ในบทความนี้ ฉันจะสร้าง รายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาส ตามพื้นที่ คุณสามารถเรียกมันว่าแดชบอร์ด Excel ไดนามิกและโต้ตอบได้ ซึ่งจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงการอัปเดตล่าสุดกับข้อมูลของคุณ

นี่คือ รายงาน ที่คุณจะสร้างขึ้นหลังจากสิ้นสุดการดำเนินการนี้ บทความ

สร้างรายงานใน Excel ที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตแดน

ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานที่ใช้ สำหรับการสาธิตเพื่อลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ด้วยตัวคุณเองในขณะที่คุณดำเนินการกับบทความ

รายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสโดย Territory.xlsx

ขั้นตอน ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามพื้นที่ใน Excel

สำหรับการสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้

ซึ่งรวมถึงยอดขายตามวันที่ ซึ่งเราจะจัดเรียงใหม่เป็นรายไตรมาสด้วยความช่วยเหลือของฟีเจอร์ Table และ Pivot Table ของ Excel

ขั้นตอนที่ 1: แปลงชุดข้อมูลเป็นตาราง

หากข้อมูลนั้น ไม่ได้อยู่ในรูปแบบตาราง ให้แปลงช่วงเป็นตาราง ตาราง Excel เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Excel ที่ทำให้งานต่างๆ ง่ายขึ้น เช่น การอ้างอิง การกรอง การเรียงลำดับ และการอัปเดต

• เลือกเซลล์ในช่วงที่คุณต้องการแปลงเป็นตารางแล้วกด Ctrl+T บนแป้นพิมพ์ของคุณ หรือไปที่แท็บ แทรก และจากกลุ่มคำสั่ง ตาราง รายงานใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ )

  ขั้นตอนที่ 9: เพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลไปยังตัวกรองเอาต์พุต

  ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อเพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลไปยังตาราง Pivot

  • ขั้นแรก เลือกตาราง Pivot ที่คุณต้องการสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูล
  • จากนั้นไปที่แท็บ แทรก และจากกลุ่มคำสั่ง ตัวกรอง คลิกที่ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

  

  • ถัดไป กล่องโต้ตอบ แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล จะปรากฏขึ้นพร้อมกับฟิลด์ที่มีอยู่ทั้งหมดของ ตาราง Pivot เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูล ที่นี่ เราได้เลือกช่อง ชื่อลูกค้า รัฐ และ ประเภท สำหรับการสาธิต

  

  • หลังจากคลิก ตกลง ตัวแบ่งส่วนข้อมูล 3 ตัวจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนของสเปรดชีต

  

  อ่าน เพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับการขาย (ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ)

  ขั้นตอนที่ 10: เตรียมรายงานขั้นสุดท้าย

  เมื่อสร้างสิ่งที่แยกออกมาทั้งหมดแล้ว ในที่สุดรวมทั้งหมดเป็นสเปรดชีตเดียวเพื่อสร้างรายงานขั้นสุดท้าย

  

  ตอนนี้ หากคุณเลือก/ยกเลิกการเลือกตัวเลือกจากตัวแบ่งส่วนข้อมูล ผลลัพธ์จะเปลี่ยนตามเวลาจริง . ตัวอย่างเช่น ให้เลือก แอริโซนา จากตัวแบ่งส่วนข้อมูล รัฐ มันจะรายงานแค่นั้น

  

  ตอนนี้คุณสามารถเลือกได้หลายรายการเช่นกัน ตัวอย่างเช่น การเพิ่ม Alabama ลงไปด้วยจะมีลักษณะดังนี้ และนั่นคือวิธีที่คุณสามารถสร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตแดน

  

  อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้รายงาน Excel เป็นอัตโนมัติโดยใช้มาโคร (3 วิธีง่ายๆ)

  สรุป

  ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามพื้นที่ใน Excel หวังว่าคุณจะสร้างมันขึ้นมาเองได้อย่างง่ายดายในตอนนี้ ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์และให้ข้อมูล หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง

  สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเช่นนี้ โปรดไปที่ Exceldemy.com .

  คลิกที่ตัวเลือก ตาราง

• ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น . ช่วงจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติโดยเลือกช่องทำเครื่องหมาย ตารางของฉันมีส่วนหัว หากต้องการสร้างตาราง เพียงคลิกปุ่ม ตกลง

ด้วยเหตุนี้ ชุดข้อมูลจะถูกแปลงเป็นตาราง

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งชื่อช่วงของตาราง

มาตั้งชื่อตารางกัน ณ จุดนี้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานบางส่วนในภายหลังง่ายขึ้น

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตารางของคุณจากแท็บ ออกแบบ หรือใช้ กล่องชื่อ เราได้ตั้งชื่อตารางของเราด้วย ข้อมูล .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานประจำเดือนใน Excel (ด้วย ขั้นตอนด่วน)

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Pivot Table ด้วยข้อมูลที่กำหนด

เราจะใช้เครื่องมือที่ใช้มากที่สุดของ Excel ในการสร้างรายงานของเรา ซึ่งก็คือ Pivot Table ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างตารางสาระสำคัญด้วยตาราง

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ในตาราง
• จากนั้นไปที่แท็บ แทรก แล้วคลิก บนคำสั่ง PivotTable จากกลุ่ม ตาราง

• ในขณะนี้ กล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable จะปรากฏขึ้น เนื่องจากเราได้เลือกเซลล์ของตารางก่อนที่จะคลิกคำสั่ง PivotTable ชื่อตารางของเรา ( ข้อมูล ) จะแสดงโดยอัตโนมัติในฟิลด์ ตาราง/ช่วง ของ กล่องโต้ตอบ
• เราต้องการสร้างตารางเดือยในตารางใหม่แผ่นงาน ดังนั้นเราจึงคงตัวเลือกเริ่มต้นไว้ แผ่นงานใหม่ ภายใต้หัวข้อ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงาน PivotTable .
• จากนั้นคลิก ตกลง .

เวิร์กชีตใหม่จะถูกสร้างขึ้นและบานหน้าต่างงาน ฟิลด์ PivotTable จะแสดงโดยอัตโนมัติในเวิร์กชีต

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 4: เตรียม Pivot Table ตามหมวดหมู่รายงาน

เรามาสร้าง รายงานการขาย หมวดหมู่ อย่างชาญฉลาด จากนั้นเราจะสร้างแผนภูมิวงกลม ในการสร้างรายงาน เราจัดระเบียบฟิลด์ Pivot Table ด้วยวิธีนี้

สังเกตภาพต่อไปนี้อย่างระมัดระวัง เราได้วางฟิลด์ การขาย สองครั้งในพื้นที่ ค่า ด้วยเหตุนี้ ในพื้นที่ คอลัมน์ ฟิลด์ ค่า เพิ่มเติมจึงแสดงขึ้น ในพื้นที่แถว เราได้วางฟิลด์ หมวดหมู่

ทางด้านซ้ายของภาพ คุณจะเห็นตารางเดือยผลลัพธ์สำหรับการตั้งค่าฟิลด์ด้านบน

• ตอนนี้เราต้องการเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขของยอดขายเป็นเปอร์เซ็นต์ (%) ของผลรวมทั้งหมด โดยคลิกขวาที่เซลล์ในคอลัมน์
• จากนั้นเลือก แสดงค่าเป็น จากเมนูบริบท
• หลังจากนั้น คลิกคำสั่ง % ของผลรวมทั้งหมด .

ดังนั้น ค่าของคอลัมน์จะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ของ ผลรวมทั้งหมด .<3

ขั้นตอนที่ 5: สร้างพายแผนภูมิสำหรับรายงานหมวดหมู่

หากต้องการสร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูล ให้เพิ่มแผนภูมิวงกลมเข้าไป ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มแผนภูมิวงกลมจากข้อมูล

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ใน Pivot Table
• จากนั้นไปที่แท็บ แทรก และ คลิกที่ไอคอน แผนภูมิวงกลม จากกลุ่ม แผนภูมิ
• หลังจากนั้น เลือกแผนภูมิ วงกลม จากรายการแบบเลื่อนลง

เราจะให้แผนภูมิวงกลมปรากฏขึ้นในสเปรดชีตของเรา

หลังจากแก้ไขแล้ว แผนภูมิ ตอนนี้จะมีลักษณะดังนี้

การแสดงชื่อหมวดหมู่และป้ายกำกับข้อมูลบนแผนภูมิวงกลม

คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับข้อมูลได้โดยทำตามต่อไปนี้ ขั้นตอน

• ขั้นแรก เลือกแผนภูมิวงกลม
• จากนั้นไปที่แท็บ การออกแบบ และในกลุ่มคำสั่ง เค้าโครงแผนภูมิ คลิกที่ รูปแบบด่วน .
• จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือกตัวเลือก รูปแบบ 1 จากเมนูแบบเลื่อนลง

ทางเลือกอื่น:

อีกวิธีที่สร้างสรรค์ในการเพิ่มป้ายกำกับข้อมูลบนแผนภูมิคือการใช้ ฟังก์ชัน GETPIVOTDATA เราจะใช้ฟังก์ชันดึงข้อมูลจากตาราง Pivot

คุณเห็นตาราง Pivot ด้านล่างที่สร้างจากข้อมูลของเรา

ตาราง Pivot นี้แสดง ผลรวมของยอดขาย , สถานะ และ หมวดหมู่ อย่างชาญฉลาด

เราได้วางฟิลด์ สถานะ ไว้ในพื้นที่ แถว ฟิลด์ ประเภท ในพื้นที่ คอลัมน์ และ การขาย ในพื้นที่ ค่า

ตอนนี้ มาดูฟังก์ชัน GETPIVOTDATA ของ Excel กัน

GETPIVOTDATA ไวยากรณ์: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], …)

ตาราง Pivot มี data_field<เพียงตารางเดียว 2> แต่สามารถมีฟิลด์อื่นกี่ฟิลด์ก็ได้

สำหรับตาราง Pivot ด้านบน:

• data_field คือ ยอดขาย ฟิลด์
• อีกสองฟิลด์คือ สถานะ และ หมวดหมู่

ในภาพต่อไปนี้ คุณเห็นว่าฉันใช้ GETPIVOTDATA สูตรในเซลล์ H9:

สูตรนี้ส่งคืนค่า 950 ในเซลล์ H9 .

สูตรนี้ทำงานอย่างไร

• อาร์กิวเมนต์ data_field คือ ยอดขาย ไม่ต้องสงสัยเลย
• A3 คือการอ้างอิงเซลล์ภายในตารางเดือย สามารถเป็นการอ้างอิงเซลล์ใดก็ได้ภายในตาราง Pivot
• field1, item1 = “State”, H7 คุณสามารถแปลเช่น ไอดาโฮ (ค่าของเซลล์ H7 คือ ไอดาโฮ ) รายการใน สถานะ
• field2, item2 = “หมวดหมู่”, H8 สามารถแปลเป็น Office Supplies (ค่าของเซลล์ H8 คือ Office Supplies ) รายการใน Category
• ส่วนตัดขวางของค่า ไอดาโฮ และค่า เครื่องใช้สำนักงาน ให้ค่าเท่ากับ 950

วิธีแสดงป้ายกำกับ:

การใช้ฟังก์ชัน GETPIVOTDATA เราจะแสดงชื่อหมวดหมู่และมูลค่าการขาย (% ของยอดรวม) ในบางเซลล์ (เช่นภาพต่อไปนี้)

เพื่อความเข้าใจของคุณ ให้ฉันอธิบายสูตรนี้ในเซลล์ D4

• A4&” ” ส่วนนี้เข้าใจง่าย การอ้างอิงเซลล์ทำให้ช่องว่างในเอาต์พุต
• จากนั้นเราใช้ TEXT ของ Excel เป็นอาร์กิวเมนต์ value ของฟังก์ชัน TEXT ได้ผ่านฟังก์ชัน GETPIVOTDATA และในฐานะอาร์กิวเมนต์ format_text เราใช้รูปแบบนี้: “0%”
• การ GETPIVOTDATA ส่วนหนึ่งเข้าใจง่าย ดังนั้น ฉันจะไม่อธิบายว่าฟังก์ชัน GETPIVOTDATA ทำงานที่นี่อย่างไร

ตอนนี้ เราจะแสดงข้อมูลเหล่านี้ในแผนภูมิ

เราใส่ กล่องข้อความ จากแท็บ แทรก => ภาพประกอบ กลุ่มคำสั่ง => รูปร่าง

ตอนนี้ เราแทรก กล่องข้อความ บนแผนภูมิ => ใส่เครื่องหมายเท่ากับบน แถบสูตร แล้วเลือกเซลล์ D4 .

ถ้าฉันกด Enter , Text Box จะแสดงค่าของเซลล์ D4 .

ในทำนองเดียวกัน ฉันสร้าง กล่องข้อความ และอ้างอิงไปยังเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

หมายเหตุ: เมื่อ กล่องข้อความ หนึ่งรายการถูกสร้างขึ้น คุณจะ สามารถสร้าง Text Boxes ใหม่ได้จากอันนี้ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

• วางตัวชี้เมาส์เหนือเส้นขอบของ กล่องข้อความ ที่สร้างขึ้นแล้วกดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ของคุณ เครื่องหมายบวกจะปรากฏขึ้น
• ลากเมาส์ของคุณ คุณจะเห็น กล่องข้อความ (วัตถุ) ใหม่ถูกสร้างขึ้น วาง กล่องข้อความ ที่สร้างขึ้นใหม่นี้ในตำแหน่งที่คุณต้องการ

เป็นอันเสร็จสิ้น ด้วยการสร้างแผนภูมิวงกลมที่แสดงยอดขายตามหมวดหมู่แบบไดนามิก

ฉันเพิ่งเปลี่ยนชื่อของ Pivot Table นี้เป็น PT_CategorySales .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
• สร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
• วิธีจัดทำรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
• จัดทำรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี (พร้อมขั้นตอนด่วน)

ขั้นตอนที่ 6: เตรียมตาราง Pivot สำหรับการขายรายไตรมาส

บางครั้ง คุณอาจต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงของ ยอดขาย ในไตรมาสต่างๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

เรากำลังจะสร้างรายงานดังภาพต่อไปนี้

ภาพแสดง 15 อันดับแรกของสหรัฐอเมริกาตาม เรียงตามยอดขายรวมสำหรับไตรมาสต่างๆ เรายังได้เพิ่มประกายไฟเพื่อแสดงแนวโน้มในไตรมาสต่างๆ

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเตรียมตาราง Pivot สำหรับการขายประจำไตรมาส

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์จากข้อมูล ตาราง
• จากนั้นเลือก PivotTable จากกลุ่ม ตาราง ของ แทรก แท็บ

• ถัดไป เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวาง pivot table และคลิก ตกลง . สำหรับการสาธิตนี้ เราได้เลือกเวิร์กชีตใหม่

• ตอนนี้ ให้ทำดังต่อไปนี้: เพิ่มฟิลด์ วันที่สั่งซื้อ ในช่อง คอลัมน์ พื้นที่ สถานะ ในพื้นที่ แถว และฟิลด์ การขาย ใน ค่า <14

• หากต้องการแสดงรายงานประจำไตรมาส ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ใน Column Labels แล้วเลือก Group จากเมนูบริบท

• จากนั้นเลือก ควอเตอร์ ใต้ส่วน โดย ของ การจัดกลุ่ม

• หลังจากคลิก ตกลง ตาราง Pivot จะมีลักษณะดังนี้

ขั้นตอนที่ 7: แสดงสถานะ 15 อันดับแรกจากการขาย

ผลลัพธ์จากขั้นตอนก่อนหน้าประกอบด้วยรายงานประจำไตรมาสของสถานะทั้งหมดจากชุดข้อมูล หากคุณต้องการทั้งหมดคุณสามารถดำเนินการต่อได้ แต่ในกรณีของการวิเคราะห์ที่ละเอียดมากขึ้นซึ่งคุณต้องการสถานะสูงสุด ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่มีประโยชน์

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดๆ ในคอลัมน์ สถานะ (หรือ Row Labels ).
• จากนั้นวางเมาส์เหนือ ตัวกรอง จากเมนูบริบท จากนั้นเลือก 10 อันดับแรก

• ถัดไป เลือก 15 ในตัวเลือก แสดง จาก ตัวกรอง 10 อันดับแรก (สถานะ) <14

• เมื่อคุณคลิก ตกลง ขณะนี้ตาราง Pivot จะแสดงสถานะ 15 อันดับแรกตามยอดขาย

ขั้นตอนที่ 8: เพิ่มเส้นแบบประกายไฟลงในตาราง

ก่อนที่จะเพิ่ม เส้นแบบประกายไฟ ฉันต้องการลบผลรวมทั้งหมดออก ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการดังกล่าว

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์จากตาราง Pivot
• จากนั้นไปที่ การออกแบบ แท็บบน Ribbon ของคุณ
• ตอนนี้เลือก ผลรวมทั้งหมด จาก เค้าโครง
• จากนั้นเลือก ปิด สำหรับแถวและคอลัมน์ จากรายการแบบเลื่อนลง

ส่วน ผลรวมทั้งหมด จะถูกลบออก

• หากต้องการเพิ่มเส้นแบบประกายไฟ เลือกเซลล์ F5 จากนั้นไปที่แท็บ แทรก บน Ribbon ของคุณ
• ตอนนี้เลือก เส้น จาก เส้นแบบประกายไฟ

• ในช่อง สร้างเส้นแบบประกายไฟ ให้เลือกช่วง B5:E19 เป็น ช่วงข้อมูล และช่วง F5:F19 เป็น ช่วงตำแหน่งที่ตั้ง .

• จากนั้นคลิกที่ ตกลง ในที่สุดตาราง Pivot จะมีลักษณะดังนี้

• นอกจากนี้ เรามาเพิ่มเครื่องหมายเพื่อทำให้น่าสนใจยิ่งขึ้น ในการทำเช่นนั้น ให้ไปที่แท็บ เส้นแบบประกายไฟ บน Ribbon ของคุณ (จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเซลล์ที่มีเส้นแบบประกายไฟ) จากนั้นเลือก ตัวทำเครื่องหมาย จาก แสดง

นี่คือผลลัพธ์สุดท้ายของ sparkline ของเรา

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างยอดขายรายเดือน