Σε αυτό το άρθρο, θα δημιουργήσω ένα έκθεση που εμφανίζει τις τριμηνιαίες πωλήσεις Μπορείτε επίσης να το ονομάσετε δυναμικό και διαδραστικό πίνακα οργάνων του Excel, ο οποίος θα ενημερώνεται αυτόματα για να αντικατοπτρίζει τις τελευταίες ενημερώσεις των δεδομένων σας.

Αυτό είναι το έκθεση που θα δημιουργήσετε μετά το τέλος αυτού του άρθρου.

Δημιουργήστε μια έκθεση στο Excel που εμφανίζει τις τριμηνιαίες πωλήσεις ανά περιοχή

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Μπορείτε να κατεβάσετε το βιβλίο εργασίας που χρησιμοποιήθηκε για την επίδειξη, για να δοκιμάσετε τα βήματα αυτά μόνοι σας καθώς προχωράτε με το άρθρο.

Έκθεση που εμφανίζει τριμηνιαίες πωλήσεις ανά περιοχή.xlsx

Διαδικασία βήμα προς βήμα για τη δημιουργία έκθεσης που εμφανίζει τριμηνιαίες πωλήσεις ανά περιοχή στο Excel

Για την επίδειξη, θα χρησιμοποιήσουμε το ακόλουθο σύνολο δεδομένων.

Περιλαμβάνει τις πωλήσεις ανά ημερομηνίες, τις οποίες θα αναδιατάξουμε με τριμηνιαίο τρόπο με τη βοήθεια της λειτουργίας Πίνακας και Πίνακας Pivot του Excel.

Βήμα 1: Μετατροπή συνόλου δεδομένων σε πίνακα

Εάν τα δεδομένα δεν είναι σε μορφή πίνακα, μετατρέψτε την περιοχή σε πίνακα. Ο πίνακας του Excel είναι ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά του Excel που διευκολύνει πολλές εργασίες, όπως η αναφορά, το φιλτράρισμα, η ταξινόμηση και η ενημέρωση.

• Επιλέξτε ένα κελί στην περιοχή που θέλετε να μετατρέψετε σε πίνακα και πατήστε Ctrl+T στο πληκτρολόγιό σας. Ή πηγαίνετε στο Εισαγωγή και από την καρτέλα Πίνακες ομάδα εντολών, κάντε κλικ στο Πίνακας επιλογή.

• Ως αποτέλεσμα, η Δημιουργία πίνακα Το εύρος θα επιλεγεί αυτόματα με την επιλογή Ο πίνακάς μου έχει επικεφαλίδες Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα, απλά κάντε κλικ στο πλαίσιο OK

Ως αποτέλεσμα, το σύνολο δεδομένων θα μετατραπεί σε πίνακα.

Βήμα 2: Ονομασία εύρους πίνακα

Ας δώσουμε όνομα στον πίνακα σε αυτό το σημείο. Αυτό θα διευκολύνει το μετέπειτα τμήμα της εργασίας.

Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του πίνακα σας από το παράθυρο Σχεδιασμός ή χρησιμοποιήστε την καρτέλα Πλαίσιο ονόματος Έχουμε ονομάσει τον πίνακα μας με Δεδομένα .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να κάνετε μηνιαία έκθεση στο Excel (με γρήγορα βήματα)

Βήμα 3: Δημιουργήστε έναν πίνακα Pivot με δεδομένα που σας δίνονται

Θα χρησιμοποιήσουμε το πιο χρησιμοποιούμενο εργαλείο του Excel για τη δημιουργία της έκθεσής μας και είναι ο πίνακας Pivot Table. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε έναν πίνακα Pivot Table με τον πίνακα.

• Αρχικά, επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα.
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Εισαγωγή και κάντε κλικ στην καρτέλα PivotTable εντολή από το Πίνακες ομάδα.

• Εκείνη τη στιγμή, η Δημιουργία PivotTable Καθώς είχαμε επιλέξει ένα κελί του πίνακα πριν κάνουμε κλικ στο κουμπί PivotTable εντολή, το όνομα του πίνακα μας ( Δεδομένα ) εμφανίζεται αυτόματα στο Πίνακας/Περιοχή του πλαισίου διαλόγου.
• Θέλουμε να δημιουργήσουμε τον πίνακα pivot σε ένα νέο φύλλο εργασίας, οπότε διατηρούμε την προεπιλεγμένη επιλογή Νέο φύλλο εργασίας υπό τον τίτλο Επιλέξτε πού θέλετε να τοποθετηθεί η έκθεση PivotTable .
• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

Δημιουργείται ένα νέο φύλλο εργασίας και το Πεδία PivotTable Το παράθυρο εργασιών εμφανίζεται αυτόματα στο φύλλο εργασίας.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε μια συνοπτική έκθεση στο Excel (2 εύκολες μέθοδοι)

Βήμα 4: Προετοιμάστε έναν πίνακα Pivot ανά αναφορά κατηγορίας

Ας κάνουμε ένα Έκθεση πωλήσεων Κατηγορία σοφό και στη συνέχεια θα δημιουργήσουμε ένα διάγραμμα πίτας. Για να φτιάξουμε την έκθεση, οργανώνουμε τα πεδία του πίνακα Pivot με τον εξής τρόπο.

Παρατηρήστε προσεκτικά την παρακάτω εικόνα. Έχουμε τοποθετήσει το Πωλήσεις πεδίο δύο φορές στο Τιμές Για το λόγο αυτό, στην περιοχή Στήλες περιοχή, ένα επιπλέον Τιμές Στην περιοχή Rows, έχουμε τοποθετήσει το πεδίο Κατηγορία πεδίο.

Στην αριστερή πλευρά της εικόνας, βλέπετε τον πίνακα pivot εξόδου για τις παραπάνω ρυθμίσεις πεδίου.

• Τώρα θέλουμε να αλλάξουμε τη μορφή των αριθμών των πωλήσεων σε ποσοστό (%) του συνολικού ποσού Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί της στήλης.
• Στη συνέχεια επιλέξτε Εμφάνιση τιμών ως από το μενού περιβάλλοντος.
• Μετά από αυτό, κάντε κλικ στην εντολή % του Μεγάλου Συνολικού .

Έτσι, οι τιμές της στήλης θα εμφανίζονται στα ποσοστά των Μεγάλο σύνολο .

Βήμα 5: Δημιουργήστε ένα διάγραμμα πίτας για την αναφορά κατηγορίας

Για να δημιουργήσουμε μια αναφορά για τα δεδομένα, ας προσθέσουμε ένα κυκλικό διάγραμμα σε αυτήν. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προσθέσετε ένα κυκλικό διάγραμμα από τα δεδομένα.

• Πρώτον, επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα Pivot.
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Εισαγωγή και κάντε κλικ στην καρτέλα Διάγραμμα πίτας εικονίδιο από το Διαγράμματα ομάδα.
• Μετά από αυτό, επιλέξτε το Πίτα διάγραμμα από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Θα εμφανίσουμε το κυκλικό διάγραμμα στο λογιστικό μας φύλλο.

Μετά από κάποιες τροποποιήσεις, το διάγραμμα θα μοιάζει τώρα με αυτό.

Εμφάνιση ονομάτων κατηγορίας και ετικετών δεδομένων σε διάγραμμα πίτας

Μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες δεδομένων ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

• Αρχικά, επιλέξτε το Διάγραμμα πίτας.
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Σχεδιασμός και στην καρτέλα Διατάξεις διαγραμμάτων ομάδα εντολών, κάντε κλικ στο Γρήγορη διάταξη .
• Από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε το Διάταξη 1 επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εναλλακτικός τρόπος:

Ένας άλλος δημιουργικός τρόπος με τον οποίο μπορούμε να προσθέσουμε ετικέτες δεδομένων στο διάγραμμα είναι να χρησιμοποιήσουμε η συνάρτηση GETPIVOTDATA Θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση για να αντλήσουμε δεδομένα από τον πίνακα pivot.

Βλέπετε παρακάτω έναν πίνακα pivot που δημιουργήθηκε από τα δεδομένα μας.

Αυτός ο πίνακας pivot δείχνει το Άθροισμα πωλήσεων , Κράτος , και Κατηγορία σοφό.

Έχουμε τοποθετήσει το Κράτος στο πεδίο Σειρές περιοχή, η Κατηγορία στο πεδίο Στήλες περιοχή, και η Πωλήσεις στο πεδίο Τιμές περιοχή.

Τώρα, ας δούμε το Excel's GETPIVOTDATA λειτουργία.

GETPIVOTDATA σύνταξη: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Ένας πίνακας pivot έχει μόνο ένα data_field αλλά μπορεί να έχει οποιονδήποτε αριθμό άλλων πεδίων.

Για τον παραπάνω πίνακα Pivot Table:

• Το data_field είναι η Πωλήσεις πεδίο
• Τα άλλα δύο πεδία είναι Κράτος και Κατηγορία .

Στην παρακάτω εικόνα, βλέπετε ότι έχω χρησιμοποιήσει ένα GETPIVOTDATA τύπος στο κελί H9:

Αυτός ο τύπος επιστρέφει την τιμή 950 στο κελί H9 .

Πώς λειτουργεί αυτή η φόρμουλα;

• Το data_field είναι το επιχείρημα Πωλήσεις Χωρίς αμφιβολία.
• A3 είναι μια αναφορά κελιού εντός του πίνακα pivot. Μπορεί να είναι οποιαδήποτε αναφορά κελιού εντός ενός πίνακα pivot.
• field1, item1 = "Κράτος", H7 Μπορείτε να το μεταφράσετε ως εξής Idaho (τιμή του κελιού H7 είναι Idaho ) στοιχείο στο Κράτος
• field2, item2 = "Κατηγορία", H8 Μπορεί να μεταφραστεί ως Προμήθειες γραφείου (η τιμή του κελιού H8 είναι Προμήθειες γραφείου ) στοιχείο στο Κατηγορία
• Η διατομή του Idaho τιμές και Προμήθειες γραφείου οι τιμές μας δίνουν την τιμή 950.

Για να εμφανίσετε τις ετικέτες:

Χρησιμοποιώντας το GETPIVOTDATA εμφανίζονται τα ονόματα των κατηγοριών και οι τιμές των πωλήσεων (% του συνόλου) σε ορισμένα κελιά (όπως στην ακόλουθη εικόνα).

Για την κατανόησή σας, επιτρέψτε μου να εξηγήσω αυτόν τον τύπο στο κελί D4

• A4&" " Η αναφορά σε ένα κελί δημιουργεί ένα κενό στην έξοδο.
• Στη συνέχεια χρησιμοποιήσαμε το Excel's ΚΕΙΜΕΝΟ Καθώς η αξία επιχείρημα του ΚΕΙΜΕΝΟ συνάρτηση, έχουμε περάσει το GETPIVOTDATA λειτουργία και ως η format_text χρησιμοποιήσαμε αυτή τη μορφή: "0%"
• Το GETPIVOTDATA μέρος είναι απλό να κατανοηθεί. Έτσι, δεν θα εξηγήσω πώς η GETPIVOTDATA λειτουργεί εδώ.

Τώρα, θα παρουσιάσουμε αυτά τα δεδομένα στο διάγραμμα.

Τοποθετήσαμε ένα Πλαίσιο κειμένου από το Εισαγωγή tab =>, Εικονογραφήσεις ομάδα εντολών =>, Σχήματα

Τώρα εισάγουμε το Πλαίσιο κειμένου στο διάγραμμα => Βάλτε ένα σύμβολο ισότητας στο Μπαρ φόρμουλας και στη συνέχεια επιλέξτε το κελί D4 .

Αν πατήσω Εισάγετε το , το Πλαίσιο κειμένου θα δείξει την τιμή του κελιού D4 .

Με τον ίδιο τρόπο, δημιουργώ και άλλες Πλαίσια κειμένου και ανατρέξτε στα σχετικά κελιά.

Σημείωση: Όταν κάποιος Πλαίσιο κειμένου δημιουργείται, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες Πλαίσια κειμένου από αυτό. Έτσι μπορείτε να το κάνετε:

• Περάστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από τα όρια της δημιουργημένης Πλαίσιο κειμένου και πατήστε το Ctrl στο πληκτρολόγιό σας. Θα εμφανιστεί ένα σύμβολο συν.
• Τώρα σύρετε το ποντίκι σας. Θα δείτε ένα νέο Πλαίσιο κειμένου (αντικείμενο) δημιουργείται, αφήστε αυτό το νεοδημιουργημένο Πλαίσιο κειμένου στο μέρος που προτιμάτε.

Έτσι, τελειώσαμε με τη δημιουργία ενός κυκλικού διαγράμματος που δείχνει δυναμικά τις πωλήσεις ανά κατηγορία.

Απλά αλλάζω το όνομα αυτού του πίνακα Pivot σε PT_CategorySales .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να κάνετε ημερήσια έκθεση πωλήσεων στο Excel (με γρήγορα βήματα)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να κάνετε την έκθεση γήρανσης απογραφής στο Excel (Βήμα προς βήμα κατευθυντήριες γραμμές)
• Δημιουργία αναφορών PDF από δεδομένα Excel (4 εύκολες μέθοδοι)
• Πώς να προετοιμάσετε την έκθεση MIS στο Excel (2 κατάλληλα παραδείγματα)
• Κάντε την έκθεση MIS στο Excel για λογαριασμούς (με γρήγορα βήματα)

Βήμα 6: Προετοιμάστε έναν πίνακα Pivot για τις τριμηνιαίες πωλήσεις

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να δείτε το Πωλήσεις αλλαγές σε διάφορα τρίμηνα με την πάροδο των ετών.

Θα δημιουργήσουμε μια αναφορά όπως η ακόλουθη εικόνα.

Η εικόνα δείχνει τις 15 κορυφαίες πολιτείες των ΗΠΑ σύμφωνα με τις συνολικές πωλήσεις για διάφορα τρίμηνα. Έχουμε επίσης προσθέσει σπινθηριστικές γραμμές για να δείξουμε τις τάσεις σε διάφορα τρίμηνα.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προετοιμάσετε τον πίνακα pivot για τις τριμηνιαίες πωλήσεις.

• Πρώτα απ' όλα, επιλέξτε ένα κελί από τον πίνακα δεδομένων.
• Στη συνέχεια επιλέξτε PivotTable από το Πίνακες ομάδα του Εισαγωγή καρτέλα.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε πού θέλετε να τοποθετήσετε τον πίνακα περιστροφής και κάντε κλικ στο OK Για αυτή την επίδειξη, έχουμε επιλέξει ένα νέο φύλλο εργασίας.

• Τώρα κάντε τα εξής: προσθέστε το Ημερομηνία παραγγελίας στο πεδίο Στήλες περιοχή, η Κράτος στο πεδίο Σειρές περιοχή, και η Πωλήσεις στο πεδίο Τιμές

• Για να εμφανιστεί η τριμηνιαία έκθεση τώρα, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί στο Ετικέτες στήλης και επιλέξτε Ομάδα από το μενού περιβάλλοντος.

• Στη συνέχεια επιλέξτε Quarters στο πλαίσιο του Με τμήμα του Ομαδοποίηση

• Αφού κάνετε κλικ στο OK , ο πίνακας pivot θα μοιάζει τώρα κάπως έτσι.

Βήμα 7: Εμφάνιση των 15 κορυφαίων κρατών από τις πωλήσεις

Το αποτέλεσμα από το προηγούμενο βήμα περιέχει μια τριμηνιαία έκθεση όλων των πολιτειών από το σύνολο δεδομένων. Αν θέλετε όλες τις πολιτείες, μπορείτε να προχωρήσετε με αυτό. Αλλά σε περίπτωση πιο λεπτομερούς ανάλυσης όπου χρειάζεστε τις κορυφαίες πολιτείες, ακολουθούν μερικά πρακτικά βήματα.

• Πρώτον, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί του πίνακα Κράτος στήλη(ή Ετικέτες γραμμής ).
• Στη συνέχεια, περάστε το ποντίκι σας πάνω από Φίλτρο από το μενού περιβάλλοντος και στη συνέχεια επιλέξτε το Top 10

• Στη συνέχεια, επιλέξτε 15 στο Εμφάνιση από την επιλογή Top 10 Φίλτρο (κράτος)

• Μόλις κάνετε κλικ στο OK , ο πίνακας Pivot θα εμφανίζει τώρα τις 15 κορυφαίες πολιτείες σύμφωνα με τις πωλήσεις.

Βήμα 8: Προσθέστε Sparklines στον πίνακα

Πριν από την προσθήκη του Sparklines , θέλω να αφαιρέσω και τα δύο Μεγάλα Σύνολα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για τον λεπτομερή οδηγό για το πώς να το κάνετε αυτό.

• Πρώτα απ' όλα, επιλέξτε ένα κελί από τον πίνακα pivot.
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Σχεδιασμός στην κορδέλα σας.
• Τώρα επιλέξτε Μεγάλα σύνολα από το Διάταξη
• Στη συνέχεια επιλέξτε Απενεργοποίηση για σειρές και στήλες από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Το Μεγάλο σύνολο θα αφαιρεθεί έτσι.

• Για να προσθέσετε σπινθηρισμούς, επιλέξτε το κελί F5 , στη συνέχεια πηγαίνετε στο Εισαγωγή στην κορδέλα σας.
• Τώρα επιλέξτε Γραμμή από το Sparklines

• Στο Δημιουργία Sparklines πλαίσιο, επιλέξτε το εύρος B5:E19 ως το Εύρος δεδομένων και το εύρος F5:F19 ως το Εύρος τοποθεσίας .

• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK Ο πίνακας περιστροφής θα μοιάζει τώρα τελικά με αυτό.

• Επίσης, ας προσθέσουμε μερικούς δείκτες για να το κάνουμε πιο ελκυστικό. Για να το κάνουμε αυτό, πηγαίνετε στο Sparkline στην κορδέλα σας (θα εμφανιστεί μόλις επιλέξετε ένα κελί που περιέχει sparkline) και στη συνέχεια επιλέξτε Δείκτες από το Εμφάνιση

Αυτή είναι η τελική έξοδος της σπινθηρογραμμής μας.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να κάνετε μηνιαία έκθεση πωλήσεων στο Excel (με απλά βήματα)

Βήμα 9: Προσθέστε Slicer για να φιλτράρετε την έξοδο

Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να προσθέσετε φέτες στον πίνακα pivot.

• Αρχικά, επιλέξτε τον πίνακα pivot για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τις φέτες.
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Εισαγωγή Tab και από την καρτέλα Φίλτρα ομάδα εντολών, κάντε κλικ στο Κόφτης

• Στη συνέχεια, το Εισαγωγή κόφτες θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου με όλα τα διαθέσιμα πεδία του Pivot Table. Επιλέξτε τα πεδία για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε τις φέτες. Εδώ, έχουμε επιλέξει το Όνομα πελάτη , Κράτος , και Κατηγορία πεδία για την επίδειξη.

• Αφού κάνετε κλικ στο OK , θα εμφανιστούν 3 φέτες στην κορυφή του λογιστικού φύλλου.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να κάνετε την έκθεση MIS στο Excel για τις πωλήσεις (με εύκολα βήματα)

Βήμα 10: Προετοιμασία τελικής έκθεσης

Με όλα τα αποσπασματικά πράγματα που δημιουργήθηκαν, ας τα συνδυάσουμε τελικά όλα σε ένα ενιαίο φύλλο για να δημιουργήσουμε μια τελική έκθεση.

Τώρα, αν επιλέξετε/αποεπιλέξετε μια επιλογή από τον τεμαχιστή, το αποτέλεσμα θα αλλάξει ανάλογα σε πραγματικό χρόνο. Για παράδειγμα, ας επιλέξουμε Αριζόνα από το Κράτος Θα αναφέρει μόνο αυτό.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλαπλές. Για παράδειγμα, προσθέτοντας Αλαμπάμα Και έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε μια έκθεση που εμφανίζει τις τριμηνιαίες πωλήσεις ανά περιοχή.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να αυτοματοποιήσετε τις εκθέσεις του Excel χρησιμοποιώντας μακροεντολές (3 εύκολοι τρόποι)

Συμπέρασμα

Αυτά ήταν όλα τα βήματα που απαιτούνται για τη δημιουργία μιας έκθεσης που εμφανίζει τις τριμηνιαίες πωλήσεις ανά περιοχή στο Excel. Ελπίζω ότι μπορείτε να φτιάξετε μια τέτοια έκθεση μόνοι σας με ευκολία τώρα. Ελπίζω να βρήκατε αυτόν τον οδηγό χρήσιμο και κατατοπιστικό. Αν έχετε ερωτήσεις ή προτάσεις, ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.

Για περισσότερους οδηγούς όπως αυτός, επισκεφθείτε Exceldemy.com .