Små virksomheder kan drives som rentable virksomheder, men kan ikke have nogen penge. Derfor er det vigtigt at spore deres udgifter for at opretholde dem. Der er nogle grundlæggende finansielle metoder til at holde styr på små virksomheders udgifter i Excel.

Udformningen af en lille virksomheds udgiftssporer kan variere fra virksomhed til virksomhed. Brugerne kan enten selv opbygge et typisk Excel-regneark eller bruge en Skabelon .

I denne artikel vil vi diskutere udgiftssporing og dens komponenter samt metoder til at holde styr på små virksomheders udgifter i Excel.

Download Excel-arbejdsbog

Brug datasættet til at øve dig eller som en Skabelon .

Sporing af erhvervsudgifter

At holde styr på hver enkelt udgift med formål og kvitteringer er kendt som sporing af udgifter Af forskellige årsager gør alle store og små virksomheder det af forskellige årsager. Sporing af udgifter hjælper virksomheder med at identificere pengelækager, spore forbrugsregninger, finde indtastningsfejl, foretage rentable investeringer og indsende selvangivelser. Udgiftssporing spiller en afgørende rolle for virksomhedens bæredygtighed.

Komponenter i sporingsværktøjet til erhvervsudgifter

En sporing af forretningsudgifter består af mange komponenter, men virksomheder kan inkludere dem alt efter deres behov. Nedenstående elementer er obligatoriske for enhver sporing af udgifter. Prøv at tilføje eller ændre disse elementer i sporing af udgifter for at gøre det mere praktisk at spore udgifter.

(i) Navn: Navn på den ansatte eller den person, der afholder udgifterne.

(ii) Medarbejder ID: medarbejderens ID-nummer for at se hans/hendes legitimationsoplysninger.

(iii) Afdeling: Navn på den afdeling, som medarbejderen er tilknyttet.

(iv) Manager: Navnet på den ansvarlige person, der har overblik over udgifterne.

(v) Tidsperiode: Tidsrammen inden for de afholdte udgifter.

(vi) Beskrivelse: Angiv formålet med de afholdte udgifter.

(vii) Udgiftskategori: Indsæt tilbagevendende udgifter i kolonner for at få dem vist som udgiftskategorier.

(viii) I alt: Brug formel (dvs, Sum eller Andre) for at finde de samlede beløb.

(ix) Ugentlig eller månedlig sporing: Lav forskellige regneark for forskellige tidsperioder, f.eks. uger og måneder.

(x) Kvitteringer: Tilføj kvitteringer for troværdighed (billeder eller links).

(xi) Godkendt af: Navnet på den person, der overvåger udgifterne.

2 nemme metoder til at holde styr på små virksomhedsudgifter i Excel

Følg en af metoderne til at holde styr på små virksomheders udgifter i Excel.

Metode 1: Brug af en skabelon til at holde styr på små virksomhedsudgifter i Excel

Skabeloner er en nem måde at indtaste udgifter og spore dem på. Excel tilbyder mange skabeloner til økonomisk relaterede opgaver, og udgiftssporing er en af dem. Gå til Excel Fil > Ny > Type Sporing af udgifter i den Søg Bar . brugerne kan finde mange skabeloner, der passer til dem.

Læs mere: Sådan beregnes virksomhedens indtægter og udgifter i Excel-regneark

Metode 2: Oprettelse af en udgiftssporer ved hjælp af Excel-regneark til at holde styr på udgifterne

Brugere ønsker måske et tilpasset Excel-regneark til at holde styr på deres udgifter. I så fald kan de opbygge deres egen udgiftssporer fra bunden. For at gøre det skal de følge følgende trin.

Trin 1: Åbn en finansiel konto eller bankkonto

Normalt udbetaler virksomhedsejere penge til nødvendige udgifter. I stedet for at håndtere småpenge eller andre midler er det meget nemmere at bruge en finansiel konto (dvs. en bankkonto) til at stille penge til rådighed til udgifter. På den måde kan han eller hun spore hver enkelt transaktion for at kontrollere udgifterne i forhold til regninger eller kvitteringer.

Trin 2: Saml data, der udvider en bestemt periode

Hver expense tracker bør have en bestemt tidsperiode, inden for hvilken den indeholder specificerede udgifter. Disse perioder kan være dage, uger eller måneder. Afhængigt af virksomhedens opgørelse kan brugerne ændre deres expense trackers til at rumme visse poster inden for en bestemt tidsperiode.

Trin 3: Indsæt faste eller ikke-fastlagte udgifter

For virksomheder er der nogle faste udgifter, og der er naturligvis også nogle variable udgifter, som varierer fra tid til anden. I disse tilfælde skal brugerne indtaste disse udgifter, efterhånden som de opstår.

Trin 4: Fasthold et bestemt tidspunkt for indtastning af indtastninger

Efterhånden som dagene går, skal de afholdte udgifter indtastes med deres respektive beskrivelser. Da brugerne har en bestemt tidsperiode til at indtaste udgifterne inden for, skal de også følge et fast tidspunkt for indtastning af de afholdte udgifter. Tidspunktet kan være ved udgangen af en dag, uge eller måned. Dette er fordi det beskytter mod dobbeltindtastning, sikrer krydsoverensstemmelse og opretholder rækkefølgen.

Trin 5: Brug formler til at udføre operationer

For at finde de samlede udgifter eller andre beregninger kan brugerne bruge Excel-formler. Ved at bruge disse formler kan de hurtigt finde frem til de samlede udgifter, der er afholdt. De giver også mulighed for yderligere beregninger for at opfylde de kriterier, som brugerne har fastsat. I udgiftstrackeren bruger vi funktionen SUM for at finde de akkumulerede udgifter.

Trin 6: Vedhæft billeder eller links til kvitteringer

Generelt får brugerne kvitteringer for de udgifter, de har afholdt. Det er vigtigt, at de samler eller vedhæfter disse kvitteringer til udgiftssporeren for de respektive datoer ved at indsætte billeder eller billedlinks. De skal også angive de respektive beløb ved siden af de indsatte links.

Trin 7: Krydstjek af de afholdte udgifter

Efter at have indtastet alle posteringer skal brugerne krydstjekke de afholdte udgifter med kvitteringer én gang i løbet af udgiftstrackerens driftsperiode. Eventuelle uoverensstemmelser i posteringerne skal behandles og genindtastes i overensstemmelse hermed.

Læs mere: Sådan laver du et regneark for udgifter i Excel (2 egnede måder at lave et regneark på)

Konklusion

I denne artikel har vi diskuteret sporing af forretningsudgifter og måder at holde styr på små virksomhedsudgifter i Excel. Brugerne kan også finde de nødvendige komponenter i en udgiftssporer og kan inkludere deres egne komponenter. De kan bruge det vedhæftede datasæt til at øve sig og som en skabelon til at holde styr på deres udgifter. Vi håber, at denne artikel kaster nok lys på emnet til at afklare dinHvis du har yderligere spørgsmål eller har noget at tilføje, så skriv en kommentar.