Les petites entreprises peuvent être gérées comme des entreprises rentables, mais elles peuvent ne pas avoir d'argent. Par conséquent, le suivi de leurs dépenses est vital pour les maintenir. Il existe quelques approches financières fondamentales pour suivre les dépenses des petites entreprises dans Excel.

Les grandes lignes d'un système de suivi des dépenses d'une petite entreprise peuvent varier d'une entreprise à l'autre. Modèle .

Dans cet article, nous aborderons le suivi des dépenses et ses composantes, ainsi que les méthodes permettant de suivre les dépenses des petites entreprises dans Excel.

Télécharger le classeur Excel

Utilisez l'ensemble de données pour vous entraîner ou comme une Modèle .

Suivi des dépenses de l'entreprise

Garder la trace de chaque dépense, avec ses objectifs et ses reçus, est connu sous le nom de suivi des dépenses Pour diverses raisons, toutes les entreprises, grandes ou petites, le font. Suivi des dépenses aide les entreprises à identifier les fuites d'argent, à suivre les factures de services publics, à trouver les erreurs de saisie, à réaliser des investissements rentables et à remplir les déclarations fiscales. Le suivi des dépenses joue un rôle crucial dans la pérennité des entreprises.

Composants du système de suivi des frais professionnels

Un outil de suivi des dépenses d'une entreprise est composé de nombreux éléments, mais les entreprises peuvent les inclure en fonction de leurs besoins. Les éléments ci-dessous sont en quelque sorte obligatoires pour tout outil de suivi des dépenses. Essayez d'ajouter ou de modifier ces éléments dans les outils de suivi des dépenses afin de les rendre plus pratiques.

(i) Nom : Nom de l'employé ou de la personne qui effectue les dépenses.

(ii) ID de l'employé : Numéro d'identification de l'employé pour voir ses références.

(iii) Département : Nom du service auquel l'employé est affecté.

(iv) Directeur : Nom de la personne responsable qui supervise les dépenses.

(v) Période de temps : Le délai dans lequel les dépenses sont engagées.

(vi) Description : Indiquez l'objet des dépenses engagées.

(vii) Catégorie de dépenses : Insérez les dépenses récurrentes dans des colonnes pour les afficher sous forme de catégories de dépenses.

(viii) Total : Utilisez la formule (c'est-à-dire, Somme ou Autres) pour trouver les montants totaux.

(ix) Suivi hebdomadaire ou mensuel : Faites des feuilles de travail différentes pour des périodes de temps différentes, comme les semaines et les mois.

(x) Reçus : Ajoutez des justificatifs pour plus de crédibilité (images ou liens).

(xi) Autorisé par : Le nom de la personne qui contrôle les dépenses.

2 méthodes simples pour suivre les dépenses d'une petite entreprise dans Excel

Suivez l'une des méthodes pour suivre les dépenses des petites entreprises dans Excel.

Méthode 1 : Utilisation d'un modèle pour suivre les dépenses d'une petite entreprise dans Excel

Les modèles sont un moyen facile de saisir les dépenses engagées et d'en assurer le suivi. Excel propose de nombreux modèles pour les tâches liées aux finances, et le suivi des dépenses est l'un d'entre eux. Accéder à Excel Fichier > ; Nouveau > ; Type Suivi des dépenses dans le Barre de recherche Les utilisateurs peuvent trouver de nombreux modèles pour les accompagner.

Lire la suite : Comment calculer les revenus et les dépenses d'une entreprise dans une feuille de calcul Excel ?

Méthode 2 : Création d'un système de suivi des dépenses à l'aide de feuilles de calcul Excel pour assurer le suivi des dépenses

Les utilisateurs peuvent souhaiter disposer d'une feuille de calcul Excel personnalisée pour suivre leurs dépenses. Dans ce cas, ils peuvent créer leur propre outil de suivi des dépenses à partir de zéro. Pour ce faire, ils doivent suivre les étapes suivantes.

Étape 1 : Ouvrir un compte financier ou un compte bancaire

Habituellement, les propriétaires d'entreprise déboursent de l'argent pour les dépenses nécessaires. Au lieu de manipuler la petite caisse ou d'autres moyens, il est beaucoup plus facile d'utiliser un compte financier (c'est-à-dire un compte bancaire) pour fournir de l'argent pour les dépenses. En faisant cela, il peut suivre chaque transaction pour vérifier les dépenses par rapport aux factures ou aux reçus.

Étape 2 : Compiler des données portant sur une période donnée

Chaque outil de suivi des dépenses doit avoir une période spécifique dans laquelle il conserve les dépenses détaillées. Ces périodes peuvent être des jours, des semaines ou des mois. En fonction de la déclaration de l'entreprise, les utilisateurs peuvent modifier leurs outils de suivi des dépenses pour prendre en compte certains éléments dans une période spécifique.

Étape 3 : Insérer les dépenses fixes ou non fixes

Pour les entreprises, il y a des dépenses fixes. Et évidemment, il y a des dépenses variables qui varient de temps en temps. Dans ces cas, les utilisateurs doivent entrer ces dépenses au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Étape 4 : Maintenir une heure spécifique pour la saisie des entrées

Au fur et à mesure que les jours passent, les dépenses encourues doivent être saisies avec leur description respective. Comme les utilisateurs maintiennent une certaine période de temps pour saisir les dépenses, ils doivent également suivre un moment fixe pour saisir les dépenses encourues. Ce moment peut être à la fin d'un jour, d'une semaine ou d'un mois, car il offre une protection contre la double saisie, assure la correspondance croisée et maintient la séquence.

Étape 5 : utiliser des formules pour effectuer des opérations

Pour trouver le total des dépenses ou effectuer d'autres calculs, les utilisateurs peuvent utiliser des formules Excel. L'utilisation de ces formules permet de trouver rapidement le total des dépenses encourues. Elles permettent également d'effectuer d'autres calculs pour répondre à tous les critères définis par les utilisateurs. Dans le suivi des dépenses, nous utilisons la fonction SUM pour trouver les dépenses accumulées.

Étape 6 : joindre les images ou les liens des reçus

En général, les utilisateurs obtiennent des reçus pour les dépenses qu'ils effectuent. Il est important qu'ils compilent ou joignent ces reçus au suivi des dépenses pour les dates respectives en insérant des images ou des liens d'image. Ils doivent également fournir les montants respectifs à côté des liens insérés.

Étape 7 : Vérifiez les dépenses encourues.

Après avoir saisi toutes les entrées, les utilisateurs doivent recouper les dépenses encourues avec les reçus une fois dans la période d'exploitation du système de suivi des dépenses. Toute incohérence dans les entrées doit être traitée et réinscrite en conséquence.

Lire la suite : Comment créer une feuille de calcul des dépenses dans Excel (2 façons adaptées)

Conclusion

Dans cet article, nous avons abordé la question du suivi des dépenses professionnelles et des moyens de suivre les dépenses des petites entreprises dans Excel. En outre, les utilisateurs peuvent trouver les composants nécessaires d'un suivi des dépenses et peuvent inclure leurs propres composants. Ils peuvent utiliser le jeu de données ci-joint pour s'entraîner et comme modèle pour suivre leurs dépenses. Nous espérons que cet article vous apportera suffisamment de lumière sur le sujet pour clarifier vos besoins en matière de suivi des dépenses.Comprendre. Commenter si vous avez d'autres questions ou si vous avez quelque chose à ajouter.