Dans cet article, je vais créer un un rapport qui affiche les ventes trimestrielles par territoire. Vous pouvez également l'appeler un tableau de bord Excel dynamique et interactif qui sera mis à jour automatiquement pour refléter les dernières mises à jour de vos données.

C'est le rapport que vous créerez à la fin de cet article.

Créez un rapport dans Excel qui affiche les ventes trimestrielles par territoire.

Télécharger le cahier d'exercices

Vous pouvez télécharger le cahier d'exercices utilisé pour la démonstration afin d'essayer ces étapes vous-même en suivant l'article.

Rapport qui affiche les ventes trimestrielles par territoire.xlsx

Procédure pas à pas pour créer un rapport qui affiche les ventes trimestrielles par territoire dans Excel

Pour la démonstration, nous allons utiliser le jeu de données suivant.

Il comprend les ventes par dates, que nous allons réorganiser de manière trimestrielle à l'aide des fonctions Tableau et Tableau croisé dynamique d'Excel.

Étape 1 : Convertir le jeu de données en tableau

Si les données ne sont pas dans un format de tableau, convertissez la plage en un tableau. Le tableau Excel est l'une des meilleures fonctionnalités d'Excel qui facilite de nombreuses tâches comme la référence, le filtrage, le tri et la mise à jour.

• Sélectionnez une cellule dans la plage que vous voulez convertir en tableau et appuyez sur Ctrl+T sur votre clavier. Ou bien allez dans la section Insérer et à partir de l'onglet Tableaux groupe de commandes, cliquez sur le Tableau option.

• Par conséquent, le Créer une table La sélection de la plage se fait automatiquement à l'aide de la fonction Mon tableau a des en-têtes Pour créer un tableau, il suffit de cliquer sur l'icône du tableau. OK

En conséquence, l'ensemble de données sera converti en un tableau.

Étape 2 : Nommez la gamme de tables

Nommons le tableau à ce stade, ce qui facilitera une partie du travail ultérieur.

Vous pouvez changer le nom de votre table à partir de l'onglet Design ou utilisez l'onglet Boîte à noms Nous avons nommé notre table avec Données .

Lire la suite : Comment créer un rapport mensuel dans Excel (avec des étapes rapides)

Étape 3 : Créer un tableau croisé dynamique avec des données données données

Nous allons utiliser l'outil le plus utilisé d'Excel pour créer notre rapport et c'est le tableau croisé dynamique. Suivez ces étapes pour créer un tableau croisé dynamique avec le tableau.

• Tout d'abord, sélectionnez une cellule dans le tableau.
• Ensuite, allez à la Insérer et cliquez sur l'onglet Tableau croisé dynamique à partir du Tableaux groupe.

• A cet instant, le Créer un tableau croisé dynamique Comme nous avions sélectionné une cellule du tableau avant de cliquer sur l'icône Tableau croisé dynamique le nom de notre table ( Données ) s'affiche automatiquement dans le Table/Range de la boîte de dialogue.
• Nous voulons créer le tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille de calcul, donc nous gardons le choix par défaut Nouvelle feuille de travail sous l'intitulé Choisissez l'endroit où vous voulez placer le rapport Tableau croisé dynamique .
• Cliquez ensuite sur OK .

Une nouvelle feuille de calcul est créée et le Champs du tableau croisé dynamique Le volet des tâches s'affiche automatiquement dans la feuille de travail.

Lire la suite : Comment créer un rapport de synthèse dans Excel (2 méthodes simples)

Étape 4 : Préparer un rapport de tableau croisé dynamique par catégorie

Faisons un Rapport des ventes Catégorie Pour créer le rapport, nous organisons les champs du tableau croisé dynamique de la manière suivante.

Observez attentivement l'image suivante. Nous avons placé le Ventes deux fois dans le Valeurs C'est pourquoi, dans l Colonnes zone, une Valeurs Dans la zone Rows, nous avons placé le champ Catégorie champ.

Sur le côté gauche de l'image, vous voyez le tableau croisé dynamique de sortie pour les paramètres du champ ci-dessus.

• Maintenant, nous voulons changer le format des chiffres des ventes en pourcentage. (%) du total général Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule de la colonne.
• Sélectionnez ensuite Montrer les valeurs comme dans le menu contextuel.
• Après cela, cliquez sur la commande % du total général .

Ainsi, les valeurs des colonnes apparaîtront dans les pourcentages de Total général .

Étape 5 : Créer un graphique circulaire pour le rapport sur les catégories

Pour créer un rapport sur les données, ajoutons-y un graphique circulaire. Suivez ces étapes pour ajouter un graphique circulaire à partir des données.

• Tout d'abord, sélectionnez une cellule dans le tableau croisé dynamique.
• Ensuite, allez à la Insérer et cliquez sur l'onglet Graphique circulaire de l'icône Graphiques groupe.
• Après cela, sélectionnez le Tarte dans la liste déroulante.

Le graphique circulaire apparaîtra sur notre feuille de calcul.

Après quelques modifications, le graphique ressemblera désormais à ceci.

Afficher les noms de catégories et les étiquettes de données dans un diagramme circulaire

Vous pouvez ajouter des étiquettes de données en suivant ces étapes.

• Tout d'abord, sélectionnez le graphique circulaire.
• Ensuite, allez à la Design et dans l'onglet Disposition des graphiques groupe de commandes, cliquez sur le Mise en page rapide .
• Dans la liste déroulante, sélectionnez le Mise en page 1 dans la liste déroulante.

Autre moyen :

Une autre façon créative d'ajouter des étiquettes de données sur le graphique est d'utiliser la fonction GETPIVOTDATA Nous allons utiliser la fonction pour extraire des données du tableau croisé dynamique.

Vous voyez ci-dessous un tableau croisé dynamique créé à partir de nos données.

Ce tableau croisé dynamique montre les Somme des ventes , État et Catégorie sage.

Nous avons placé le État dans le champ Rangs la région, le Catégorie dans le champ Colonnes et la Ventes dans le champ Valeurs zone.

Maintenant, regardons l'outil Excel GETPIVOTDATA fonction.

GETPIVOTDATA la syntaxe : GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Un tableau croisé dynamique n'a qu'un seul champ de données mais il peut avoir n'importe quel nombre d'autres champs.

Pour le tableau croisé dynamique ci-dessus :

• Le site champ de données est le Ventes champ
• Les deux autres champs sont État et Catégorie .

Dans l'image suivante, vous voyez que j'ai utilisé un fichier GETPIVOTDATA formule dans la cellule H9 :

Cette formule renvoie une valeur de 950 dans la cellule H9 .

Comment cette formule fonctionne-t-elle ?

• Le site champ de données est l'argument Ventes Sans aucun doute.
• A3 est une référence de cellule dans le tableau croisé dynamique. Il peut s'agir de n'importe quelle référence de cellule dans un tableau croisé dynamique.
• champ1, élément1 = "État", H7 Vous pouvez le traduire comme suit Idaho (valeur de la cellule H7 est Idaho ) dans la rubrique État
• champ2, élément2 = "Catégorie", H8 On peut le traduire par Fournitures de bureau (la valeur de la cellule H8 est Fournitures de bureau ) dans la rubrique Catégorie
• La section transversale de la Idaho et Fournitures de bureau nous donnent la valeur de 950.

Pour afficher les étiquettes :

Utilisation de la GETPIVOTDATA nous affichons les noms des catégories et les valeurs des ventes (% du total) dans certaines cellules (comme l'image suivante).

Pour votre compréhension, laissez-moi vous expliquer cette formule dans la cellule D4

• A4& ;" " La partie est simple à comprendre. Une référence de cellule crée ensuite un espace dans la sortie.
• Ensuite, nous avons utilisé la fonction TEXTE Comme le valeur argument de la TEXTE nous avons passé la fonction GETPIVOTDATA et comme la format_texte nous avons utilisé ce format : "0%"
• Le site GETPIVOTDATA est simple à comprendre, je n'expliquerai donc pas comment la partie GETPIVOTDATA fonctionne ici.

Maintenant, nous allons montrer ces données sur le graphique.

Nous avons inséré un Boîte de texte de la Insérer tab => ; Illustrations groupe de commandes => ; Formes

Maintenant, nous insérons le Boîte de texte sur le tableau => ; Mettez un signe égal sur le tableau =>. Formule Bar puis sélectionnez la cellule D4 .

Si j'appuie sur Entrez le Boîte de texte affichera la valeur de la cellule D4 .

De la même manière, je crée d'autres Boîtes de texte et se référer aux cellules concernées.

Note : Quand on Boîte de texte est créé, vous pouvez créer de nouveaux Boîtes de texte de celui-ci. Voici comment vous pouvez le faire :

• Passez le pointeur de votre souris sur le bord de l'image créée. Boîte de texte et appuyez sur la touche Ctrl Un signe plus apparaît.
• Maintenant, faites glisser votre souris. Vous verrez un nouveau Boîte de texte (objet) est créée, déposez cette nouvelle Boîte de texte à l'endroit de votre choix.

Nous avons donc terminé la création d'un graphique circulaire qui montre de façon dynamique les ventes par catégorie.

Je viens de changer le nom de ce tableau croisé dynamique en PT_CategorySales .

Lire la suite : Comment créer un rapport quotidien des ventes dans Excel (avec des étapes rapides)

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Étape 6 : Préparer un tableau croisé dynamique pour les ventes trimestrielles

Parfois, vous voudrez peut-être voir le Ventes des changements dans les différents quartiers au fil des ans.

Nous allons créer un rapport comme l'image suivante.

L'image montre les 15 premiers États américains en fonction des ventes totales pour différents trimestres. Nous avons également ajouté des sparklines pour montrer les tendances pour différents trimestres.

Suivez ces étapes pour préparer le tableau croisé dynamique pour les ventes trimestrielles.

• Tout d'abord, sélectionnez une cellule dans le tableau de données.
• Sélectionnez ensuite Tableau croisé dynamique de la Tableaux du groupe de l Insérer onglet.

• Ensuite, sélectionnez l'endroit où vous souhaitez placer le tableau croisé dynamique et cliquez sur OK Pour cette démonstration, nous avons sélectionné une nouvelle feuille de calcul.

• Maintenant, faites ce qui suit : ajoutez l'élément Date de la commande dans le champ Colonnes la région, le État dans le champ Rangs et la Ventes dans le champ Valeurs

• Pour afficher le rapport trimestriel maintenant, cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle cellule du tableau de bord. Étiquettes des colonnes et sélectionnez Groupe dans le menu contextuel.

• Sélectionnez ensuite Quartiers en vertu de la Par de la section Regroupement

• Après avoir cliqué sur OK le tableau croisé dynamique ressemblera maintenant à ceci.

Étape 7 : Afficher les 15 premiers États en termes de ventes

Le résultat de l'étape précédente contient un rapport trimestriel de tous les états de la base de données. Si vous voulez tous les états, vous pouvez continuer avec cette étape. Mais en cas d'analyse plus détaillée où vous avez besoin des états les plus importants, voici quelques étapes pratiques.

• Tout d'abord, cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle cellule du tableau de bord. État colonne (ou Étiquettes de rangée ).
• Passez ensuite votre souris sur Filtre dans le menu contextuel, puis sélectionnez l'option Top 10

• Ensuite, sélectionnez 15 dans le Afficher de l'option Filtre Top 10 (État)

• Une fois que vous avez cliqué sur OK le tableau croisé dynamique affichera désormais les 15 premiers États en fonction des ventes.

Étape 8 : ajouter des lignes d'étincelles au tableau

Avant d'ajouter le Sparklines Je veux supprimer les deux grands totaux. Suivez ces étapes pour obtenir un guide détaillé sur la façon de le faire.

• Tout d'abord, sélectionnez une cellule du tableau croisé dynamique.
• Ensuite, allez à la Design sur votre ruban.
• Sélectionnez maintenant Grands totaux de la Mise en page
• Sélectionnez ensuite Désactivé pour les lignes et les colonnes dans la liste déroulante.

Le site Total général sera donc supprimée.

• Pour ajouter des sparklines, sélectionnez la cellule F5 puis allez à la page Insérer sur votre ruban.
• Sélectionnez maintenant Ligne de la Sparklines

• Dans le Créer des sparklines sélectionnez l'intervalle B5:E19 comme le Gamme de données et la gamme F5:F19 comme le Gamme d'emplacements .

• Cliquez ensuite sur OK Le tableau croisé dynamique ressemble enfin à ceci.

• Ajoutons également quelques marqueurs pour le rendre plus attrayant. Pour ce faire, allez dans l'onglet Sparkline sur votre ruban (il apparaîtra une fois que vous aurez sélectionné une cellule contenant le sparkline) puis sélectionnez Marqueurs de la Afficher

Voici la sortie finale de notre sparkline.

Lire la suite : Comment créer un rapport mensuel sur les ventes dans Excel (avec des étapes simples)

Etape 9 : Ajouter le Slicer pour filtrer la sortie.

Suivez ces étapes simples pour ajouter des trancheurs au tableau croisé dynamique.

• Tout d'abord, sélectionnez le tableau croisé dynamique pour lequel vous souhaitez créer les slicers.
• Ensuite, allez sur Insérer et de l'onglet Filtres groupe de commandes, cliquez sur le Trancheuse

• Ensuite, le Trancheurs à insertion apparaît avec tous les champs disponibles du tableau croisé dynamique. Sélectionnez les champs pour lesquels vous voulez créer les tranches. Ici, nous avons sélectionné le champ Nom du client , État et Catégorie champs pour la démonstration.

• Après avoir cliqué sur OK 3 tranches apparaissent en haut de la feuille de calcul.

Lire la suite : Comment créer un rapport MIS en Excel pour les ventes (avec des étapes faciles)

Étape 10 : Préparation du rapport final

Après avoir créé tous les éléments détachés, nous allons enfin les combiner dans une seule feuille de calcul pour créer un rapport final.

Maintenant, si vous sélectionnez/désélectionnez une option dans la tranche, le résultat changera en conséquence en temps réel. Par exemple, sélectionnons Arizona de la État Il ne rapportera que cela.

Vous pouvez aussi en sélectionner plusieurs maintenant. Par exemple, en ajoutant Alabama Et c'est ainsi que vous pouvez créer un rapport qui affiche les ventes trimestrielles par territoire.

Lire la suite : Comment automatiser des rapports Excel à l'aide de macros (3 méthodes simples)

Conclusion

Ce sont toutes les étapes nécessaires pour créer un rapport qui affiche les ventes trimestrielles par territoire dans Excel. J'espère que vous pouvez maintenant en créer un vous-même avec facilité. J'espère que vous avez trouvé ce guide utile et instructif. Si vous avez des questions ou des suggestions, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

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