Malé podniky mohou být provozovány jako ziskové podniky, ale mohou být bez peněz. Proto je sledování jejich výdajů zásadní pro jejich udržení. Existuje několik základních finančních přístupů ke sledování výdajů malých podniků v aplikaci Excel.

Osnova nástroje pro sledování výdajů malých podniků se může v jednotlivých podnicích lišit. Uživatelé si mohou buď sami sestavit typický pracovní list v aplikaci Excel, nebo použít Šablona .

V tomto článku se budeme zabývat sledováním výdajů a jeho součástmi, jakož i metodami sledování výdajů malých podniků v aplikaci Excel.

Stáhnout sešit aplikace Excel

Použijte datovou sadu k procvičování nebo jako Šablona .

Sledování obchodních výdajů

Sledování jednotlivých výdajů, jejich účelů a příjmů se nazývá sledování výdajů . Z různých důvodů to dělá každá velká i malá firma. Sledování výdajů pomáhá podnikům odhalit úniky peněz, sledovat účty za služby, najít chyby v zadávání, provádět investice hodné zisku a podávat daňová přiznání. Sledování výdajů hraje zásadní roli v udržitelnosti podnikání.

Součásti nástroje pro sledování obchodních výdajů

Sledování podnikových výdajů se skládá z mnoha součástí. Podniky je však mohou zahrnout podle svých požadavků. Níže uvedené položky jsou pro každé sledování výdajů tak trochu povinné. Pokuste se tyto položky do sledování výdajů přidat nebo upravit, aby bylo sledování výdajů pohodlnější.

(i) Jméno: Jméno zaměstnance nebo osoby, která výdaje provádí.

(ii) ID zaměstnance: ID číslo zaměstnance pro zobrazení jeho pověření.

(iii) Oddělení: Název oddělení, do kterého je zaměstnanec zařazen.

(iv) Manažer: Jméno odpovědné osoby, která má přehled o výdajích.

(v) Časové období: Časový rámec v rámci vzniklých výdajů.

(vi) Popis: Uveďte účel vzniklých výdajů.

(vii) Kategorie výdajů: Vkládání opakujících se výdajů do sloupců pro jejich zobrazení jako kategorií výdajů.

(viii) Celkem: Použijte vzorec (tj, Součet nebo Ostatní) a zjistit celkové částky.

(ix) Týdenní nebo měsíční sledování: Vytvořte různé pracovní listy pro různá časová období, například týdny a měsíce.

(x) Příjmy: Přidejte potvrzení o důvěryhodnosti (obrázky nebo odkazy).

(xi) Autorizováno: Jméno osoby, která sleduje výdaje.

2 snadné způsoby, jak sledovat výdaje malé firmy v aplikaci Excel

Pro sledování výdajů malých podniků v aplikaci Excel použijte některý z uvedených způsobů.

Metoda 1: Použití šablony pro sledování výdajů malé firmy v aplikaci Excel

Šablony představují snadný způsob zadávání vzniklých výdajů a jejich sledování. Excel nabízí mnoho šablon pro úkoly související s financemi a sledování výdajů je jednou z nich. Přejděte do aplikace Excel. Soubor > Nový > Typ Sledování výdajů v Vyhledávací panel . uživatelé mohou najít mnoho šablon, které se k nim hodí.

Přečtěte si více: Jak vypočítat příjmy a výdaje z podnikání v pracovním listu aplikace Excel

Metoda 2: Vytvoření nástroje pro sledování výdajů pomocí pracovních listů aplikace Excel pro sledování výdajů

Uživatelé mohou chtít vlastní pracovní list aplikace Excel, aby mohli sledovat své výdaje. V takovém případě si mohou vytvořit vlastní nástroj pro sledování výdajů od začátku. K tomu musí postupovat podle následujících kroků.

Krok 1: Založení finančního nebo bankovního účtu

Majitelé firem obvykle vyplácejí peníze na nutné výdaje. Namísto manipulace s drobnými penězi nebo jinými prostředky je mnohem jednodušší použít k poskytnutí peněz na výdaje finanční účet (tj. bankovní účet). Tímto způsobem může sledovat každou transakci a ověřit výdaje podle účtů nebo stvrzenek.

Krok 2: Sestavení dat rozšiřujících určité období

Každý sledovač výdajů by měl mít určité časové období, ve kterém uchovává položkové výdaje. Tato časová období mohou být dny, týdny nebo měsíce. V závislosti na výkazu podniku mohou uživatelé upravit své sledovače výdajů tak, aby se do nich vešly určité položky v rámci určitého časového období.

Krok 3: Vložení fixních nebo nefixních výdajů

Pro podniky existují některé fixní výdaje. A samozřejmě existují i některé variabilní výdaje, které se čas od času mění. V těchto případech musí uživatelé tyto výdaje zadávat tak, jak vznikají.

Krok 4: Určete si konkrétní čas pro zadávání záznamů

S přibývajícími dny je třeba zadávat vzniklé výdaje s jejich příslušným popisem. Protože uživatelé dodržují určité časové období, ve kterém mají výdaje zadávat, musí také dodržovat pevný čas pro zadávání vzniklých výdajů. Tento čas může být na konci dne, týdne nebo měsíce. Důvodem je ochrana před dvojím zadáním, zajištění křížového porovnání a zachování posloupnosti.

Krok 5: Použití vzorců k provádění operací

Ke zjištění celkových výdajů nebo k dalším výpočtům mohou uživatelé použít vzorce aplikace Excel. Provedení těchto vzorců zajišťuje rychlé zjištění celkových vynaložených výdajů. Také umožňují další výpočty podle libovolných kritérií stanovených uživateli. V nástroji pro sledování výdajů používáme např. funkce SUM zjistit kumulované výdaje.

Krok 6: Připojení obrázků nebo odkazů na účtenky

Uživatelé obecně získávají účtenky za výdaje, které jim vznikly. Je důležité, aby tyto účtenky sestavili nebo připojili ke sledování výdajů k příslušným datům vložením obrázků nebo odkazů na obrázky. Také musí uvést příslušné částky přiléhající k vloženým odkazům.

Krok 7: Křížová kontrola vzniklých výdajů

Po zadání všech záznamů musí uživatelé jednou za provozní období nástroje pro sledování výdajů zkontrolovat vzniklé výdaje s účtenkami. Případné nesrovnalosti v zápisech je třeba řešit a odpovídajícím způsobem je znovu zadat.

Další informace: Jak vytvořit tabulku výdajů v aplikaci Excel (2 vhodné způsoby)

Závěr

V tomto článku jsme se věnovali sledovačům podnikatelských výdajů a způsobům, jak sledovat výdaje malých firem v aplikaci Excel. Uživatelé zde také najdou potřebné součásti sledovače výdajů a mohou do něj zahrnout i součásti vlastní. Přiloženou datovou sadu mohou použít k procvičení a jako šablonu pro sledování svých výdajů. Doufáme, že tento článek vnese do tématu dostatek světla, abyste si mohli ujasnit svéporozumění. Pokud máte další dotazy nebo chcete něco dodat, vyjádřete se.