બિઝનેસ એક્સપેન્સ ટ્રેકરના ઘટકો

બિઝનેસ એક્સપેન્સ ટ્રેકરમાં અસંખ્ય ઘટકોનો સમાવેશ થાય છે. પરંતુ વ્યવસાયો તેમની માંગના આધારે તેમને સમાવી શકે છે. નીચેની વસ્તુઓ દરેક ખર્ચ ટ્રેકર માટે ફરજિયાત છે. પ્રયત્ન કરોખર્ચ ટ્રૅક કરવા માટે તેને વધુ અનુકૂળ બનાવવા માટે આ વસ્તુઓને એક્સપેન્સ ટ્રૅકરમાં ઉમેરવા અથવા સંશોધિત કરવા માટે.

(i) નામ: કર્મચારી અથવા વ્યક્તિનું નામ જે ખર્ચ કરે છે.

(ii) કર્મચારી ID: કર્મચારીના ઓળખપત્રો જોવા માટે તેનો ID નંબર.

(iii) વિભાગ: કર્મચારીને સોંપેલ વિભાગનું નામ પ્રતિ.

(iv) મેનેજર: ચાર્જમાં રહેલા વ્યક્તિનું નામ જે ખર્ચની સમીક્ષા કરે છે.

(v) સમય અવધિ: સમય કરવામાં આવેલ ખર્ચની અંદરની ફ્રેમ.

(vi) વર્ણન: થયેલ ખર્ચનો હેતુ પ્રદાન કરો.

(vii) ખર્ચ શ્રેણી: દાખલ કરો ખર્ચની શ્રેણીઓ તરીકે જોવા માટે કૉલમમાં પુનરાવર્તિત ખર્ચાઓ.

(viii) કુલ: કુલ રકમો શોધવા માટે ફોર્મ્યુલા (એટલે ​​​​કે, સરવાળા અથવા અન્ય) નો ઉપયોગ કરો.

(ix) સાપ્તાહિક અથવા માસિક ટ્રેકિંગ: અઠવાડિયા અને મહિનાઓ જેવા જુદા જુદા સમયગાળા માટે વિવિધ કાર્યપત્રકો બનાવો.

(x) રસીદો: ઉમેરો વિશ્વસનીયતા માટેની રસીદો (છબીઓ અથવા લિંક્સ).

(xi) આના દ્વારા અધિકૃત: નું નામ જે વ્યક્તિ ખર્ચ પર નજર રાખે છે.

2 એક્સેલમાં નાના વ્યવસાયના ખર્ચનો ટ્રૅક રાખવા માટેની સરળ પદ્ધતિઓ

એક્સેલમાં નાના વ્યવસાયના ખર્ચાઓનો ટ્રૅક રાખવા માટેની કોઈપણ પદ્ધતિને અનુસરો .

પદ્ધતિ 1: એક્સેલમાં નાના વ્યવસાયના ખર્ચનો ટ્રૅક રાખવા માટે ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરવો

ટેમ્પ્લેટ્સ એ થયેલા ખર્ચને ઇનપુટ કરવાની અને તેને ટ્રૅક કરવાની એક સરળ રીત છે. એક્સેલ માટે અસંખ્ય નમૂનાઓ ઓફર કરે છેનાણાકીય સંબંધિત કાર્યો, અને ખર્ચ ટ્રેકર તેમાંથી એક છે. એક્સેલ ફાઇલ > નવું > સર્ચ બાર માં ખર્ચ ટ્રેકર લખો. વપરાશકર્તાઓ તેમની સાથે જવા માટે અસંખ્ય નમૂનાઓ શોધી શકે છે.

વધુ વાંચો: એક્સેલ વર્કશીટમાં વ્યવસાયિક આવક અને ખર્ચની ગણતરી કેવી રીતે કરવી

પદ્ધતિ 2: ખર્ચનો ટ્રૅક રાખવા માટે એક્સેલ વર્કશીટ્સનો ઉપયોગ કરીને એક્સપેન્સ ટ્રૅકર બનાવવું

વપરાશકર્તાઓ તેમના ખર્ચનો ટ્રૅક રાખવા માટે કસ્ટમાઇઝ્ડ એક્સેલ વર્કશીટ જોઈ શકે છે. તે કિસ્સામાં, તેઓ શરૂઆતથી તેમના પોતાના ખર્ચ ટ્રેકર બનાવી શકે છે. આમ કરવા માટે, તેઓએ નીચેના પગલાંને અનુસરવાની જરૂર છે.

પગલું 1: નાણાકીય ખાતું અથવા બેંક ખાતું ખોલો

સામાન્ય રીતે, વ્યવસાય માલિકો જરૂરી ખર્ચ માટે નાણાંનું વિતરણ કરે છે. મામૂલી રોકડ અથવા અન્ય માધ્યમોને હેન્ડલ કરવાને બદલે, ખર્ચ માટે નાણાં પ્રદાન કરવા માટે નાણાકીય ખાતું (એટલે ​​​​કે, બેંક એકાઉન્ટ) નો ઉપયોગ કરવો વધુ સરળ છે. આમ કરવાથી, તે અથવા તેણી બીલ અથવા રસીદો સામેના ખર્ચને ચકાસવા માટે દરેક વ્યવહારને ટ્રૅક કરી શકે છે.

પગલું 2: ચોક્કસ સમયગાળાને વિસ્તૃત કરતા ડેટા કમ્પાઇલ કરો

દરેક ખર્ચ ટ્રેકર ચોક્કસ સમયગાળો હોય છે જેમાં તે આઇટમાઇઝ્ડ ખર્ચ ધરાવે છે. આ સમયગાળો દિવસો, અઠવાડિયા અથવા મહિનાઓ હોઈ શકે છે. વ્યવસાયના નિવેદન પર આધાર રાખીને, વપરાશકર્તાઓ ચોક્કસ સમયગાળાની અંદર અમુક વસ્તુઓને સમાયોજિત કરવા માટે તેમના ખર્ચ ટ્રેકરને સંશોધિત કરી શકે છે.

પગલું 3: નિશ્ચિત અથવા બિન-નિશ્ચિત ખર્ચ દાખલ કરો

વ્યવસાયો માટે, કેટલાક નિશ્ચિત ખર્ચ છે. અને દેખીતી રીતે, કેટલાક ચલ ખર્ચ છે જે સમયાંતરે બદલાતા રહે છે. તે કિસ્સાઓમાં, વપરાશકર્તાઓએ તે ખર્ચો જેમ જેમ તેઓ થાય છે તેમ દાખલ કરવાની જરૂર છે.

પગલું 4: એન્ટ્રીઝ ઇનપુટ કરવા માટે ચોક્કસ સમય જાળવો

જેમ જેમ દિવસો જાય છે તેમ તેમ ખર્ચ થતો જાય છે. તેમના સંબંધિત વર્ણન સાથે દાખલ કરવું પડશે. જેમ કે વપરાશકર્તાઓ અંદર ખર્ચ દાખલ કરવા માટે ચોક્કસ સમયગાળો જાળવી રાખે છે, તેઓએ ખર્ચ દાખલ કરવા માટે પણ નિશ્ચિત સમયને અનુસરવાની જરૂર છે. સમય દિવસ, સપ્તાહ અથવા મહિનાના અંતે હોઈ શકે છે. આ એટલા માટે છે કારણ કે તે ડબલ એન્ટ્રીથી રક્ષણ આપે છે, ક્રોસ-મેચિંગ સુનિશ્ચિત કરે છે અને ક્રમ જાળવી રાખે છે.

પગલું 5: ઓપરેશન્સ કરવા માટે ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરો

કુલ ખર્ચ અથવા અન્ય ગણતરીઓ શોધવા માટે, વપરાશકર્તાઓ એક્સેલ ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરી શકે છે. તે સૂત્રોનું પાલન કરવાથી કુલ થયેલા ખર્ચના ઝડપી તારણો સુનિશ્ચિત થાય છે. ઉપરાંત, તેઓ વપરાશકર્તાઓ દ્વારા નિર્ધારિત કોઈપણ માપદંડોને પૂર્ણ કરવા માટે વધુ ગણતરીઓને મંજૂરી આપે છે. ખર્ચ ટ્રેકરમાં, અમે સંચિત ખર્ચ શોધવા માટે SUM ફંક્શન નો ઉપયોગ કરીએ છીએ.

પગલું 6: રસીદોની છબીઓ અથવા લિંક્સ જોડો

સામાન્ય રીતે, વપરાશકર્તાઓને તેઓના ખર્ચની રસીદો મળે છે. તે મહત્વપૂર્ણ છે કે તેઓ છબીઓ અથવા છબી લિંક્સ દાખલ કરીને સંબંધિત તારીખો માટે ખર્ચ ટ્રેકર સાથે તે રસીદોનું સંકલન કરે અથવા જોડે. ઉપરાંત, તેઓએ દાખલ કરેલ લિંક્સની બાજુમાં સંબંધિત રકમ પ્રદાન કરવાની જરૂર છે.

પગલું7: ખર્ચાયેલા ખર્ચને ક્રોસ-ચેક કરો

બધી એન્ટ્રીઓ દાખલ કર્યા પછી, વપરાશકારોએ ખર્ચ ટ્રેકરના સંચાલન સમયગાળામાં એકવાર રસીદો સાથે થયેલા ખર્ચને ક્રોસ-ચેક કરવાની જરૂર છે. એન્ટ્રીઓમાં કોઈપણ મેળ ખાતી ન હોય તો તેને સંબોધિત કરવી જોઈએ અને તે મુજબ ફરીથી દાખલ કરવી જોઈએ.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં ખર્ચની સ્પ્રેડશીટ કેવી રીતે બનાવવી (2 યોગ્ય રીતો)

નિષ્કર્ષ

આ લેખમાં, અમે બિઝનેસ એક્સપેન્સ ટ્રેકર્સ અને એક્સેલમાં નાના બિઝનેસ ખર્ચનો ટ્રૅક રાખવાની રીતોની ચર્ચા કરી છે. ઉપરાંત, વપરાશકર્તાઓ ખર્ચ ટ્રેકરના જરૂરી ઘટકો શોધી શકે છે અને તેમના પોતાના ઘટકોનો સમાવેશ કરી શકે છે. તેઓ જોડાયેલ ડેટાસેટનો ઉપયોગ પ્રેક્ટિસ કરવા માટે અને તેમના ખર્ચનો ટ્રૅક રાખવા માટે નમૂના તરીકે કરી શકે છે. અમે આશા રાખીએ છીએ કે આ લેખ તમારી સમજને સ્પષ્ટ કરવા માટે વિષય પર પૂરતો પ્રકાશ પાડશે. જો તમારી પાસે વધુ પૂછપરછ હોય અથવા ઉમેરવા માટે કંઈ હોય તો ટિપ્પણી કરો.