As pequenas empresas pódense xestionar como empresas rendibles pero non poden ter diñeiro. Como resultado, o seguimento dos seus gastos é vital para mantelos. Existen algúns enfoques financeiros fundamentais para facer un seguimento dos gastos das pequenas empresas en Excel.

O esquema dun seguimento de gastos de pequenas empresas pode variar dunha empresa a outra. Os usuarios poden crear unha folla de cálculo típica de Excel por si mesmos ou usar un Modelo .

Neste artigo, comentaremos tamén o seguimento dos gastos e os seus compoñentes. como métodos para realizar un seguimento dos gastos das pequenas empresas en Excel.

Descargar o libro de traballo de Excel

Utiliza o conxunto de datos para practicar ou como Modelo .

Seguimento dos gastos da empresa

Seguimento de cada gasto, co seu propósitos e recibos, coñécese como seguimento de gastos . Por varias razóns, todas as empresas grandes ou pequenas fano. O Expense Tracker axuda ás empresas a identificar fugas de diñeiro, realizar un seguimento das facturas dos servizos públicos, atopar erros de entrada, realizar investimentos rentables e presentar declaracións fiscais. O seguimento dos gastos xoga un papel crucial na sustentabilidade empresarial.

Compoñentes do seguimento dos gastos empresariais

Un seguimento dos gastos empresariais consta de numerosos compoñentes. Pero as empresas poden incluílos dependendo das súas demandas. Os seguintes elementos son algo obrigatorios para cada rastreador de gastos. Tentarpara engadir ou modificar estes elementos nos rastreadores de gastos para que sexa máis cómodo o seguimento dos gastos.

(i) Nome: Nome do empregado ou da persoa que realiza os gastos.

(ii) Identificación do empregado: Número de identificación do empregado para ver as súas credenciais.

(iii) Departamento: Nome do departamento asignado ao empregado a.

(iv) Xestor: Nome da persoa responsable que supervisa os gastos.

(v) Período de tempo: O tempo marco dentro dos gastos realizados.

(vi) Descrición: Proporcione a finalidade dos gastos realizados.

(vii) Categoría de gasto: Inserir gastos recorrentes en columnas para visualizalos como categorías de gastos.

(viii) Total: Use a fórmula (é dicir, Suma ou Outros) para atopar os importes totais.

(ix) Rastrexo semanal ou mensual: Fai follas de traballo diferentes para diferentes períodos de tempo, como semanas e meses.

(x) Recibos: Engadir recibos de credibilidade (imaxes ou ligazóns).

(xi) Autorizado por: O nome do persoa que supervisa os gastos.

2 Métodos sinxelos para realizar un seguimento dos gastos das pequenas empresas en Excel

Sigue calquera dos métodos para realizar un seguimento dos gastos das pequenas empresas en Excel .

Método 1: usar un modelo para realizar un seguimento dos gastos de pequenas empresas en Excel

Os modelos son un xeito sinxelo de introducir os gastos realizados e rastrexalos. Excel ofrece numerosos modelos paratarefas relacionadas co financiamento, e o rastreador de gastos é un deles. Vaia a Ficheiro de Excel > Novo > Escriba Rexistro de gastos na Barra de busca . Os usuarios poden atopar numerosos modelos para acompañalos.

Ler máis: Como calcular os ingresos e os gastos empresariais na folla de cálculo de Excel

Método 2: creación dun seguimento de gastos mediante follas de cálculo de Excel para realizar un seguimento dos gastos

Os usuarios poden querer unha folla de cálculo de Excel personalizada para realizar un seguimento dos seus gastos. Nese caso, poden construír o seu propio rastreador de gastos desde cero. Para facelo, deben seguir os seguintes pasos.

Paso 1: abrir unha conta financeira ou bancaria

Normalmente, os propietarios de empresas desembolsan cartos para os gastos necesarios. En lugar de manexar caixa pequena ou outros medios, é moito máis fácil usar unha conta financeira (é dicir, unha conta bancaria) para proporcionar diñeiro para gastos. Ao facelo, pode realizar un seguimento de cada transacción para verificar os gastos contra facturas ou recibos.

Paso 2: compilar datos para ampliar un período determinado

Cada rastreador de gastos debe ter un período de tempo específico no que mantén os gastos desglosados. Estes períodos poden ser días, semanas ou meses. Dependendo do extracto da empresa, os usuarios poden modificar os seus rastreadores de gastos para acomodar determinados elementos nun período de tempo específico.

Paso 3: inserir gastos fixos ou non fixos.

Para as empresas, hai algúns gastos fixos. E obviamente, hai algúns gastos variables que varían de cando en vez. Neses casos, os usuarios teñen que introducir eses gastos a medida que se producen.

Paso 4: Manter un tempo específico para introducir as entradas

A medida que pasan os días, os gastos ocasionados deben introducirse coa súa respectiva descrición. Como os usuarios manteñen un determinado período de tempo para ingresar os gastos, tamén deben seguir un tempo fixo para ingresar os gastos realizados. O tempo pode ser ao final dun día, semana ou mes. Isto débese a que ofrece protección contra a dobre entrada, garante a coincidencia cruzada e mantén a secuencia.

Paso 5: Use fórmulas para realizar operacións

Para atopar os gastos totais ou outros cálculos, os usuarios poden usar fórmulas de Excel. A realización destas fórmulas garante achados rápidos dos gastos totais realizados. Ademais, permiten realizar máis cálculos para cumprir calquera criterio establecido polos usuarios. No rastreador de gastos, usamos a función SUMA para atopar os gastos acumulados.

Paso 6: anexa imaxes ou ligazóns dos recibos

En xeral, os usuarios reciben recibos dos gastos nos que incorren. É importante que recompilen ou acheguen eses recibos ao rastreador de gastos para as datas respectivas inserindo imaxes ou ligazóns de imaxes. Ademais, deben proporcionar as cantidades respectivas xunto ás ligazóns inseridas.

Paso7: Comprobar os gastos realizados

Despois de introducir todas as entradas, os usuarios deben verificar os gastos realizados cos recibos unha vez no período de funcionamento do rastreador de gastos. Calquera falta de coincidencia nas entradas debe abordarse e volver introducirse en consecuencia.

Ler máis: Como facer unha folla de cálculo de gastos en Excel (2 xeitos adecuados)

Conclusión

Neste artigo falamos dos rastreadores de gastos empresariais e de formas de realizar un seguimento dos gastos das pequenas empresas en Excel. Ademais, os usuarios poden atopar os compoñentes necesarios dun rastreador de gastos e poden incluír compoñentes propios. Poden usar o conxunto de datos adxunto para practicar e como modelo para facer un seguimento dos seus gastos. Agardamos que este artigo arroxa suficiente luz sobre o tema para aclarar a súa comprensión. Comenta se tes máis preguntas ou tes algo que engadir.