În acest articol, voi crea un raport care afișează vânzările trimestriale de teritoriu. Puteți spune că este, de asemenea, un tablou de bord Excel dinamic și interactiv care va fi actualizat automat pentru a reflecta cele mai recente actualizări ale datelor dumneavoastră.

Acesta este raport pe care o veți crea după încheierea acestui articol.

Creați un raport în Excel care să afișeze vânzările trimestriale în funcție de teritoriu

Descărcați caietul de practică

Puteți descărca caietul de lucru folosit pentru demonstrație pentru a încerca acești pași pe măsură ce parcurgeți articolul.

Raport care afișează vânzările trimestriale în funcție de teritoriu.xlsx

Procedura pas cu pas pentru a crea un raport care afișează vânzările trimestriale pe teritoriu în Excel

Pentru demonstrație, vom utiliza următorul set de date.

Acesta include vânzările în funcție de date, pe care le vom rearanja trimestrial cu ajutorul funcției Excel Tabel și Tabel pivotant.

Pasul 1: Conversia setului de date în tabel

Dacă datele nu sunt în format tabel, convertiți intervalul într-un tabel. Tabelul Excel este una dintre cele mai bune caracteristici ale Excel, care facilitează multe sarcini, cum ar fi referirea, filtrarea, sortarea și actualizarea.

• Selectați o celulă din intervalul pe care doriți să îl convertiți în tabel și apăsați Ctrl+T de pe tastatură. Sau mergeți la Introduceți și din fila Tabele grup de comenzi, faceți clic pe butonul Tabelul opțiune.

• Ca urmare, se va Creați tabelul Se va afișa caseta de dialog. Intervalul va fi selectat automat cu Tabelul meu are anteturi Pentru a crea un tabel, trebuie doar să faceți clic pe caseta de selectare OK

Ca urmare, setul de date va fi convertit într-un tabel.

Pasul 2: Numește intervalul de tabele

În acest moment, să denumim tabelul, ceea ce va ușura o parte din partea ulterioară a lucrului.

Puteți schimba numele tabelului dvs. din fereastra Design sau folosiți butonul Caseta de nume Am numit tabelul nostru cu Date .

Citește mai mult: Cum se face un raport lunar în Excel (cu pași rapizi)

Pasul 3: Creați un tabel pivot cu datele date

Vom folosi cel mai utilizat instrument al Excel pentru a crea raportul nostru, și anume tabelul pivot. Urmați acești pași pentru a crea un tabel pivot cu ajutorul tabelului.

• Mai întâi, selectați o celulă din tabel.
• Apoi mergeți la Introduceți și faceți clic pe butonul PivotTable comanda de la Tabele grup.

• În această clipă, în care Creați tabelul pivotant Deoarece am selectat o celulă a tabelului înainte de a face clic pe caseta de dialog PivotTable comanda, numele tabelului nostru ( Date ) se afișează automat în Masă/Regim din caseta de dialog.
• Dorim să creăm tabelul pivot într-o foaie de lucru nouă, așa că păstrăm opțiunea implicită Foaie de lucru nouă la rubrica Alegeți locul în care doriți ca raportul PivotTable să fie plasat .
• Apoi faceți clic pe OK .

Se creează o nouă foaie de lucru și se adaugă Câmpuri PivotTable panoul de sarcini se afișează automat în foaia de lucru.

Citește mai mult: Cum să creați un raport de sinteză în Excel (2 metode simple)

Pasul 4: Pregătiți un raport de tabel pivot pe categorii

Hai să facem un Raport de vânzări Categoria înțelept și apoi vom crea un grafic circular. Pentru a realiza raportul, organizăm câmpurile tabelului pivot în felul următor.

Observați cu atenție imaginea următoare. Am plasat Vânzări câmp de două ori în Valori Din acest motiv, în zona Coloane zonă, un supliment de Valori În zona Rânduri, am plasat câmpul Categoria domeniu.

În partea stângă a imaginii, vedeți tabelul pivot de ieșire pentru setările câmpului de mai sus.

• Acum dorim să schimbăm formatul numărului de vânzări în procente (%) din totalul general Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe o celulă din coloană.
• Apoi selectați Afișați valorile ca din meniul contextual.
• După aceea, faceți clic pe comanda % din totalul general .

Astfel, valorile coloanelor se vor afișa în procente de Total general .

Pasul 5: Creați o diagramă circulară pentru raportul de categorie

Pentru a crea un raport cu privire la date, să adăugăm o diagramă circulară. Urmați acești pași pentru a adăuga o diagramă circulară din date.

• Mai întâi, selectați o celulă din tabelul pivot.
• Apoi mergeți la Introduceți și faceți clic pe butonul Diagramă cu plăcintă din pictograma Grafice grup.
• După aceea, selectați Plăcintă diagramă din lista derulantă.

Diagrama circulară va apărea în foaia noastră de calcul.

După câteva modificări, graficul va arăta acum astfel.

Afișarea numelor categoriilor și a etichetelor de date pe graficul cu tarte

Puteți adăuga etichete de date urmând acești pași.

• Mai întâi, selectați Diagrama cu plăcintă.
• Apoi mergeți la Design și în fila Dispunerea diagramelor grup de comenzi, faceți clic pe butonul Layout rapid .
• Din lista derulantă, selectați Layout 1 din meniul derulant.

Calea alternativă:

Un alt mod creativ prin care putem adăuga etichete de date pe grafic este să folosim funcția GETPIVOTDATA Vom utiliza funcția pentru a extrage date din tabelul pivot.

Vedeți mai jos un tabel pivot creat din datele noastre.

Acest tabel pivot arată Suma vânzărilor , Stat , și Categoria înțelept.

Am plasat Stat în câmpul Rânduri zonă, se va Categoria în câmpul Coloane zona, iar Vânzări în câmpul Valori zonă.

Acum, să ne uităm la Excel's GETPIVOTDATA funcție.

GETPIVOTDATA sintaxă: GETPIVOTDATA (câmp_date, tabel_pivot, [câmp1, articol1], [câmp2, articol2], ...)

Un tabel pivot are doar un singur data_field dar poate avea orice număr de alte câmpuri.

Pentru tabelul pivot de mai sus:

• The data_field este Vânzări câmp
• Celelalte două câmpuri sunt Stat și Categoria .

În imaginea următoare, vedeți că am folosit un GETPIVOTDATA formula în celulă H9:

Această formulă returnează o valoare de 950 în celula H9 .

Cum funcționează această formulă?

• The data_field este argumentul Vânzări Fără îndoială.
• A3 este o referință de celulă din tabelul pivot. Poate fi orice referință de celulă din cadrul unui tabel pivot.
• câmp1, articol1 = "Stat", H7 Poți să o traduci astfel Idaho (valoarea celulei H7 este Idaho ) în rubrica Stat
• câmp2, articol2 = "Categorie", H8 Se poate traduce prin Consumabile de birou (valoarea celulei H8 este Consumabile de birou ) în rubrica Categoria
• Secțiunea transversală a Idaho valorile și Consumabile de birou valorile ne dau valoarea de 950.

Pentru a afișa etichetele:

Utilizarea GETPIVOTDATA în unele celule (ca în imaginea următoare) se afișează denumirile categoriilor și valorile vânzărilor (% din total).

Pentru a înțelege, permiteți-mi să vă explic această formulă din celulă D4

• A4&" " O referință la o celulă face apoi un spațiu în ieșire.
• Apoi am folosit Excel's TEXT Pe măsură ce valoare argument al TEXT am trecut la funcția GETPIVOTDATA și ca funcția format_text am folosit acest format: "0%"
• The GETPIVOTDATA partea este simplu de înțeles. Așadar, nu voi explica cum funcționează GETPIVOTDATA funcționează aici.

Acum, vom afișa aceste date pe grafic.

Am introdus un Caseta de text de la Introduceți tab => Ilustrații grup de comenzi => Forme

Acum inserăm Caseta de text pe diagramă => Puneți un semn egal pe Formula Bar și apoi selectați celula D4 .

Dacă apăs Introduceți , a Caseta de text va afișa valoarea celulei D4 .

În același mod, creez și alte Casete de text și se face trimitere la celulele relevante.

Notă: Când unul Caseta de text este creat, puteți face noi Casete de text Iată cum poți face asta:

• Treceți indicatorul mouse-ului peste marginea zonei create. Caseta de text și apăsați butonul Ctrl de pe tastatură. Va apărea un semn plus.
• Acum trageți cu mouse-ul. Veți vedea o nouă fereastră Caseta de text (obiect) este creat, se renunță la acest nou creat Caseta de text la locul preferat.

Astfel, am terminat cu crearea unei diagrame circulare care arată în mod dinamic vânzările pe categorii.

Tocmai am schimbat numele acestui tabel pivot în PT_CategoriaVânzări .

Citește mai mult: Cum se face raportul zilnic de vânzări în Excel (cu pași rapizi)

Lecturi similare

• Cum se face un raport de îmbătrânire a inventarului în Excel (Instrucțiuni pas cu pas)
• Generarea de rapoarte PDF din date Excel (4 metode simple)
• Cum se pregătește raportul MIS în Excel (2 exemple adecvate)
• Faceți un raport MIS în Excel pentru conturi (cu pași rapizi)

Pasul 6: Pregătiți un tabel pivot pentru vânzările trimestriale

Uneori, s-ar putea să doriți să vedeți Vânzări schimbări în diferite trimestre de-a lungul anilor.

Vom crea un raport ca în imaginea următoare.

Imaginea prezintă primele 15 state din SUA în funcție de vânzările totale pentru diferite trimestre. Am adăugat, de asemenea, linii strălucitoare pentru a arăta tendințele din diferite trimestre.

Urmați acești pași pentru a pregăti tabelul pivot pentru vânzările trimestriale.

• Mai întâi de toate, selectați o celulă din tabelul de date.
• Apoi selectați PivotTable de la Tabele grupul de Introduceți tab.

• Apoi, selectați locul în care doriți să plasați tabelul pivotant și faceți clic pe OK Pentru această demonstrație, am selectat o foaie de lucru nouă.

• Acum faceți următoarele: adăugați Data comenzii în câmpul Coloane zonă, se va Stat în câmpul Rânduri zona, iar Vânzări în câmpul Valori

• Pentru a afișa acum raportul trimestrial, faceți clic cu butonul drept al mouse-ului pe orice celulă din tabelul Etichete de coloană și selectați Grupul din meniul contextual.

• Apoi selectați Sferturi în cadrul De către din secțiunea Gruparea

• După ce faceți clic pe OK , tabelul pivot va arăta acum așa.

Pasul 7: Afișați primele 15 state din vânzări

Rezultatul pasului anterior conține un raport trimestrial al tuturor statelor din setul de date. Dacă le doriți pe toate, puteți continua cu acesta. Dar în cazul unei analize mai detaliate, în care aveți nevoie de primele state, iată câțiva pași utili.

• Mai întâi, faceți clic dreapta pe orice celulă din tabelul Stat coloană (sau Etichete de rând ).
• Apoi, treceți cu mouse-ul peste Filtru din meniul contextual și apoi selectați Top 10

• În continuare, selectați 15 în Arată de la opțiunea Filtru Top 10 (Stat)

• După ce faceți clic pe OK , tabelul pivot va afișa acum primele 15 state în funcție de vânzări.

Pasul 8: Adăugați Sparklines la tabel

Înainte de a adăuga Sclipiri Dacă doriți să eliminați ambele totaluri generale, urmați acești pași pentru un ghid detaliat despre cum să faceți acest lucru.

• Mai întâi de toate, selectați o celulă din tabelul pivot.
• Apoi mergeți la Design de pe panglică.
• Acum selectați Totaluri generale de la Layout
• Apoi selectați Dezactivat pentru rânduri și coloane din lista derulantă.

The Total general va fi astfel eliminată.

• Pentru a adăuga linii strălucitoare, selectați celula F5 , apoi mergeți la Introduceți de pe panglică.
• Acum selectați Linia de la Sclipiri

• În Creați Sparklines caseta de selectare, selectați intervalul B5:E19 ca Gama de date și intervalul F5:F19 ca Gama de locații .

• Apoi faceți clic pe OK Tabelul pivot va arăta acum în cele din urmă astfel.

• De asemenea, haideți să adăugăm niște markere pentru a o face mai atractivă. Pentru a face acest lucru, mergeți la fereastra Sparkline de pe panglica dvs. (va apărea după ce selectați o celulă care conține linia de sclipire), apoi selectați Markeri de la Arată

Acesta este rezultatul final al liniei noastre de scântei.

Citește mai mult: Cum se face raportul lunar de vânzări în Excel (cu pași simpli)

Pasul 9: Adăugați Slicer pentru a filtra ieșirea

Urmați acești pași simpli pentru a adăuga slicers la tabelul pivot.

• Mai întâi, selectați tabelul pivot pentru care doriți să creați slicerii.
• Apoi mergeți la Introduceți și din fila Filtre grup de comenzi, faceți clic pe butonul Slicer

• În continuare, se va trece la Introduceți Slicers va apărea o casetă de dialog cu toate câmpurile disponibile ale tabelului pivotant. Selectați câmpurile pentru care doriți să creați slicerii. Aici, am selectat câmpurile Numele clientului , Stat , și Categoria câmpuri pentru demonstrație.

• După ce faceți clic pe OK , în partea de sus a foii de calcul vor apărea 3 slicere.

Citește mai mult: Cum se face un raport MIS în Excel pentru vânzări (cu pași simpli)

Etapa 10: Pregătirea raportului final

După ce toate lucrurile detașate au fost create, haideți să le combinăm în cele din urmă într-o singură foaie de calcul pentru a crea un raport final.

Acum, dacă selectați/deselectați o opțiune din slicer, rezultatul se va modifica în consecință în timp real. De exemplu, să selectăm Arizona de la Stat Se va raporta doar acest lucru.

Acum puteți selecta și mai multe. De exemplu, adăugând Alabama Și iată cum puteți crea un raport care să afișeze vânzările trimestriale în funcție de teritoriu.

Citește mai mult: Cum să automatizați rapoartele Excel folosind macro-uri (3 moduri simple)

Concluzie

Aceștia au fost toți pașii necesari pentru a crea un raport care să afișeze vânzările trimestriale în funcție de teritoriu în Excel. Sperăm că acum puteți face unul pe cont propriu cu ușurință. Sper că ați găsit acest ghid util și informativ. Dacă aveți întrebări sau sugestii, anunțați-ne în comentariile de mai jos.

Pentru mai multe ghiduri ca acesta, vizitați Exceldemy.com .