Lytse bedriuwen kinne wurde rinne as rendabele bedriuwen, mar kinne gjin jild hawwe. As resultaat is it folgjen fan har útjeften essensjeel foar it ûnderhâlden fan har. D'r binne wat fûnemintele finansjele oanpak om de útjeften fan lytse bedriuwen yn Excel te hâlden.

De skets fan in lyts bedriuwskosten tracker kin ferskille fan bedriuw nei bedriuw. Brûkers kinne sels in typysk Excel-wurkblêd bouwe of in Sjabloan brûke.

Yn dit artikel sille wy ek it folgjen fan útjeften en syn komponinten beprate as metoaden om de útjeften fan lytse bedriuwen yn Excel by te hâlden.

Download Excel Workbook

Brûk de dataset om te oefenjen of as Sjabloan .

Tracking fan saaklike útjeften

Tracking fan elke útjefte, mei har doelen en ûntfangsten, stiet bekend as útjefte folgjen . Om ferskate redenen docht elk grut as lyts bedriuw it. Expense Tracker helpt bedriuwen om jildlekken te identifisearjen, nutsbedriuwen te folgjen, yngongsfouten te finen, winstweardige ynvestearrings te meitsjen en belestingoanjefte yn te tsjinjen. It folgjen fan útjeften spilet in krúsjale rol yn bedriuwslibbensduorsumens.

Komponenten fan de Business Expenses Tracker

In bedriuwskosten tracker bestiet út tal fan komponinten. Mar bedriuwen kinne se opnimme ôfhinklik fan har easken. De ûndersteande items binne soarte fan ferplichte foar elke kosten tracker. Besykjeom dizze items ta te foegjen of te feroarjen yn kosten trackers om it handiger te meitsjen om útjeften te folgjen.

(i) Namme: Namme fan de meiwurker of persoan dy't de útjeften makket.

(ii) Employee ID: ID nûmer fan de meiwurker om syn/har credentials te besjen.

(iii) Departement: Namme fan ôfdieling de meiwurker is tawiisd oan.

(iv) Behearder: Namme fan de ferantwurdlike dy't de útjeften oersjocht.

(v) Tiidperioade: De tiid frame binnen de makke útjeften.

(vi) Beskriuwing: Jou it doel fan de makke útjeften.

(vii) Utjeftekategory: Ynfoegje weromkommende útjeften yn kolommen om se as útjeftekategoryen te besjen.

(viii) Totaal: Brûk formule (d.w.s. Som of Oaren) om Totaalbedragen te finen.

(ix) Wyklikse of Moanlikse Tracking: Meitsje ferskillende wurkblêden foar ferskate tiidperioaden lykas wiken, en moannen.

(x) Kvitten: Tafoegje kwitânsjes foar leauwensweardigens (ôfbyldings of keppelings).

(xi) Authorized By: De namme fan de persoan dy't de útjeften kontrolearret.

2 maklike metoaden om útjeften foar lytse bedriuwen yn Excel te hâlden

Folgje ien fan 'e metoaden om de útjeften foar lytse bedriuwen yn Excel te folgjen .

Metoade 1: In sjabloan brûke om útjeften foar lytse bedriuwen yn Excel by te hâlden

Sjabloanen binne in maklike manier om makke útjeften yn te fieren en te folgjen. Excel biedt in protte sjabloanen foarfinansjele-relatearre taken, en de kosten tracker is ien fan harren. Gean nei Excel Triem > Nij > Typ Expense Tracker yn 'e Sykbalke . Brûkers kinne in protte sjabloanen fine om mei har te gean.

Lês mear: Hoe kinne jo saaklike ynkomsten en útjeften berekkenje yn Excel-wurkblêd

Metoade 2: In útjeftetracker oanmeitsje mei Excel-wurkblêden om útjeften by te hâlden

Brûkers wolle miskien in oanpast Excel-wurkblêd om har útjeften by te hâlden. Yn dat gefal kinne se har eigen kosten tracker bouwe fanôf it begjin. Om dat te dwaan, moatte se de folgjende stappen folgje.

Stap 1: Iepenje in finansjeel akkount of bankrekken

Meastentiids jouwe bedriuwseigners jild út foar fereaske útjeften. Ynstee fan it behanneljen fan lytse cash of oare middels, is it folle makliker om in finansjeel akkount (dus in bankrekken) te brûken om jild foar útjeften te leverjen. Troch dit te dwaan, kin hy of sy elke transaksje folgje om útjeften te ferifiearjen tsjin rekkens of ûntfangsten.

Stap 2: Gegevens kompilearje dy't in bepaalde perioade útwreidzje

Elke útjefte tracker moat hawwe in spesifike tiidperioade wêryn't it spesjalisearre útjeften hâldt. Dizze tiidperioaden kinne dagen, wiken of moannen wêze. Ofhinklik fan 'e ferklearring fan it bedriuw kinne brûkers har útjeften trackers oanpasse om bepaalde items binnen in spesifike tiidperioade te foldwaan.

Stap 3: Fêste of net-fêste útjeften ynfoegje

Foar bedriuwen binne d'r wat fêste útjeften. En fansels binne d'r wat fariabele útjeften dy't fan tiid ta tiid ferskille. Yn dy gefallen moatte brûkers dizze útjeften ynfiere as se foarkomme.

Stap 4: Behâld in spesifike tiid foar it ynfieren fan de ynstjoerings

As de dagen foarby geane, makken útjeften moatte wurde ynfierd mei harren respektive beskriuwing. As brûkers in bepaalde tiidperioade behâlde om útjeften yn te fieren, moatte se ek in fêste tiid folgje om makke útjeften yn te fieren. De tiid kin wêze oan 'e ein fan in dei, wike, of moanne. Dit komt om't it beskerming biedt tsjin dûbele yngong, soarget foar cross-matching en behâldt folchoarder.

Stap 5: Formules brûke om operaasjes út te fieren

Om totale útjeften of oare berekkeningen te finen, kinne brûkers Excel-formules brûke. It útfieren fan dy formules soarget foar rappe fynsten fan totale makke útjeften. Ek tastean se fierdere berekkeningen te foldwaan oan alle kritearia ynsteld troch brûkers. Yn 'e útjeftetracker brûke wy de SUM-funksje om de opboude útjeften te finen.

Stap 6: Ofbyldings of keppelings fan ûntfangsten taheakje

Yn 't algemien krije brûkers kwitânsjes foar útjeften dy't se meitsje. It is wichtich dat se dizze kwitânsjes kompilearje of heakje oan 'e kostentracker foar de respektivelike datums troch ôfbyldings of ôfbyldingskeppelings yn te foegjen. Ek moatte se respektivelike bedraggen leverje neist de ynfoege keppelings.

Stap7: Kruis-kontrolearje de makke útjeften

Nei it ynfieren fan alle yngongen, moatte brûkers de makke útjeften ien kear yn 'e eksploitaasjeperioade fan' e útjeften tracker kontrolearje. Elke mismatch yn 'e yngongen moatte wurde oanpakt en opnij ynfierd neffens.

Lês mear: Hoe meitsje in útjefte-spreadsheet yn Excel (2 geskikte manieren)

Konklúzje

Yn dit artikel hawwe wy trackers foar bedriuwskosten besprutsen en manieren om útjeften foar lytse bedriuwen yn Excel by te hâlden. Ek kinne brûkers de nedige komponinten fan in kostentracker fine en kinne har eigen komponinten opnimme. Se kinne de taheakke dataset brûke om te oefenjen en as sjabloan om har útjeften by te hâlden. Wy hoopje dat dit artikel genôch ljocht smyt oer it ûnderwerp om jo begryp te ferdúdlikjen. Kommentearje as jo fierdere fragen hawwe of wat jo tafoegje wolle.