У цій статті я створю звіт, який відображає квартальні продажі Ви також можете назвати її динамічною та інтерактивною Excel-дашбордом, яка буде автоматично оновлюватися, щоб відображати останні оновлення з вашими даними.

Про це йдеться у доповідь яку ви створите після закінчення цієї статті.

Створіть звіт в Excel, який відображає квартальні продажі за територіями

Завантажити Практичний посібник

Ви можете завантажити робочий зошит, використаний для демонстрації, щоб спробувати виконати ці кроки самостійно по мірі прочитання статті.

Звіт, що відображає квартальні продажі по території.xlsx

Покрокова інструкція по створенню звіту, що відображає квартальні продажі по територіям в Excel

Для демонстрації ми використаємо наступний набір даних.

Він включає в себе продажі по датах, які ми збираємося перегрупувати поквартально за допомогою функції "Таблиця" та "Зведена таблиця" в Excel.

Крок 1: Перетворення набору даних у таблицю

Якщо дані не у форматі таблиці, перетворіть діапазон у таблицю. Таблиця Excel - одна з найкращих функцій Excel, яка полегшує багато завдань, таких як посилання, фільтрація, сортування та оновлення.

• Виділіть комірку діапазону, яку потрібно перетворити в таблицю, і натисніть Ctrl+T на клавіатурі. Або перейдіть на сторінку Вставка та з вкладки Таблиці групу команд, натисніть на кнопку Таблиця варіант.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Створити таблицю Діапазон буде обрано автоматично за допомогою кнопки Моя таблиця має заголовки Щоб створити таблицю, достатньо натиснути на кнопку ГАРАЗД.

В результаті набір даних буде перетворено в таблицю.

Крок 2: Діапазон таблиці імен

Давайте на цьому етапі дамо назву таблиці, що полегшить подальшу частину роботи.

Ви можете змінити назву своєї таблиці в розділі Дизайн або скористайтеся вкладкою Поле для введення імені Ми назвали наш стіл Дані .

Читати далі: Як зробити місячний звіт в Excel (покроково)

Крок 3: Створення зведеної таблиці з заданими даними

Для створення нашого звіту ми будемо використовувати найпоширеніший інструмент Excel - зведену таблицю. Виконайте наступні кроки, щоб створити зведену таблицю за допомогою таблиці.

• Спочатку виділяємо комірку в таблиці.
• Потім перейдіть до розділу Вставка та натисніть на вкладку Зведена таблиця команда з боку Таблиці група.

• Наразі, в даний момент, в Україні триває робота над створенням Створення зведеної таблиці Оскільки ми виділили комірку таблиці перед тим, як натиснути на кнопку Зведена таблиця команда, ім'я нашої таблиці ( Дані ) автоматично відображається в Таблиця/діапазон у полі діалогового вікна.
• Ми хочемо створити зведену таблицю на новому аркуші, тому залишаємо вибір за замовчуванням Новий робочий аркуш під рубрикою Виберіть місце для розміщення звіту зведеної таблиці .
• Потім натисніть ГАРАЗД. .

Створюється новий робочий аркуш і на ньому з'являється кнопка Поля зведеної таблиці на робочому аркуші автоматично з'являється панель завдань.

Читати далі: Як створити зведений звіт в Excel (2 простих способи)

Крок 4: Підготуйте зведену таблицю за категоріями

Давайте зробимо Звіт про продажі Категорія Для створення звіту організуємо поля зведеної таблиці таким чином.

Уважно подивіться на наступне зображення. Ми розмістили Продажі двічі на полі в Цінності З цієї причини, в Колонки площі, додатковий Цінності В області Рядки ми розмістили рядок Категорія поле.

У лівій частині зображення ви бачите вихідну зведену таблицю для вищевказаних налаштувань полів.

• Тепер ми хочемо змінити формат числового представлення продажів у відсотках (%) від загальної суми Для цього необхідно натиснути правою кнопкою миші на комірку в стовпчику.
• Потім виберіть Показати значення як з контекстного меню.
• Після цього натисніть на команду % від загальної суми .

Таким чином, значення стовпців будуть відображати у відсотках від Загальна сума .

Крок 5: Створіть кругову діаграму для звіту за категоріями

Щоб створити звіт за даними, додамо до нього кругову діаграму. Щоб додати кругову діаграму з даних, виконайте такі дії.

• Спочатку виділіть комірку у зведеній таблиці.
• Потім перейдіть до розділу Вставка та натисніть на вкладку Кругова діаграма іконка з іконки Графіки група.
• Після цього оберіть пункт Пиріг діаграму з випадаючого списку.

У нашій електронній таблиці з'явиться кругова діаграма.

Після деяких модифікацій діаграма матиме такий вигляд.

Відображення назв категорій та міток даних на секторній діаграмі

Ви можете додати мітки даних, виконавши такі дії.

• Спочатку виберіть кругову діаграму.
• Потім перейдіть до розділу Дизайн та у вкладці Макети діаграм групу команд, натисніть на кнопку Швидкий макет .
• У випадаючому списку виберіть Макет 1 у випадаючому списку.

Альтернативний шлях:

Ще одним креативним способом додавання підписів даних на діаграму є використання функція GETPIVOTDATA Використаємо функцію для вилучення даних зі зведеної таблиці.

Нижче ви бачите зведену таблицю, створену на основі наших даних.

Ця зведена таблиця показує Сума продажів , Держава і Категорія мудрий.

Ми розмістили Держава на полі в Ряди в районі, в районі, в районі Категорія на полі в Колонки і в області, і в Продажі на полі в Цінності в цьому районі.

Тепер давайте подивимося на Excel GETPIVOTDATA функцію.

GETPIVOTDATA синтаксис: GETPIVOTDATA (поле_даних, зведена_таблиця, [поле1, елемент1], [поле2, елемент2], ...)

Зведена таблиця має тільки одну поле_даних але може мати будь-яку кількість інших полів.

Для наведеної вище зведеної таблиці:

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. поле_даних це Продажі сфера
• Інші два поля - це Держава і Категорія .

На наступному зображенні ви бачите, що я використовував GETPIVOTDATA формула в комірці H9:

Ця формула повертає значення 950 в комірку H9 .

Як працює ця формула?

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. поле_даних аргументом є те, що Продажі Без сумніву.
• A3 посилання на комірку в зведеній таблиці. Це може бути будь-яке посилання на комірку в зведеній таблиці.
• поле1, елемент1 = "Держава", H7 Можна перекласти як Айдахо (значення комірки H7 це Айдахо ) в пункті Держава
• поле2, пункт2 = "Категорія", H8 Це можна перекласти як Канцелярське приладдя (значення комірки H8 це Канцелярське приладдя ) в пункті Категорія
• Поперечний переріз Айдахо цінності та Канцелярське приладдя дають нам значення 950.

Показати етикетки:

За допомогою GETPIVOTDATA в деяких комірках відображаються назви категорій та значення продажів (% від загального обсягу) (як на наступному зображенні).

Для кращого розуміння поясню цю формулу в клітинках D4

• А4&" " Частина проста для розуміння. Посилання на комірку потім робить пробіл у виводі.
• Потім ми використовували Excel's ТЕКСТ Як зазначено в доповіді значення Аргумент про те, що ТЕКСТ ми пройшли функцію GETPIVOTDATA функція і як функція, і як функція формат_тексту аргумент, ми використали цей формат: "0%"
• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. GETPIVOTDATA Тому я не буду пояснювати, як саме відбувалося GETPIVOTDATA функція працює.

Тепер покажемо ці дані на графіку.

Ми вставили Текстове поле від Вставка tab => Ілюстрації група команд => Форми

Тепер вставляємо Текстове поле на графіку => Ставимо знак рівності на графіку Батончик "Формула а потім виберіть комірку D4 .

Якщо я натисну Увійдіть "Про те, що в Україні не існує жодного закону, який би Текстове поле покаже значення комірки D4 .

Таким же чином я створюю і інші Текстові поля та зверніться до відповідних комірок.

Зауважте: Коли один Текстове поле створено, можна створювати нові Текстові поля Ось як це можна зробити:

• Наведіть вказівник миші на кордон створюваного Текстове поле і натисніть кнопку Ctrl на клавіатурі з'явиться знак "плюс".
• Тепер перетягніть мишку. Ви побачите новий Текстове поле (об'єкт) створюється, скинути цей новостворений Текстове поле у вибраному вами місці.

Отже, ми завершили створення кругової діаграми, яка динамічно показує продажі в розрізі категорій.

Я просто змінюю назву цієї зведеної таблиці на PT_CategorySales .

Читати далі: Як зробити щоденний звіт про продажі в Excel (з покроковою інструкцією)

Схожі читання

• Як зробити звіт про старіння запасів в Excel (покрокова інструкція)
• Створення PDF-звітів з даних Excel (4 простих способи)
• Як підготувати звіт МІС в Excel (2 приклади)
• Створення звіту МІС в Excel для рахунків (з короткими кроками)

Крок 6: Підготуйте зведену таблицю для квартальних продажів

Іноді вам може знадобитися переглянути Продажі зміни в різних кварталах за роками.

Створимо звіт, подібний до наведеного нижче.

На зображенні показано 15 найкращих штатів США за загальним обсягом продажів за різні квартали. Ми також додали спарклайн, щоб показати тенденції в різних кварталах.

Виконайте наступні кроки, щоб підготувати зведену таблицю для квартальних продажів.

• Перш за все, виберіть комірку з таблиці даних.
• Потім виберіть Зведена таблиця від Таблиці група з питань Вставка рахунок.

• Далі виберіть місце, де ви хочете розмістити зведену таблицю і натисніть на ГАРАЗД. Для цієї демонстрації ми обрали новий робочий аркуш.

• Тепер зробіть наступне: додайте Дата замовлення на полі в Колонки в районі, в районі, в районі Держава на полі в Ряди і в області, і в Продажі на полі в Цінності

• Щоб відобразити квартальний звіт зараз, клацніть правою кнопкою миші по будь-якій комірці в Етикетки колонок та оберіть Група з контекстного меню.

• Потім виберіть Квартали в рамках До розділу "Просування в Україні". Групування

• Після натискання на кнопку ГАРАЗД. то зведена таблиця тепер буде виглядати приблизно так.

Крок 7: Показати 15 найкращих штатів з продажу

Результат попереднього кроку містить щоквартальний звіт про всі штати з набору даних. Якщо вам потрібні всі штати, ви можете продовжити цей крок. Але у випадку більш детального аналізу, де вам потрібні найкращі штати, ось кілька зручних кроків.

• Спочатку клацніть правою кнопкою миші по будь-якій комірці в Держава стовпчик(и) Етикетки для рядків ).
• Потім наведіть курсор миші на Фільтр у контекстному меню, а потім виберіть пункт Топ-10

• Далі оберіть 15 в Показати опція від Топ-10 фільтр (держава)

• Після того, як ви натиснете на ГАРАЗД. У зведеній таблиці тепер будуть відображатися 15 найкращих штатів за обсягами продажів.

Крок 8: Додавання іскрових ліній до таблиці

Перед додаванням Іскристі лінії Я хочу видалити обидва загальних підсумку. Виконайте наступні кроки, щоб отримати докладний посібник про те, як це зробити.

• Перш за все, виділіть комірку зі зведеної таблиці.
• Потім перейдіть до розділу Дизайн вкладку на вашій стрічці.
• Тепер виберіть Загальні підсумки від Макет
• Потім виберіть Вимкнено для рядків і стовпців з випадаючого списку.

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Загальна сума Таким чином, розділ буде вилучено.

• Щоб додати блискучі лінії, виберіть комірку F5 потім перейдіть на сторінку Вставка вкладку на вашій стрічці.
• Тепер виберіть Лінія від Іскристі лінії

• В рамках проекту Створення іскрових ліній виберіть діапазон B5:E19 в якості Діапазон даних та асортимент F5:F19 в якості Діапазон розташування .

• Потім натисніть на ГАРАЗД. Тепер зведена таблиця нарешті матиме такий вигляд.

• Також давайте додамо трохи маркерів, щоб зробити його більш привабливим. Для цього перейдіть за посиланням Sparkline на стрічці (вона з'явиться, коли ви виділите комірку, що містить блискучу лінію), а потім виберіть Маркери від Показати

Це фінальний результат нашого спарклайну.

Читати далі: Як зробити місячний звіт про продажі в Excel (покроково)

Крок 9: Додавання слайсера до виходу фільтра

Виконайте ці прості кроки, щоб додати слайсери до поворотного столу.

• Спочатку виберіть зведену таблицю, для якої ви хочете створити зведені діаграми.
• Тоді переходьте на Вставка Вкладка та з вкладки Фільтри групу команд, натисніть на кнопку Слайсер

• Далі в рамках заходу відбулася презентація Вставні слайсера з'явиться діалогове вікно з усіма доступними полями зведеної таблиці. Виберіть поля, для яких ви хочете створити зрізів. Тут ми вибрали поля Ім'я клієнта Ім'я клієнта , Держава і Категорія поля для демонстрації.

• Після натискання на кнопку ГАРАЗД. У верхній частині електронної таблиці з'являться 3 слайсера.

Читати далі: Як зробити MIS-звіт в Excel для продажів (покроково)

Крок 10: Підготовка фінального звіту

З усіма створеними окремими матеріалами давайте, нарешті, об'єднаємо їх в одну таблицю, щоб створити остаточний звіт.

Тепер при виборі/скасуванні опції зі слайсера, результат буде відповідно змінюватися в реальному часі. Наприклад, виберемо Арізона від Держава Він лише повідомить про це.

Тепер ви також можете вибрати декілька з них. Наприклад, додавши Алабама І ось так можна створити звіт, який відображає квартальні продажі за територіями.

Читати далі: Як автоматизувати звіти Excel за допомогою макросів (3 простих способи)

Висновок

Це були всі кроки, необхідні для створення звіту, який відображає квартальні продажі за територіями в Excel. Сподіваюся, тепер ви можете з легкістю створити такий звіт самостійно. Сподіваюся, що цей посібник був корисним та інформативним. Якщо у вас виникли запитання або пропозиції, повідомте нам про це в коментарях нижче.

Більше подібних путівників можна знайти на сайті Exceldemy.com .