Tässä artikkelissa luon raportti, joka näyttää neljännesvuosittaisen myynnin Voit kutsua sitä myös dynaamiseksi ja vuorovaikutteiseksi Excel-kojelaudaksi, joka päivittyy automaattisesti vastaamaan viimeisimpiä päivityksiä tiedoissasi.

Tämä on raportti jonka luot tämän artikkelin päätyttyä.

Luo Exceliin raportti, joka näyttää neljännesvuosittaisen myynnin alueittain.

Lataa harjoituskirja

Voit ladata esittelyssä käytetyn työkirjan ja kokeilla näitä vaiheita itse, kun seuraat artikkelia.

Raportti, joka näyttää neljännesvuosittaisen myynnin alueittain.xlsx

Vaiheittainen menettely raportin luomiseksi, joka näyttää neljännesvuosittaisen myynnin alueittain Excelissä.

Käytämme esittelyssä seuraavaa tietokokonaisuutta.

Se sisältää myynnin päivämäärien mukaan, jotka järjestämme uudelleen neljännesvuosittain Excelin taulukko- ja Pivot-taulukkotoiminnon avulla.

Vaihe 1: Muunna tietokokonaisuus taulukoksi

Jos tiedot eivät ole taulukkomuodossa, muunna alue taulukoksi. Excel-taulukko on yksi Excelin parhaista ominaisuuksista, joka helpottaa monia tehtäviä, kuten viittaamista, suodattamista, lajittelua ja päivittämistä.

• Valitse solu alueelta, jonka haluat muuntaa taulukoksi, ja paina näppäintä Ctrl+T näppäimistölläsi. Tai mene Lisää välilehdeltä ja Taulukot komentoryhmää, napsauta Taulukko vaihtoehto.

• Tämän seurauksena Luo taulukko Valinta-alue valitaan automaattisesti valitsimella Taulukossani on otsikot Valintaruutu on valittuna. Luodaksesi taulukon napsauta vain OK

Tämän seurauksena tietokokonaisuus muunnetaan taulukoksi.

Vaihe 2: Nimeä taulukkoalue

Annetaan taulukolle nimi tässä vaiheessa, mikä helpottaa myöhempää työskentelyä.

Voit vaihtaa taulukon nimen valikosta Suunnittelu välilehteä tai käytä Nimen laatikko Olemme nimenneet taulukkomme nimellä Tiedot .

Lue lisää: Kuinka tehdä kuukausittainen raportti Excelissä (nopeilla vaiheilla)

Vaihe 3: Luo Pivot-taulukko annetuista tiedoista.

Aiomme käyttää Excelin käytetyintä työkalua raporttimme luomiseen, ja se on Pivot-taulukko. Seuraa näitä ohjeita luodaksesi pivot-taulukon taulukon avulla.

• Valitse ensin taulukon solu.
• Siirry sitten Lisää välilehteä ja napsauta PivotTable komento Taulukot ryhmä.

• Tällä hetkellä Luo PivotTable Koska olimme valinneet taulukon solun, ennen kuin napsautimme painiketta PivotTable komennolla, taulukkomme nimi ( Tiedot ) näkyy automaattisesti Pöytä/alue valintaikkunan kenttään.
• Haluamme luoda pivot-taulukon uuteen laskentataulukkoon, joten säilytämme oletusvalinnan. Uusi laskentataulukko otsikon Valitse, mihin haluat sijoittaa PivotTable-raportin. .
• Napsauta sitten OK .

Luodaan uusi laskentataulukko ja PivotTable-kentät Tehtäväpaneeli näkyy automaattisesti laskentataulukossa.

Lue lisää: Yhteenvetoraportin luominen Excelissä (2 helppoa menetelmää)

Vaihe 4: Valmista Pivot-taulukko luokkakohtaisesti -raportti

Tehdään Myyntiraportti Luokka ja sitten luomme piirakkadiagrammin. Raportin tekemistä varten järjestämme Pivot-taulukon kentät näin.

Tarkkaile tarkkaan seuraavaa kuvaa. Olemme sijoittaneet Myynti kenttä kaksi kertaa Arvot Tästä syystä Sarakkeet alue, ylimääräinen Arvot kenttä näkyy. Rivit-alueella olemme sijoittaneet kentän Luokka kenttä.

Kuvan vasemmalla puolella näet edellä mainittujen kenttäasetusten tulostuspivot-taulukon.

• Nyt haluamme muuttaa myynnin numeromuodon prosentteina. (%) kokonaismäärästä Napsauta hiiren kakkospainikkeella sarakkeen solua.
• Valitse sitten Näytä arvot kontekstivalikosta.
• Napsauta sen jälkeen komentoa % kokonaismäärästä .

Näin ollen sarakkeen arvot näkyvät prosentteina osoitteessa Yhteensä .

Vaihe 5: Luo piirakkadiagrammi luokkaraporttia varten

Luodaksemme raportin tiedoista, lisäämme siihen piirakkakaavion. Seuraa näitä ohjeita lisätäksesi piirakkakaavion tiedoista.

• Valitse ensin solu Pivot-taulukosta.
• Siirry sitten Lisää välilehteä ja napsauta Piirakkakaavio kuvaketta Kaaviot ryhmä.
• Valitse sen jälkeen Piirakka kaavio avattavasta luettelosta.

Piirakkakaavio ilmestyy laskentataulukkoon.

Joidenkin muutosten jälkeen kaavio näyttää nyt tältä.

Luokkien nimien ja datan merkintöjen näyttäminen piirakkakaaviossa

Voit lisätä tietomerkintöjä seuraavien ohjeiden mukaisesti.

• Valitse ensin piirakkakaavio.
• Siirry sitten Suunnittelu välilehdellä ja Kaavion asettelut komentoryhmää, napsauta Nopea asettelu .
• Valitse pudotusvalikosta Asettelu 1 vaihtoehto pudotusvalikosta.

Vaihtoehtoinen tapa:

Toinen luova tapa, jolla voimme lisätä datan merkintöjä kaavioon, on käyttää GETPIVOTDATA-toiminto Käytämme funktiota tietojen hakemiseen pivot-taulukosta.

Näet alla olevan pivot-taulukon, joka on luotu tiedoistamme.

Tämä pivot-taulukko näyttää Myynnin summa , Valtio ja Luokka viisas.

Olemme sijoittaneet Valtio kenttä Rivit alue, alue Luokka kenttä Sarakkeet alue, ja Myynti kenttä Arvot alue.

Katsotaanpa nyt Excelin GETPIVOTDATA toiminto.

GETPIVOTDATA syntaksi: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Pivot-taulukossa on vain yksi data_field mutta siinä voi olla mitä tahansa muita kenttiä.

Yllä olevan Pivot-taulukon osalta:

• The data_field on Myynti kenttä
• Kaksi muuta kenttää ovat Valtio ja Luokka .

Seuraavassa kuvassa näet, että olen käyttänyt komentokoodia GETPIVOTDATA kaava solussa H9:

Tämä kaava palauttaa arvon 950 soluun H9 .

Miten tämä kaava toimii?

• The data_field argumentti on Myynti Epäilemättä.
• A3 on soluviittaus pivot-taulukossa. Se voi olla mikä tahansa soluviittaus pivot-taulukossa.
• field1, item1 = "Valtio", H7 . Voit kääntää sen seuraavasti Idaho (solun arvo H7 on Idaho ) kohde Valtio
• field2, item2 = "Luokka", H8 Se voidaan kääntää seuraavasti Toimistotarvikkeet (solun H8 on Toimistotarvikkeet ) kohde Luokka
• Poikkileikkaus Idaho arvot ja Toimistotarvikkeet arvot antavat meille arvon 950.

Tarrojen näyttäminen:

Käyttämällä GETPIVOTDATA toiminnon avulla näytämme luokkien nimet ja myyntiarvot (% kokonaismäärästä) joissakin soluissa (kuten seuraavassa kuvassa).

Ymmärtääksesi selitän tämän kaavan solussa D4

• A4&" " Soluviittaus tekee tulosteeseen välilyönnin.
• Sitten käytimme Excelin TEKSTI Koska arvo argumentti TEKSTI funktiossa olemme siirtäneet GETPIVOTDATA toiminto ja kuten format_text argumenttia, olemme käyttäneet tätä muotoa: "0%"
• The GETPIVOTDATA osa on helppo ymmärtää. En siis selitä, miten GETPIVOTDATA toiminto toimii tässä.

Näytetään nyt nämä tiedot kaaviossa.

Lisäsimme Tekstilaatikko alkaen Lisää tab => Kuvitukset komentoryhmä => Muodot

Nyt lisäämme Tekstilaatikko kaavioon => Laita yhtäsuuruusmerkki kaavion Formula Bar ja valitse sitten solu D4 .

Jos painan Kirjoita ... Tekstilaatikko näyttää solun D4 .

Samalla tavalla luon muita Tekstilaatikot ja viitata asianomaisiin soluihin.

Huom: Kun yksi Tekstilaatikko luodaan, voit tehdä uusia Tekstilaatikot Näin voit tehdä sen:

• Vie hiiren osoitin luodun kentän reunan päälle. Tekstilaatikko ja paina Ctrl näppäimistöllä. Plusmerkki tulee näkyviin.
• Vedä nyt hiirtä. Näet uuden ikkunan. Tekstilaatikko (objekti) luodaan, pudota tämä äskettäin luotu Tekstilaatikko haluamassasi paikassa.

Olemme siis luoneet piirakkakaavion, joka näyttää dynaamisesti kategorian mukaisen myynnin.

Muutan vain tämän Pivot-taulukon nimen muotoon PT_CategorySales .

Lue lisää: Kuinka tehdä päivittäinen myyntiraportti Excelissä (nopeilla vaiheilla)

Samanlaisia lukemia

• Kuinka tehdä varastointi ikääntymisraportti Excelissä (vaiheittaiset ohjeet)
• PDF-raporttien luominen Excel-tiedoista (4 helppoa menetelmää)
• MIS-raportin valmistelu Excelissä (2 sopivaa esimerkkiä)
• Tee MIS-raportti Excelissä kirjanpitoa varten (nopeilla ohjeilla)

Vaihe 6: Valmistele neljännesvuosittaista myyntiä koskeva Pivot-taulukko.

Joskus saatat haluta nähdä Myynti muutokset eri vuosineljänneksillä vuosien varrella.

Luomme seuraavan kuvan mukaisen raportin.

Kuvassa näkyvät Yhdysvaltojen 15 suurinta osavaltiota kokonaismyynnin mukaan eri vuosineljänneksillä. Olemme myös lisänneet kuviot osoittamaan eri vuosineljännesten suuntauksia.

Noudata seuraavia ohjeita valmistellaksesi neljännesvuosittaisen myynnin pivot-taulukon.

• Valitse ensin solu datataulukosta.
• Valitse sitten PivotTable alkaen Taulukot ryhmästä Lisää välilehti.

• Valitse seuraavaksi, mihin haluat sijoittaa pivot-taulukon, ja napsauta painiketta OK Tätä esittelyä varten olemme valinneet uuden työarkin.

• Tee nyt seuraavaa: lisää Tilauspäivä kenttä Sarakkeet alue, alue Valtio kenttä Rivit alue, ja Myynti kenttä Arvot

• Jos haluat näyttää neljännesvuosiraportin nyt, napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa solua ruudussa. Sarakkeiden merkinnät ja valitse Ryhmä kontekstivalikosta.

• Valitse sitten Korttelit alla By osiossa Ryhmittely

• Kun olet napsauttanut OK , pivot-taulukko näyttää nyt jotakuinkin tältä.

Vaihe 7: Näytä myynnin 15 tärkeintä valtiota

Edellisen vaiheen tulos sisältää neljännesvuosiraportin kaikista tietokannan osavaltioista. Jos haluat kaikki osavaltiot, voit jatkaa tästä. Mutta jos haluat yksityiskohtaisemman analyysin, jossa tarvitset parhaat osavaltiot, tässä on muutamia käteviä vaiheita.

• Napsauta ensin hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa solua ruudussa Valtio sarake(tai Rivin merkinnät ).
• Vie sitten hiiri Suodatin kontekstivalikosta ja valitse sitten Top 10

• Valitse seuraavaksi 15 vuonna Näytä vaihtoehdosta Top 10 -suodatin (valtio)

• Kun klikkaat OK , pivot-taulukossa näkyvät nyt 15 suurinta osavaltiota myynnin mukaan.

Vaihe 8: Lisää Sparklines taulukkoon

Ennen kuin lisäät Sparklines Haluan poistaa molemmat suursummat. Seuraa näitä ohjeita, niin saat yksityiskohtaisen ohjeen siitä, miten se tehdään.

• Valitse ensin solu pivot-taulukosta.
• Siirry sitten Suunnittelu välilehti nauhassa.
• Valitse nyt Yhteenlasketut kokonaissummat alkaen Asettelu
• Valitse sitten Pois päältä riveille ja sarakkeille avattavasta luettelosta.

The Yhteensä kohta poistetaan näin ollen.

• Jos haluat lisätä kipinäviivoja, valitse solu F5 , mene sitten osoitteeseen Lisää välilehti nauhassa.
• Valitse nyt Linja alkaen Sparklines

• Vuonna Luo Sparklines Valitse alue B5:E19 kuten Tietoalue ja vaihteluväli F5:F19 kuten Sijainti Alue .

• Napsauta sitten OK Pivot-taulukko näyttää nyt lopulta tältä.

• Lisäämme myös muutamia merkkejä, jotta siitä tulee houkuttelevampi. Sitä varten siirrymme Sparkline välilehti nauhassa (se tulee näkyviin, kun valitset solun, joka sisältää kipinälinjan) ja valitse sitten Merkit alkaen Näytä

Tämä on kipinälinjamme lopullinen tulos.

Lue lisää: Kuinka tehdä kuukausittainen myyntiraportti Excelissä (yksinkertaisin askelin)

Vaihe 9: Lisää viipaloitsija suodattimen ulostuloon

Seuraa näitä yksinkertaisia ohjeita lisätäksesi viipaleita pivot-taulukkoon.

• Valitse ensin pivot-taulukko, johon haluat luoda viipaleita.
• Mene sitten osoitteeseen Lisää välilehdeltä ja Suodattimet komentoryhmää, napsauta Leikkuri

• Seuraavaksi Leikkurit avautuu valintaikkuna, jossa näkyvät kaikki Pivot-taulukon käytettävissä olevat kentät. Valitse kentät, joille haluat luoda viipaleita. Tässä olemme valinneet kentän Asiakkaan nimi , Valtio ja Luokka kentät esittelyä varten.

• Kun olet napsauttanut OK , taulukkolaskentataulukon yläosaan ilmestyy 3 viipaletta.

Lue lisää: Kuinka tehdä MIS-raportti Excelissä myyntiä varten (helpoilla ohjeilla)?

Vaihe 10: Loppuraportin laatiminen

Kun kaikki irralliset asiat on luotu, yhdistetään ne lopulta yhteen taulukkolaskentataulukkoon lopullisen raportin luomiseksi.

Jos nyt valitset/poistat jonkin vaihtoehdon viipalointipalkista, tulos muuttuu sen mukaisesti reaaliajassa. Valitse esimerkiksi Arizona alkaen Valtio Se ilmoittaa vain tämän.

Voit valita nyt myös useita. Esimerkiksi lisäämällä Alabama Näin voit luoda raportin, joka näyttää neljännesvuosimyynnin alueittain.

Lue lisää: Excel-raporttien automatisointi makrojen avulla (3 helppoa tapaa)

Päätelmä

Nämä olivat kaikki vaiheet, joita tarvitaan raportin luomiseen, joka näyttää neljännesvuosittaisen myynnin alueittain Excelissä. Toivottavasti pystyt nyt tekemään sellaisen helposti itse. Toivottavasti tämä opas oli sinulle hyödyllinen ja informatiivinen. Jos sinulla on kysyttävää tai ehdotuksia, kerro meille alla olevissa kommenteissa.

Lisää tällaisia oppaita löydät osoitteesta Exceldemy.com .