Малките предприятия могат да бъдат управлявани като печеливши предприятия, но могат да нямат пари. В резултат на това проследяването на техните разходи е от жизненоважно значение за поддържането им. Има някои основни финансови подходи за проследяване на разходите на малкия бизнес в Excel.

Конспектът на програма за проследяване на разходите на малкия бизнес може да варира в зависимост от предприятието. Потребителите могат сами да изградят типичен работен лист в Excel или да използват Шаблон .

В тази статия ще обсъдим проследяването на разходите и неговите компоненти, както и методите за проследяване на разходите на малкия бизнес в Excel.

Изтегляне на работна книга на Excel

Използвайте набора от данни за упражнения или като Шаблон .

Проследяване на бизнес разходите

Проследяването на всеки разход, заедно с неговото предназначение и разписки, е известно като проследяване на разходите По различни причини всеки голям или малък бизнес го прави. Следене на разходите помага на предприятията да идентифицират изтичането на пари, да проследяват сметките за комунални услуги, да откриват грешки при въвеждане на данни, да правят инвестиции, които са изгодни, и да подават данъчни декларации. Проследяването на разходите играе решаваща роля за устойчивостта на бизнеса.

Компоненти на приложението за проследяване на бизнес разходи

Бизнес проследяването на разходи се състои от множество компоненти. Но фирмите могат да ги включат в зависимост от своите изисквания. Посочените по-долу елементи са задължителни за всяко проследяване на разходи. Опитайте се да добавите или промените тези елементи в проследяването на разходи, за да го направите по-удобно за проследяване на разходи.

(i) Име: Име на служителя или лицето, което прави разходите.

(ii) Идентификационен номер на служителя: идентификационен номер на служителя, за да видите неговите/нейните пълномощия.

(iii) Отдел: Име на отдела, в който е назначен служителят.

(iv) Управител: Име на отговорното лице, което прави преглед на разходите.

(v) Времеви период: Срокът, в който са направени разходите.

(vi) Описание: Посочете целта на направените разходи.

(vii) Категория разходи: Вмъкнете повтарящи се разходи в колони, за да ги видите като категории разходи.

(viii) Общо: Използвайте формула (т.е., Сума или Други), за да намерите общите суми.

(ix) Седмично или месечно проследяване: Направете различни работни листове за различни периоди от време, например седмици и месеци.

(x) Постъпления: Добавете разписки за достоверност (изображения или връзки).

(xi) Оторизиран от: Името на лицето, което следи разходите.

2 лесни метода за проследяване на разходите на малкия бизнес в Excel

Следвайте някой от методите за проследяване на разходите на малкия бизнес в Excel.

Метод 1: Използване на шаблон за проследяване на разходите на малкия бизнес в Excel

Шаблоните са лесен начин за въвеждане на извършени разходи и тяхното проследяване. Excel предлага множество шаблони за задачи, свързани с финансите, и проследяването на разходите е един от тях. Отидете в Excel Файл > Нов > Тип Следене на разходите в Бар за търсене . Потребителите могат да намерят многобройни шаблони, които да ги допълнят.

Прочетете още: Как да изчислим приходите и разходите на бизнеса в работен лист на Excel

Метод 2: Създаване на система за проследяване на разходите с помощта на работни листове на Excel за проследяване на разходите

Възможно е потребителите да искат персонализиран работен лист на Excel, за да следят разходите си. В този случай те могат да създадат свой собствен инструмент за проследяване на разходите от нулата. За да го направят, трябва да следват следните стъпки.

Стъпка 1: Откриване на финансова сметка или банкова сметка

Обикновено собствениците на фирми отпускат пари за необходимите разходи. Вместо да борави с дребни пари или други средства, много по-лесно е да използва финансова сметка (т.е. банкова сметка), за да осигури пари за разходи. По този начин той или тя може да проследява всяка транзакция, за да провери разходите спрямо сметките или разписките.

Стъпка 2: Събиране на данни за определен период

Всяко устройство за проследяване на разходи трябва да има определен период от време, в рамките на който да съхранява детайлизирани разходи. Тези периоди от време могат да бъдат дни, седмици или месеци. В зависимост от отчета на предприятието потребителите могат да модифицират своите устройства за проследяване на разходи, за да могат да приемат определени елементи в рамките на определен период от време.

Стъпка 3: Въвеждане на фиксирани или нефиксирани разходи

В предприятията има някои постоянни разходи. И очевидно има някои променливи разходи, които се променят от време на време. В тези случаи потребителите трябва да въвеждат тези разходи, когато те възникнат.

Стъпка 4: Поддържане на определено време за въвеждане на записите

С течение на дните трябва да се въвеждат извършените разходи със съответното им описание. Тъй като потребителите поддържат определен период от време, в който да въвеждат разходите, те трябва да спазват и фиксирано време за въвеждане на извършените разходи. Времето може да бъде в края на деня, седмицата или месеца. Това е така, защото предлага защита от двойно въвеждане, осигурява кръстосано съпоставяне и поддържа последователност.

Стъпка 5: Използване на формули за извършване на операции

За да намерят общите разходи или други изчисления, потребителите могат да използват формули на Excel. Изпълнението на тези формули осигурява бързо намиране на общите направени разходи. Освен това те позволяват допълнителни изчисления, за да се отговори на всички критерии, зададени от потребителите. В проследяването на разходите използваме функцията SUM за да намерите натрупаните разходи.

Стъпка 6: Прикрепете изображения или връзки на разписките

По принцип потребителите получават касови бележки за извършените от тях разходи. Важно е те да съставят или прикачат тези касови бележки към проследяването на разходите за съответните дати, като вмъкнат изображения или връзки към изображения. Също така те трябва да предоставят съответните суми в съседство с вмъкнатите връзки.

Стъпка 7: Кръстосана проверка на направените разходи

След като въведат всички записи, потребителите трябва да сверят направените разходи с квитанциите веднъж в работния период на системата за проследяване на разходите. Всяко несъответствие в записите трябва да бъде разгледано и съответно въведено отново.

Прочетете още: Как да направите таблица с разходи в Excel (2 подходящи начина)

Заключение

В тази статия обсъдихме проследяване на бизнес разходи и начини за проследяване на разходите на малкия бизнес в Excel. Също така потребителите могат да намерят необходимите компоненти на проследяване на разходи и могат да включат свои собствени компоненти. Те могат да използват приложения набор от данни, за да се упражняват, и като шаблон за проследяване на разходите си. Надяваме се, че тази статия хвърля достатъчно светлина върху темата, за да изясни вашитеразбирателство. Ако имате допълнителни въпроси или искате да добавите нещо, коментирайте.