Các doanh nghiệp nhỏ có thể được điều hành như những doanh nghiệp có lợi nhuận nhưng không thể có tiền. Kết quả là, theo dõi chi phí của họ là rất quan trọng để duy trì chúng. Có một số cách tiếp cận tài chính cơ bản để theo dõi chi phí doanh nghiệp nhỏ trong Excel.

Danh sách của công cụ theo dõi chi phí doanh nghiệp nhỏ có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp. Người dùng có thể tự tạo trang tính Excel điển hình hoặc sử dụng Mẫu .

Trong bài viết này, chúng tôi cũng sẽ thảo luận về theo dõi chi phí và các thành phần của nó làm phương pháp theo dõi chi phí kinh doanh nhỏ trong Excel.

Tải xuống Sổ làm việc Excel

Sử dụng tập dữ liệu để thực hành hoặc dưới dạng Mẫu .

Theo dõi chi phí kinh doanh

Theo dõi từng khoản chi phí, với mục đích và biên lai, được gọi là theo dõi chi phí . Vì nhiều lý do, mọi doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều làm điều đó. Trình theo dõi chi phí giúp các doanh nghiệp xác định rò rỉ tiền, theo dõi hóa đơn tiện ích, tìm lỗi nhập cảnh, thực hiện các khoản đầu tư xứng đáng với lợi nhuận và nộp tờ khai thuế. Theo dõi chi phí đóng một vai trò quan trọng trong sự bền vững của doanh nghiệp.

Các thành phần của Trình theo dõi chi phí kinh doanh

Công cụ theo dõi chi phí kinh doanh bao gồm nhiều thành phần. Nhưng các doanh nghiệp có thể bao gồm chúng tùy thuộc vào nhu cầu của họ. Các mục dưới đây là loại bắt buộc đối với mọi công cụ theo dõi chi phí. Thửđể thêm hoặc sửa đổi các mục này trong công cụ theo dõi chi phí để thuận tiện hơn trong việc theo dõi chi phí.

(i) Tên: Tên của nhân viên hoặc người thực hiện chi phí.

(ii) ID nhân viên: Số ID của nhân viên để xem thông tin đăng nhập của họ.

(iii) Phòng ban: Tên phòng ban mà nhân viên được chỉ định đến.

(iv) Người quản lý: Tên của người chịu trách nhiệm tổng quan về chi phí.

(v) Khoảng thời gian: Thời gian khung trong phần chi phí phát sinh.

(vi) Mô tả: Cung cấp mục đích của chi phí phát sinh.

(vii) Danh mục chi phí: Chèn chi phí định kỳ trong các cột để xem chúng dưới dạng các loại chi phí.

(viii) Tổng cộng: Sử dụng công thức (nghĩa là Tổng hoặc Khác) để tìm Tổng số tiền.

(ix) Theo dõi hàng tuần hoặc hàng tháng: Tạo các bảng tính khác nhau cho các khoảng thời gian khác nhau như tuần và tháng.

(x) Biên lai: Thêm biên nhận về độ tin cậy (hình ảnh hoặc liên kết).

(xi) Được ủy quyền bởi: Tên của người theo dõi chi phí.

2 Phương pháp dễ dàng để theo dõi chi phí doanh nghiệp nhỏ trong Excel

Làm theo bất kỳ phương pháp nào để theo dõi chi phí doanh nghiệp nhỏ trong Excel .

Phương pháp 1: Sử dụng mẫu để theo dõi chi phí kinh doanh nhỏ trong Excel

Mẫu là một cách dễ dàng để nhập chi phí phát sinh và theo dõi chúng. Excel cung cấp nhiều mẫu chocác nhiệm vụ liên quan đến tài chính và trình theo dõi chi phí là một trong số đó. Chuyển đến Excel Tệp > Mới > Nhập Trình theo dõi chi phí vào Thanh tìm kiếm . Người dùng có thể tìm thấy nhiều mẫu đi kèm.

Đọc thêm: Cách tính thu nhập và chi phí kinh doanh trong bảng tính Excel

Phương pháp 2: Tạo Trình theo dõi Chi phí Sử dụng Trang tính Excel để Theo dõi Chi phí

Người dùng có thể muốn có một trang tính Excel tùy chỉnh để theo dõi chi phí của họ. Trong trường hợp đó, họ có thể xây dựng công cụ theo dõi chi phí của riêng mình từ đầu. Để làm như vậy, họ cần làm theo các bước sau.

Bước 1: Mở Tài khoản tài chính hoặc Tài khoản ngân hàng

Thông thường, chủ doanh nghiệp sẽ chi tiền cho các chi phí cần thiết. Thay vì xử lý tiền mặt lặt vặt hoặc các phương tiện khác, việc sử dụng tài khoản tài chính (tức là tài khoản ngân hàng) để cung cấp tiền cho các chi phí sẽ dễ dàng hơn nhiều. Bằng cách đó, người đó có thể theo dõi từng giao dịch để xác minh chi phí dựa trên hóa đơn hoặc biên lai.

Bước 2: Biên dịch dữ liệu Mở rộng một khoảng thời gian nhất định

Mỗi người theo dõi chi phí nên có một khoảng thời gian cụ thể trong đó nó giữ chi phí thành từng khoản. Những khoảng thời gian này có thể là ngày, tuần hoặc tháng. Tùy thuộc vào báo cáo của doanh nghiệp, người dùng có thể sửa đổi công cụ theo dõi chi phí của mình để phù hợp với một số mục nhất định trong một khoảng thời gian cụ thể.

Bước 3: Chèn Chi phí cố định hoặc không cố định

Đối với doanh nghiệp, có một số chi phí cố định. Và rõ ràng, có một số chi phí biến đổi thay đổi theo thời gian. Trong những trường hợp đó, người dùng cần nhập các khoản chi phí đó khi chúng xảy ra.

Bước 4: Duy trì thời gian cụ thể để nhập các mục nhập

Ngày tháng trôi qua, các khoản chi phí phát sinh phải được nhập với mô tả tương ứng của họ. Vì người dùng duy trì một khoảng thời gian nhất định để nhập các khoản chi phí trong đó nên họ cũng cần tuân theo một khoảng thời gian cố định để nhập các khoản chi phí phát sinh. Thời gian có thể là cuối ngày, tuần hoặc tháng. Điều này là do nó cung cấp khả năng bảo vệ khỏi nhập trùng lặp, đảm bảo khớp chéo và duy trì trình tự.

Bước 5: Sử dụng Công thức để Thực hiện Thao tác

Để tìm tổng chi phí hoặc các tính toán khác, người dùng có thể sử dụng công thức Excel. Thực hiện các công thức đó đảm bảo nhanh chóng tìm ra tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, chúng cho phép tính toán thêm để đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào do người dùng đặt ra. Trong trình theo dõi chi phí, chúng tôi sử dụng hàm SUM để tìm các khoản chi phí tích lũy.

Bước 6: Đính kèm hình ảnh hoặc liên kết của biên nhận

Nói chung, người dùng nhận được biên lai cho các chi phí mà họ phải chịu. Điều quan trọng là họ biên soạn hoặc đính kèm các biên lai đó vào công cụ theo dõi chi phí cho các ngày tương ứng bằng cách chèn hình ảnh hoặc liên kết hình ảnh. Ngoài ra, họ cần cung cấp số tiền tương ứng liền kề với các liên kết được chèn.

Bước7: Kiểm Tra Chéo Chi Phí Phát Sinh

Sau khi nhập đầy đủ các bút toán, NSD cần kiểm tra chéo chi phí phát sinh với phiếu thu một lần trong kỳ hoạt động của phần mềm theo dõi chi phí. Bất kỳ sự không khớp nào trong các mục nhập phải được giải quyết và nhập lại cho phù hợp.

Đọc thêm: Cách tạo bảng tính chi phí trong Excel (2 cách phù hợp)

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về công cụ theo dõi chi phí kinh doanh và cách theo dõi chi phí kinh doanh nhỏ trong Excel. Ngoài ra, người dùng có thể tìm thấy các thành phần cần thiết của công cụ theo dõi chi phí và có thể bao gồm các thành phần của riêng họ. Họ có thể sử dụng tập dữ liệu đính kèm để thực hành và làm mẫu để theo dõi chi phí của mình. Chúng tôi hy vọng bài viết này làm sáng tỏ đủ về chủ đề để làm rõ sự hiểu biết của bạn. Hãy bình luận nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc có điều gì cần bổ sung.