Întreprinderile mici pot fi conduse ca întreprinderi profitabile, dar pot să nu aibă bani. Ca urmare, urmărirea cheltuielilor lor este vitală pentru susținerea lor. Există câteva abordări financiare fundamentale pentru a urmări cheltuielile întreprinderilor mici în Excel.

Conturul unui tracker de urmărire a cheltuielilor pentru întreprinderile mici poate varia de la o afacere la alta. Utilizatorii pot fie să construiască singuri o foaie de calcul Excel tipică, fie să folosească un Șablon .

În acest articol, vom discuta despre urmărirea cheltuielilor și despre componentele sale, precum și despre metodele de a ține evidența cheltuielilor unei afaceri mici în Excel.

Descărcați Excel Workbook

Utilizați setul de date pentru a exersa sau ca un Șablon .

Urmărirea cheltuielilor de afaceri

Urmărirea fiecărei cheltuieli, cu scopurile și chitanțele aferente, este cunoscută sub numele de urmărirea cheltuielilor Din diverse motive, fiecare întreprindere mare sau mică face acest lucru. Urmărirea cheltuielilor ajută întreprinderile să identifice pierderile de bani, să urmărească facturile de utilități, să găsească erori de introducere, să facă investiții demne de profit și să depună declarații fiscale. Urmărirea cheltuielilor joacă un rol crucial în sustenabilitatea afacerii.

Componentele sistemului de urmărire a cheltuielilor de afaceri

Un sistem de urmărire a cheltuielilor de afaceri este format din numeroase componente. Dar întreprinderile le pot include în funcție de cerințele lor. Elementele de mai jos sunt obligatorii pentru fiecare sistem de urmărire a cheltuielilor. Încercați să adăugați sau să modificați aceste elemente în sistemele de urmărire a cheltuielilor pentru a face mai convenabilă urmărirea cheltuielilor.

(i) Numele: Numele angajatului sau al persoanei care efectuează cheltuielile.

(ii) ID-ul angajatului: Numărul de identificare al angajatului pentru a vedea acreditările acestuia.

(iii) Departamentul: Numele departamentului în care este încadrat angajatul.

(iv) Manager: Numele persoanei responsabile care supraveghează cheltuielile.

(v) Perioada de timp: Intervalul de timp în care se încadrează cheltuielile efectuate.

(vi) Descriere: Indicați scopul cheltuielilor efectuate.

(vii) Categoria de cheltuieli: Introduceți cheltuielile recurente în coloane pentru a le vizualiza ca și categorii de cheltuieli.

(viii) Total: Folosiți formula (de ex, Suma sau Altele) pentru a afla sumele totale.

(ix) Urmărire săptămânală sau lunară: Faceți fișe de lucru diferite pentru diferite perioade de timp, cum ar fi săptămâni și luni.

(x) Chitanțe: Adăugați chitanțe pentru credibilitate (imagini sau linkuri).

(xi) Autorizat de: Numele persoanei care monitorizează cheltuielile.

2 Metode ușoare pentru a ține evidența cheltuielilor de afaceri mici în Excel

Urmați oricare dintre aceste metode pentru a ține evidența cheltuielilor micilor afaceri în Excel.

Metoda 1: Utilizarea unui șablon pentru a ține evidența cheltuielilor pentru afaceri mici în Excel

Șabloanele reprezintă o modalitate ușoară de a introduce cheltuielile suportate și de a le urmări. Excel oferă numeroase șabloane pentru sarcini legate de finanțe, iar trackerul de cheltuieli este unul dintre ele. Accesați Excel Fișier > Nou > Tip Urmărirea cheltuielilor în Bara de căutare . utilizatorii pot găsi numeroase șabloane care să le însoțească.

Citește mai mult: Cum se calculează veniturile și cheltuielile de afaceri în foaia de calcul Excel

Metoda 2: Crearea unui sistem de urmărire a cheltuielilor folosind foi de calcul Excel pentru a ține evidența cheltuielilor

Este posibil ca utilizatorii să dorească o foaie de calcul Excel personalizată pentru a ține evidența cheltuielilor lor. În acest caz, ei își pot construi propriul tracker de cheltuieli de la zero. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmeze următorii pași.

Pasul 1: Deschideți un cont financiar sau un cont bancar

De obicei, proprietarii de afaceri deblochează bani pentru cheltuielile necesare. În loc să se ocupe de mărunțișuri sau de alte mijloace, este mult mai ușor să utilizeze un cont financiar (adică un cont bancar) pentru a furniza bani pentru cheltuieli. Procedând astfel, el sau ea poate urmări fiecare tranzacție pentru a verifica cheltuielile în raport cu facturile sau chitanțele.

Pasul 2: Compilarea datelor care extind o anumită perioadă

Fiecare urmăritor de cheltuieli ar trebui să aibă o perioadă de timp specifică în care să păstreze cheltuielile detaliate. Aceste perioade de timp pot fi zile, săptămâni sau luni. În funcție de declarația afacerii, utilizatorii își pot modifica urmăritorii de cheltuieli pentru a include anumite elemente într-o anumită perioadă de timp.

Pasul 3: Introduceți cheltuielile fixe sau nefixe

Pentru întreprinderi, există anumite cheltuieli fixe și, evident, există și cheltuieli variabile care variază din când în când. În aceste cazuri, utilizatorii trebuie să introducă aceste cheltuieli pe măsură ce apar.

Pasul 4: Mențineți un timp specific pentru introducerea intrărilor

Pe măsură ce trec zilele, cheltuielile suportate trebuie să fie introduse cu descrierea lor respectivă. Așa cum utilizatorii mențin o anumită perioadă de timp pentru a introduce cheltuielile, ei trebuie să respecte, de asemenea, o oră fixă pentru a introduce cheltuielile suportate. Această oră poate fi la sfârșitul unei zile, săptămâni sau luni. Acest lucru se datorează faptului că oferă protecție împotriva dublei înregistrări, asigură corelarea și menține ordinea.

Pasul 5: Utilizați formule pentru a efectua operații

Pentru a afla cheltuielile totale sau pentru alte calcule, utilizatorii pot folosi formule Excel. Efectuarea acestor formule asigură descoperirea rapidă a cheltuielilor totale suportate. De asemenea, ele permit efectuarea de calcule suplimentare pentru a îndeplini orice criterii stabilite de utilizatori. În cadrul urmăritorului de cheltuieli, folosim funcția SUM pentru a găsi cheltuielile acumulate.

Pasul 6: Atașați imagini sau linkuri ale chitanțelor

În general, utilizatorii obțin chitanțe pentru cheltuielile pe care le efectuează. Este important ca aceștia să compileze sau să atașeze aceste chitanțe la trackerul de cheltuieli pentru datele respective prin inserarea de imagini sau linkuri de imagine. De asemenea, trebuie să furnizeze sumele respective adiacente linkurilor inserate.

Pasul 7: Verificarea încrucișată a cheltuielilor suportate

După introducerea tuturor înregistrărilor, utilizatorii trebuie să verifice cheltuielile efectuate cu chitanțele o dată în perioada de funcționare a urmăritorului de cheltuieli. Orice neconcordanță în înregistrări trebuie să fie abordată și reintrodusă în mod corespunzător.

Citește mai mult: Cum să faci o foaie de cheltuieli în Excel (2 moduri potrivite)

Concluzie

În acest articol, am discutat despre urmăritorii de cheltuieli de afaceri și despre modalitățile de a ține evidența cheltuielilor micilor afaceri în Excel. De asemenea, utilizatorii pot găsi componentele necesare ale unui urmăritor de cheltuieli și pot include componente proprii. Ei pot folosi setul de date atașat pentru a exersa și ca șablon pentru a ține evidența cheltuielilor lor. Sperăm că acest articol aruncă suficientă lumină asupra subiectului pentru a vă clarificaÎnțelegerea. Comentați dacă aveți întrebări suplimentare sau dacă aveți ceva de adăugat.