Les petites empreses es poden gestionar com a empreses rendibles però no poden tenir diners. Com a resultat, el seguiment de les seves despeses és vital per mantenir-los. Hi ha alguns enfocaments financers fonamentals per fer un seguiment de les despeses de les petites empreses a Excel.

L'esquema d'un seguiment de les despeses de les petites empreses pot variar d'una empresa a una altra. Els usuaris poden crear un full de treball típic d'Excel per ells mateixos o utilitzar una Plantilla .

En aquest article, parlarem també del seguiment de despeses i dels seus components. com a mètodes per fer un seguiment de les despeses de les petites empreses a Excel.

Descarregueu el llibre de treball d'Excel

Utilitzeu el conjunt de dades per practicar o com a Plantilla .

Seguiment de les despeses empresarials

Fer un seguiment de cada despesa, amb les seves finalitats i rebuts, es coneix com a seguiment de despeses . Per diverses raons, totes les empreses grans o petites ho fan. Expense Tracker ajuda les empreses a identificar fuites de diners, fer un seguiment de les factures de serveis públics, trobar errors d'entrada, fer inversions rendibles i presentar declaracions d'impostos. El seguiment de despeses té un paper crucial en la sostenibilitat empresarial.

Components del seguiment de despeses empresarials

Un seguiment de despeses empresarials consta de nombrosos components. Però les empreses poden incloure'ls en funció de les seves demandes. Els elements següents són una mica obligatoris per a cada seguiment de despeses. Provaper afegir o modificar aquests elements als registres de despeses perquè sigui més còmode el seguiment de les despeses.

(i) Nom: Nom de l'empleat o de la persona que fa les despeses.

(ii) Identificador de l'empleat: Número d'identificació de l'empleat per veure les seves credencials.

(iii) Departament: Nom del departament que té assignat l'empleat a.

(iv) Gestor: Nom de la persona responsable que supervisa les despeses.

(v) Període de temps: El temps marc dins de les despeses incorregudes.

(vi) Descripció: Proporcioneu la finalitat de les despeses incorregudes.

(vii) Categoria de despeses: Insereix despeses recurrents a les columnes per visualitzar-les com a categories de despeses.

(viii) Total: Utilitzeu la fórmula (és a dir, Suma o Altres) per trobar els imports totals.

(ix) Seguiment setmanal o mensual: Creeu fulls de treball diferents per a diferents períodes de temps, com ara setmanes i mesos.

(x) Rebuts: Afegiu rebuts de credibilitat (imatges o enllaços).

(xi) Autoritzat per: El nom del persona que supervisa les despeses.

2 mètodes fàcils per fer un seguiment de les despeses de les petites empreses a Excel

Seguiu qualsevol dels mètodes per fer un seguiment de les despeses de les petites empreses a Excel .

Mètode 1: ús d'una plantilla per fer un seguiment de les despeses de les petites empreses a Excel

Les plantilles són una manera senzilla d'introduir les despeses incorregudes i fer-ne un seguiment. Excel ofereix nombroses plantilles pertasques relacionades amb les finances, i el seguiment de despeses és un d'ells. Aneu a Fitxer d'Excel > Nou > Escriviu Expense Tracker a la Barra de cerca . Els usuaris poden trobar nombroses plantilles per acompanyar-les.

Llegir més: Com calcular els ingressos i les despeses empresarials al full de treball d'Excel

Mètode 2: creació d'un registre de despeses mitjançant fulls de treball d'Excel per fer un seguiment de les despeses

És possible que els usuaris vulguin un full de treball d'Excel personalitzat per fer un seguiment de les seves despeses. En aquest cas, poden crear el seu propi seguiment de despeses des de zero. Per fer-ho, han de seguir els passos següents.

Pas 1: obrir un compte financer o un compte bancari

En general, els propietaris d'empreses desemborsen diners per a les despeses necessàries. En lloc de manejar caixa petita o altres mitjans, és molt més fàcil utilitzar un compte financer (és a dir, un compte bancari) per proporcionar diners per a les despeses. En fer-ho, ell o ella pot fer un seguiment de cada transacció per verificar les despeses amb factures o rebuts.

Pas 2: compilar dades per ampliar un període determinat

Cada registre de despeses hauria de disposar d'un període de temps específic dins del qual manté les despeses detallades. Aquests períodes de temps poden ser dies, setmanes o mesos. En funció de l'extracte de l'empresa, els usuaris poden modificar els seus registres de despeses per adaptar-se a determinats articles dins d'un període de temps específic.

Pas 3: inseriu despeses fixes o no fixes.

Per a les empreses, hi ha algunes despeses fixes. I òbviament, hi ha algunes despeses variables que varien de tant en tant. En aquests casos, els usuaris han d'introduir aquestes despeses a mesura que es produeixen.

Pas 4: mantenir un temps específic per introduir les entrades

A mesura que passen els dies, les despeses incorregudes s'han d'introduir amb la seva descripció respectiva. Com que els usuaris mantenen un període de temps determinat per introduir les despeses, també han de seguir un temps fix per introduir les despeses incorregudes. L'hora pot ser al final d'un dia, setmana o mes. Això es deu al fet que ofereix protecció contra la doble entrada, assegura la concordança creuada i manté la seqüència.

Pas 5: Utilitzeu fórmules per realitzar operacions

Per trobar les despeses totals o altres càlculs, els usuaris poden utilitzar fórmules d'Excel. La realització d'aquestes fórmules garanteix descobriments ràpids del total de despeses incorregudes. A més, permeten més càlculs per complir amb qualsevol criteri establert pels usuaris. Al rastrejador de despeses, utilitzem la funció SUMA per trobar les despeses acumulades.

Pas 6: adjunteu imatges o enllaços de rebuts

En general, els usuaris reben rebuts de les despeses en què incorren. És important que compilin o adjuntin aquests rebuts al rastrejador de despeses per a les dates respectives inserint imatges o enllaços d'imatges. A més, han de proporcionar les quantitats respectives al costat dels enllaços inserits.

Pas7: Comprovació creuada de les despeses incorregudes

Després d'introduir totes les entrades, els usuaris han de creuar les despeses incorregudes amb els rebuts un cop durant el període de funcionament del seguiment de despeses. Qualsevol discrepància a les entrades s'ha de resoldre i tornar a introduir en conseqüència.

Llegir més: Com fer un full de càlcul de despeses a Excel (2 maneres adequades)

Conclusió

En aquest article, hem parlat dels rastrejadors de despeses empresarials i de maneres de fer un seguiment de les despeses de les petites empreses a Excel. A més, els usuaris poden trobar els components necessaris d'un seguiment de despeses i poden incloure components propis. Poden utilitzar el conjunt de dades adjunt per practicar i com a plantilla per fer un seguiment de les seves despeses. Esperem que aquest article aporti prou llum sobre el tema per aclarir la vostra comprensió. Comenta si tens més consultes o tens alguna cosa a afegir.