Sa artikulong ito, gagawa ako ng ulat na nagpapakita ng quarterly na benta ayon sa teritoryo. Matatawag mo rin itong isang dynamic at interactive na dashboard ng Excel na awtomatikong ia-update upang ipakita ang mga pinakabagong update sa iyong data.

Ito ang ulat na gagawin mo pagkatapos ng pagtatapos nito artikulo.

Gumawa ng ulat sa Excel na nagpapakita ng quarterly na benta ayon sa teritoryo

I-download ang Practice Workbook

Maaari mong i-download ang workbook na ginamit para sa demonstrasyon na subukan ang mga hakbang na ito sa iyong sarili habang sumasabay ka sa artikulo.

Ulat na Nagpapakita ng Quarterly Benta ayon sa Teritoryo.xlsx

Hakbang -by-Step na Pamamaraan sa Paglikha ng Ulat na Nagpapakita ng Quarterly Benta ayon sa Teritoryo sa Excel

Para sa pagpapakita, gagamitin namin ang sumusunod na dataset.

Kabilang dito ang mga benta ayon sa mga petsa, na aming muling ayusin sa quarterly na paraan sa tulong ng tampok na Talahanayan at Pivot Table ng Excel.

Hakbang 1: I-convert ang Dataset sa Talahanayan

Kung ang data ay wala sa format ng Table, i-convert ang range sa isang table. Ang Excel table ay isa sa mga pinakamahusay na feature ng Excel na nagpapadali sa maraming trabaho tulad ng pagre-refer, pag-filter, pag-uuri, at pag-update.

• Pumili ng cell sa hanay na gusto mong i-convert sa talahanayan at pindutin ang Ctrl+T sa iyong keyboard. O pumunta sa tab na Insert at mula sa grupo ng mga command na Tables ,Mag-ulat sa Excel (na may Mga Simpleng Hakbang)

  Hakbang 9: Magdagdag ng Slicer sa Filter Output

  Sundin ang mga simpleng hakbang na ito upang magdagdag ng mga slicer sa pivot table.

  • Una, piliin ang pivot table kung saan mo gustong gawin ang mga slicer.
  • Pagkatapos ay pumunta sa Insert Tab at mula sa Filters na grupo ng mga command, mag-click sa ang Slicer

  

  • Susunod, lalabas ang Insert Slicers dialog box kasama ang lahat ng available na field ng ang Pivot Table. Piliin ang mga field kung saan mo gustong gawin ang mga slicer. Dito, pinili namin ang Pangalan ng Customer , Estado , at Kategorya para sa pagpapakita.

  

  • Pagkatapos mag-click sa OK , lalabas ang 3 slicer sa ibabaw ng spreadsheet.

  

  Basahin Higit pa: Paano Gumawa ng Ulat ng MIS sa Excel para sa Mga Benta (na may Madaling Hakbang)

  Hakbang 10: Maghanda ng Panghuling Ulat

  Sa lahat ng hiwalay na bagay na nilikha natin sa wakas, pagsamahin ang lahat sa isang spreadsheet upang lumikha ng panghuling ulat.

  

  Ngayon kung pipiliin/aalisin mo sa pagkakapili ang isang opsyon mula sa slicer, ang resulta ay magbabago nang naaayon sa real-time . Halimbawa, piliin natin ang Arizona mula sa State slicer. Iuulat lang nito iyon.

  

  Maaari ka ring pumili ng marami ngayon. Halimbawa, ang pagdaragdag ng Alabama kasama nito ay magiging ganito. At iyon ay kung paano ka makakagawa ng ulat na nagpapakita ngquarterly na benta ayon sa teritoryo.

  

  Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-automate ang Mga Ulat sa Excel Gamit ang Macros (3 Madaling Paraan)

  Konklusyon

  Ito ang lahat ng mga hakbang na kinakailangan upang lumikha ng ulat na nagpapakita ng quarterly na benta ayon sa teritoryo sa Excel. Sana, maaari kang gumawa ng isa sa iyong sarili nang madali ngayon. Umaasa ako na nakita mong kapaki-pakinabang at nagbibigay-kaalaman ang gabay na ito. Kung mayroon kang anumang mga tanong o mungkahi ipaalam sa amin sa mga komento sa ibaba.

  Para sa higit pang mga gabay na tulad nito, bisitahin ang Exceldemy.com .

  Tingnan din: Paano I-convert ang PDF sa Excel nang hindi Nawawala ang Pag-format (2 Madaling Paraan)
  mag-click sa Table opsyon.

• Bilang resulta, lalabas ang Create Table dialog box . Awtomatikong pipiliin ang hanay na may napiling checkbox na May mga header ang aking talahanayan . Upang gumawa ng talahanayan, i-click lang ang OK

Bilang resulta, ang dataset ay mako-convert sa isang talahanayan.

Hakbang 2: Pangalanan ang Hanay ng Talahanayan

Pangalanan natin ang talahanayan sa puntong ito. Makakatulong ito na mas madali ang ilan sa mga susunod na bahagi ng trabaho.

Maaari mong baguhin ang pangalan ng iyong talahanayan mula sa tab na Disenyo o gamitin ang Kahon ng Pangalan . Pinangalanan namin ang aming talahanayan ng Data .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Buwanang Ulat sa Excel (na may Mga Mabilisang Hakbang)

Hakbang 3: Gumawa ng Pivot Table na may Given Data

Gagamitin namin ang pinakaginagamit na tool ng Excel para sa paggawa ng aming ulat at ito ay Pivot Table. Sundin ang mga hakbang na ito para gumawa ng pivot table kasama ang table.

• Una, pumili ng cell sa table.
• Pagkatapos ay pumunta sa tab na Insert at i-click sa PivotTable na command mula sa Tables grupo.

• Sa sandaling ito, ang Lumilitaw ang dialog box ng Lumikha ng PivotTable . Dahil pinili namin ang isang cell ng talahanayan bago i-click ang PivotTable na command, ang aming pangalan ng talahanayan ( Data ) ay awtomatikong ipinapakita sa field na Table/Range ng ang dialog box.
• Gusto naming gumawa ng pivot table sa isang bagoworksheet, kaya pinananatili namin ang default na pagpipilian Bagong Worksheet sa ilalim ng heading Piliin kung saan mo gustong ilagay ang ulat ng PivotTable .
• Pagkatapos ay i-click ang OK .

Ang isang bagong worksheet ay nalikha at ang PivotTable Fields na task pane ay awtomatikong ipinapakita sa worksheet.

Magbasa Pa: Paano Gumawa ng Buod ng Ulat sa Excel (2 Madaling Paraan)

Hakbang 4: Maghanda ng Pivot Table ayon sa Ulat ng Kategorya

Gawin natin ang isang Ulat sa benta Kategorya at pagkatapos ay gagawa tayo ng pie chart. Upang gawin ang ulat, inaayos namin ang Mga Pivot Table Field sa ganitong paraan.

Pagmasdan nang mabuti ang sumusunod na larawan. Dalawang beses naming inilagay ang field na Sales sa lugar na Values . Para sa kadahilanang ito, sa lugar na Mga Column , lumalabas ang karagdagang field na Mga Halaga . Sa lugar ng Rows, inilagay namin ang field na Category .

Sa kaliwang bahagi ng larawan, nakikita mo ang output pivot table para sa mga setting ng field sa itaas.

• Ngayon gusto naming baguhin ang format ng numero ng mga benta sa porsyento na (%) ng Grand Total . Upang gawin iyon, mag-right-click sa isang cell sa column.
• Pagkatapos ay piliin ang Show Values ​​As mula sa menu ng konteksto.
• Pagkatapos nito, mag-click sa command % ng Grand Total .

Kaya, ipapakita ang mga value ng column sa mga porsyento ng Grand Total .

Hakbang 5: Gumawa ng PieChart para sa Ulat ng Kategorya

Upang gumawa ng ulat sa data, magdagdag tayo ng pie chart dito. Sundin ang mga hakbang na ito upang magdagdag ng pie chart mula sa data.

• Una, pumili ng cell sa Pivot Table.
• Pagkatapos ay pumunta sa tab na Insert at mag-click sa icon na Pie Chart mula sa Charts grupo.
• Pagkatapos noon, piliin ang chart na Pie mula sa drop-down na listahan.

Ipapa-pop up namin ang pie chart sa aming spreadsheet.

Pagkatapos ng ilang pagbabago, ang chart magiging ganito na ngayon.

Pagpapakita ng Mga Pangalan ng Kategorya at Mga Label ng Data sa Pie Chart

Maaari kang magdagdag ng mga label ng data sa pamamagitan ng pagsunod sa mga ito mga hakbang.

• Una, piliin ang Pie Chart.
• Pagkatapos ay pumunta sa tab na Disenyo at sa grupo ng mga command na Mga Layout ng Chart , mag-click sa Quick Layout .
• Mula sa drop-down piliin ang Layout 1 na opsyon mula sa drop-down.

Alternatibong Paraan:

Ang isa pang malikhaing paraan para makapagdagdag kami ng mga label ng data sa chart ay ang paggamit ng ang GETPIVOTDATA function . Gagamitin namin ang function para kumuha ng data mula sa pivot table.

Nakakakita ka ng pivot table sa ibaba na ginawa mula sa aming data.

Itong pivot table ay nagpapakita ng Sum of Sales , Estado , at Kategorya matalino.

Inilagay namin ang field na State sa lugar na Rows , ang field na Kategorya sa lugar na Mga Column , at ang Mga Benta field sa Values area.

Ngayon, tingnan natin ang GETPIVOTDATA function ng Excel.

GETPIVOTDATA syntax: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], …)

Ang pivot table ay may isang data_field ngunit maaari itong magkaroon ng anumang bilang ng iba pang mga field.

Para sa Pivot Table sa itaas:

• Ang data_field ay ang Mga Benta field
• Ang iba pang dalawang field ay Estado at Kategorya .

Sa sumusunod na larawan, makikita mong gumamit ako ng GETPIVOTDATA formula sa cell H9:

Ang formula na ito ay nagbabalik ng value na 950 sa cell H9 .

Paano gumagana ang formula na ito?

• Ang argument na data_field ay ang Mga Benta Walang duda.
• A3 ay isang cell reference sa loob ng pivot table. Maaari itong maging anumang cell reference sa loob ng pivot table.
• field1, item1 = “State”, H7 . Maaari mo itong isalin tulad ng Idaho (value of cell H7 ay Idaho ) item sa State
• field2, item2 = “Kategorya”, H8 . Maaari itong isalin bilang Office Supplies (ang value ng cell H8 ay Office Supplies ) na item sa Kategorya
• Ang cross-section ng Idaho value at Office Supplies value ay nagbibigay sa amin ng value na 950.

Upang Ipakita ang Mga Label:

Gamit ang GETPIVOTDATA function, ipinapakita namin angmga pangalan ng kategorya at mga halaga ng benta (% ng Kabuuan) sa ilang mga cell (tulad ng sumusunod na larawan).

Para sa iyong pang-unawa, hayaan mong ipaliwanag ko ang formula na ito sa cell D4

• A4&” ” bahagi ay madaling maunawaan. Ang isang cell reference pagkatapos ay gumagawa ng puwang sa output.
• Pagkatapos ay ginamit namin ang Excel na TEXT Bilang value argument ng TEXT function, kami naipasa ang GETPIVOTDATA function at bilang format_text argument, ginamit namin ang format na ito: “0%”
• Ang GETPIVOTDATA bahagi ay madaling maunawaan. Kaya, hindi ko ipapaliwanag kung paano gumagana ang GETPIVOTDATA function dito.

Ngayon, ipapakita namin ang data na ito sa chart.

Nagpasok kami ng Text Box mula sa tab na Insert => Mga Ilustrasyon pangkat ng mga command => Mga Hugis

Ngayon ay ipinapasok namin ang Text Box sa chart => Maglagay ng equal sign sa Formula Bar at pagkatapos ay piliin ang cell D4 .

Kung pinindot ko ang Enter , ipapakita ng Text Box ang halaga ng cell D4 .

Sa parehong paraan, gumagawa ako ng iba pang Mga Text Box at sumangguni sa mga nauugnay na cell.

Tandaan: Kapag ang isang Text Box ay ginawa, ikaw maaaring gumawa ng bagong Mga Text Box mula dito. Ito ay kung paano mo ito magagawa:

• I-hover ang iyong mouse pointer sa hangganan ng ginawang Text Box at pindutin ang Ctrl key sa iyong keyboard. May lalabas na plus sign.
• Ngayon i-drag ang iyong mouse. Makakakita ka ng bagong Text Box (object) na ginawa, i-drop itong bagong likhang Text Box sa iyong gustong lugar.

Kaya, tapos na tayo sa paggawa ng pie chart na dynamic na nagpapakita ng mga benta ayon sa kategorya.

Papalitan ko lang ang pangalan ng Pivot Table na ito sa PT_CategorySales .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Pang-araw-araw na Ulat sa Benta sa Excel (na may Mabilis na Mga Hakbang)

Mga Katulad na Pagbasa

• Paano Gumawa ng Inventory Aging Report sa Excel (Step by Step Guidelines)
• Bumuo ng PDF Reports mula sa Excel Data (4 Easy Methods)
• Paano Maghanda ng MIS Report sa Excel (2 Angkop na Halimbawa)
• Gumawa ng MIS Report sa Excel para sa Mga Account (na may Mabilis na Mga Hakbang)

Hakbang 6: Maghanda ng Pivot Table para sa Quarterly Sales

Minsan, maaaring gusto mong makita ang mga pagbabago sa Sales sa iba't ibang quarter sa paglipas ng mga taon.

Gumagawa kami ng ulat tulad ng sumusunod na larawan.

Ipinapakita ng larawan ang nangungunang 15 US States acc pag-order sa Kabuuang Benta para sa iba't ibang quarter. Nagdagdag din kami ng mga sparkline upang ipakita ang mga trend sa iba't ibang quarter.

Sundin ang mga hakbang na ito upang ihanda ang pivot table para sa quarterly na benta.

• Una sa lahat, pumili ng cell mula sa data talahanayan.
• Pagkatapos ay piliin ang PivotTable mula sa Tables grupo ng Ipasok tab.

• Susunod, piliin kung saan mo gustong ilagay ang pivot table at mag-click sa OK . Para sa pagpapakitang ito, pumili kami ng bagong worksheet.

• Gawin ngayon ang sumusunod: idagdag ang Petsa ng Order na field sa Mga Column area, ang State field sa Rows area, at ang Sales field sa Values

• Upang ipakita ang quarterly report ngayon, i-right click sa anumang cell sa Mga Label ng Column at piliin ang Group mula sa menu ng konteksto.

• Pagkatapos ay piliin ang Quarters sa ilalim ng By seksyon ng Pagpapangkat

• Pagkatapos mag-click sa OK , magiging ganito na ngayon ang pivot table.

Hakbang 7: Ipakita ang Nangungunang 15 Estado mula sa Mga Benta

Ang resulta mula sa nakaraang hakbang ay naglalaman ng isang quarterly na ulat ng lahat ng mga estado mula sa dataset. Kung gusto mo ang lahat ng mga ito, maaari mong ipagpatuloy ang isang ito. Ngunit sa kaso ng mas detalyadong pagsusuri kung saan kailangan mo ang mga nangungunang estado, narito ang ilang madaling gamiting hakbang.

• Una, i-right-click sa anumang cell sa column na State (o Mga Label ng Row ).
• Pagkatapos ay i-hover ang iyong mouse sa I-filter mula sa menu ng konteksto at pagkatapos ay piliin ang Nangungunang 10

• Susunod, piliin ang 15 sa opsyong Ipakita mula sa Nangungunang 10 Filter (Estado)

• Sa sandaling mag-click ka sa OK , ipapakita na ngayon ng pivot table ang nangungunang 15 na estado ayon sa mga benta.

Hakbang 8: Magdagdag ng Mga Sparkline sa Talahanayan

Bago idagdag ang Sparklines , gusto kong alisin ang parehong Grand Totals. Sundin ang mga hakbang na ito para sa detalyadong gabay sa kung paano gawin iyon.

• Una sa lahat, pumili ng cell mula sa pivot table.
• Pagkatapos ay pumunta sa Disenyo tab sa iyong ribbon.
• Ngayon piliin ang Grand Totals mula sa Layout
• Pagkatapos ay piliin ang I-off para sa Mga Row at Column mula sa drop-down na listahan.

Aalisin ang Grand Total seksyon.

• Upang magdagdag ng mga sparkline, piliin ang cell F5 , pagkatapos ay pumunta sa tab na Insert sa iyong ribbon.
• Piliin ngayon ang Line mula sa Sparklines

• Sa kahon na Gumawa ng Sparklines , piliin ang hanay B5:E19 bilang Saklaw ng Data at sa hanay F5:F19 bilang Saklaw ng Lokasyon .

• Pagkatapos ay mag-click sa OK . Magiging ganito na ngayon ang pivot table sa wakas.

• Gayundin, magdagdag tayo ng ilang marker para gawin itong mas kaakit-akit. Upang gawin iyon, pumunta sa tab na Sparkline sa iyong ribbon (lalabas ito kapag pumili ka ng cell na naglalaman ng sparkline) pagkatapos ay piliin ang Mga Marker mula sa Ipakita

Ito ang huling output ng aming sparkline.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Buwanang Benta