Klein besighede kan as winsgewende ondernemings bestuur word, maar kan geen geld hê nie. Gevolglik is dit noodsaaklik om hul uitgawes op te spoor om dit te onderhou. Daar is 'n paar fundamentele finansiële benaderings om tred te hou met kleinsake-uitgawes in Excel.

Die uiteensetting van 'n kleinsake-uitgawenaspoorder kan van besigheid tot besigheid verskil. Gebruikers kan óf self 'n tipiese Excel-werkblad bou óf 'n Sjabloon gebruik.

In hierdie artikel sal ons uitgawenasporing en sy komponente ook bespreek as metodes om tred te hou met kleinsake-uitgawes in Excel.

Laai Excel-werkboek af

Gebruik die datastel om te oefen of as 'n Sjabloon .

Nasporing van besigheidsuitgawes

Hou op hoogte van elke uitgawe, met hul doeleindes en kwitansies, staan ​​bekend as uitgawenasporing . Om verskeie redes doen elke groot of klein onderneming dit. Expense Tracker help besighede om geldlekke te identifiseer, nutsrekeninge op te spoor, toegangsfoute te vind, winswaardige beleggings te maak en belastingopgawes in te dien. Nasporing van uitgawes speel 'n deurslaggewende rol in besigheidsvolhoubaarheid.

Komponente van die Besigheidsuitgawenaspoorder

'n Besigheidsuitgawenaspoorder bestaan ​​uit talle komponente. Maar besighede kan hulle insluit, afhangende van hul eise. Die onderstaande items is soort van verpligtend vir elke uitgawe-spoorsnyer. Probeerom hierdie items in uitgawe-spoorsnyers by te voeg of te wysig om dit geriefliker te maak om uitgawes na te spoor.

(i) Naam: Naam van die werknemer of persoon wat die uitgawes maak.

(ii) Werknemer ID: ID-nommer van die werknemer om sy/haar geloofsbriewe te sien.

(iii) Departement: Naam van departement waaraan die werknemer toegewys is aan.

(iv) Bestuurder: Naam van die persoon in beheer wat oor die uitgawes kyk.

(v) Tydperiode: Die tyd raam binne die uitgawes aangegaan.

(vi) Beskrywing: Verskaf die doel van die uitgawes wat aangegaan is.

(vii) Onkostekategorie: Voeg in herhalende uitgawes in kolomme om dit as uitgawekategorieë te sien.

(viii) Totaal: Gebruik formule (d.i. Som of Ander) om Totale bedrae te vind.

(ix) Weeklikse of maandelikse dop: Maak verskillende werkkaarte vir verskillende tydperke soos weke en maande.

(x) Kwitansies: Voeg by kwitansies vir geloofwaardigheid (prente of skakels).

(xi) Gemagtig deur: Die naam van die persoon wat die uitgawes monitor.

2 Maklike metodes om tred te hou met kleinsake-uitgawes in Excel

Volg enige van die metodes om tred te hou met kleinsake-uitgawes in Excel .

Metode 1: Gebruik 'n sjabloon om tred te hou met kleinsake-uitgawes in Excel

Sjablone is 'n maklike manier om aangegaan uitgawes in te voer en dit na te spoor. Excel bied talle sjablone virfinansiële verwante take, en die uitgawe-spoorsnyer is een daarvan. Gaan na Excel Lêer > Nuwe > Tik Expense Tracker in die Search Bar . Gebruikers kan talle sjablone vind om by hulle te pas.

Lees meer: ​​ Hoe om besigheidsinkomste en -uitgawes in Excel-werkblad te bereken

Metode 2: Skep 'n uitgawespoorder deur gebruik te maak van Excel-werkblaaie om uitgawes by te hou

Gebruikers wil dalk 'n pasgemaakte Excel-werkblad hê om tred te hou met hul uitgawes. In daardie geval kan hulle hul eie uitgawe-spoorsnyer van nuuts af bou. Om dit te doen, moet hulle die volgende stappe volg.

Stap 1: Maak 'n finansiële rekening of bankrekening oop

Gewoonlik betaal sake-eienaars geld uit vir vereiste uitgawes. In plaas daarvan om kleingeld of ander maniere te hanteer, is dit baie makliker om 'n finansiële rekening (d.w.s. 'n bankrekening) te gebruik om geld vir uitgawes te voorsien. Deur dit te doen, kan hy of sy elke transaksie naspoor om uitgawes teen rekeninge of kwitansies te verifieer.

Stap 2: Stel data saam om 'n sekere tydperk uit te brei

Elke uitgawe-spoorsnyer moet het 'n spesifieke tydperk waarbinne dit gespecificeerde uitgawes hou. Hierdie tydperke kan dae, weke of maande wees. Afhangende van die besigheid se staat, kan gebruikers hul uitgawe-spoorsnyers verander om sekere items binne 'n spesifieke tydperk te akkommodeer.

Stap 3: Voeg vaste of nie-vaste uitgawes in

Vir besighede is daar 'n paar vaste uitgawes. En natuurlik is daar 'n paar veranderlike uitgawes wat van tyd tot tyd verskil. In daardie gevalle moet gebruikers daardie uitgawes invoer soos dit voorkom.

Stap 4: Hou 'n spesifieke tyd vir die invoer van die inskrywings

Soos dae verbygaan, word uitgawes aangegaan moet met hul onderskeie beskrywing ingevoer word. Aangesien gebruikers 'n sekere tydperk handhaaf om uitgawes binne in te voer, moet hulle ook 'n vaste tyd volg om aangegaan uitgawes in te voer. Die tyd kan aan die einde van 'n dag, week of maand wees. Dit is omdat dit beskerming teen dubbele inskrywing bied, kruispassing verseker en volgorde handhaaf.

Stap 5: Gebruik formules om bewerkings uit te voer

Om totale uitgawes of ander berekeninge te vind, kan gebruikers Excel-formules gebruik. Die uitvoering van daardie formules verseker vinnige bevindings van totale aangegaan uitgawes. Hulle laat ook verdere berekeninge toe om te voldoen aan enige kriteria wat deur gebruikers gestel word. In die uitgawespoorder gebruik ons die SOM-funksie om die opgehoopte uitgawes te vind.

Stap 6: Heg kwitansies se prente of skakels aan

In die algemeen kry gebruikers kwitansies vir uitgawes wat hulle aangaan. Dit is belangrik dat hulle daardie kwitansies vir die onderskeie datums saamstel of aan die uitgawespoorder heg deur beelde of beeldskakels in te voeg. Hulle moet ook onderskeie bedrae aangrensend aan die ingevoegde skakels verskaf.

Stap7: Kontroleer die aangegaan uitgawes

Nadat al die inskrywings ingevoer is, moet gebruikers die aangegaan uitgawes een keer in die bedryfstydperk van die uitgawenaspoorder met kwitansies kruiskontroleer. Enige wanverhouding in die inskrywings moet aangespreek en dienooreenkomstig weer ingevoer word.

Lees meer: ​​Hoe om 'n uitgawe-sigblad in Excel te maak (2 geskikte maniere)

Gevolgtrekking

In hierdie artikel het ons besigheidskoste-naspoorders bespreek en maniere om tred te hou met kleinsake-uitgawes in Excel. Gebruikers kan ook die nodige komponente van 'n uitgawe-spoorsnyer vind en kan hul eie komponente insluit. Hulle kan die aangehegte datastel gebruik om te oefen en as 'n sjabloon om tred te hou met hul uitgawes. Ons hoop dat hierdie artikel genoeg lig op die onderwerp werp om u begrip te verduidelik. Lewer kommentaar indien jy verdere navrae het of iets het om by te voeg.