В Microsoft Excel работата с времето е една от познатите задачи. Ще попаднете в много ситуации, в които ще трябва да за изчисляване на разликите във времето. Ако заемате ръководна длъжност в компанията си, ще трябва да проследите работното време на всички служители. Трябва да изчислите колко часа са отработили те. В този урок ще се научите да изчислявате отработеното време с помощта на формулата на Excel с подходящи примери и подходящи илюстрации.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Формули за изчисляване на отработеното време.xlsx

Формула за намиране на времеви разлики в Excel

В много ситуации ще ви се наложи да изчислявате разликите във времето или отработеното време между два момента във ведомостта за работното време. За да изчислите общото отработено време, трябва да знаете основната формула за изчисляване на разликите във времето. В следващите раздели ще ви покажа няколко прости и лесни примера, които ще изчистят съмненията ви. Препоръчвам ви да научите и приложите всички тях във вашата ведомост за работното време в Excel, за да изчислитеразликата във времето.

1. Отработено време с помощта на просто изваждане

Сега простата формула за изчисляване на разликата във времето е да извадите началното време от крайното време. По този начин можете да изчислите отработеното време за всяка смяна във вашия работен лист на Excel.

Отработено време = крайно време - начално време

Разгледайте следната снимка на екрана:

Тук имаме някои разлики във времето. Използвахме формулата:

=C5-B5

Проблемът, който можете да забележите тук, е, че имаме разлика във формата на времето. Що се отнася до първите данни, искахме 8 часа. Вместо това получихме 8:00 сутринта.

Можете да го форматирате по различни начини. Трябва просто да го промените на Custom format (потребителски формат), за да получите резултата във формат часове, минути и секунди.

За да промените това, следвайте следните стъпки:

• Първо изберете обхвата от клетки.

• Сега натиснете Ctrl+1 на клавиатурата.

• Сега, от Форматиране на клетките диалогов прозорец, ще намерите различни Числа След това изберете Потребителски от Категория . След това от Тип , изберете h:mm: ss формат. Накрая щракнете върху OK .

Накрая ще се покаже отработеното време във формат часове, минути и секунди. И така, успяхме да изчислим отработеното време след извършване на изваждане в таблицата за работно време на Excel.

Прочетете още: Как да изваждате време в Excel (7 бързи метода)

2. Изчисляване на отработеното време в часове, минути или секунди

В предишния пример видяхте, че нашият изход беше форматиран във формат часове, минути и секунди. Сега може да искате да изчислите работното време във формат минути или секунди. Можете също така да изчислите отработеното време, като използвате формулата на Excel. За да демонстрираме това, използваме предишния набор от данни.

2.1 Отработено време в часове

Вече сте виждали следната формула за изчисляване на часовата разлика в Excel:

=C5-B5

Сега, за да изчислите отработеното време само в часове, променете формулата по следния начин:

=(C5-B5)*24

Отново Excel ще ви даде резултата във формат за време. За да промените това, отидете на формата Numbers в Начало таб. Оттам щракнете върху Номер .

След това ще получите данните за отработените часове във вашия работен график в Excel.

Ако не искате резултатите да са в десетичен, а в целочислен формат, използвайте функцията INT като следното:

=INT((C5-B5)*24)

Както можете да видите, успяваме да изчислим отработените часове в таблица за работно време на Excel.

Прочетете още: Как да изчислим общия брой часове в Excel (9 лесни метода)

2.2 Отработено време в минути

За да прецените контраста на времето в минути, трябва да умножите времената от тази колона по общия брой минути в денонощието. Това е 1440 (24 часа*60 минути).

Формулата:

=(C5-B5)*24*60

Excel отново ще ги предостави във формат за време. Така че променете това от групата Числа на Начало таб.

Прочетете още: Как да добавяте минути към времето в Excel (3 бързи метода)

2.3 Отработено време в секунди

За да изчислите разликата във времето в секунди, трябва да умножите предишния резултат по общия брой секунди в денонощието. Това е 86400 (24 ч. * 60 мин. * 60 сек.).

Използваме следната формула:

=(C5-B5)*24*60*60

По този начин можете да изчислите отработеното време във всякакъв формат, като използвате тази формула за работно време в Excel.

Обърнете внимание, че тази формула ще работи само ако изчислявате разликата във времето в Excel за един и същи ден. Ако стойностите на времето ви са от различни дати, тази формула ще върне неправилен резултат. Не се притеснявайте за това. Ще го обсъдим в по-късен раздел.

Прочетете още: Как да изчислим времето в Excel (16 възможни начина)

3. Изчисляване на отработеното време с помощта на функцията TEXT

В предишния раздел трябваше да променим формата на разликата във времето за изчисляване. Защото Excel автоматично променя формата на разликата във времето. Поради тази причина трябваше да променим формата на тома.

Ако не искате да се сблъсквате с тази опасност и искате просто решение, използвайте функцията TEXT . Тук не е необходимо да се притеснявате за промяна на формата.

Общата формула:

=TEXT(Краен час - Начален час, Формат)

Сега първият аргумент е основно изваждане. А във формата трябва просто да въведете желания формат на времевата разлика.

Прочетете още: Формула за работно време в Excel (5 примера)

3.1 Часове само на дисплея

За да покажете само отработените часове, използвайте следната формула:

=TEXT(C5-B5, "hh")

Тази формула ще даде само резултата, който показва броя на часовете разлика между двете стойности на времето. Ако резултатът ви е 10 часа и 40 минути, тя ще покаже само 9 часа.

Свързано съдържание: Как да изваждате и показвате отрицателно време в Excel (3 метода)

3.2 Показвайте само минути

За да покажете само отработените минути, използвайте следната формула:

=TEXT(C5-B5,"[mm]")

3.3 Показване само на секунди

За да покажете само отработените секунди, използвайте следната формула:

=TEXT(C5-B5,"[ss]")

3.4 Показване на часовете и минутите

За да покажете само отработените часове и минути, използвайте следната формула:

=TEXT(C5-B5,"[hh]:mm")

3.5 Показване на часовете, минутите и секундите

За да покажете само отработените часове, минути и секунди, използвайте следната формула:

=TEXT(C5-B5, "hh:mm:ss")

Сега може да се запитате защо използваме квадратни скоби като [hh], [mm] , или [ss] По принцип тя ви дава целия брой отработени часове между двете дати, дори ако часът е по-голям от 24. Така че, ако искате да изчислите отработените часове между две стойности на дати, при които разликата е повече от 24 часа, използването на [hh] ще ви даде общия брой отработени часове, а "hh" ще ви даде само часовете, изминали в деня на крайната дата.

4. Отработено време до момента

За да изчислите отработеното време между началния и текущия час, използвайте функцията NOW вместо крайния час в колоната "Разлика".

Сайтът СЕГА Функцията връща текущата дата и час от вашето устройство. Тя не приема никакви входни аргументи.

Общата формула:

Отработено време = СЕГА() - Начално време

За по-добро разбиране разгледайте следната снимка на екрана:

Ако разликата във времето между началния и текущия час е по-голяма от 24 часа, форматирайте резултата така, че да показва деня с частта от времето, като използвате функцията TEXT.

Формулата:

=TEXT(NOW()-B5, "dd hh:ss:mm")

Сега можете да извършите същото, като промените потребителското форматиране на клетката, за да показвате деня заедно с частта от времето.

Excel автоматично ще вземе предвид времето 1 януари 1990 г., ако началният ви час съдържа само частта за време.

По тази причина СЕГА Функцията ще ви предостави некоректен резултат при изчисляването на отработеното време. Както споменахме, получената стойност ще съдържа и общия брой дни, изминали от 1 януари 1990 г. насам.

За да решите този проблем, използвайте следната формула:

=NOW()- INT(NOW())-B5

Тук INT функцията ще изчисти частта от деня от резултата, получен от тази функция. След това тя ще го използва за изчисляване на разликата във времето.

Не забравяйте, че СЕГА функцията се актуализира винаги, когато направите промяна във вашия работен график в Excel. Но тя не преработва в реално време

Формула за изчисляване на отработените часове за дневна смяна

В този раздел ще ви покажа проста съвкупност от данни, която съдържа начален и краен час на някои служители. Целта ни е да изчислим отработеното време в часове.

За да демонстрираме това, използваме този набор от данни:

Сега изберете Клетка E5 и въведете следната формула:

=MOD(D5-C5,1)*24

Тук нашата формула съдържа функцията MOD за изчисляване на отработеното време в часове в работен лист на Excel.

Както можете да видите, успяваме да изчислим общия брой работни часове в таблицата за работно време на Excel.

Формула за изчисляване на отработеното време за нощна смяна

Сега, преди обсъждахме разликата във времето въз основа на дневната смяна. Това означава, че не ви показахме изхода, ако крайният ви час е на друга дата. Това означава, че началният ви час е в hh:mm: ss PM, но последното време е hh:mm: ss AM. Това може да се сравни с нощна смяна, при която служителите започват работа през нощта и приключват на следващия ден.

Разгледайте следния набор от данни:

Тук ясно се вижда, че някои хора са работили през нощта. Така че датата се е променила и тук заедно с времето.

За да решим този проблем, използваме формула на Excel с функцията IF .

Сега изберете Клетка E5 и въведете следната формула:

=IF((D5-C5)<0,1-(C5-D5),(D5-C5))

Както виждате, изчислихме отработеното време, като използвахме формулата. Друг полезен начин за решаване на този проблем е използването на функцията MOD за изчисляване на отработеното време в часове.

Изберете Клетка E5 и въведете следната формула:

=MOD(D5-C5,1)*24

Тази формула се справя с отрицателното време, като използва функцията MOD, за да "обърне" отрицателните стойности към търсената положителна стойност. Тъй като тази формула ще издържи времената в точния ден и времената, които минават полунощ, не е необходимо да използваме IF Това е красотата на MOD функция.

Забележка: Тази формула няма да работи за период, по-дълъг от 24 часа.

Подобни четива:

• Как да изчислите изминалото време в Excel (8 начина)
• Изчисляване на изминалото време между две дати в Excel (5 метода)
• Как да изваждаме военно време в Excel (3 метода)
• Използване на формат на времето в Excel VBA (макроси, UDF и UserForm)
• Как да изчислим средното време за обработка в Excel (2 лесни начина)

Формула за изчисляване на извънреден труд в Excel

В този раздел ще ви покажа пример за извънреден труд. Под извънреден труд се разбират всички часове, които служителят работи над обичайното си работно време.

Разгледайте набора от данни:

В този работен лист на Excel можете да забележите началния и крайния час на служителите. Тук нашият стандартен работен час е 8 часа. Така че, ако някой е работил повече от 8 часа, нашата формула ще покаже това в колоната "Извънреден труд". Но в колоната "Отработено" ще се покаже само стандартното работно време, извършено от служителя.

За да изчислите обичайното работно време за един ден, въведете следната формула Клетка E5 и плъзнете иконата на дръжката за запълване:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,$C$11,(D5-C5)*24)

Ако служителят е работил повече от 8 часа, формулата ще даде максимална стойност от 8 часа.

За да изчислите извънредния труд за един ден, въведете следната формула в Клетка F5 и плъзнете иконата на дръжката за запълване:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,((D5-C5)*24)-$C$11,0)

Тази формула по принцип извлича допълнителните часове, след като извади входящото време от изходящото време в таблицата за работното време на Excel.

Прочетете още: Формула на Excel за извънреден труд над 40 часа [с безплатен шаблон]

Как да изчислим отработените часове в Excel, като използваме 24-часов часовник

Ако използвате 24-часовия часовник във вашия регион, можете да използвате и предишни формули, за да извършите това.

Използваме функцията MOD за да извършите това.

=MOD(D5-C5,1)*24

Можете да използвате всяка от горните формули за изчисляване на отработеното време в работен лист на Excel за 24-часов часовник.

Прочетете още: Как да добавяте време в Excel над 24 часа (4 начина)

Как да изчислите общия брой часове за седмица в Excel

В този пример ще ви покажа пример, който ще съдържа общите часове и извънредния труд, отработени за една седмица от служител. Извършваме това с помощта на функцията IF , функцията MAX , и функцията SUM .

Погледнете следната снимка на екрана:

Тук изчислихме времето на извънредния труд по следната формула:

=IF(SUM($E$5:E5)>40,SUM($E$5:E5)-40,0)

Тази функция основно изчислява извънредния труд, когато дадено лице работи повече от 40 часа седмично.

Ролята на първия диапазон на SUM Когато копирате тази формула в другата колона, ще видите, че функцията SUM сумира всички часове, оперирани в Работи Когато обхватът на SUM се увеличи, отработените часове също ще се увеличат. SUM достигне повече от 40 часа, тя ще постави часовете извънреден труд в колоната "Извънреден труд" като нарастваща обща сума.

Сега погледнете следната снимка на екрана:

Редовните часове се изчисляват въз основа на общия брой часове, а извънредният труд се използва:

=MAX(E5-G5,0)

Използваме MAX за да не се стигне до отрицателни часове, в които служителят е работил извънредно. Ако формулата върне отрицателна стойност, тогава MAX функцията ще върне нула в таблицата с часове на Excel.

Прочетете още: Как да изчислим общия брой часове в Excel (9 лесни метода)

Как да изчислим общия брой часове за месеца в Excel

Можете да изчислите общото работно време (часове) за един месец, като използвате функцията NETWORKDAYS в Excel.

По принцип тази функция изчислява общия брой отработени часове въз основа на работното време на вашата компания.

Общата формула:

=NETWORKDAYS(начална дата,крайна дата)*работен час на ден

Разгледайте следната снимка на екрана:

Формулата, която използваме:

=NETWORKDAYS(B5,C5)*8

Тук можете да видите общия брой отработени часове за целия месец. Тук не сме включили празниците.

За да получите общия брой отработени часове без почивките, формулата е следната:

=NETWORKDAYS(начална дата,крайна дата,списък с празници)*работен час на ден

За да научите повече за тази функция, прочетете: Как да използвате функцията NETWORKDAYS в Excel (3 подходящи примера)

Формула на Excel за изчисляване на отработените часове минус обяд

Сега може да имате работен лист в Excel, в който трябва да вземете предвид времето за обяд на служителите. И не можете да го добавите към работните часове, за да изчислите. Можем да изчислим отработените часове минус обяда, като използваме функцията SUM .

Общата формула:

=SUM((Време за обяд-начало)+(Време за обяд-край))*24

Разгледайте следната снимка на екрана, за да се запознаете по-добре с нея:

Използваме тази формула:

=SUM((D5-C5)+(F5-E5))*24

Като бизнес служители трябва да се регистрираме и да се регистрираме всеки работен ден, измерването на целия работен период и минус обяда на деня може да помогне за изчисляване на заплатата според времето. От примера показах формулата за изчисляване на работното време, но минус времето за обяд за всеки ден в работен лист на Excel.

Прочетете още: Формула на Excel за изчисляване на отработените часове минус обяд

💬 Нещата, които трябва да запомните

✎ Не забравяйте да промените формата на времето на число или общ формат, ако то не се показва в десетичен формат.

✎ Ако формулата връща #### , това означава, че стойността ви е отрицателна или ширината на колоната е по-малка.

Заключение

В заключение, надявам се, че този урок ви е предоставил част от полезните знания за използване на формулата за изчисляване на отработеното време в Excel. Препоръчваме ви да научите и приложите всички тези инструкции към вашата съвкупност от данни. Изтеглете работната тетрадка за упражнения и ги изпробвайте сами. Също така, не се колебайте да дадете обратна връзка в раздела за коментари. Вашата ценна обратна връзка ни мотивира да създаваме подобни уроци.

Не забравяйте да проверите нашия уебсайт Exceldemy.com за различни проблеми и решения, свързани с Excel.

Продължавайте да изучавате нови методи и да се развивате!