống trong dữ liệu của mình. Tương tự như các phương pháp trên, Chúng tôi sẽ sử dụng cùng một tập dữ liệu, với id sản phẩm, tên sản phẩm và quốc gia.
3.1. Tạo danh sách thả xuống bằng tính năng sắp xếp và lọc
Hãy xem cách thực hiệnđể sử dụng thanh công cụ sắp xếp và lọc. Đối với điều này, chúng ta cần làm theo các bước bên dưới.
BƯỚC:
- Đầu tiên, hãy chọn tiêu đề của tập dữ liệu.
- Sau đó, từ tab Dữ liệu trên ruy-băng, nhấp vào Bộ lọc nằm trong Sắp xếp & Bộ lọc .
- Điều này làm cho mũi tên bộ lọc thả xuống tất cả các tiêu đề.
- Bây giờ, nhấp vào bất kỳ trong số các tiêu đề mà chúng tôi muốn lọc ra.
- Vì vậy, chúng tôi nhấp vào mũi tên thả xuống ID sản phẩm để lọc ra các sản phẩm.
- Bây giờ, hãy bỏ chọn dữ liệu mà chúng tôi không muốn xem.
- Sau đó, nhấp vào nút OK .
- Cuối cùng, chúng ta có thể xem kết quả . Tất cả các sản phẩm không được kiểm tra hiện đã biến mất khỏi tập dữ liệu. Tất cả dữ liệu chưa được kiểm tra hiện đang tạm thời bị ẩn.
3.2. Thêm bộ lọc mới
Để thêm bộ lọc mới trong cùng một tập dữ liệu, chỉ cần làm theo các bước sau.
BƯỚC:
- Trong vị trí đầu tiên, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống nơi chúng tôi muốn thêm bộ lọc mới. Chúng tôi sẽ nhấp vào quốc gia.
- Ở vị trí thứ hai, bỏ chọn tất cả các quốc gia khác mà chúng tôi không muốn xem.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Giờ đây, chúng tôi chỉ có thể thấy các sản phẩm có quốc gia Bangladesh hiện đang được tung ra thị trường. Một số khác được ẩn tạm thời.
3.3. Xóa bộ lọc hiện tại
Nếu cần xóa bộ lọc hiện tại, chúng tôi chỉ cần xóacác bộ lọc đó bằng cách làm theo các bước.
BƯỚC:
- Đầu tiên, nhấp vào mũi tên thả xuống tiêu đề được lọc. Chúng tôi muốn xóa bộ lọc khỏi nhận dạng sản phẩm.
- Bây giờ, hãy nhấp vào Xóa bộ lọc khỏi “ID sản phẩm” .
- Và, thế là xong. Bộ lọc danh sách thả xuống hiện đã bị xóa.
Đọc thêm: Cách tạo Danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
4. Lọc dữ liệu trong Excel bằng tìm kiếm
Tương tự như vậy, bây giờ chúng ta sẽ thấy trình đơn thả xuống lọc dữ liệu bằng tìm kiếm. Đối với điều này, chúng tôi đang sử dụng cùng một tập dữ liệu như được hiển thị trong các phương pháp trước đó.
BƯỚC:
- Đầu tiên, hãy chọn tất cả các tiêu đề chúng tôi muốn tạo một hộp thả xuống.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu > nhấp vào Bộ lọc .
- Để lọc một cột, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong cột đó. Chúng tôi muốn lọc cột tên sản phẩm.
- Tiếp theo, trong hộp tìm kiếm hiển thị trong hình, hãy viết tên sản phẩm mà chúng tôi muốn xem. Chúng tôi chỉ muốn xem tên sản phẩm Dầu gội đầu.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Và, bây giờ chúng ta có thể thấy rằng nó sẽ chỉ hiển thị dữ liệu chứa tên sản phẩm, Dầu gội đầu .
Đọc thêm: Danh sách thả xuống Excel tùy thuộc vào lựa chọn
Bài đọc tương tự
- Tạo danh sách thả xuống Excel từBảng (5 ví dụ)
- Cách tạo danh sách thả xuống Excel có màu (2 cách)
- Danh sách thả xuống Excel không hoạt động (8 Các vấn đề và giải pháp)
- Cách tạo danh sách từ phạm vi trong Excel (3 phương pháp)
5. Bộ lọc văn bản trong Bộ lọc danh sách thả xuống của Excel
Để xem dữ liệu cụ thể hơn, chúng ta có thể sử dụng bộ lọc văn bản.
BƯỚC:
- Để tạo hộp thả xuống, hãy chọn tất cả các tiêu đề của tập dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn Bộ lọc .
- Sau đó, nhấp vào mũi tên thả xuống, trong cột văn bản mà chúng ta muốn lọc. Chúng tôi nhấp vào cột quốc gia.
- Sau đó, chuyển đến Bộ lọc văn bản > Không chứa .
- Tại thời điểm này, hộp thoại Bộ lọc tự động tùy chỉnh sẽ xuất hiện. Giả sử chúng tôi không muốn chứa bất kỳ dữ liệu nào với Canada. Vì vậy, chúng tôi chọn Canada.
- Sau đó, OK .
- Bây giờ, chúng tôi có thể thấy rằng tất cả dữ liệu hiện bị ẩn chứa quốc gia Canada .
Đọc thêm: Cách tạo Danh sách thả xuống trong nhiều cột trong Excel
6. Lọc số trong Bộ lọc danh sách thả xuống của Excel
Để thao tác với các số, chúng ta có thể sử dụng Bộ lọc số . Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới.
BƯỚC:
- Tương ứng với các phương pháp trước đó, hãy chọn
