Šiame straipsnyje sukursiu ataskaitą, kurioje rodomi ketvirčio pardavimai. pagal teritoriją. Jį taip pat galite vadinti dinamišku ir interaktyviu "Excel" prietaisų skydeliu, kuris bus automatiškai atnaujinamas, kad atspindėtų naujausius jūsų duomenų atnaujinimus.

Tai yra ataskaita kurį sukursite po šio straipsnio pabaigos.

Sukurkite "Excel" ataskaitą, kurioje būtų rodomi ketvirčio pardavimai pagal teritoriją

Atsisiųsti praktikos sąsiuvinį

Galite atsisiųsti demonstravimui naudotą sąsiuvinį ir patys išbandyti šiuos veiksmus, kai skaitysite straipsnį.

Ataskaita, kurioje rodomi ketvirčio pardavimai pagal teritoriją.xlsx

Žingsnis po žingsnio procedūros, skirtos ataskaitai, kurioje rodomi ketvirčio pardavimai pagal teritoriją, sukurti "Excel" programoje

Demonstracijai naudosime šį duomenų rinkinį.

Jame pateikiami pardavimai pagal datas, kuriuos ketiname pertvarkyti pagal ketvirčius naudodami "Excel" lentelės ir suvestinės lentelės funkciją.

1 žingsnis: Duomenų rinkinio konvertavimas į lentelę

Jei duomenys nėra lentelės formato, konvertuokite diapazoną į lentelę. "Excel" lentelė yra viena geriausių "Excel" funkcijų, kuri palengvina daugelį darbų, pavyzdžiui, nukreipimą, filtravimą, rūšiavimą ir atnaujinimą.

• Pasirinkite ląstelę diapazone, kurią norite konvertuoti į lentelę, ir paspauskite Ctrl+T klaviatūroje. Arba eikite į Įdėkite skirtuką ir iš Lentelės komandų grupę, spustelėkite Lentelė galimybė.

• Dėl to Sukurti lentelę Bus rodomas dialogo langas. Diapazonas bus pasirinktas automatiškai su Mano lentelėje yra antraštės norėdami sukurti lentelę, spustelėkite žymimąjį langelį GERAI

Dėl to duomenų rinkinys bus paverstas lentele.

2 veiksmas: pavadinimo lentelės diapazonas

Šiuo metu pavadinkime lentelę. Tai palengvins kai kurias vėlesnes darbo dalis.

Lentelės pavadinimą galite pakeisti iš Dizainas skirtuką arba naudokite Pavadinimo langelis . Savo lentelę pavadinome Duomenys .

Skaityti daugiau: Kaip parengti mėnesio ataskaitą "Excel" programoje (greiti žingsniai)

3 veiksmas: sukurkite suvestinę lentelę su pateiktais duomenimis

Ataskaitai kurti naudosime dažniausiai naudojamą "Excel" įrankį, tai - sukiojamoji lentelė (Pivot Table). Atlikite šiuos veiksmus, kad sukurtumėte sukiojamąją lentelę su lentele.

• Pirmiausia pasirinkite lentelės langelį.
• Tada eikite į Įdėkite skirtuką ir spustelėkite PivotTable komandą iš Lentelės grupė.

• Tuo metu Sukurti PivotTable Kadangi prieš spustelėdami lentelės ląstelę pasirinkome ląstelę, pasirodo dialogo langas. PivotTable komandą, mūsų lentelės pavadinimą ( Duomenys ) automatiškai rodomas Stalas / diapazonas dialogo lango laukas.
• Norime sukurti sukamąją lentelę naujame darbalapyje, todėl paliekame numatytąjį pasirinkimą Naujas darbalapis po antrašte Pasirinkite, kur norite patalpinti "PivotTable" ataskaitą .
• Tada spustelėkite GERAI .

Sukuriamas naujas darbalapis ir PivotTable laukai užduočių skydelis darbalapyje rodomas automatiškai.

Skaityti daugiau: Kaip sukurti suvestinę ataskaitą "Excel" programoje (2 paprasti metodai)

4 veiksmas: paruoškite suvestinę lentelę pagal kategoriją

Padarykime Pardavimų ataskaita Kategorija išmintinga ir tada sukursime skritulinę diagramą. Norėdami sudaryti ataskaitą, taip sutvarkome suvestinės lentelės laukus.

Atidžiai įsižiūrėkite į šį paveikslėlį. Pardavimai lauke du kartus Vertybės Dėl šios priežasties Stulpeliai plotas, papildoma Vertybės rodomas laukas. Eilučių srityje patalpinome Kategorija srityje.

Kairėje paveikslėlio pusėje matote išvesties sukamąją lentelę, skirtą pirmiau nurodytiems lauko nustatymams.

• Dabar norime pakeisti procentais išreikšto pardavimo skaičiaus formatą (%) nuo bendros sumos . Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite stulpelio langelį.
• Tada pasirinkite Rodyti vertes kaip iš kontekstinio meniu.
• Po to spustelėkite komandą % nuo bendros sumos .

Taigi, stulpelių reikšmės bus rodomos procentais Bendra suma .

5 veiksmas: Sukurkite kategorijos ataskaitos skritulinę diagramą

Norėdami sukurti duomenų ataskaitą, pridėkime prie jos skritulinę diagramą. Atlikite šiuos veiksmus, kad iš duomenų pridėtumėte skritulinę diagramą.

• Pirmiausia pasirinkite ląstelę suvestinėje lentelėje.
• Tada eikite į Įdėkite skirtuką ir spustelėkite Skritulinė diagrama piktogramą iš Diagramos grupė.
• Po to pasirinkite Pyragas diagramą iš išskleidžiamojo sąrašo.

Skritulinė diagrama atsiras mūsų skaičiuoklėje.

Po tam tikrų pakeitimų diagrama dabar atrodys taip.

Kategorijų pavadinimų ir duomenų etikečių rodymas skritulinėje diagramoje

Duomenų etiketes galite pridėti atlikdami šiuos veiksmus.

• Pirmiausia pasirinkite skritulinę diagramą.
• Tada eikite į Dizainas skirtuke ir Diagramų išdėstymas komandų grupę, spustelėkite Greitas išdėstymas .
• Iš išskleidžiamojo sąrašo pasirinkite 1 maketas parinktį iš išskleidžiamojo sąrašo.

Alternatyvus būdas:

Kitas kūrybiškas būdas, kaip galime pridėti duomenų etikečių diagramoje, yra naudoti funkcija GETPIVOTDATA . Naudosime funkciją duomenims iš sukimosi lentelės ištraukti.

Toliau matote iš mūsų duomenų sukurtą sukamąją lentelę.

Šioje sukamojoje lentelėje rodomi Pardavimų suma , Valstybė , ir Kategorija išmintinga.

Mes įdėjome Valstybė laukas Eilutės srityje, į Kategorija laukas Stulpeliai srityje, ir Pardavimai laukas Vertybės vietovė.

Dabar pažvelkime į "Excel GETPIVOTDATA funkcija.

GETPIVOTDATA sintaksė: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Sukamoji lentelė turi tik vieną data_field tačiau jame gali būti bet kokie kiti laukai.

Pirmiau pateiktoje suvestinėje lentelėje:

• Svetainė data_field yra Pardavimai laukas
• Kiti du laukai yra Valstybė ir Kategorija .

Toliau pateiktame paveikslėlyje matote, kad naudojau GETPIVOTDATA formulė ląstelėje H9:

Pagal šią formulę ląstelėje grąžinama 950 reikšmė H9 .

Kaip veikia ši formulė?

• Svetainė data_field argumentas yra Pardavimai Be jokios abejonės.
• A3 tai sukimosi lentelės ląstelės nuoroda. Tai gali būti bet kuri sukimosi lentelės ląstelės nuoroda.
• field1, item1 = "Valstybė", H7 . Galite išversti taip Aidaho (ląstelės vertė H7 yra . Aidaho ) elementas Valstybė
• field2, item2 = "Kategorija", H8 . Tai galima išversti taip Biuro reikmenys (ląstelės vertė H8 yra . Biuro reikmenys ) elementas Kategorija
• Skerspjūvis Aidaho vertės ir Biuro reikmenys reikšmės nurodo 950 vertę.

Etiketės rodymas:

Naudojant GETPIVOTDATA funkcija, kai kuriuose langeliuose (kaip šiame paveikslėlyje) parodome kategorijų pavadinimus ir pardavimų vertes (% nuo bendros sumos).

Kad suprastumėte, paaiškinsiu šią formulę ląstelėje D4

• A4&" " dalis yra paprasta suprasti. Tada ląstelės nuoroda išvestyje padaro tarpą.
• Tada naudojome "Excel TEKSTAS Kaip vertė argumentas TEKSTAS funkciją, mes perdavėme GETPIVOTDATA funkciją ir kaip format_text argumentą, mes naudojome šį formatą: "0%"
• Svetainė GETPIVOTDATA dalis yra paprasta suprasti. Taigi, aš neaiškinsiu, kaip GETPIVOTDATA čia veikia funkcija.

Dabar šiuos duomenis parodysime diagramoje.

Įdėjome Teksto laukelis iš Įdėkite tab => Iliustracijos komandų grupė => Formos

Dabar įterpiame Teksto laukelis diagramoje => Įdėkite lygybės ženklą ant "Formula Bar ir pasirinkite langelį D4 .

Jei paspaudžiu Įveskite . Teksto laukelis bus rodoma ląstelės D4 .

Lygiai taip pat kuriu ir kitus Teksto langeliai ir pateikite nuorodas į atitinkamus langelius.

Pastaba: Kai vienas Teksto laukelis sukurta, galite sukurti naują Teksto langeliai iš šio. Štai kaip tai galite padaryti:

• Užveskite pelės žymeklį ant sukurto Teksto laukelis ir paspauskite Ctrl klaviatūros klavišą. Bus rodomas pliuso ženklas.
• Dabar vilkite pelę. Pamatysite naują Teksto laukelis (objektas) yra sukurtas, atsisakykite šio naujai sukurto Teksto laukelis pageidaujamoje vietoje.

Taigi, baigėme kurti skritulinę diagramą, kurioje dinamiškai rodomi pardavimai pagal kategorijas.

Tiesiog pakeisiu šios suvestinės lentelės pavadinimą į PT_CategorySales .

Skaityti daugiau: Kaip "Excel" programoje parengti kasdienių pardavimų ataskaitą (greiti žingsniai)

Panašūs skaitiniai

• Kaip sukurti atsargų senėjimo ataskaitą "Excel" programoje (žingsnis po žingsnio gairės)
• PDF ataskaitų generavimas iš "Excel" duomenų (4 paprasti metodai)
• Kaip parengti MIS ataskaitą "Excel" programa (2 tinkami pavyzdžiai)
• MIS ataskaitos sudarymas "Excel" programoje sąskaitoms (greitais žingsniais)

6 veiksmas: paruoškite ketvirčio pardavimų suvestinę lentelę

Kartais galite norėti pamatyti Pardavimai pokyčiai įvairiuose ketvirčiuose per daugelį metų.

Sukursime ataskaitą, panašią į toliau pateiktą paveikslėlį.

Paveikslėlyje pavaizduota 15 didžiausių JAV valstijų pagal bendrą pardavimų kiekį skirtingais ketvirčiais. Taip pat pridėjome žvilgančias linijas, kurios parodo tendencijas skirtingais ketvirčiais.

Atlikite šiuos veiksmus, kad paruoštumėte ketvirčio pardavimų sukamąją lentelę.

• Pirmiausia pasirinkite duomenų lentelės langelį.
• Tada pasirinkite PivotTable iš Lentelės grupė Įdėkite skirtukas.

• Tada pasirinkite, kur norite patalpinti sukamąją lentelę, ir spustelėkite GERAI . Šiai demonstracijai pasirinkome naują darbalapį.

• Dabar atlikite šiuos veiksmus: pridėkite Užsakymo data laukas Stulpeliai srityje, į Valstybė laukas Eilutės srityje, ir Pardavimai laukas Vertybės

• Norėdami dabar parodyti ketvirčio ataskaitą, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite bet kurį ląstelės Stulpelių etiketės ir pasirinkite Grupė iš kontekstinio meniu.

• Tada pasirinkite Kvartalai pagal Pagal skyriuje Grupavimas

• Paspaudę ant GERAI , dabar sukamoji lentelė atrodys taip.

7 veiksmas: parodykite 15 populiariausių valstybių iš pardavimų

Ankstesnio veiksmo rezultate pateikiama visų duomenų rinkinio valstijų ketvirčio ataskaita. Jei norite visų jų, galite tęsti šį veiksmą. Tačiau jei norite atlikti išsamesnę analizę, kai jums reikia geriausių valstijų, čia pateikiami keli patogūs veiksmai.

• Pirmiausia dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite bet kurią ląstelę Valstybė stulpelis (arba Eilučių etiketės ).
• Tada užveskite pelę ant Filtras iš kontekstinio meniu ir pasirinkite Top 10

• Tada pasirinkite 15 į Rodyti parinktį iš 10 geriausių filtrų (valstybė)

• Kai spustelėsite GERAI , dabar sukamojoje lentelėje bus rodomos 15 didžiausių valstybių pagal pardavimus.

8 veiksmas: į lentelę įtraukite stulpelius

Prieš pridėdami Sparklines , noriu pašalinti abi didžiąsias sumas. Atlikite šiuos veiksmus, kad gautumėte išsamų vadovą, kaip tai padaryti.

• Pirmiausia pasirinkite ląstelę iš sukamosios lentelės.
• Tada eikite į Dizainas juostos skirtuką.
• Dabar pasirinkite Bendra suma iš Maketavimas
• Tada pasirinkite Išjungta eilutėms ir stulpeliams iš išskleidžiamojo sąrašo.

Svetainė Bendra suma skirsnis bus pašalintas.

• Jei norite pridėti žvilgančių linijų, pasirinkite ląstelę F5 , tada eikite į Įdėkite juostos skirtuką.
• Dabar pasirinkite Linija iš Sparklines

• Į Sukurti "Sparklines langelį, pasirinkite diapazoną B5:E19 kaip Duomenų diapazonas ir diapazonas F5:F19 kaip Vieta Diapazonas .

• Tada spustelėkite GERAI . Dabar sukimosi lentelė pagaliau atrodys taip.

• Be to, pridėkime keletą žymeklių, kad jis taptų patrauklesnis. Norėdami tai padaryti, eikite į Sparkline skirtuką juostoje (jis bus rodomas pasirinkus ląstelę, kurioje yra blizganti linija), tada pasirinkite Žymekliai iš Rodyti

Tai yra galutinis mūsų "sparkline" išvesties rezultatas.

Skaityti daugiau: Kaip parengti mėnesio pardavimų ataskaitą "Excel" programoje (paprastais žingsniais)

9 veiksmas: pridėkite pjaustyklę prie filtro išvesties

Atlikite šiuos paprastus veiksmus, kad į sukamąją lentelę pridėtumėte pjūvius.

• Pirmiausia pasirinkite sukamąją lentelę, kuriai norite sukurti pjūvius.
• Tada eikite į Įdėkite skirtuką ir iš Filtrai komandų grupę, spustelėkite Pjaustyklė

• Toliau Įdėklų pjaustytuvai bus rodomas dialogo langas su visais galimais suvestinės lentelės laukais. Pasirinkite laukus, kuriems norite sukurti pjūvius. Čia pasirinkome lauką Kliento vardas ir pavardė , Valstybė , ir Kategorija demonstracijos laukai.

• Paspaudę ant GERAI , skaičiuoklės viršuje pasirodys 3 pjūviai.

Skaityti daugiau: Kaip "Excel" programoje sukurti MIS ataskaitą pardavimams (paprastais žingsniais)

10 žingsnis: Parengti galutinę ataskaitą

Sukūrę visus atskirtus dalykus, galiausiai sujunkime juos į vieną skaičiuoklę ir sukurkime galutinę ataskaitą.

Dabar, jei pasirinksite arba atšauksite parinktį iš pjaustyklės, rezultatas atitinkamai pasikeis realiuoju laiku. Pavyzdžiui, pasirinkime Arizona iš Valstybė pjaustytuvai. Bus pranešta tik apie tai.

Dabar taip pat galite pasirinkti kelis. Alabama su juo atrodys taip. Štai kaip galite sukurti ataskaitą, kurioje būtų rodomi ketvirčio pardavimai pagal teritoriją.

Skaityti daugiau: Kaip automatizuoti "Excel" ataskaitas naudojant makrokomandas (3 paprasti būdai)

Išvada

Tai buvo visi žingsniai, reikalingi norint sukurti ataskaitą, kurioje būtų rodomi ketvirčio pardavimai pagal teritoriją "Excel" programoje. Tikimės, kad dabar tokią ataskaitą lengvai sukursite patys. Tikiuosi, kad šis vadovas jums buvo naudingas ir informatyvus. Jei turite klausimų ar pasiūlymų, praneškite mums toliau pateiktose pastabose.

Daugiau panašių vadovų rasite Exceldemy.com .