Små företag kan drivas som lönsamma företag men kan inte ha några pengar. Därför är det viktigt att spåra deras utgifter för att upprätthålla dem. Det finns några grundläggande ekonomiska metoder för att hålla reda på småföretagens utgifter i Excel.

Upplägget för en kostnadsräknare för småföretag kan variera från företag till företag. Användarna kan antingen bygga upp ett typiskt Excel-arbetsblad själva eller använda en Mall .

I den här artikeln kommer vi att diskutera kostnadsspårning och dess komponenter samt metoder för att hålla reda på småföretagens utgifter i Excel.

Ladda ner arbetsbok i Excel

Använd datasetet för att öva eller som en Mall .

Spårning av företagsutgifter

Att hålla reda på varje utgift, med dess syfte och kvitton, kallas för spårning av utgifter Alla stora och små företag gör det av olika skäl. Spårare för utgifter hjälper företag att identifiera penningläckor, spåra räkningar, hitta fel i bokföringen, göra lönsamma investeringar och lämna in skattedeklarationer. Spårning av utgifter spelar en avgörande roll för företagens hållbarhet.

Komponenterna i spåraren för företagskostnader

En kostnadsregistrerare för företag består av många komponenter, men företagen kan inkludera dem beroende på deras behov. Nedanstående punkter är obligatoriska för varje kostnadsregistrerare. Försök att lägga till eller ändra dessa punkter i kostnadsregistrerare för att göra det bekvämare att registrera utgifter.

(i) Namn: Namnet på den anställde eller den person som gör utgifterna.

(ii) Anställdas ID: Den anställdes ID-nummer för att se hans/hennes referenser.

(iii) Avdelning: Namnet på den avdelning som den anställde tillhör.

(iv) Manager: Namnet på den person som ansvarar för att övervaka utgifterna.

(v) Tidsperiod: Tidsramen för de kostnader som uppstått.

(vi) Beskrivning: Ange syftet med de uppkomna utgifterna.

(vii) Utgiftskategori: Infoga återkommande utgifter i kolumner för att visa dem som utgiftskategorier.

(viii) Totalt: Använd en formel (dvs, Summa eller Övriga) för att hitta totala belopp.

(ix) Uppföljning varje vecka eller månad: Gör olika arbetsblad för olika tidsperioder, t.ex. veckor och månader.

(x) Kvitton: Lägg till kvitton för att öka trovärdigheten (bilder eller länkar).

(xi) Godkänd av: Namnet på den person som övervakar utgifterna.

2 enkla metoder för att hålla reda på småföretagskostnader i Excel

Följ någon av metoderna för att hålla reda på småföretagens utgifter i Excel.

Metod 1: Använd en mall för att hålla reda på småföretagens utgifter i Excel

Mallar är ett enkelt sätt att mata in utgifter och spåra dem. Excel erbjuder många mallar för ekonomiska uppgifter, och utgiftsspåraren är en av dem. Gå till Excel Fil > Ny > Typ Spårare för utgifter i den Sökfältet . Användarna kan hitta många mallar som passar till dem.

Läs mer: Hur man beräknar företagsinkomster och utgifter i Excel-arbetsbladet

Metod 2: Skapa en kostnadsregistrering med hjälp av Excel-arbetsblad för att hålla reda på utgifterna

Användare kanske vill ha ett anpassat Excel-arbetsblad för att hålla reda på sina utgifter. I så fall kan de bygga sin egen utgiftskalkylator från grunden. För att göra det måste de följa följande steg.

Steg 1: Öppna ett finansiellt konto eller bankkonto

Vanligtvis betalar företagare ut pengar för nödvändiga utgifter. I stället för att hantera småpengar eller andra medel är det mycket enklare att använda ett finansiellt konto (dvs. ett bankkonto) för att tillhandahålla pengar för utgifter. På så sätt kan han eller hon spåra varje transaktion för att verifiera utgifterna mot räkningar eller kvitton.

Steg 2: Sammanställa data som sträcker sig över en viss period

Varje utgiftsspårare bör ha en specifik tidsperiod inom vilken den innehåller specificerade utgifter. Dessa tidsperioder kan vara dagar, veckor eller månader. Beroende på företagets redovisning kan användarna ändra sina utgiftsspårare så att de kan ta emot vissa poster inom en specifik tidsperiod.

Steg 3: Lägg in fasta eller icke-fasta kostnader

För företag finns det vissa fasta kostnader. Och naturligtvis finns det vissa rörliga kostnader som varierar från tid till annan. I dessa fall måste användarna ange dessa kostnader när de uppstår.

Steg 4: Ha en bestämd tid för att skriva in uppgifterna

När dagarna går måste de utgifter som uppstått bokföras med respektive beskrivning. Eftersom användarna har en viss tidsperiod för att bokföra utgifter inom måste de också följa en fast tidpunkt för att bokföra utgifter som uppstått. Tidpunkten kan vara i slutet av en dag, vecka eller månad. Detta för att skydda mot dubbel bokföring, säkerställa korsmatchning och upprätthålla sekvensen.

Steg 5: Använd formler för att utföra operationer

För att hitta totala utgifter eller andra beräkningar kan användarna använda Excel-formler. Genom att använda dessa formler kan man snabbt hitta de totala utgifterna. De möjliggör också ytterligare beräkningar för att uppfylla de kriterier som användaren har ställt upp. I utgiftsspåraren använder vi följande funktionen SUM för att hitta de ackumulerade kostnaderna.

Steg 6: Bifoga bilder eller länkar till kvitton

I allmänhet får användarna kvitton för sina utgifter. Det är viktigt att de sammanställer eller bifogar dessa kvitton till utgiftsregistret för respektive datum genom att infoga bilder eller bildlänkar. De måste också ange respektive belopp i anslutning till de infogade länkarna.

Steg 7: Kontrollera de uppkomna utgifterna

Efter att ha matat in alla poster måste användarna dubbelkontrollera de utgifter som uppstått med kvitton en gång under utgiftsspårarens verksamhetsperiod. Eventuella avvikelser i posterna bör åtgärdas och matas in på nytt.

Läs mer: Hur du gör ett kalkylblad för utgifter i Excel (2 lämpliga sätt)

Slutsats

I den här artikeln diskuterade vi spårare av företagsutgifter och sätt att hålla reda på småföretagens utgifter i Excel. Dessutom kan användarna hitta de nödvändiga komponenterna i en utgiftsspårare och kan inkludera egna komponenter. De kan använda det bifogade datasetet för att öva och som en mall för att hålla reda på sina utgifter. Vi hoppas att den här artikeln kastar tillräckligt med ljus på ämnet för att klargöra dinOm du har ytterligare frågor eller har något att tillägga, kontakta oss.