Lítil fyrirtæki geta verið rekin sem arðbær fyrirtæki en eiga enga peninga. Þess vegna er mikilvægt að fylgjast með útgjöldum þeirra til að halda þeim uppi. Það eru nokkrar grundvallarfjárhagsaðferðir til að halda utan um kostnað lítilla fyrirtækja í Excel.

Útlínur kostnaðarmælingar fyrir lítil fyrirtæki geta verið mismunandi eftir fyrirtæki. Notendur geta annað hvort smíðað dæmigert Excel vinnublað sjálfir eða notað sniðmát .

Í þessari grein munum við ræða kostnaðarrakningu og íhluti þess. sem aðferðir til að fylgjast með útgjöldum lítilla fyrirtækja í Excel.

Hlaða niður Excel vinnubók

Notaðu gagnasafnið til að æfa eða sem sniðmát .

Rakningar útgjalda fyrirtækja

Fylgjast með hverjum kostnaði, með þeim tilgangi og kvittunum, er þekkt sem kostnaðarrakning . Af ýmsum ástæðum gera hvert stórt eða lítið fyrirtæki það. Expense Tracker hjálpar fyrirtækjum að bera kennsl á peningaleka, rekja rafmagnsreikninga, finna innsláttarvillur, gera arðbærar fjárfestingar og skila skattframtölum. Kostnaðarmæling gegnir mikilvægu hlutverki í sjálfbærni fyrirtækja.

Hluti rekstrarkostnaðarrakningar

Rekstrarreikningur fyrirtækja samanstendur af fjölmörgum hlutum. En fyrirtæki geta haft þau með eftir kröfum þeirra. Atriðin hér að neðan eru nokkurs konar skylda fyrir hvern kostnaðareftirlit. Reynduað bæta við eða breyta þessum hlutum í kostnaðarmælingum til að gera það þægilegra að fylgjast með útgjöldum.

(i) Nafn: Nafn starfsmanns eða einstaklings sem gerir útgjöldin.

(ii) Auðkenni starfsmanns: Kennitala starfsmanns til að skoða skilríki hans.

(iii) Deild: Nafn deildar sem starfsmanni er úthlutað til.

(iv) Stjórnandi: Nafn ábyrgðarmanns sem hefur yfirsýn yfir útgjöldin.

(v) Tímabil: Tíminn. ramma innan útlagðra útgjalda.

(vi) Lýsing: Gefðu upp tilgang útlagðra útgjalda.

(vii) Útgjaldaflokkur: Setja inn endurtekinn kostnaður í dálkum til að skoða þau sem kostnaðarflokka.

(viii) Samtals: Notaðu formúlu (þ.e. Summa eða önnur) til að finna heildarupphæðir.

(ix) Vikuleg eða mánaðarleg rakning: Búðu til mismunandi vinnublöð fyrir mismunandi tímabil eins og vikur og mánuði.

(x) Kvittanir: Bæta við kvittanir fyrir trúverðugleika (myndir eða tenglar).

(xi) Heimild af: Nafn einstaklingur sem fylgist með útgjöldunum.

2 auðveldar aðferðir til að halda utan um útgjöld smáfyrirtækja í Excel

Fylgdu einhverri af aðferðunum til að fylgjast með útgjöldum lítilla fyrirtækja í Excel .

Aðferð 1: Notkun sniðmáts til að fylgjast með útgjöldum lítilla fyrirtækja í Excel

Sniðmát eru auðveld leið til að setja inn útlagðan kostnað og fylgjast með þeim. Excel býður upp á fjölmörg sniðmát fyrirfjárhagstengd verkefni og er kostnaðarmælingin eitt þeirra. Farðu í Excel Skrá > Nýtt > Sláðu inn Expense Tracker í Search Bar . Notendur geta fundið fjölmörg sniðmát til að fylgja þeim.

Lesa meira: Hvernig á að reikna út tekjur og kostnað fyrirtækja í Excel vinnublaði

Aðferð 2: Búa til útgjaldaskráning með því að nota Excel vinnublöð til að halda utan um útgjöld

Notendur gætu viljað sérsniðið Excel vinnublað til að halda utan um útgjöld sín. Í því tilviki geta þeir smíðað sinn eigin kostnaðarmæla frá grunni. Til að gera það þurfa þeir að fylgja eftirfarandi skrefum.

Skref 1: Opnaðu fjármálareikning eða bankareikning

Venjulega greiða eigendur fyrirtækja fé fyrir nauðsynlegum kostnaði. Í stað þess að meðhöndla smápeninga eða á annan hátt er miklu auðveldara að nota fjárhagsreikning (þ.e. bankareikning) til að útvega peninga fyrir útgjöldum. Með því að gera það getur hann eða hún fylgst með hverri færslu til að sannreyna útgjöld gegn reikningum eða kvittunum.

Skref 2: Safna saman gögnum til að stækka ákveðið tímabil

Hver kostnaðarrekja skal hafa ákveðið tímabil þar sem það geymir sundurliðaðan kostnað. Þessi tímabil geta verið dagar, vikur eða mánuðir. Það fer eftir yfirliti fyrirtækisins, notendur geta breytt kostnaðarmælingum sínum til að koma til móts við ákveðna hluti innan tiltekins tímabils.

Skref 3: Settu inn fastan eða óföstan kostnað

Fyrir fyrirtæki eru nokkur fast útgjöld. Og augljóslega eru nokkur breytileg útgjöld sem eru mismunandi frá einum tíma til annars. Í þeim tilfellum þurfa notendur að slá inn kostnaðinn um leið og hann á sér stað.

Skref 4: Viðhalda ákveðinn tíma til að slá inn færslurnar

Eftir því sem dagar líða, stofnað til útgjalda þarf að færa inn með viðkomandi lýsingu. Þar sem notendur halda ákveðnu tímabili til að færa inn útgjöld innan, þurfa þeir einnig að fylgja föstum tíma til að færa inn stofnaðan kostnað. Tíminn getur verið í lok dags, viku eða mánaðar. Þetta er vegna þess að það býður upp á vernd gegn tvöföldum færslu, tryggir krosssamsvörun og viðheldur röð.

Skref 5: Notaðu formúlur til að framkvæma aðgerðir

Til að finna heildarútgjöld eða aðra útreikninga geta notendur notað Excel formúlur. Að framkvæma þessar formúlur tryggir skjótar niðurstöður um heildarkostnað sem stofnað er til. Einnig leyfa þeir frekari útreikninga til að uppfylla hvaða skilyrði sem notendur setja. Í kostnaðarrekstrinum notum við SUM aðgerðina til að finna uppsafnaðan kostnað.

Skref 6: Hengdu myndir eða tengla kvittana við

Almennt fá notendur kvittanir fyrir útgjöldum sem þeir verða fyrir. Það er mikilvægt að þeir taka saman eða hengja þessar kvittanir við kostnaðarmælinguna fyrir viðkomandi dagsetningar með því að setja inn myndir eða myndatengla. Einnig þurfa þeir að gefa upp viðkomandi upphæðir við hlið tenglana sem settir eru inn.

Skref7: Krossskoðaðu útlagðan kostnað

Eftir að hafa slegið inn allar færslurnar þurfa notendur að krossaskoða útlagðan kostnað með kvittunum einu sinni á rekstrartímabili kostnaðarmælingarinnar. Taka skal tillit til hvers kyns misræmis í færslunum og færa það aftur inn í samræmi við það.

Lesa meira: Hvernig á að búa til kostnaðartöflu í Excel (2 hentugar leiðir)

Niðurstaða

Í þessari grein ræddum við kostnaðarmælingar fyrirtækja og leiðir til að halda utan um kostnað lítilla fyrirtækja í Excel. Einnig geta notendur fundið nauðsynlega íhluti kostnaðarmælingar og geta innihaldið eigin íhluti. Þeir geta notað meðfylgjandi gagnasafn til að æfa sig og sem sniðmát til að halda utan um útgjöld sín. Við vonum að þessi grein varpi nægu ljósi á efnið til að skýra skilning þinn. Athugaðu ef þú hefur frekari fyrirspurnir eða hefur einhverju við að bæta.