Οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να λειτουργούν ως κερδοφόρες επιχειρήσεις, αλλά μπορεί να μην έχουν χρήματα. Ως εκ τούτου, η παρακολούθηση των δαπανών τους είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρησή τους. Υπάρχουν ορισμένες θεμελιώδεις οικονομικές προσεγγίσεις για την παρακολούθηση των δαπανών των μικρών επιχειρήσεων στο Excel.

Το περίγραμμα ενός συστήματος παρακολούθησης δαπανών μικρών επιχειρήσεων μπορεί να διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση. Οι χρήστες μπορούν είτε να δημιουργήσουν μόνοι τους ένα τυπικό φύλλο εργασίας του Excel είτε να χρησιμοποιήσουν ένα Πρότυπο .

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε την παρακολούθηση των εξόδων και τα συστατικά της, καθώς και τις μεθόδους παρακολούθησης των εξόδων των μικρών επιχειρήσεων στο Excel.

Κατεβάστε το βιβλίο εργασίας του Excel

Χρησιμοποιήστε το σύνολο δεδομένων για εξάσκηση ή ως Πρότυπο .

Παρακολούθηση επιχειρηματικών δαπανών

Η παρακολούθηση κάθε δαπάνης, με τους σκοπούς και τις αποδείξεις τους, είναι γνωστή ως παρακολούθηση εξόδων Για διάφορους λόγους, κάθε μεγάλη ή μικρή επιχείρηση το κάνει. Παρακολουθητής εξόδων βοηθά τις επιχειρήσεις να εντοπίζουν διαρροές χρημάτων, να παρακολουθούν τους λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, να βρίσκουν λάθη καταχώρησης, να πραγματοποιούν επενδύσεις που αξίζουν κέρδος και να υποβάλλουν φορολογικές δηλώσεις. Η παρακολούθηση των δαπανών διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στη βιωσιμότητα των επιχειρήσεων.

Συστατικά του προγράμματος παρακολούθησης επιχειρηματικών δαπανών

Ένας ανιχνευτής επιχειρηματικών εξόδων αποτελείται από πολυάριθμα στοιχεία. Αλλά οι επιχειρήσεις μπορούν να τα συμπεριλάβουν ανάλογα με τις απαιτήσεις τους. Τα παρακάτω στοιχεία είναι κατά κάποιο τρόπο υποχρεωτικά για κάθε ανιχνευτή εξόδων. Προσπαθήστε να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε αυτά τα στοιχεία στους ανιχνευτές εξόδων για να κάνετε πιο εύκολη την παρακολούθηση των εξόδων.

(i) Όνομα: Ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου ή του προσώπου που πραγματοποιεί τα έξοδα.

(ii) Αναγνωριστικό υπαλλήλου: Αριθμός ταυτότητας του υπαλλήλου για να δείτε τα διαπιστευτήριά του.

(iii) Τμήμα: Όνομα του τμήματος στο οποίο υπάγεται ο υπάλληλος.

(iv) Διευθυντής: Όνομα του υπεύθυνου που επιβλέπει τις δαπάνες.

(v) Χρονική περίοδος: Το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου πραγματοποιήθηκαν οι δαπάνες.

(vi) Περιγραφή: Αναφέρετε τον σκοπό των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν.

(vii) Κατηγορία δαπανών: Εισάγετε επαναλαμβανόμενες δαπάνες σε στήλες για να τις προβάλλετε ως κατηγορίες δαπανών.

(viii) Σύνολο: Χρησιμοποιήστε τύπο (π.χ., Άθροισμα ή Άλλοι) για να βρείτε τα συνολικά ποσά.

(ix) Εβδομαδιαία ή μηνιαία παρακολούθηση: Φτιάξτε διαφορετικά φύλλα εργασίας για διαφορετικές χρονικές περιόδους, όπως εβδομάδες και μήνες.

(x) Αποδείξεις: Προσθέστε αποδείξεις αξιοπιστίας (εικόνες ή συνδέσμους).

(xi) Εξουσιοδοτήθηκε από: Το όνομα του ατόμου που παρακολουθεί τα έξοδα.

2 Εύκολες μέθοδοι για να παρακολουθείτε τα έξοδα των μικρών επιχειρήσεων στο Excel

Ακολουθήστε οποιαδήποτε από τις μεθόδους για να παρακολουθείτε τα έξοδα των μικρών επιχειρήσεων στο Excel.

Μέθοδος 1: Χρήση ενός προτύπου για την παρακολούθηση των δαπανών μικρών επιχειρήσεων στο Excel

Τα πρότυπα είναι ένας εύκολος τρόπος για την εισαγωγή των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν και την παρακολούθησή τους. Το Excel προσφέρει πολυάριθμα πρότυπα για εργασίες που σχετίζονται με τα οικονομικά, και ο ανιχνευτής δαπανών είναι ένα από αυτά. Μετάβαση στο Excel Αρχείο >, Νέο > Τύπος Παρακολουθητής εξόδων στο Μπάρα αναζήτησης . Οι χρήστες μπορούν να βρουν πολλά πρότυπα για να τα συνοδεύσουν.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να υπολογίσετε τα έσοδα και τα έξοδα των επιχειρήσεων στο φύλλο εργασίας του Excel

Μέθοδος 2: Δημιουργία ενός προγράμματος παρακολούθησης εξόδων χρησιμοποιώντας φύλλα εργασίας του Excel για να παρακολουθείτε τα έξοδα

Οι χρήστες μπορεί να επιθυμούν ένα προσαρμοσμένο φύλλο εργασίας του Excel για να παρακολουθούν τα έξοδά τους. Σε αυτή την περίπτωση, μπορούν να δημιουργήσουν το δικό τους πρόγραμμα παρακολούθησης εξόδων από το μηδέν. Για να το κάνουν αυτό, πρέπει να ακολουθήσουν τα ακόλουθα βήματα.

Βήμα 1: Ανοίξτε έναν οικονομικό ή τραπεζικό λογαριασμό

Συνήθως, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εκταμιεύουν χρήματα για τα απαιτούμενα έξοδα. Αντί να χειρίζεται μικροέξοδα ή άλλα μέσα, είναι πολύ πιο εύκολο να χρησιμοποιεί έναν οικονομικό λογαριασμό (δηλαδή έναν τραπεζικό λογαριασμό) για να παρέχει χρήματα για έξοδα. Με τον τρόπο αυτό, μπορεί να παρακολουθεί κάθε συναλλαγή για να επαληθεύει τα έξοδα σε σχέση με τους λογαριασμούς ή τις αποδείξεις.

Βήμα 2: Συγκεντρώστε δεδομένα που επεκτείνουν μια συγκεκριμένη περίοδο

Κάθε ανιχνευτής εξόδων θα πρέπει να έχει μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο εντός της οποίας κρατάει αναλυτικά τα έξοδα. Αυτές οι χρονικές περίοδοι μπορεί να είναι ημέρες, εβδομάδες ή μήνες. Ανάλογα με τη δήλωση της επιχείρησης, οι χρήστες μπορούν να τροποποιήσουν τους ανιχνευτές εξόδων τους για να φιλοξενήσουν ορισμένα στοιχεία εντός μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.

Βήμα 3: Εισαγωγή σταθερών ή μη σταθερών δαπανών

Για τις επιχειρήσεις, υπάρχουν κάποιες σταθερές δαπάνες. Και προφανώς, υπάρχουν κάποιες μεταβλητές δαπάνες που μεταβάλλονται από καιρό σε καιρό. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι χρήστες πρέπει να καταχωρούν τις δαπάνες αυτές όπως προκύπτουν.

Βήμα 4: Διατηρήστε μια συγκεκριμένη ώρα για την εισαγωγή των καταχωρήσεων

Καθώς περνούν οι ημέρες, τα πραγματοποιηθέντα έξοδα πρέπει να καταχωρούνται με την αντίστοιχη περιγραφή τους. Καθώς οι χρήστες διατηρούν μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο για την καταχώρηση των εξόδων, πρέπει επίσης να ακολουθούν μια σταθερή ώρα για την καταχώρηση των πραγματοποιηθέντων εξόδων. Η ώρα αυτή μπορεί να είναι στο τέλος μιας ημέρας, μιας εβδομάδας ή ενός μήνα. Αυτό συμβαίνει επειδή προσφέρει προστασία από διπλές καταχωρίσεις, διασφαλίζει τη διασταύρωση και διατηρεί την αλληλουχία.

Βήμα 5: Χρήση τύπων για την εκτέλεση πράξεων

Για την εύρεση των συνολικών δαπανών ή άλλων υπολογισμών, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τύπους του Excel. Η εκτέλεση αυτών των τύπων εξασφαλίζει γρήγορη εύρεση των συνολικών δαπανών που πραγματοποιήθηκαν. Επίσης, επιτρέπουν περαιτέρω υπολογισμούς για την ικανοποίηση οποιωνδήποτε κριτηρίων που θέτουν οι χρήστες. Στον ανιχνευτή δαπανών, χρησιμοποιούμε η συνάρτηση SUM για να βρείτε τα συσσωρευμένα έξοδα.

Βήμα 6: Επισυνάψτε εικόνες ή συνδέσμους αποδείξεων

Σε γενικές γραμμές, οι χρήστες λαμβάνουν αποδείξεις για τα έξοδα που πραγματοποιούν. Είναι σημαντικό να συγκεντρώνουν ή να επισυνάπτουν αυτές τις αποδείξεις στον ανιχνευτή εξόδων για τις αντίστοιχες ημερομηνίες εισάγοντας εικόνες ή συνδέσμους εικόνας. Επίσης, πρέπει να παρέχουν τα αντίστοιχα ποσά δίπλα στους εισαγόμενους συνδέσμους.

Βήμα 7: Διασταυρώστε τις δαπάνες που προέκυψαν

Μετά την εισαγωγή όλων των καταχωρίσεων, οι χρήστες πρέπει να διασταυρώνουν τις πραγματοποιηθείσες δαπάνες με τις αποδείξεις μία φορά κατά την περίοδο λειτουργίας του προγράμματος παρακολούθησης δαπανών. Οποιαδήποτε αναντιστοιχία στις καταχωρίσεις πρέπει να αντιμετωπιστεί και να καταχωρηθεί εκ νέου αναλόγως.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να φτιάξετε ένα φύλλο εξόδων στο Excel (2 κατάλληλοι τρόποι)

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, συζητήσαμε για τους ανιχνευτές επιχειρηματικών εξόδων και τους τρόπους παρακολούθησης των εξόδων των μικρών επιχειρήσεων στο Excel. Επίσης, οι χρήστες μπορούν να βρουν τα απαραίτητα στοιχεία ενός ανιχνευτή εξόδων και μπορούν να συμπεριλάβουν δικά τους στοιχεία. Μπορούν να χρησιμοποιήσουν το συνημμένο σύνολο δεδομένων για εξάσκηση και ως πρότυπο για να παρακολουθούν τα έξοδά τους. Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο ρίχνει αρκετό φως στο θέμα για να ξεκαθαρίσει τιςΣχολιάστε αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή αν έχετε να προσθέσετε κάτι.