Malé podniky môžu byť vedené ako ziskové podniky, ale môžu mať nedostatok peňazí. V dôsledku toho je sledovanie ich výdavkov nevyhnutné na ich udržanie. Existuje niekoľko základných finančných prístupov na sledovanie výdavkov malých podnikov v programe Excel.

Osnova nástroja na sledovanie výdavkov malých podnikov sa môže v jednotlivých podnikoch líšiť. Používatelia si môžu buď sami vytvoriť typický pracovný hárok programu Excel, alebo použiť Šablóna .

V tomto článku sa budeme venovať sledovaniu výdavkov a jeho súčastiam, ako aj metódam sledovania výdavkov malých podnikov v programe Excel.

Stiahnite si zošit programu Excel

Použite súbor údajov na precvičenie alebo ako Šablóna .

Sledovanie obchodných výdavkov

Sledovanie jednotlivých výdavkov, ich účelov a príjmov sa nazýva sledovanie výdavkov Z rôznych dôvodov to robí každý veľký alebo malý podnik. Sledovanie výdavkov pomáha podnikom identifikovať úniky peňazí, sledovať účty za služby, nájsť chyby pri zadávaní, realizovať investície hodné zisku a podávať daňové priznania. Sledovanie výdavkov zohráva kľúčovú úlohu pri udržateľnosti podniku.

Súčasti nástroja na sledovanie podnikateľských výdavkov

Sledovač podnikových výdavkov sa skladá z mnohých komponentov. Podniky ich však môžu zahrnúť v závislosti od svojich požiadaviek. Nižšie uvedené položky sú pre každý sledovač výdavkov akoby povinné. Pokúste sa tieto položky pridať alebo upraviť v sledovači výdavkov, aby bolo sledovanie výdavkov pohodlnejšie.

(i) Názov: Meno zamestnanca alebo osoby, ktorá výdavky realizuje.

(ii) ID zamestnanca: Identifikačné číslo zamestnanca na zobrazenie jeho poverení.

(iii) Oddelenie: Názov oddelenia, do ktorého je zamestnanec zaradený.

(iv) Manažér: Meno zodpovednej osoby, ktorá vykonáva prehľad výdavkov.

(v) Časové obdobie: Časový rámec v rámci vzniknutých výdavkov.

(vi) Popis: V súčasnosti sa nachádza na území Slovenskej republiky: Uveďte účel vzniknutých výdavkov.

(vii) Kategória výdavkov: Opakujúce sa výdavky vložte do stĺpcov, aby ste ich mohli zobraziť ako kategórie výdavkov.

(viii) Celkom: Použite vzorec (t. j, Suma alebo Iné) na zistenie celkových súm.

(ix) Týždenné alebo mesačné sledovanie: Vytvorte rôzne pracovné listy pre rôzne časové obdobia, napríklad týždne a mesiace.

(x) Príjmy: Pridajte potvrdenia o dôveryhodnosti (obrázky alebo odkazy).

(xi) Autorizované: Meno osoby, ktorá monitoruje výdavky.

2 jednoduché metódy na sledovanie výdavkov malých podnikov v programe Excel

Postupujte podľa niektorej z metód na sledovanie výdavkov malej firmy v programe Excel.

Metóda 1: Použitie šablóny na sledovanie výdavkov malej firmy v programe Excel

Šablóny predstavujú jednoduchý spôsob zadávania vzniknutých výdavkov a ich sledovania. Excel ponúka množstvo šablón pre úlohy súvisiace s financiami a sledovanie výdavkov je jednou z nich. Prejdite do aplikácie Excel Súbor > Nový > Typ Sledovanie výdavkov v Vyhľadávací panel . používatelia môžu nájsť množstvo šablón, ktoré sa k nim hodia.

Prečítajte si viac: Ako vypočítať príjmy a výdavky na podnikanie v hárku programu Excel

Metóda 2: Vytvorenie nástroja na sledovanie výdavkov pomocou pracovných hárkov programu Excel na sledovanie výdavkov

Používatelia môžu chcieť na sledovanie svojich výdavkov vlastný hárok programu Excel. V takom prípade si môžu vytvoriť vlastný nástroj na sledovanie výdavkov od začiatku. Ak to chcú urobiť, musia postupovať podľa nasledujúcich krokov.

Krok 1: Otvorenie finančného alebo bankového účtu

Majitelia firiem zvyčajne vyplácajú peniaze na potrebné výdavky. Namiesto narábania s drobnou hotovosťou alebo inými prostriedkami je oveľa jednoduchšie použiť na poskytnutie peňazí na výdavky finančný účet (t. j. bankový účet). Týmto spôsobom môže sledovať každú transakciu a overiť výdavky podľa účtov alebo potvrdení.

Krok 2: Zostavenie údajov rozširujúcich určité obdobie

Každý sledovač výdavkov by mal mať určité časové obdobie, v rámci ktorého uchováva položkové výdavky. Tieto časové obdobia môžu byť dni, týždne alebo mesiace. V závislosti od výkazu podniku môžu používatelia upraviť svoje sledovače výdavkov tak, aby sa do nich zmestili určité položky v rámci určitého časového obdobia.

Krok 3: Vložte fixné alebo nefixné výdavky

Pre podniky existujú niektoré fixné výdavky. A samozrejme existujú aj niektoré variabilné výdavky, ktoré sa z času na čas menia. V týchto prípadoch musia používatelia tieto výdavky zadávať podľa toho, ako vznikajú.

Krok 4: Dodržanie konkrétneho času na zadávanie záznamov

Ako plynú dni, vzniknuté výdavky sa musia zadávať s príslušným popisom. Keďže používatelia udržiavajú určité časové obdobie, v rámci ktorého majú zadávať výdavky, musia dodržiavať aj pevný čas na zadávanie vzniknutých výdavkov. Tento čas môže byť na konci dňa, týždňa alebo mesiaca. Poskytuje totiž ochranu pred dvojitým zadávaním, zabezpečuje krížové porovnávanie a zachováva postupnosť.

Krok 5: Používanie vzorcov na vykonávanie operácií

Na zistenie celkových výdavkov alebo iných výpočtov môžu používatelia použiť vzorce programu Excel. Vykonanie týchto vzorcov zabezpečuje rýchle zistenie celkových vynaložených výdavkov. Taktiež umožňujú ďalšie výpočty podľa ľubovoľných kritérií stanovených používateľmi. V aplikácii na sledovanie výdavkov používame funkcia SUM na zistenie kumulovaných výdavkov.

Krok 6: Pripojte obrázky alebo odkazy na účtenky

Používatelia vo všeobecnosti dostávajú účtenky za výdavky, ktoré im vznikli. Je dôležité, aby tieto účtenky zostavili alebo pripojili k sledovaniu výdavkov k príslušným dátumom vložením obrázkov alebo odkazov na obrázky. Tiež musia uviesť príslušné sumy susediace s vloženými odkazmi.

Krok 7: Krížová kontrola vzniknutých výdavkov

Po zadaní všetkých záznamov musia používatelia raz za prevádzkové obdobie sledovania výdavkov skontrolovať vzniknuté výdavky s účtenkami. Prípadný nesúlad v záznamoch je potrebné riešiť a zodpovedajúcim spôsobom opätovne zadať.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť tabuľku výdavkov v programe Excel (2 vhodné spôsoby)

Záver

V tomto článku sme sa venovali sledovaniu podnikateľských výdavkov a spôsobom, ako sledovať výdavky malých firiem v programe Excel. Používatelia tiež nájdu potrebné komponenty sledovania výdavkov a môžu doň zahrnúť vlastné komponenty. Priložený súbor údajov môžu použiť na precvičenie a ako šablónu na sledovanie svojich výdavkov. Dúfame, že tento článok vrhne dostatok svetla na túto tému, aby ste si mohli vyjasniťAk máte ďalšie otázky alebo chcete niečo dodať, vyjadrite sa.