A kisvállalkozások nyereséges vállalkozásként működhetnek, de nem rendelkezhetnek pénzzel. Ennek eredményeképpen a kiadásaik nyomon követése létfontosságú a fenntartásukhoz. Van néhány alapvető pénzügyi megközelítés a kisvállalkozások kiadásainak nyomon követésére az Excelben.

A kisvállalati költségkövető vázlata vállalkozásról vállalkozásra változhat. A felhasználók vagy saját maguk építhetnek egy tipikus Excel-táblázatot, vagy használhatnak egy Sablon .

Ebben a cikkben a költségkövetést és annak összetevőit, valamint a kisvállalati kiadások Excelben történő nyomon követésének módszereit tárgyaljuk.

Excel munkafüzet letöltése

Használja az adathalmazt gyakorlásra vagy Sablon .

Üzleti költségek nyomon követése

Az egyes kiadások nyomon követése, azok céljával és bizonylataival együtt, az ún. költségkövetés Különböző okokból minden nagy- és kisvállalkozás ezt teszi. Költségek nyomon követése segít a vállalkozásoknak a pénzszivárgások azonosításában, a közüzemi számlák nyomon követésében, a beviteli hibák felderítésében, a nyereséges beruházások megvalósításában és az adóbevallások benyújtásában. A kiadások nyomon követése döntő szerepet játszik a vállalkozások fenntarthatóságában.

A Business Expenses Tracker összetevői

Egy üzleti költségkövető számos összetevőből áll. De a vállalkozások ezeket az igényeiktől függően beépíthetik. Az alábbi elemek minden költségkövető számára kötelezőek. Próbálja meg ezeket az elemeket hozzáadni vagy módosítani a költségkövetőben, hogy kényelmesebbé tegye a költségek nyomon követését.

(i) Név: A kiadásokat teljesítő alkalmazott vagy személy neve.

(ii) Munkavállalói azonosító: A munkavállaló azonosító száma a megbízólevelek megtekintéséhez.

(iii) Osztály: Az osztály neve, amelyhez a munkavállaló tartozik.

(iv) Menedzser: A kiadásokat áttekintő felelős személy neve.

(v) Időszak: A felmerült költségek időbeli kerete.

(vi) Leírás: Adja meg a felmerült költségek célját.

(vii) Költségkategória: Ismétlődő kiadások beillesztése oszlopokba, hogy költségkategóriákként láthassa őket.

(viii) Összesen: Használja a képletet (pl, Sum vagy Egyebek) a Teljes összegek megtalálásához.

(ix) Heti vagy havi nyomon követés: Készítsen különböző munkalapokat különböző időszakokra, például hetekre és hónapokra.

(x) Bevételek: A hitelesség érdekében adjon hozzá bizonylatokat (képeket vagy linkeket).

(xi) Engedélyezte: A kiadásokat ellenőrző személy neve.

2 egyszerű módszerek a kisvállalati költségek nyomon követésére Excelben

Kövesse a módszerek bármelyikét a kisvállalkozások kiadásainak nyomon követéséhez az Excelben.

1. módszer: Sablon használata a kisvállalati kiadások nyomon követésére Excelben

A sablonok egyszerű módja a felmerült kiadások bevitelének és nyomon követésének. Az Excel számos sablont kínál a pénzügyekkel kapcsolatos feladatokhoz, és a kiadások nyomon követése az egyik ilyen. Tovább az Excelhez Fájl > Új > Típus Költségek nyomon követése a Keresés sáv . A felhasználók számos sablont találhatnak hozzájuk.

Bővebben: Hogyan számítsuk ki az üzleti bevételeket és kiadásokat az Excel munkalapon

2. módszer: Költségkövető létrehozása Excel munkalapok használatával a kiadások nyomon követésére

Előfordulhat, hogy a felhasználók egy testreszabott Excel munkalapot szeretnének a kiadásaik nyomon követéséhez. Ebben az esetben a semmiből is létrehozhatják saját kiadáskövetőjüket. Ehhez a következő lépéseket kell követniük.

1. lépés: Pénzügyi számla vagy bankszámla megnyitása

Általában az üzlettulajdonosok pénzt fizetnek ki a szükséges kiadásokra. Ahelyett, hogy aprópénzzel vagy más eszközökkel kezelnék, sokkal egyszerűbb egy pénzügyi számla (azaz bankszámla) segítségével pénzt biztosítani a kiadásokra. Ezáltal nyomon követheti az egyes tranzakciókat, hogy ellenőrizze a kiadásokat a számlákkal vagy a bizonylatokkal szemben.

2. lépés: Állítsa össze az adatokat egy bizonyos időszakra kiterjesztve

Minden költségkövetőnek rendelkeznie kell egy adott időszakkal, amelyen belül tételes kiadásokat tart. Ezek az időszakok lehetnek napok, hetek vagy hónapok. A vállalkozások kimutatásától függően a felhasználók módosíthatják költségkövetőiket, hogy bizonyos tételeket egy adott időszakon belül fogadjanak el.

3. lépés: Fix vagy nem fix költségek beillesztése

A vállalkozásoknak vannak állandó költségei. És nyilvánvalóan vannak változó költségeik, amelyek időről időre változnak. Ezekben az esetekben a felhasználóknak a felmerülő költségek felmerülésekor kell beírniuk ezeket a kiadásokat.

4. lépés: Tartsa fenn a bejegyzések bevitelének meghatározott idejét

A napok múlásával a felmerült kiadásokat a hozzájuk tartozó leírással együtt kell beírni. Mivel a felhasználóknak egy bizonyos időszakot kell fenntartaniuk a kiadások beírására, a felmerült kiadások beírására is egy meghatározott időpontot kell követniük. Ez az időpont lehet a nap, a hét vagy a hónap vége. Ez azért van így, mert védelmet nyújt a kettős könyvelés ellen, biztosítja a keresztegyeztetést és a sorrendiséget.

5. lépés: Képletek használata műveletek elvégzéséhez

A teljes kiadás vagy más számítások megtalálásához a felhasználók Excel képleteket használhatnak. E képletek végrehajtása biztosítja a teljes felmerült kiadás gyors megállapítását. Emellett lehetővé teszik a további számításokat a felhasználók által meghatározott bármely kritériumnak való megfelelés érdekében. A kiadáskövetőben a következőket használjuk a SUM függvény a felhalmozott költségek megtalálása.

6. lépés: Csatolja a bizonylatok képeit vagy linkjeit

Általában a felhasználók a felmerülő kiadásaikról nyugtákat kapnak. Fontos, hogy ezeket a nyugtákat a megfelelő dátumokra vonatkozóan kép vagy képi linkek beillesztésével összeállítsák vagy csatolják a költségkövetőhöz. A beillesztett linkek mellett meg kell adniuk a megfelelő összegeket is.

7. lépés: Ellenőrizze a felmerült kiadásokat

Az összes bejegyzés beírása után a felhasználóknak a költségkövető működési időszakában egyszer kell összevetniük a felmerült kiadásokat a bizonylatokkal. A bejegyzésekben lévő esetleges eltéréseket kezelni kell, és ennek megfelelően újra be kell írni.

További információ: Hogyan készítsünk költségtáblázatot Excelben (2 megfelelő módszer)

Következtetés

Ebben a cikkben tárgyaltuk az üzleti költségkövetőket és a kisvállalkozások kiadásainak Excelben történő nyomon követésének módjait. A felhasználók is megtalálhatják a költségkövetők szükséges összetevőit, és saját összetevőiket is beépíthetik. A csatolt adatállományt gyakorlásra és sablonként használhatják a kiadásaik nyomon követéséhez. Reméljük, hogy ez a cikk elegendő fényt vet a témára ahhoz, hogy tisztázza aHa további kérdései vannak, vagy bármit szeretne hozzáfűzni, írjon megjegyzéseket.