Mala podjetja lahko delujejo kot dobičkonosna podjetja, vendar so lahko brez denarja. Zato je sledenje njihovim stroškom ključnega pomena za njihovo ohranitev. Obstaja nekaj temeljnih finančnih pristopov za sledenje stroškov malih podjetij v Excelu.

Osnutek sledilnika stroškov za mala podjetja se lahko razlikuje od podjetja do podjetja. Uporabniki lahko sami sestavijo tipičen delovni list Excel ali pa uporabijo Predloga .

V tem članku bomo razpravljali o sledenju stroškov in njegovih sestavnih delih ter metodah za sledenje stroškov malih podjetij v Excelu.

Prenos Excelovega delovnega zvezka

Uporabite nabor podatkov za vadbo ali kot Predloga .

Sledenje poslovnim izdatkom

Beleženje posameznih stroškov, njihovih namenov in prejemkov je znano kot sledenje stroškov To iz različnih razlogov počne vsako veliko ali majhno podjetje. Sledenje izdatkom podjetjem pomaga pri odkrivanju uhajanja denarja, spremljanju računov za komunalne storitve, iskanju napak pri vnosu, dobičkonosnih naložbah in izpolnjevanju davčnih napovedi. Sledenje izdatkom ima ključno vlogo pri trajnosti podjetja.

Sestavni deli sledilnika poslovnih izdatkov

Sledilnik poslovnih izdatkov je sestavljen iz številnih sestavnih delov. Podjetja jih lahko vključijo glede na svoje zahteve. Spodnji elementi so nekako obvezni za vsak sledilnik izdatkov. Poskusite te elemente dodati ali spremeniti v sledilnike izdatkov, da bo sledenje izdatkov bolj priročno.

(i) Ime: Ime in priimek zaposlenega ali osebe, ki opravi stroške.

(ii) ID zaposlenega: identifikacijsko številko zaposlenega, da si ogledate njegove poverilnice.

(iii) Oddelek: Ime oddelka, v katerega je zaposleni razporejen.

(iv) Vodja: Ime odgovorne osebe, ki pregleduje stroške.

(v) Časovno obdobje: Časovni okvir nastalih stroškov.

(vi) Opis: Navedite namen nastalih stroškov.

(vii) Kategorija odhodkov: Ponavljajoče se stroške vstavite v stolpce, da jih prikažete kot kategorije stroškov.

(viii) Skupaj: Uporabite formulo (npr, Vsota ali Drugo), da bi našli skupne zneske.

(ix) Tedensko ali mesečno sledenje: Pripravite različne delovne liste za različna časovna obdobja, kot so tedni in meseci.

(x) Prejemki: Dodajte potrdila za verodostojnost (slike ali povezave).

(xi) Pooblaščeni s strani: Ime osebe, ki spremlja stroške.

2 Enostavne metode za spremljanje stroškov malega podjetja v Excelu

Sledite kateremu koli načinu za beleženje stroškov malega podjetja v Excelu.

Metoda 1: Uporaba predloge za beleženje stroškov malega podjetja v Excelu

Predloge so enostaven način za vnos nastalih stroškov in njihovo spremljanje. Excel ponuja številne predloge za naloge, povezane s financami, in sledenje stroškov je ena od njih. Pojdite v Excel Datoteka > Novo > Tip Sledenje izdatkom v Iskalna vrstica . Uporabniki lahko najdejo številne predloge, ki se jim lahko pridružijo.

Preberite več: Kako izračunati poslovne prihodke in odhodke v Excelovem delovnem listu

Metoda 2: Ustvarjanje sledilnika izdatkov z uporabo Excelovih delovnih listov za sledenje izdatkom

Uporabniki bodo morda želeli prilagoditi delovni list programa Excel za spremljanje svojih izdatkov. V tem primeru lahko izdelajo svoj sledilnik izdatkov iz nič. Pri tem morajo slediti naslednjim korakom.

Korak 1: Odprite finančni ali bančni račun

Običajno lastniki podjetij izplačujejo denar za potrebne izdatke. Namesto da bi ravnali z drobnim denarjem ali na druge načine, je veliko lažje uporabiti finančni račun (tj. bančni račun) za zagotavljanje denarja za izdatke. S tem lahko spremlja vsako transakcijo in preverja izdatke glede na račune ali potrdila.

Korak 2: Zbiranje podatkov za določeno obdobje

Vsak sledilnik stroškov mora imeti določeno časovno obdobje, v katerem hrani razčlenjene stroške. Ta časovna obdobja so lahko dnevi, tedni ali meseci. Glede na izjavo podjetja lahko uporabniki spremenijo svoje sledilnike stroškov tako, da v določenem časovnem obdobju hranijo določene postavke.

Korak 3: Vstavite fiksne ali nefiksne stroške

V podjetjih obstajajo nekateri stalni stroški. Seveda pa obstajajo tudi nekateri spremenljivi stroški, ki se občasno spreminjajo. V teh primerih morajo uporabniki te stroške vnesti, ko se pojavijo.

Korak 4: Določite čas za vnos vnosov

Z vsakim dnem je treba vnesti nastale stroške z ustreznim opisom. Ker uporabniki vzdržujejo določeno časovno obdobje, v katerem vnašajo stroške, morajo upoštevati tudi določen čas za vnos nastalih stroškov. Čas je lahko na koncu dneva, tedna ali meseca. To je zato, ker nudi zaščito pred dvojnim vnosom, zagotavlja križno ujemanje in ohranja zaporedje.

5. korak: Uporaba formul za izvajanje operacij

Za iskanje skupnih stroškov ali druge izračune lahko uporabniki uporabijo formule programa Excel. Izvajanje teh formul zagotavlja hitre ugotovitve skupnih nastalih stroškov. Prav tako omogočajo nadaljnje izračune za izpolnjevanje vseh meril, ki jih določijo uporabniki. V programu za sledenje stroškov uporabljamo funkcija SUM za iskanje nakopičenih stroškov.

Korak 6: Priložite slike ali povezave računov

Na splošno uporabniki dobijo potrdila o izdatkih, ki jih imajo. Pomembno je, da ta potrdila zberejo ali priložijo sledilniku izdatkov za ustrezne datume z vstavljanjem slik ali slikovnih povezav. Prav tako morajo ob vstavljenih povezavah navesti ustrezne zneske.

Korak 7: Navzkrižno preverjanje nastalih stroškov

Po vnosu vseh vnosov morajo uporabniki enkrat v obdobju delovanja sledilnika stroškov navzkrižno preveriti nastale stroške s prejemki. Morebitna neskladja v vnosih je treba obravnavati in jih ustrezno ponovno vnesti.

Preberite več: Kako narediti preglednico izdatkov v Excelu (2 primerna načina)

Zaključek

V tem članku smo obravnavali sledilce poslovnih izdatkov in načine za sledenje izdatkom malih podjetij v programu Excel. Prav tako lahko uporabniki najdejo potrebne komponente sledilca izdatkov in lahko vključijo svoje komponente. Priloženi nabor podatkov lahko uporabijo za vadbo in kot predlogo za sledenje svojim izdatkom. Upamo, da ta članek osvetljuje temo dovolj jasno, da vam pojasnirazumevanje. Če imate dodatna vprašanja ali želite kaj dodati, to komentirajte.