Kleine bedrijven kunnen winstgevende ondernemingen zijn, maar kunnen geen geld hebben. Daarom is het bijhouden van hun uitgaven van vitaal belang om ze in stand te houden. Er zijn enkele fundamentele financiële benaderingen om de uitgaven van kleine bedrijven bij te houden in Excel.

De opzet van een onkostentracker voor kleine bedrijven kan per bedrijf verschillen. Gebruikers kunnen zelf een typisch Excel-werkblad maken of een Sjabloon .

In dit artikel bespreken we het bijhouden van uitgaven en de onderdelen daarvan, alsmede methoden om de uitgaven van kleine bedrijven bij te houden in Excel.

Excel-werkboek downloaden

Gebruik de dataset om te oefenen of als een Sjabloon .

Zakelijke uitgaven bijhouden

Het bijhouden van elke uitgave, met hun doel en ontvangsten, staat bekend als volgen van uitgaven Om verschillende redenen doet elk groot of klein bedrijf het. Kosten Tracker helpt bedrijven om geldlekken op te sporen, energierekeningen bij te houden, invoerfouten te vinden, winstgevende investeringen te doen en belastingaangiften in te dienen. Het bijhouden van uitgaven speelt een cruciale rol in de duurzaamheid van bedrijven.

Onderdelen van de Business Expenses Tracker

Een business expense tracker bestaat uit tal van onderdelen, maar bedrijven kunnen ze opnemen afhankelijk van hun eisen. De onderstaande items zijn soort van verplicht voor elke expense tracker. Probeer deze items toe te voegen of te wijzigen in expense trackers om het gemakkelijker te maken om uitgaven bij te houden.

(i) Naam: Naam van de werknemer of persoon die de uitgaven doet.

(ii) Werknemer ID: ID-nummer van de werknemer om zijn/haar referenties te bekijken.

(iii) Afdeling: Naam van de afdeling waaraan de werknemer is toegewezen.

(iv) Manager: Naam van de verantwoordelijke die de uitgaven overziet.

(v) Tijdsperiode: De termijn binnen de gemaakte kosten.

(vi) Beschrijving: Geef het doel van de gemaakte kosten.

(vii) Uitgavencategorie: Voeg terugkerende uitgaven in kolommen in om ze als uitgavencategorieën weer te geven.

(viii) Totaal: Gebruik de formule (d.w.z, Som of Anderen) om Totaalbedragen te vinden.

(ix) Wekelijks of maandelijks bijhouden: Maak verschillende werkbladen voor verschillende tijdsperioden zoals weken en maanden.

(x) Ontvangsten: Voeg bonnetjes toe voor de geloofwaardigheid (afbeeldingen of links).

(xi) Geautoriseerd door: De naam van de persoon die de uitgaven controleert.

2 Eenvoudige methoden om de uitgaven van kleine bedrijven bij te houden in Excel

Volg een van de methoden om de uitgaven van kleine bedrijven bij te houden in Excel.

Methode 1: Een sjabloon gebruiken om de uitgaven van kleine bedrijven bij te houden in Excel

Sjablonen zijn een gemakkelijke manier om gemaakte uitgaven in te voeren en bij te houden. Excel biedt talloze sjablonen voor financieel gerelateerde taken, en de onkostentracker is er daar één van. Ga naar Excel Bestand > Nieuw > Type Kosten Tracker in de Zoekbalk . de gebruikers kunnen talrijke sjablonen vinden die erbij horen.

Lees meer: Hoe bedrijfsinkomsten en -uitgaven berekenen in Excel-werkblad

Methode 2: Een uitgavenlijst maken met Excel-werkbladen om de uitgaven bij te houden

Gebruikers willen misschien een aangepast Excel-werkblad om hun uitgaven bij te houden. In dat geval kunnen ze hun eigen onkostentracker vanaf nul opbouwen. Daarvoor moeten ze de volgende stappen volgen.

Stap 1: Open een financiële rekening of bankrekening

Gewoonlijk geven ondernemers geld uit voor noodzakelijke uitgaven. In plaats van met kleine bedragen of andere middelen te werken, is het veel gemakkelijker om een financiële rekening (d.w.z. een bankrekening) te gebruiken om geld voor uitgaven te verstrekken. Op die manier kan hij of zij elke transactie volgen om de uitgaven te verifiëren aan de hand van rekeningen of ontvangstbewijzen.

Stap 2: Gegevens verzamelen over een bepaalde periode

Elke onkostentracker moet een specifieke tijdsperiode hebben waarbinnen hij gespecificeerde uitgaven bewaart. Deze tijdsperioden kunnen dagen, weken of maanden zijn. Afhankelijk van de opgave van het bedrijf kunnen gebruikers hun onkostentracker aanpassen om bepaalde posten binnen een bepaalde tijdsperiode op te nemen.

Stap 3: Vaste of niet-vaste uitgaven invoegen

Voor bedrijven zijn er een aantal vaste uitgaven. En natuurlijk zijn er een aantal variabele uitgaven die van tijd tot tijd variëren. In die gevallen moeten gebruikers die uitgaven invoeren wanneer ze zich voordoen.

Stap 4: Een specifiek tijdstip aanhouden voor het invoeren van de gegevens

Naarmate de dagen verstrijken, moeten de gemaakte uitgaven met hun respectieve beschrijving worden ingevoerd. Aangezien gebruikers een bepaalde periode aanhouden om uitgaven in te voeren, moeten zij ook een vast tijdstip aanhouden om gemaakte uitgaven in te voeren. Het tijdstip kan aan het einde van een dag, week of maand liggen. Dit biedt bescherming tegen dubbele invoer, zorgt voor cross-matching en behoudt de volgorde.

Stap 5: Formules gebruiken om bewerkingen uit te voeren

Om totale uitgaven of andere berekeningen te vinden, kunnen gebruikers Excel-formules gebruiken. Het uitvoeren van die formules zorgt voor snelle bevindingen van de totale gemaakte uitgaven. Ook maken ze verdere berekeningen mogelijk om te voldoen aan de door de gebruikers ingestelde criteria. In de uitgaven-tracker gebruiken we de SUM-functie om de gecumuleerde uitgaven te vinden.

Stap 6: Afbeeldingen of links van ontvangstbewijzen toevoegen

In het algemeen krijgen gebruikers kwitanties voor uitgaven die ze doen. Het is belangrijk dat ze die kwitanties verzamelen of toevoegen aan de uitgaven-tracker voor de respectieve data door afbeeldingen of koppelingen naar afbeeldingen in te voegen. Ook moeten ze de respectieve bedragen naast de ingevoegde koppelingen vermelden.

Stap 7: kruiscontrole van de gemaakte kosten

Na het invoeren van alle boekingen moeten gebruikers de gemaakte kosten eenmaal in de werkingsperiode van de uitgaven-tracker vergelijken met de ontvangstbewijzen. Eventuele afwijkingen in de boekingen moeten worden aangepakt en opnieuw worden ingevoerd.

Lees meer: Hoe maak je een uitgavenblad in Excel (2 geschikte manieren)?

Conclusie

In dit artikel bespraken we zakelijke onkosten trackers en manieren om kleine zakelijke uitgaven in Excel bij te houden. Ook kunnen gebruikers de noodzakelijke componenten van een onkosten tracker vinden en zelf componenten toevoegen. Ze kunnen de bijgevoegde dataset gebruiken om te oefenen en als sjabloon om hun uitgaven bij te houden. We hopen dat dit artikel genoeg licht werpt op het onderwerp om uwbegrip. Reageer als u verdere vragen heeft of iets toe te voegen.