In dit artikel zal ik een rapport dat de kwartaalomzet weergeeft U kunt het ook een dynamisch en interactief Excel-dashboard noemen dat automatisch wordt bijgewerkt om de laatste updates met uw gegevens weer te geven.

Dit is de verslag die u na afloop van dit artikel zult maken.

Maak een rapport in Excel met de kwartaalomzet per gebied.

Download Praktijk Werkboek

U kunt het werkboek downloaden dat voor de demonstratie is gebruikt om deze stappen zelf uit te proberen terwijl u het artikel volgt.

Rapport met kwartaalomzet per gebied.xlsx

Stap-voor-stap procedure voor het maken van een rapport met kwartaalomzet per gebied in Excel

Voor de demonstratie gebruiken we de volgende dataset.

Het bevat de verkoop per datum, die we per kwartaal gaan herschikken met behulp van de functie Tabel en draaitabel van Excel.

Stap 1: Dataset omzetten in tabel

Als de gegevens niet in een tabelformaat zijn, zet het bereik dan om in een tabel. Een Excel-tabel is een van de beste functies van Excel die veel werk gemakkelijker maakt, zoals verwijzen, filteren, sorteren en bijwerken.

• Selecteer een cel in het bereik dat u wilt converteren naar de tabel en druk op Ctrl+T op uw toetsenbord. Of ga naar de Plaats tabblad en van de Tabellen groep commando's, klik op de Tabel optie.

• Als gevolg daarvan zijn de Tabel aanmaken Er verschijnt een dialoogvenster. Het bereik wordt automatisch geselecteerd met Mijn tabel heeft koppen Om een tabel te maken, klikt u op de knop OK

Daardoor wordt de dataset omgezet in een tabel.

Stap 2: Naam tabelbereik

Laten we de tabel nu een naam geven. Dit zal het latere deel van het werk vergemakkelijken.

U kunt de naam van uw tabel wijzigen vanuit de Ontwerp of gebruik de Naam Box We hebben onze tabel een naam gegeven met Gegevens .

Lees meer: Hoe maak je een maandelijks rapport in Excel (met snelle stappen)

Stap 3: Een draaitabel maken met gegeven gegevens

We gaan het meest gebruikte hulpmiddel van Excel gebruiken voor het maken van ons rapport en dat is de draaitabel. Volg deze stappen om een draaitabel te maken met de tabel.

• Selecteer eerst een cel in de tabel.
• Ga dan naar de Plaats tabblad en klik op de Draaitabel commando van de Tabellen groep.

• Op dit moment, de Kruistabel maken Er verschijnt een dialoogvenster. Aangezien we een cel van de tabel hadden geselecteerd voordat we op de Draaitabel commando, onze tabelnaam ( Gegevens ) wordt automatisch getoond in de Tafel/Range veld van het dialoogvenster.
• We willen de draaitabel in een nieuw werkblad maken, dus houden we de standaardkeuze aan Nieuw werkblad onder de rubriek Kies waar u het draaitabelrapport wilt plaatsen .
• Klik dan op OK .

Er wordt een nieuw werkblad gemaakt en de Draaitabel Velden taakvenster wordt automatisch getoond in het werkblad.

Lees meer: Een overzichtsrapport maken in Excel (2 eenvoudige methodes)

Stap 4: Een draaitabel per categorie opstellen

Laten we een Verkooprapport Categorie wijs en dan zullen we een taartdiagram maken. Om het rapport te maken, organiseren we de draaitabelvelden op deze manier.

Let goed op de volgende afbeelding. We hebben de Verkoop veld twee keer in de Waarden gebied. Daarom, in de Kolommen gebied, een extra Waarden veld wordt getoond. In het rijengebied hebben we de Categorie veld.

Links in de afbeelding ziet u de uitvoer draaitabel voor de bovenstaande veldinstellingen.

• Nu willen we het getalformaat van de verkoop in percentage veranderen (%) van het totaal Klik daartoe met de rechtermuisknop op een cel in de kolom.
• Selecteer vervolgens Toon waarden als uit het contextmenu.
• Klik daarna op het commando % van het totaal .

Zo worden de kolomwaarden weergegeven in de percentages van Totaal .

Stap 5: Een cirkeldiagram maken voor het categorierapport

Om een rapport over de gegevens te maken, voegen we er een taartdiagram aan toe. Volg deze stappen om een taartdiagram van de gegevens toe te voegen.

• Selecteer eerst een cel in de draaitabel.
• Ga dan naar de Plaats tabblad en klik op de Cirkeldiagram pictogram van de Grafieken groep.
• Selecteer daarna de Taart grafiek uit de keuzelijst.

Het taartdiagram verschijnt op onze spreadsheet.

Na enkele aanpassingen ziet de grafiek er nu zo uit.

Categorienamen en gegevenslabels op cirkeldiagram tonen

U kunt gegevenslabels toevoegen door de volgende stappen te volgen.

• Selecteer eerst de cirkeldiagram.
• Ga dan naar de Ontwerp tabblad en in de Kaart lay-outs groep commando's, klik op de Snelle opmaak .
• Selecteer uit het keuzemenu de Indeling 1 optie uit het keuzemenu.

Alternatieve manier:

Een andere creatieve manier om gegevenslabels aan de grafiek toe te voegen is het gebruik van de functie GETPIVOTDATA We zullen de functie gebruiken om gegevens uit de draaitabel te halen.

Je ziet hieronder een draaitabel gemaakt van onze gegevens.

Deze draaitabel toont de Som van de verkoop , Staat en Categorie wijs.

We hebben de Staat veld in de Rijen gebied, de Categorie veld in de Kolommen gebied, en de Verkoop veld in de Waarden gebied.

Laten we nu eens kijken naar Excel's GETPIVOTDATA functie.

GETPIVOTDATA syntax: GETPIVOTDATA (gegevens_veld, draaitabel, [veld1, item1], [veld2, item2], ...)

Een draaitabel heeft slechts één data_veld maar het kan een willekeurig aantal andere velden hebben.

Voor de bovenstaande draaitabel:

• De data_veld is de Verkoop veld
• De andere twee velden zijn Staat en Categorie .

In de volgende afbeelding zie je dat ik een GETPIVOTDATA formule in cel H9:

Deze formule geeft een waarde van 950 in cel H9 .

Hoe werkt deze formule?

• De data_veld argument is de Verkoop Geen twijfel mogelijk.
• A3 is een celverwijzing binnen de draaitabel. Het kan elke celverwijzing binnen een draaitabel zijn.
• veld1, item1 = "Staat", H7 Je kunt het vertalen als Idaho (waarde van cel H7 is Idaho ) item in de Staat
• veld2, item2 = "Categorie", H8 Het kan vertaald worden als Kantoorbenodigdheden (de waarde van cel H8 is Kantoorbenodigdheden ) item in de Categorie
• De doorsnede van de Idaho waarden en Kantoorbenodigdheden waarden geven ons de waarde van 950.

Om de labels te tonen:

Met behulp van de GETPIVOTDATA functie, tonen we de categorienamen en verkoopwaarden (% van het totaal) in enkele cellen (zoals de volgende afbeelding).

Voor uw begrip zal ik deze formule in cel D4

• A4&" " deel is eenvoudig te begrijpen. Een celverwijzing maakt dan een spatie in de uitvoer.
• Daarna gebruikten we Excel's TEKST Als de waarde argument van de TEKST functie hebben we de GETPIVOTDATA functie en als de opmaak_tekst argument, hebben wij dit formaat gebruikt: "0%"
• De GETPIVOTDATA deel is eenvoudig te begrijpen. Ik zal dus niet uitleggen hoe de GETPIVOTDATA functie werkt hier.

Nu zullen we deze gegevens in de grafiek tonen.

We hebben een Tekstvak van de Plaats tab => Illustraties groep commando's => Vormen

Nu voegen we de Tekstvak op de kaart => Zet een gelijkheidsteken op de Formule Bar en selecteer dan cel D4 .

Als ik op Ga naar de Tekstvak toont de waarde van cel D4 .

Op dezelfde manier maak ik andere Tekstvakken en verwijzen naar de desbetreffende cellen.

Let op: Wanneer men Tekstvak is gemaakt, kunt u nieuwe Tekstvakken van deze. Dit is hoe je het kunt doen:

• Beweeg uw muisaanwijzer over de rand van het gemaakte Tekstvak en druk op de Ctrl Een plusteken verschijnt.
• Sleep nu uw muis. U ziet een nieuwe Tekstvak (object) is gecreëerd, laat dit nieuw gecreëerde Tekstvak op de plaats die u verkiest.

We zijn dus klaar met het maken van een taartdiagram dat dynamisch de verkoop per categorie weergeeft.

Ik verander gewoon de naam van deze draaitabel in PT_CategorySales .

Lees meer: Hoe maak je een dagelijks verkooprapport in Excel (met snelle stappen)?

Vergelijkbare lezingen

• Hoe maak je een inventarislijst in Excel (stapsgewijze richtlijnen)?
• PDF-rapporten maken van Excel-gegevens (4 eenvoudige methoden)
• Hoe MIS-rapporten in Excel opstellen (2 geschikte voorbeelden)
• MIS-verslag maken in Excel voor rekeningen (met snelle stappen)

Stap 6: Een draaitabel maken voor de kwartaalomzet

Soms wil je misschien de Verkoop veranderingen in verschillende wijken in de loop der jaren.

We gaan een rapport maken zoals de volgende afbeelding.

De afbeelding toont de top 15 Amerikaanse staten volgens de totale verkoop voor verschillende kwartalen. We hebben ook sparklines toegevoegd om de trends in verschillende kwartalen te tonen.

Volg deze stappen om de draaitabel voor de kwartaalomzet voor te bereiden.

• Selecteer eerst een cel uit de gegevenstabel.
• Selecteer vervolgens Draaitabel van de Tabellen groep van de Plaats tab.

• Selecteer vervolgens waar u de draaitabel wilt plaatsen en klik op OK Voor deze demonstratie hebben we een nieuw werkblad geselecteerd.

• Doe nu het volgende: voeg de Datum bestelling veld in de Kolommen gebied, de Staat veld in de Rijen gebied, en de Verkoop veld in de Waarden

• Om het kwartaalrapport nu te tonen, klikt u met de rechtermuisknop op een cel in het Kolom Labels en selecteer Groep uit het contextmenu.

• Selecteer vervolgens Quarters onder de Door sectie van de Groepering

• Na het klikken op OK zal de draaitabel er nu ongeveer zo uitzien.

Stap 7: Toon top 15 staten van de verkoop

Het resultaat van de vorige stap bevat een kwartaalrapport van alle staten uit de dataset. Als u ze allemaal wilt hebben, kunt u met deze stap verder gaan. Maar in het geval van een meer gedetailleerde analyse waarbij u de topstaten nodig hebt, zijn hier enkele handige stappen.

• Klik eerst met de rechtermuisknop op een cel in de Staat kolom (of Rij Labels ).
• Ga dan met uw muis over Filter uit het contextmenu en selecteer vervolgens de Top 10

• Selecteer vervolgens 15 in de Toon optie van de Top 10 Filter (Staat)

• Zodra u klikt op OK zal de draaitabel nu de top 15 staten volgens verkoop tonen.

Stap 8: Sparklines toevoegen aan de tabel

Voordat u de Sparklines Ik wil de beide eindtotalen verwijderen. Volg deze stappen voor een gedetailleerde handleiding.

• Selecteer eerst een cel uit de draaitabel.
• Ga dan naar de Ontwerp tabblad op je lint.
• Selecteer nu Totalen van de Indeling
• Selecteer vervolgens Uit voor rijen en kolommen uit de keuzelijst.

De Totaal sectie zal dus worden verwijderd.

• Om vonkenlijnen toe te voegen, selecteert u cel F5 ga dan naar de Plaats tabblad op je lint.
• Selecteer nu Lijn van de Sparklines

• In de Sparklines maken vak, selecteer het bereik B5:E19 als de Gegevensbereik en het bereik F5:F19 als de Locatie Bereik .

• Klik dan op OK De draaitabel ziet er nu eindelijk zo uit.

• Laten we ook wat markers toevoegen om het aantrekkelijker te maken. Ga daarvoor naar de Sparkline tabblad op uw lint (het verschijnt zodra u een cel selecteert die een vonkenlijn bevat) en selecteer vervolgens Markers van de Toon

Dit is de uiteindelijke output van onze sparkline.

Lees meer: Hoe maak je een maandelijks verkooprapport in Excel (met eenvoudige stappen)

Stap 9: Slicer toevoegen aan filteruitvoer

Volg deze eenvoudige stappen om slicers toe te voegen aan de draaitabel.

• Selecteer eerst de draaitabel waarvoor u de slicers wilt maken.
• Ga dan naar Plaats Tab en van de Filters groep commando's, klik op de Snijmachine

• Vervolgens wordt de Snijmachines Er verschijnt een dialoogvenster met alle beschikbare velden van de draaitabel. Selecteer de velden waarvoor u de slicers wilt maken. Hier hebben we geselecteerd de Naam van de klant , Staat en Categorie velden voor de demonstratie.

• Na het klikken op OK verschijnen er 3 slicers bovenaan de spreadsheet.

Lees meer: Hoe maak je een MIS-rapport in Excel voor de verkoop (in eenvoudige stappen)?

Stap 10: Opstellen van het eindverslag

Nu al het losgemaakte spul is gemaakt, laten we het eindelijk combineren in één spreadsheet om een eindverslag te maken.

Als u nu een optie uit de slicer selecteert of deselecteert, verandert het resultaat in real-time. Laten we bijvoorbeeld het volgende selecteren Arizona van de Staat slicers. Het zal alleen dat rapporteren.

U kunt nu ook meerdere selecteren. Bijvoorbeeld, het toevoegen van Alabama En zo maakt u een rapport met de kwartaalomzet per gebied.

Lees meer: Excel-rapporten automatiseren met macro's (3 eenvoudige manieren)

Conclusie

Dit waren alle stappen die nodig waren om een rapport te maken dat de kwartaalomzet per gebied in Excel weergeeft. Hopelijk kunt u er nu zelf met gemak een maken. Ik hoop dat u deze gids nuttig en informatief vond. Als u vragen of suggesties hebt, laat het ons weten in de reacties hieronder.

Voor meer gidsen als deze, bezoek Exceldemy.com .